Podsystem środków trwałych

Podsystem środków trwałych Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością posiadania odpowiedniego majątku na który składają się środki rzeczowe, pieniężne, prawa majątkowe. Ze względu na kryterium czasu użytkowania i stopień płynności majątek ten dzieli się na dwie grupy – majątek obrotowy i majątek trwały. Bazą na której opiera się długookresowa działalność przedsiębiorcy, jest rzeczowy majątek trwały (maszyny, urządzenia, środki transportu) określany mianem środków trwałych. Majątek trwały (aktywa trwałe) w przedsiębiorstwie obejmuje składniki, które cechują się długotrwałym okresem użytkowania lub wyłączeniem z obrotu i zwykle stosunkowo wysoką wartością jednostkową, a niskim stopniem płynności. Na aktywa trwałe składają się: Rzeczowy majątek trwały (dzielony na środki trwałe i środki trwałe w budowie) Wartości niematerialne i prawne Długoterminowe aktywa finansowe

Struktura podsystemu Podsystem środki trwałe jest przeznaczony do prowadzenia rozbudowanej ewidencji majątku trwałego, obsługi inwestycji oraz automatycznego naliczania odpisów amortyzacyjnych z uwzględnieniem operacji takich jak: modernizacja, przeszacowanie, sprzedaż, likwidacja oraz korekta umorzeń. Dodatkowo w systemie istnieje możliwość pełnej kontroli majątku, tworzenia złożonych analiz dla dużej firmy, a także prostej obsługi amortyzacji. W podsystemie środki trwałe wyróżnia się moduły takie jak: Ewidencja składników majątkowych Zmiana składników majątkowych Wycena składników majątkowych Tworzenie raportów

Podsystem Środki trwałe moduł ewidencja składników majątkowych moduł zamiana składników majątkowych Podsystem Środki trwałe moduł wycena składników majątkowych moduł tworzenie raportów Rys. Struktura podsystemu środki trwałe

Funkcje podstawowe Podsystem środków trwałych składa się z czterech modułów: Ewidencja składników majątkowych Zmiana składników majątkowych Wycena składników majątkowych Tworzenie raportów

Moduł ewidencja składników majątkowych Zadaniem tego modułu jest wprowadzenie środków trwałych do systemu. W ramach tego modułu realizowane są funkcje podstawowe polegające na wprowadzeniu środka trwałego do systemu. Centralnym elementem tego modułu jest kartoteka środków trwałych. Gromadzi ona informacje o środkach będących w ewidencji firmy z uwzględnieniem dokonanych na nich operacji. Istnieje możliwość wyboru zakresu przeglądanych danych. System zapewnia możliwość wyświetlenia informacji o wszystkich pozycjach majątku trwałego lub np. tylko o wartościach niematerialnych i prawnych. Dane zawarte w kartotece to: numer informacji GUS, miejsce użytkowania środka trwałego, jego przyporządkowanie do stanowiska kosztów, sposób liczenia amortyzacji, wysokość miesięcznych odpisów amortyzacyjnych. W ramach tego modułu występują następujące funkcje podstawowe: Wprowadzanie składnika majątku trwałego (przyjęcie do użytkowania) Utworzenie wzorca składnika majątku trwałego Utworzenie kartoteki środków trwałych Wprowadzanie składnika majątku trwałego jest pierwszą funkcją podstawową (najważniejszą). Aby wprowadzić dany środek trwały do systemu, należy utworzyć rekord danych podstawowych i zapisać dany środek trwały w zbiorze kartotekowym. Rekord tych danych powinien być zgodny z zawartością dokumentu OT. Dokument ten stanowi podstawę ewidencji danego środka trwałego i zawiera jego charakterystyki, a więc jest jego wzorcem. Funkcja ta pozwala także na wprowadzenie do ewidencji zarówno nowych, jak i częściowo zamortyzowanych środków trwałych wraz z historią ich umorzeń, zmian wartości oraz wykonywanych przeszacowań, a także pełną obsługę amortyzacji bilansowej i podatkowej oraz różnorodnych metod amortyzacji: liniowej, degresywnej i jednorazowej.

Moduł zmiany składników majątkowych Zmiana ta może polegać na: Zwiększeniu wartości środka trwałego poprzez poniesione nakłady inwestycyjne Likwidowanie środka trwałego Sprzedaż środka trwałego Przeszacowanie środków trwałych i umorzenia W ramach tego modułu występują następujące funkcje podstawowe: Zwiększenie wartości składnika majątku trwałego Likwidacja składnika majątku trwałego Sprzedaż składnika majątku trwałego

Moduł wycena składników majątku trwałego Wycena ta jest realizowana na bieżąco przez naliczanie amortyzacji środków trwałych. Podsystem majątku trwałego pozwala zarządzać parametrami amortyzacji i ich wyceny bilansowej. W ramach tego modułu wyróżnia się następujące funkcje podstawowe: Funkcję naliczania amortyzacji Funkcję planu wyceny Funkcję wyceny bilansowej składników majątku trwałego Funkcję amortyzacji podatkowej Funkcję wyceny w walutach obcych. Funkcja naliczania amortyzacji polega na tym, że każdy środek trwały po wprowadzeniu do ewidencji jest amortyzowany. Wykaz stawek amortyzacyjnych wprowadza się do systemu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych lub fizycznych. Każdy środek trwały jest identyfikowany w systemie po nazwie, numerze głównym i podnumerze. Standardowo obliczanie oraz księgowanie amortyzacji odbywa się na poziomie częściowego składnika majątku trwałego. Funkcja planu wyceny polega na tym, że w odniesieniu do każdej pozycji środka trwałego ustala się indywidualny plan wyceny, zawierający następujące informacje: wartość początkowa, przewidywany okres użytkowania, plan amortyzacji oraz stawka amortyzacji. W ramach planu wyceny możliwe jest określenie następujących elementów: Rodzajów amortyzacji (amortyzacja zwykła, uwzględniająca odsetki itp.) Podstaw wyceny, tj. wartości początkowej, wartości modernizacji Uwzględnienia dodatkowych przepisów specjalnych

Moduł tworzenia raportów Zajmuje się generowaniem raportów na potrzeby użytkownika. Raporty te mogą być generowane w stałych okresach sprawozdawczych, w dowolnej formie możliwie na dowolnym nośniku. W ramach tego modułu mogą być realizowane: Funkcje generujące raporty standardowe Funkcje generujące raporty specyficzne Funkcje raportów standardowych mogą tworzyć takie raporty, jak: wykaz przyjętych składników majątku trwałego, wykaz rozchodów, wykaz przeksięgowań składników majątku trwałego, wykaz obecnego stanu wszystkich składników majątku trwałego. Funkcje raportów specyficznych tworzą raporty związane ze specyficznymi wymaganiami użytkowników. Jednym z takich raportów może być np. wycena środków trwałych według wartości godziwej lub zestawienie inwentaryzacyjne. Określone wymagania definiuje się na etapie tworzenia listy raportu. W ten sposób zostaje zaprezentowana elastyczność systemu, a użytkownik końcowy może dotrzeć tylko do specyficznego zakresu danych, ważnych dla niego w danym momencie

Funkcje uzupełniające Liczba tych funkcji zależy od klasy systemu oraz liczby procesów gospodarczych odwzorowywanych przez system. Do funkcji uzupełniających można zaliczyć: dowolne definiowanie grup składników majątkowych, ograniczenie uprawnień użytkownika końcowego do określonych informacji dotyczących składnika majątku trwałego, kompleksowe zarządzanie inwestycjami, wspieranie inwestycji

Kierunki rozwoju Podsystem środków trwałych dynamicznie się rozwija. W wyniku rozwoju tego podsystemu rozszerza się jego zakres, a to poszerzenie generuje nowe funkcje dodatkowe. Przyczyną takiego stanu są m.in.: Zmieniające się przepisy prawne dotyczące pojęcia środków trwałych, zasad ich użytkowania oraz zastosowania stawek amortyzacyjnych, Prezentacja środków trwałych w sprawozdaniach sporządzanych przez jednostkę, coraz wyższe wymagania użytkowników zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych.

Powiązania i współpraca z innymi podsystemami Do cech charakterystycznych podsystemu majątek trwały, które umożliwiają współpracę z innymi podsystemami, można zaliczyć: Swobodę w określaniu sposobu ewidencji procesów gospodarczych związanych z majątkiem trwałym zarówno przedsiębiorstwa, jak i całego koncernu Automatyczną dekretację powtarzaną w księdze głównej (konta syntetyczne) w odniesieniu do zapisów w księdze pomocniczej (konta analityczne) Równoczesne księgowanie w księdze głównej i na kontach składników majątku trwałego Centralne tworzenie wszelkiego rodzaju zestawień i raportów. Podsystem środków trwałych jest powiązany przede wszystkim z podsystemem finansowo-księgowym (F-K). Podstawowe powiązanie polega na możliwości połączenia kont księgi głównej oraz kont ksiąg pomocniczych z określonymi składnikami majątku trwałego. Poprzez odpowiednie rekordy i charakterystyki danego środka trwałego tworzy połączenie między kontem zbiorczym występującym w podsystemie finansowo-księgowym a rekordami danych podstawowych składników majątku trwałego. Zarówno w podsystemie środków trwałych, jak i w podsystemie F-K istnieje możliwość generowania raportów o stanie i ruchu środków trwałych. W zintegrowanym systemie istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej liczby charakterystyki kont szczegółowych do odpowiednich kont zbiorczych (syntetycznych).

Powiązania i współpraca z innymi podsystemami Dokumenty generowane przez podsystem środków trwałych automatycznie są ewidencjonowane w podsystemie F-K. do tych dokumentów zalicza się: OT – dokument przyjęcia środka trwałego, ewidencjonowany w podsystemie rachunkowości finansowej na odpowiednich kontach środków trwałych, rozliczenia zakupu lub środków trwałych w budowie ( dotyczy to przyjęcia środka z inwestycji) PK – polecenie księgowania dotyczące amortyzacji za bieżący miesiąc, automatycznie ewidencjonowane na kontach środków trwałych i umorzenia PK – polecenie księgowania dotyczące przeszacowania środków trwałych zgodnie z przepisami prawa, automatycznie ewidencjonowane na kontach środków trwałych i kapitałów LT – likwidacja środka trwałego w pełni umorzonego – ewidencjonowany w podsystemie rachunkowości finansowej na odpowiednich kontach środków trwałych i umorzenia oraz na pozostałych kosztach operacyjnych PT – nieodpłatne przekazanie środka trwałego – ewidencjonowany w podsystemie rachunkowości finansowej na odpowiednich kontach środków trwałych, umorzenia oraz pozostałych kosztach operacyjnych. Z reguły wszystkie dokumenty tworzone w podsystemie F-K wykorzystywane są w podsystemie środków trwałych. Innym powiązaniem podsystemu środków trwałych z podsystemem F-K jest kartoteka klientów. W kartotece tej przechowywane są dane klientów oraz związane z nimi transakcje. Dane te dotyczą rodzaju zakupionego środka trwałego oraz jego ceny. Powiązanie podsystemu środków trwałych z podsystemem logistyki polega m.in. Na tym, że podsystem logistyki generuje zamówienie na dany środek trwały. Zamówienie to zaś może być automatycznie wprowadzane do podsystemu środków trwałych. W przypadku samodzielnego wytwarzania składników majątku trwałego powiązanie z podsystemem logistyki polega na tym, że pobierane są zazwyczaj części z magazynu do produkcji. Należy wówczas zaksięgować odpowiednie operacje w podsystemie logistyki, uwzględniając indeks materiału w przyporządkowaniu do właściwego numeru składnika majątku trwałego.