Elektroniczny Obieg Dokumentów Delegacje zagraniczne Elektroniczny Obieg Dokumentów Akademia im. Jana Długosza W Częstochowie 1 1

Cel prezentacji Celem jest zaprezentowanie obsługi systemu w zakresie procesowania delegacji zagranicznych.

Agenda Składanie wniosku delegacji zagranicznej Przygotowanie wstępnego kosztorysu delegacji zagranicznej Wysłanie wniosku delegacji do akceptacji Akceptacja/odrzucenie wniosku delegacji zagranicznej Decyzja o zaliczce Akceptacja/odrzucenie zaliczki Wypłata zaliczki Rozliczenie/anulowanie delegacji Rozliczenie kosztów delegacji Akceptacja/odrzucenie rozliczenia delegacji Sporządzenie sprawozdania z delegacji Kończenie delegacji 3 3

Składanie wniosku o delegację zagraniczną Odnośnik Wniosek – delegacja zagraniczna (w głównym menu – Delegacje) uruchamia formularz wniosku delegacji zagranicznej. Wymagane jest co najmniej wypełnienie pół obowiązkowych (oznaczone czerwoną gwiazdką).

Składanie wniosku o delegację zagraniczną Po wypełnieniu pierwszej części wniosku (Informacje podstawowe) użytkownik załącza pliki w sekcji Załączniki oraz dodaje ewentualne uwagi w sekcji Komentarze 5

Przygotowanie wstępnego kosztorysu delegacji zagranicznej Po wypełnieniu zakładki Informacje podstawowe użytkownik przechodzi do zakładki Kosztorys, na której określa wstępny kosztorys delegacji (w rozbiciu na różne źródła finansowania, różnych dysponentów oraz różne waluty).

Przygotowanie wstępnego kosztorysu delegacji zagranicznej Pod kosztorysem umiejscowione jest Podsumowanie, na którym widoczne są wszystkie waluty wykorzystane na formularzu oraz szacunkowa wartość w PLN (wyliczana na podstawie wykorzystanych walut i mnożników podanych przez użytkownika). Pola uzupełnią się po wyborze przycisku Przelicz (każda aktualizacja danych zawartych na formularzu wymaga ponownego wyboru przycisku)

Wysłanie wniosku delegacji do akceptacji Po wypełnieniu zakładek Informacje podstawowe oraz Kosztorys użytkownik wskazuje osobę odpowiedzialną za akceptację (wskazanie odpowiedniej osoby oraz wybór przycisku Przekaż do akceptacji).

Akceptacja/odrzucenie wniosku delegacji zagranicznej Podgląd i akceptacja/odrzucenie wniosku będzie możliwe z poziomu listy zadań przypisanych do zalogowanego użytkownika.

Akceptacja/odrzucenie wniosku delegacji zagranicznej Akceptacji/odrzucenia wniosku delegacji krajowej dokonuje się z poziomu widoku szczegółów wniosku (przyciski Akceptuj oraz Odrzuć).

Decyzja o zaliczce Po pełnym przeprocesowaniu ścieżki akceptacyjnej delegowany podejmuje decyzję o podjęciu/nie podjęciu zaliczki na poczet delegacji krajowej (użytkownik otrzyma powiadomienie o zaakceptowaniu wniosku). W przypadku decyzji o poborze zaliczki delegowany określa kwotę zaliczki (sekcja Zaliczka zakładki Informacje podstawowe wniosku), a następnie wybiera przycisk Pobierz zaliczkę (należy wskazać osobę akceptującą zaliczkę). W przypadku decyzji o nie pobieraniu zaliczki użytkownik wybiera przycisk Nie pobieraj zaliczki.

Akceptacja/odrzucenie zaliczki Akceptacja/odrzucenie zaliczki odbywa się analogicznie do akceptacji wniosku delegacji (możliwość akceptacji z poziomu zakładki Powiadomienia oraz Zadania). Po akceptacji wniosek delegacji wysyłany jest do pracowników działu finansowo-księgowego (zadanie grupowe) celem wypłacenia zaliczki.

Wypłata zaliczki Wypłaty zaliczki dokonuje pracownik działu finansowo-księgowego (zadanie grupowe). Po akceptacji zaliczki formularz delegacji trafia na listę zadań osób przypisanych do grupy działu finansowo-księgowego. Użytkownik pobiera zadanie (kliknięcie prawym klawiszem myszy w kwadracie z lewej strony wiersza reprezentującego delegację -> Pobierz zadanie – od tego momentu delegacja będzie widoczna tylko dla tego użytkownika; rezygnacji z zadania dokonuje się w analogiczny sposób -> przycisk Zrezygnuj z zadania – zadanie ponownie staje się widoczne dla osób przypisanych do grupy)

Wypłata zaliczki Po wejściu w szczegóły delegacji użytkownik „wypłaca” zaliczkę zaznaczając pole checkbox „Pobrano zaliczkę w kwocie…” , a następnie używając przycisku Wypłać zaliczkę (decyzja negatywna skutkuje cofnięciem wniosku do wnioskującego do stanu decyzji o poborze zaliczki). Po akceptacji formularz odsyłany jest do wnioskującego o delegację (formularz przechodzi do stanu „Zakup biletów”.

Rozliczenie/anulowanie delegacji Po wypłacie zaliczki formularz przechodzi do stanu „zakup biletów” (na tym etapie istnieje możliwość anulowania wniosku delegacji – przycisk Anuluj delegację z poziomu zakładki Informacje podstawowe wniosku). Po powrocie z wyjazdu użytkownik wchodzi w szczegóły wniosku i wybiera przycisk Rozlicz delegację (zakładka Informacje podstawowe wniosku).

Rozliczenie kosztów delegacji Rozliczenia delegacji dokonuje się z poziomu zakładki Rozliczenia wniosku.

Rozliczenie kosztów delegacji cd.

Rozliczenie kosztów delegacji cd. Podsumowanie rozliczenia – automatyczne rozliczenie poniesionych kosztów w różnych walutach w odniesieniu do pobranych zaliczek. Po wyszczególnieniu wszystkich poniesionych kosztów użytkownik przesyła rozliczenie do akceptacji (wskazując odpowiednią osobę z Kasy głównej, a następnie wybierając przycisk Przekaż rozliczenie do akceptacji)

Akceptacja/odrzucenie rozliczenia delegacji Akceptacja rozliczenia delegacji przebiega analogicznie do akceptacji wniosku oraz poboru zaliczki. Kolejni uprawnieni użytkownicy wchodzą w podgląd formularza z poziomu zakładek Zadania lub Powiadomienia. Na formularzu dostępne będą przyciski Odrzuć rozliczenie oraz Akceptuj rozliczenie.

Sporządzenie sprawozdania z delegacji Po przejściu pełnej ścieżki akceptacyjnej formularz delegacji wraca do użytkownika delegowanego. Po wywołaniu formularza delegacji użytkownik wybiera przycisk Przekaż do sporządzenia sprawozdania (z poziomu zakładki Informacje podstawowe formularza delegacji)

Sporządzenie sprawozdania z delegacji Po wyborze przycisku należy z poziomu zakładki Zadania ekranu głównego wejść w szczegóły delegacji. Następnie użytkownik przechodzi na zakładkę Sprawozdanie, którą uzupełnia, a następnie przesyła formularz delegacji do wskazanej osoby z Kasy głównej (przycisk Przekaż do zakończenia).

Kończenie delegacji Pracownik Kasy głównej wchodzi w szczegóły delegacji z poziomu zakładki Zadania ekranu głównego (lub z poziomu zakładki Powiadomienia), a następnie wybiera przycisk Zakończ obieg delegacji.