Działanie 111 „Szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie PROW 2007 – 2013”

Beneficjent zobowiązany jest do:  ponoszenia wszystkich kosztów kwalifikowalnych z zachowaniem zasad równego traktowania, uczciwej konkurencji i przejrzystości;  dołożenia wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności w wypełnianiu zadań objętych umową o przyznanie pomocy [np. uczestnikiem postępowania nie powinien być konsorcjant] Umowa o przyznanie pomocy § 9. ust. 1.

Beneficjent zobowiązany jest do ponoszenia wszystkich kosztów kwalifikowalnych : 1. zgodnie z zapisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2013, poz. 907, z późn. zm.), w przypadku gdy wymóg jej stosowania wynika z tej ustawy, w szczególności z art. 3 ustawy Pzp oraz 2. jeżeli beneficjent nie jest zobowiązany do stosowania przepisów ustawy Pzp lub jest zwolniony z ich stosowania na mocy przepisów ustawy Pzp, zobowiązuje się go do ponoszenia wszystkich kosztów kwalifikowalnych z zachowaniem zasad obowiązujących przy udzielaniu zamówień na zasadach zapytań ofertowych. Umowa o przyznanie pomocy § 9. ust. 2 i 3

KWOTA PODMIOT Zamówienia poniżej euro netto zł netto Zamówienia powyżej euro netto zł netto Beneficjenci ustawowo zobowiązani do stosowania przepisów ustawy Pzp zapytania ofertowezamówienia publiczne Beneficjenci, którzy nie są zobowiązani do stosowania przepisów ustawy Pzp zapytania ofertowe

 umów z zakresu prawa pracy,  umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło) zawieranych z wykładowcami, rozliczanych w ramach wynagrodzenia kadry dydaktycznej,  najmu pomieszczeń lub bazy dydaktyczno- lokalowej. Umowa o przyznanie pomocy § 9. ust. 6.

1. zapytania ofertowe należy wysłać do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców; 2. w celu zwiększenia konkurencyjności, beneficjent może zamieścić informację o przeprowadzanym postępowaniu na swojej stronie internetowej, w prasie itp.; 3. w przypadku, gdy na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców zamówienia, beneficjent jest zobowiązany do złożenia oświadczenia informującego o tym fakcie;

4. w uzasadnionych przypadkach, gdy wynika to ze specyfiki zamawianych towarów lub usług, możliwe jest przedłożenie zapytania ofertowego wysłanego do jednego wykonawcy i jednej odpowiadającej mu oferty; 5. zasadę konkurencyjności uznaje się za spełnioną, jeśli beneficjent otrzyma co najmniej jedną ofertę, w wyniku przeprowadzenia postępowania zgodnie z pkt. 1 lub zgodnie z pkt. 1 i 2, z zastrzeżeniem pkt. 3 i 4;

6. w sytuacji, gdy mimo prawidłowego przygotowania i przeprowadzenia dwukrotnie postępowania zgodnie z pkt. 1 lub zgodnie z pkt. 1 i 2, beneficjent nie otrzyma żadnej oferty, złożone oferty będą za drogie lub nie będą spełniały wymogów zapytania ofertowego, może on, bez istotnej zmiany pierwotnych warunków zamówienia, nabyć towar lub usługę na rynku u dowolnego wykonawcy. Powody niewybrania oferty należy opisać w protokołach z postępowania i przedłożyć w Fundacji. W takim przypadku zasadę konkurencyjności uważa się za spełnioną.

Przygotowanie treści zapytania ofertowego Rozesłanie zapytania do wykonawców (ew. zamieszczenie na stronie internetowej) (potwierdzenie wysłania/przekazania/ zamieszczenia na stronie internetowej) Wpływ ofert (potwierdzenie wpływu – data i godzina) Ocena ofert (ew. wezwanie do wyjaśnień /uzupełnień)

Wybór oferty Zawarcie umowy w sprawie zapytania ofertowego (forma pisemna) Sporządzenie protokołu z przebiegu postępowania ofertowego (protokół zawiera informacje nt. wszelkich czynności Zamawiającego w danym postępowaniu ofertowym)

Prawidłowo sporządzone zapytanie ofertowe powinno zawierać co najmniej:  datę sporządzenia;  nazwę i adres zamawiającego;  listę wszystkich przedmiotów zamówienia wraz z podaniem szczegółowej specyfikacji technicznej, bez wskazywania znaków towarowych, w szczególności: przeznaczenie i funkcje przedmiotu zamówienia, dodatkowe wyposażenie, warunki dostawy, niestandardowe wykończenie;

 termin realizacji zamówienia;  opis sposobu przygotowania oferty (forma pisemna, podpis wykonawcy, wymagane przez Zamawiającego załączniki);  opis kryteriów oceny ofert - cena lub cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, w szczególności jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji, serwis, wpływ sposobu wykonania zamówienia na rynek pracy w miejscu wykonywania zamówienia oraz termin wykonania zamówienia;

 miejsce i termin (data i godzina) składania ofert;  opis sposobu przekazania oferty;  miejsce i termin (data i godzina) otwarcia ofert;  wymagane informacje, które należy wprowadzić do treści oferty lub wzór oferty w formie załącznika do Zapytania ofertowego;  podpis zamawiającego/osoby reprezentującej zamawiającego.

Zapytania ofertowe mogą być przekazane : Dowodem nadania zapytania ofertowego jest: faksem dowód nadania faksu listem poleconym dowód nadania listu poleconego pocztą kurierską dowód nadania przesyłki kurierskiej drogą elektroniczną wydruk z potwierdzeniem wysłania a złożone osobiste pokwitowanie odbioru przez potencjalnego oferenta

Oferty mogą być złożone:Dowodem wpływu oferty do Zamawiającego jest: listem poleconym Koperta z datą i godziną wpływu oferty do siedziby Zamawiającego pocztą kurierską złożone osobiste

Prawidłowo sporządzona oferta:  musi odpowiadać treści zapytania ofertowego;  powinna być sporządzona na formularzu udostępnionym wraz z Zapytaniem ofertowym. Prawidłowo sporządzona oferta musi zawierać co najmniej:  datę sporządzenia;  dane oferenta;  opis przedmiotu zamówienia;

 cenę oferty 1 (netto, brutto, VAT)  termin realizacji zamówienia;  termin związania ofertą;  datę i podpis oferenta/osoby reprezentującej oferenta. Ponadto wykonawca może zawrzeć w ofercie inne istotne dla Zamawiającego informacje, np. warunki płatności, warunki gwarancji, kosztorys ofertowy, warunki dostawy. 1 Cena podana w ofercie nie może zawierać kosztów ubezpieczenia, cła i akcyzy § 9. ust. 4 pkt 15 Umowy o przyznanie pomocy

Wszelkie czynności związane z realizacją zamówienia beneficjent dokonuje w formie pisemnej, przy czym dla udokumentowania czynności innych niż zawarcie umowy i sporządzenie protokołu z wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania, dopuszczalna jest forma elektroniczna i faks. Umowa o przyznanie pomocy § 9. ust. 4. pkt 16.

W trakcie prowadzenie postępowania na zasadach ofertowania Zamawiający sporządza pisemny protokół postępowania, zawierający co najmniej :  numer i opis przedmiotu zamówienia;  wartość zamówienia w PLN oraz równowartość w Euro;  opis przedmiotu zamówienia;  informacja o zamieszczeniu zapytania ofertowego na stronie internetowej itp. (jeśli dotyczy);  oferenci zaproszeni do składania ofert;

 miejsce i termin (data i godzina) składania ofert;  miejsce i termin (data i godzina) otwarcia ofert;  zestawienie ofert wraz z nazwami i adresami firm oraz cenami ofert;  ocena ofert;  wybrana oferta;  data podpisania umowy w sprawie zamówienia;  data i podpis zatwierdzającego protokół.

 gdy konieczne będzie rozwiązanie umowy z oferentem wybranym w trybie zapytania ofertowego, beneficjent przeprowadza nowe postępowanie ofertowe na niezrealizowaną część pierwotnego zamówienia;  w uzasadnionych przypadkach beneficjent dla zabezpieczenia płynności realizacji operacji może:  nabyć niezbędne towary lub usługi na rynku u dowolnego wykonawcy (pisemne wyjaśnienie),  na pozostałą część niezrealizowanej umowy ws. zamówienia przeprowadza nowe postępowanie w trybie zapytania ofertowego. Umowa o przyznanie pomocy § 9. ust. 4. pkt 18.

Beneficjent zobowiązany jest do złożenia w Fundacji kopii dokumentacji, która powinna być:  kompletna,  uporządkowana,  potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę pełniącą funkcję kierownika zamawiającego lub przez osobę przez niego upoważnioną.

Na każdej stronie dokumentacji należy umieścić klauzulę "za zgodność z oryginałem" wraz z parafą i pieczątką imienną osoby potwierdzającej lub z czytelnym podpisem osoby potwierdzającej. Do dokumentacji należy dołączyć upoważnienie do poświadczania za zgodność z oryginałem.

Po udzieleniu zamówienia publicznego:  niezwłocznie po zawarciu umowy o przyznanie pomocy, w przypadku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zakończonego przed dniem jej zawarcia;  niezwłocznie po dniu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w przypadku postępowania zakończonego po dniu zawarcia umowy o przyznanie pomocy. Po udzieleniu zamówień w trybie zapytań ofertowych:  niezwłocznie po zakończeniu etapu, ale przed złożeniem wniosku o płatność.

Beneficjent składa w Fundacji:  wykaz przeprowadzonych postępowań w trybie zapytań ofertowych w wersji papierowej i elektronicznej;  odpowiednio ponumerowane kopie zapytań ofertowych z potwierdzeniem ich wysłania;  potwierdzenie zamieszczenia zapytań ofertowych na stronie internetowej itp. (jeśli dotyczy);  złożone oferty wraz z datą i godziną wpływu;  protokoły z wyboru najkorzystniejszych ofert;  umowy w sprawie zamówień;  korespondencję z wykonawcami (jeśli dotyczy);  upoważnienie do poświadczania za zgodność z oryginałem.

Beneficjent składa w Fundacji komplet dokumentów z każdego przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym:  dokumenty przewidziane w ustawie Pzp;  otrzymane oferty;  korespondencję z wykonawcami;  inne dokumenty związane z postępowaniem;  upoważnienie do poświadczania za zgodność z oryginałem.

Beneficjent składa:  protokoły z kolejno unieważnionych postępowań, zawierające podstawę prawną i odpowiednie uzasadnienie faktyczne (brak ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu) lub  kompletną dokumentację związaną z unieważnionymi postępowaniami (odrzucenie wszystkich złożonych ofert, ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia) (jeśli dotyczy).

Ocena FAPA konieczność uzyskania opinii konieczność poproszenia o uzupełnienie wynik pozytywny = koniec oceny wynik negatywny = koniec oceny lub: wniosek o ponowną ocenę Ocena FAPA konieczność uzyskania opinii konieczność poproszenia o uzupełnienie wynik pozytywny = koniec oceny wynik negatywny = koniec oceny

Fundacja uzna za niekwalifikowalne koszty operacji objęte przeprowadzonym postępowaniem w przypadku:  niezłożenia dokumentacji dotyczącej tego postępowania albo  negatywnej oceny tego postępowania. Umowa o przyznanie pomocy § 10. ust. 12. Koszty związane z przeprowadzeniem postępowania są niekwalifikowalne. Umowa o przyznanie pomocy § 10. ust. 13.

Beneficjent jest zobowiązany do poinformowania Fundacji o występujących powiązaniach kapitałowych oraz osobowych łączących strony postępowania. Umowa o przyznanie pomocy § 10. ust. 15.

Dziękujemy za uwagę. Joanna Parzydeł i Klara Anuszewska ZKMiA ;