Definiowanie projektu. Wiele osób uważa definiowanie projektu za część procesu jego planowania – i mają rację. Jest to pierwszy krok, od którego wszystko się zaczyna [1]. Wiele osób uważa definiowanie projektu za część procesu jego planowania – i mają rację. Jest to pierwszy krok, od którego wszystko się zaczyna [1]. [1] Podstawą każdego projektu jest potrzeba. Projekt realizowany jest w celu jej zaspokojenia. Dobre rozpoznanie (zdefiniowanie) potrzeby gwarantuje, że projekt będzie skuteczny, czyli zaspokoi potrzebę. Dlatego warto poświęcić czas, aby ją właściwie zdefiniować. Podstawą każdego projektu jest potrzeba. Projekt realizowany jest w celu jej zaspokojenia. Dobre rozpoznanie (zdefiniowanie) potrzeby gwarantuje, że projekt będzie skuteczny, czyli zaspokoi potrzebę. Dlatego warto poświęcić czas, aby ją właściwie zdefiniować. Wiele osób nie docenia tego etapu pracy, szybko określając jaki projekt zaspokoi potrzebę, i tym samym popełnia błąd już na wstępie. Konsekwencją takiego postępowania może być realizacja projektów, które nie rozwiązują żadnych problemów, planowanie wielkich i kosztownych przedsięwzięć, podczas gdy wystarczyłoby wprowadzić kilka drobnych zmian [2]. Wiele osób nie docenia tego etapu pracy, szybko określając jaki projekt zaspokoi potrzebę, i tym samym popełnia błąd już na wstępie. Konsekwencją takiego postępowania może być realizacja projektów, które nie rozwiązują żadnych problemów, planowanie wielkich i kosztownych przedsięwzięć, podczas gdy wystarczyłoby wprowadzić kilka drobnych zmian [2]. [2] [1][1] Horine M. Gregory, Absolute Beginner's Guide to Project Management, Que, 2005, s.61 [1] [2][2] Szczęsny Piotr, Zarządzanie Projektami, Agencja Wydawniczo – Reklamowa MT, Warszawa 2003, s.13 [2]

Przerwany cykl życiowy projektu. Źródło: Mazur Stanisław (red.), Zarządzanie Projektem – Poradnik dla Samorządów Terytorialnych, Małopolska Szkoła Administracji Publicznej Akademii Ekonomicznej w Krakowie oraz Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Kraków 2004, s.18

Wybór projektu może być uzależniony od różnych czynników. Może być, na przykład, wywołany przez zewnętrzny bodziec w postaci pytania ofertowego lub zaproszenia do przetargu. Właśnie w ten sposób potencjalni klienci zabiegają o oferty dotyczące realizacji projektów budowlanych lub zaoferowania określonej usługi. Z naszego punktu widzenia istotne jest to, czy odpowiedź na te zabiegi jest warta naszego czasu. Innym czynnikiem powodującym wybór danego projektu jest bodziec wewnętrzny, na przykład od kierownictwa lub zespołu zajmującego się redefinicją procesów zarządzania w firmie.

Proces definiowania potrzeby projektu składa się z trzech faz [1]: [1] Szczęsny Piotr, Zarządzanie Projektami, Agencja Wydawniczo – Reklamowa MT, Warszawa 2003, s.13 [1] 1.Narastanie potrzeby – potrzeby są wynikiem zmian, jakie zachodzą w naszym otoczeniu i w nas samych. Świat cały czas zmienia się, tworząc nowe potrzeby. Gdyby nic nie ulegało zmianie, nie pojawiałyby się nowe potrzeby i nie byłoby konieczności ich zaspokajania poprzez realizację coraz to bardziej złożonych projektów. Zmiany powodują, że np. dotychczasowa struktura organizacyjna urzędu przestaje być wystarczająca. Pojawiają się nowe zadania do wykonywania, a inne przekazywane są na wyższy szczebel. Zmieniają się także oczekiwania mieszkańców w zakresie poziomu obsługi. Narasta potrzeba.

2.Rozpoznanie potrzeby – zauważenie istnienia potrzeby wcale nie jest łatwe. Przyzwyczajamy się do działania w swoich dotychczasowych strukturach i w nawale pracy zupełnie nie zauważamy, że pojawiła się potrzeba reorganizacji. By temu zaradzić, specjaliści od zarządzania zalecają, by co jakiś czas świadomie poszukiwać potrzeb, tych, które już się pojawiły i tych, które mogą się pojawić w przyszłości, by odpowiednio wcześnie rozpocząć przygotowania do ich zaspokojenia

3.Zdefiniowanie potrzeby – istotą tego działania jest dogłębna analiza potrzeby i zrozumienie jej istoty. Według jednej z zalecanych metod należy wykonać pięć następujących kroków: prosimy klienta o zdefiniowanie potrzeby; prosimy klienta o zdefiniowanie potrzeby; odpowiadamy na wszystkie pytania, które mogą pomóc w poznaniu istoty potrzeby; odpowiadamy na wszystkie pytania, które mogą pomóc w poznaniu istoty potrzeby; wykonujemy wszelkie niezbędne analizy i badania umożliwiające lepsze poznanie potrzeby; wykonujemy wszelkie niezbędne analizy i badania umożliwiające lepsze poznanie potrzeby; definiujemy potrzebę najlepiej, jak potrafimy; definiujemy potrzebę najlepiej, jak potrafimy; prosimy klienta o ocenę naszej definicji potrzeby (ewentualnie modyfikujemy) [1]. prosimy klienta o ocenę naszej definicji potrzeby (ewentualnie modyfikujemy) [1]. [1] [1] Pietrzykowski Maciej, Project Management – wykład, Akademia Ekonomiczna w Poznaniu [1]

Należy pamiętać, że cel powinien być jasno określony, zrozumiały dla wszystkich i możliwy do zrealizowania. Dla lepszego zrozumienia istoty zagadnienia może posłużyć akronim SMART (ang. inteligentny, sprytny) określający główne cechy celu [1]: Należy pamiętać, że cel powinien być jasno określony, zrozumiały dla wszystkich i możliwy do zrealizowania. Dla lepszego zrozumienia istoty zagadnienia może posłużyć akronim SMART (ang. inteligentny, sprytny) określający główne cechy celu [1]: [1] Specific (konkretny); Specific (konkretny); Measurable (mierzalny); Measurable (mierzalny); Attainable (osiągalny); Attainable (osiągalny); Realistic (realistyczny); Realistic (realistyczny); Time – limited (terminowy). Time – limited (terminowy). [1][1] Lewis P. James, Fundamentals of Project Management, 3rd Edition, AMACOM, New York 2006, s.51 [1]

Po określeniu potrzeby i wyznaczeniu celu można przystąpić do ostatecznego zdefiniowania projektu. Wybór konkretnego rozwiązania wymaga [1]: Po określeniu potrzeby i wyznaczeniu celu można przystąpić do ostatecznego zdefiniowania projektu. Wybór konkretnego rozwiązania wymaga [1]: [1] Zebrania danych o: Zebrania danych o: otoczeniu projektu – instytucjonalnym, społecznym, politycznym i gospodarczym, otoczeniu projektu – instytucjonalnym, społecznym, politycznym i gospodarczym, technicznych możliwościach osiągnięcia celu, technicznych możliwościach osiągnięcia celu, dostępnych środkach finansowych, dostępnych środkach finansowych, zasobach materialnych i ludzkich, zasobach materialnych i ludzkich, Stworzenia kilku wariantów rozwiązań najpierw w formie pomysłów, a następnie wybranych koncepcji; Stworzenia kilku wariantów rozwiązań najpierw w formie pomysłów, a następnie wybranych koncepcji; Zbadania wykonalności tych koncepcji oraz ich efektywności ze względu na postawiony cel; Zbadania wykonalności tych koncepcji oraz ich efektywności ze względu na postawiony cel; Analizy i dokonania wyboru konkretnego rozwiązania; Analizy i dokonania wyboru konkretnego rozwiązania; Ponownego przeanalizowania wybranego rozwiązania by upewnić się czy jego wdrożenie doprowadzi do osiągnięcia postawionego celu. W przypadku projektów inwestycyjnych ta ostatnia analiza może być dokonywana już w oparciu o bardziej szczegółowe opracowania branżowe. Ponownego przeanalizowania wybranego rozwiązania by upewnić się czy jego wdrożenie doprowadzi do osiągnięcia postawionego celu. W przypadku projektów inwestycyjnych ta ostatnia analiza może być dokonywana już w oparciu o bardziej szczegółowe opracowania branżowe. [1][1] Szczęsny Piotr, Zarządzanie Projektami, Agencja Wydawniczo – Reklamowa MT, Warszawa 2003, s.15 [1]

Inicjowanie projektu. Inicjowanie zawsze stanowi zespół pierwszych czynności w procesie realizacji projektu. To podczas trwania tej fazy, koncepcja projektu zostaje zwykle sformalizowana. Wszystkie kwestie omówione w tej fazie, są później rozwijane w fazie planowania [1]. Inicjowanie zawsze stanowi zespół pierwszych czynności w procesie realizacji projektu. To podczas trwania tej fazy, koncepcja projektu zostaje zwykle sformalizowana. Wszystkie kwestie omówione w tej fazie, są później rozwijane w fazie planowania [1]. [1] [1] Baca Claudia, Project Manager's Spotlight on Change Management, Harbor Light Press, San Francisco London 2005, s.24 [1]

Inicjowanie projektu. Źródło: Verzuh Eric, The Fast Forward MBA in Project Management, 2nd Edition, John Wiley & Sons, 2005, s.22

Dojście do etapu inicjowania projektu. Źródło: Brandon Dan, Project Management for Modern Information Systems, IRM Press, 2005, s.31

Michał Trocki proponuje następujący przebieg etapu inicjowania projektu [1]: Michał Trocki proponuje następujący przebieg etapu inicjowania projektu [1]: [1] analiza potrzeb; analiza potrzeb; formułowanie inicjatyw projektów; formułowanie inicjatyw projektów; zgłaszanie inicjatyw projektów kierownictwu; zgłaszanie inicjatyw projektów kierownictwu; analiza i ocena inicjatyw projektów; analiza i ocena inicjatyw projektów; przyjęcie inicjatywy projektu przez kierownictwo do dalszego opracowania bądź jej odrzucenie. przyjęcie inicjatywy projektu przez kierownictwo do dalszego opracowania bądź jej odrzucenie. [1][1] Trocki Michał, Podstawy Zarządzania Projektami – prezentacja PowerPoint, Szkoła Główna Handlowa w Warszawie, s.36 [1]

Przebieg etapu inicjowania projektu. Źródło: Schmidt Paweł, Zarządzanie Zakresem Projektu – materiały szkoleniowe, Project Management Consulting