Dotacje na zadania zlecone z zakresu administracji rządowej, wynikające z ustaw: Prawo o aktach stanu cywilnego, o ewidencji ludności, o dowodach osobistych. 1 1

Katalog zadań obowiązujący od 1 stycznia 2016 r. powstał przy współpracy Ministerstwa Finansów, Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz urzędów wojewódzkich jest jednakowy dla wszystkich gmin w kraju i nie zmienił się stanowi podstawę ustalania wysokości dotacji na zadania zlecone dla gminy (uwzględnia się liczbę wykonanych zadań, medianę czasu jednej sprawy i stawkę za roboczogodzinę) w 2018 r. stawka za roboczogodzinę wynosi 24,44 zł. nie zmieniły się nazwy czynności i mediana czasu realizacji jednej sprawy 2 2

Źródła, z których Mazowiecki Urząd Wojewódzki otrzymuje dane dotyczące liczby wykonanych czynności, ujętych w katalogu zadań. Informacje przekazywane bezpośrednio przez organy gminy. Raporty z rejestru PESEL przekazywane przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (zameldowania, wymeldowania, zgłoszenia wyjazdu za granicę i powrotu zza granicy dot. rejestru PESEL, usuwanie niezgodności, nadanie i zmiana numeru PESEL). Raporty z Rejestru Dowodów Osobistych przekazywane przez MSWiA (wszystkie 4 czynności z zakresu dowodów osobistych). 3 3

REJESTRACJA STANU CYWILNEGO 1 REJESTRACJA STANU CYWILNEGO 1. Sporządzanie aktów stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgony). Tryb zwykły i tryb szczególny. Źródło danych - 3 raporty z BUSC: Raport STATYSTYKA SPORZĄDZONYCH AKTÓW URODZENIA Raport STATYSTYKA SPORZĄDZONYCH AKTÓW MAŁŻEŃSTWA Raport STATYSTYKA SPORZĄDZONYCH AKTÓW ZGONU Należy podać sumę wszystkich sporządzonych aktów (małżeństw, urodzeń i zgonów) w trybie zwykłym i szczególnym, z wyłączeniem trybu migracji, czyli: z raportu dot. aktów urodzenia: suma aktów sporządzonych w trybie zwykłym i w trybie szczególnym z raportu dot. aktów małżeństwa suma aktów sporządzonych w trybie zwykłym i w trybie szczególnym z raportu dot. aktów zgonu suma aktów sporządzonych w trybie zwykłym i w trybie szczególnym SUMA 6 liczb z 3 raportów 4 4

5 5

6 6

7 7

8 8

9 9

2. Wydawanie decyzji administracyjnych z zakresu rejestracji stanu cywilnego. Źródło danych – raport z BUSC Raport STATYSTYKA WYDANYCH DECYZJI Należy podać sumę wszystkich decyzji o odmowie dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego wydanych w danym okresie sprawozdawczym, bez względu na to kiedy wszczęto sprawę (bez względu na datę wpływu wniosku), czyli dane z 30 pozycji z raportu Statystyka wydanych decyzji. Należy pominąć 2 pozycje - decyzje w sprawie zmiany imion i nazwisk oraz decyzje o odmowie zmiany imion i nazwisk. UWAGA: Jeżeli wydane decyzje nie były odznaczone w systemie - konieczne jest ich ręczne przeliczenie. 10 10

11 11

12 12

13 13

3. Czynności materialno-techniczne z zakresu rejestracji stanu cywilnego nieskutkujące sporządzeniem aktu stanu cywilnego. Źródło danych – raport z BUSC Raport STATYSTYKA WZMIANEK DOŁĄCZANYCH DO AKTÓW – DLA KAŻDEGO RODZAJU WZMIANKI, ZGODNIE ZE SŁOWNIKIEM WZMIANEK - ale nie wprost - trzeba z raportu wzmianek wyodrębnić: wzmianka unieważniająca wzmiankę (Kierownik USC) przy AM, AU i AZ wzmianka unieważniająca akt (Kierownik USC) przy AM, AU i AZ wzmianka o sprostowaniu aktu w trybie administracyjnym /czynność materialno-techniczna/ przy AM, AU i AZ wzmianka o uzupełnieniu aktu w trybie administracyjnym /czynność materialno-techniczna/) przy AM, AU i AZ SUMA 12 liczb 14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 23

4. Wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego (skróconych, zupełnych, na drukach wielojęzycznych) Źródło danych – raport z BUSC (i dane z aplikacji wspierających, jeśli odpisy są wydawane przy użyciu aplikacji wspierających) Raport STATYSTYKA WYDANYCH ODPISÓW (z BUSC) Należy podać liczbę wszystkich wydanych odpisów (papierowych i elektronicznych) w danym okresie sprawozdawczym: odpisów skróconych odpisów zupełnych odpisów wielojęzycznych Należy podać SUMĘ znajdującą się na końcu raportu (łącznie z liczbą odpisów wydany przy pomocy aplikacji wspierających, jeśli takie były wydawane). 24

25 25

26 26

5. Wydawanie zaświadczeń, zezwoleń oraz przyjmowanie oświadczeń Źródło danych – raporty z BUSC i dane gminy (bo nie ma raportów do wszystkich zaświadczeń i oświadczeń). ZAŚWIADCZENIA – 6 (5 na podstawie raportu z BUSC i 1 na podstawie danych gminy): Raport STATYSTYKA WYDANYCH ZAŚWIADCZEŃ (z którego trzeba wziąć sumę 8 niżej wymienionych zaświadczeń): o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego (wersja elektroniczna i papierowa) - (art. 133 p.a.s.c.) o stanie cywilnym (wersja elektroniczna i papierowa) - (art 44 ust. 1 pkt 3 p.a.s.c.) o zamieszczonych lub niezamieszczonych w RSC danych dotyczących wskazanej osoby (w. elekt. i pap.) - (art. 44 ust. 1 pkt 2 p.a.s.c.) stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa - (art. 4¹ k.r.o.) stwierdzające, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo - (art. 83 p.a.s.c.) o przyjętych sakramentach - (art.132 ust. 3 p.a.s.c.) – GMINA (brak danych w raporcie) OŚWIADCZENIA – 5 (3 na podstawie raportów z BUSC i 2 na podstawie danych gminy): Raport STATYSTYKA Z REJESTRU UZNAŃ – LICZBA UZNAŃ OJCOSTWA suma uznań (na potrzeby zadań zleconych - (art. 63 ust. 10 p.a.s.c.) Raport STATYSTYKA WZMIANEK DOŁĄCZONYCH DO AKTÓW - DLA KAŻDEGO RODZAJU WZMIANKI, ZGODNIE ZE SŁOWNIKIEM WZMIANEK: wzmianka o powrocie rozwiedzionego małżonka do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa /protokół kierownika USC//kobieta i mężczyzna/ - (art.59 k.r.o./90p.a.s.c.) - SUMA 2 LICZB wzmianka o zmianie imienia (imion) dziecka w ciągu 6 miesięcy od sporządzenia aktu urodzenia /protokół kierownika USC/ - (art. 70 p.a.s.c.) oświadczenie małżonków, że dziecko będzie nosiło takie samo nazwisko jakie nosi lub nosiłoby ich wspólne dziecko - (art. 69 p.a.s.c./90 k.r.o.) – GMINA (nie ma właściwego raportu) oświadczenie w sprawie nazwiska dziecka, o których mowa w art. 88 § 3 k.r.o. – GMINA (nie ma właściwego raportu) BUSC liczy wzmianki sporządzone na podstawie własnych i cudzych oświadczeń ZEZWOLENIA – 1 (na podstawie raportu z BUSC): Raport STATYSTYKA MAŁŻEŃSTW – SKRÓCONY MIESIĘCZNY TERMIN OKREŚLONY W ART. 4 K.R.O. liczba skróconych terminów – (art 76 ust. 10 p.a.s.c.) SUMA 16 liczb (danych z raportów i własnych gminy) 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

6. Sporządzanie wzmianek dodatkowych w aktach stanu cywilnego Źródło danych - raport z BUSC Raport STATYSTYKA WZMIANEK DOŁĄCZONYCH DO AKTÓW – DLA KAŻDEGO RODZAJU WZMIANKI, ZGODNIE ZE SŁOWNIKIEM WZMIANEK Należy podać SUMĘ znajdującą się na początku raportu. UWAGA Nie należy podawać wzmianek zamieszczanych w księgach papierowych o przeniesieniu aktu do RSC, ale jeśli zdarzy się sytuacja, że kierownik usc doda wzmiankę do aktu znajdującego się w księdze przekazanej do archiwum państwowego, to taką wzmiankę należy wykazać w statystyce z informacją do wojewody z jakiego powodu liczba wzmianek nie jest zgodna z liczbą wynikającą z raportu z BUSC. 35

36

7. Sporządzanie przypisków w aktach stanu cywilnego Źródło danych - raport z BUSC Raport STATYSTYKA PRZYPISKÓW ZAMIESZCZONYCH PRZY AKCIE Należy podać SUMĘ wszystkich przypisków z 21. pozycji (w raporcie nie ma tej sumy, trzeba samodzielnie obliczyć). UWAGA: jeśli zdarzy się sytuacja, że kierownik usc doda przypisek do aktu znajdującego się w księdze przekazanej do archiwum państwowego, to taki przypisek należy wykazać w statystyce z informacją do wojewody z jakiego powodu liczba przypisków nie jest zgodna z liczbą wynikającą z raportu z BUSC. 37

38 38

39 39

8. Migracja aktów do Rejestru Stanu Cywilnego Źródło danych - 3 raporty z BUSC Raport STATYSTYKA SPORZĄDZONYCH AKTÓW URODZENIA Raport STATYSTYKA SPORZĄDZONYCH AKTÓW MAŁŻEŃSTWA Raport STATYSTYKA SPORZĄDZONYCH AKTÓW ZGONU Należy podać SUMĘ 3 liczb, które znajdują się na końcu każdego raportu w punkcie MIGRACJA. 40

41 41

42 42

43 43

44 44

45 45

46 46

9. Wydawanie decyzji w sprawie imion i nazwisk Źródło danych - raport z BUSC i dane gminy (lub tylko dane gminy) Raport STATYSTYKA WYDANYCH DECYZJI Należy podać liczbę decyzji wydanych w danym okresie sprawozdawczym, bez względu na to kiedy wszczęto sprawę (tzn. bez względu na datę wpływu wniosku), czyli dane z 2 pozycji z raportu – decyzje o odmowie zmiany imienia lub nazwiska i decyzje o zmianie imienia i nazwiska oraz informację gminy o decyzjach o umorzeniu postępowania w sprawie zmiany imienia i nazwiska. UWAGA: Jeżeli w jednej decyzji orzeczono jednocześnie o zmianie imienia (imion) i nazwiska (nazwisk) należy policzyć ją jako jedną decyzję. UWAGA: Jeżeli wydane decyzje nie były odznaczone w systemie – konieczne jest ich ręczne przeliczenie, nie można posłużyć się raportem. 47

48 48

49 49

EWIDENCJA LUDNOŚCI 1. Wymeldowania, zgłoszenia wyjazdu za granicę na pobyt: czasowy i stały. Zgłoszenia powrotu zza granicy z pobytu czasowego. (tylko dane z RZC) Źródło danych: dane gminy Należy podać TYLKO liczbę czynności meldunkowych dokonanych przez komórkę ewidencji ludności w RZC (w danym okresie sprawozdawczym), niezależnie, czy cudzoziemiec miał nadany nr PESEL czy nie, obliczoną przez dodanie: liczby wymeldowań cudzoziemców z pobytu stałego w RZC liczby wymeldowań cudzoziemców z pobytu czasowego w RZC liczby zgłoszeń cudzoziemców o wyjeździe poza granice RP na pobyt stały w RZC liczby zgłoszeń o wyjeździe cudzoziemców poza granice RP na pobyt czasowy w RZC liczby zgłoszeń powrotu cudzoziemców z wyjazdu poza granice RP trwającego dłużej niż 6 miesięcy w RZC SUMA 5 liczb

EWIDENCJA LUDNOŚCI 3. Decyzje w sprawach meldunkowych. Źródło danych: dane gminy Należy podać liczbę wszystkich decyzji wydanych w danym okresie sprawozdawczym, bez względu na to, kiedy wszczęto sprawę (bez względu na datę wpływu wniosku). Decyzje: pozytywne (wydane na podstawie art. 31, art. 35 ustawy o ewidencji ludności), negatywne (wydane na podstawie art. 31, art. 35 ustawy o ewidencji ludności), umarzające (art. 105 k.p.a.), UWAGA: nie należy podawać spraw zawieszonych. 51

UDOSTĘPNIANIE DANYCH 1. Udostępnianie danych z rejestru mieszkańców (RM) z rejestru zamieszkania cudzoziemców (RZC), z Rejestru Dowodów Osobistych (RDO) oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi Źródło danych: dane gminy Należy podać łączną liczbę udostępnionych danych jednostkowych w danym okresie sprawozdawczym z: Rejestru Mieszkańców (RM), Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców (RZC), Rejestru Dowodów Osobistych (RDO) oraz liczbę udostępnień dokumentacji związanej z dowodami osobistymi, zawierającą: liczbę udostępnionych danych w trybie art. 46 ustawy o ewidencji ludności, czyli danych jednostkowych udostępnionych na wniosek podmiotom określonym w art. 46 UWAGA: przez dane jednostkowe rozumie się dane dotyczące jednej osoby lub TYLKO imion i nazwisk wszystkich osób zameldowanych pod jednym adresem (art. 47 ust. 4 ustawy o ewidencji ludności). PRZYKŁAD: jeśli wnioskodawca występuje o podanie tylko imion i nazwisk osób zamieszkałych pod jednym adresem i nawet jeśli tych osób jest 10 – wówczas jest to 1 udostępnienie. Jeśli natomiast wnioskodawca oprócz imion i nazwisk chce jeszcze inne dane tych osób, wówczas jest to 10 udostępnień. UWAGA: należy podać liczbę udostępnionych danych jednostkowych a nie liczbę wniosków. UWAGA: nie należy podawać tzw. "masowych "udostępnień np. dla szpitali oraz udostępnień na wniosek własnych jednostek takich jak szkoły czy GOPS. liczbę zaświadczeń dot. ewidencji ludności wydawanych w trybie art. 217 k.p.a. (np. zaświadczenie o liczbie osób zameldowanych w danym lokalu, zaświadczenie, że w danym lokalu nie ma nikogo zameldowanego) liczbę wniosków pozostawionych bez rozpoznania, ze względu na nieuzupełnienie braków formalnych (w zakresie ustawy o ewidencji ludności) liczbę udostępnionych danych w trybie art. 72 ust. 1 ustawy o dowodach osobistych podmiotom określonym w art. 72 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy o dowodach osobistych UWAGA: art. 72 ust 1 ustawy o dowodach osobistych stanowi, że w trybie jednostkowym z Rejestru Dowodów Osobistych udostępnia się dane dotyczące jednego dokumentu lub dane dotyczące jednej osoby. liczbę zaświadczeń dot. dowodów osobistych wydawanych w trybie art. 217 k.p.a. liczbę wniosków pozostawionych bez rozpoznania, ze względu na nieuzupełnienie braków formalnych (w zakresie ustawy o dowodach osobistych) liczbę udostępnień jednostkowych dokumentacji związanej z dowodami osobistymi podmiotom wymienionym w art. 75 ust 3 ustawy o dowodach osobistych UWAGA: przez jednostkowe udostępnienie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi należy rozumieć udostępnienie dokumentacji związanej z jednym dowodem osobistym (podstawa prawna: art. 65 ust. 1 i ust. 3 ustawy o dowodach osobistych, art. 75 ustawy o dowodach osobistych, §3 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2011 r. w sprawie opłaty za udostępnienie danych z RDO i dokumentacji związanej z dowodami osobistym). liczbę wniosków pozostawionych bez rozpoznania ze względu na nieuzupełnienie braków formalnych (w zakresie udostępnienia dokumentacji związanej z dowodami osobistymi). Suma 8 liczb 52

Źródło danych: dane gminy 3. Wydawanie decyzji o odmowie udostępnienia danych osobowych z RM, RZC, RDO Źródło danych: dane gminy Należy podać łączną liczbę decyzji wydanych w danym okresie sprawozdawczym, bez względu na to kiedy wszczęto sprawę (bez względu na datę wpływu wniosku), zawierającą: liczbę decyzji o odmowie udostępnienia danych jednostkowych (art. 47 ust 3 ustawy o ewidencji ludności) liczbę decyzji umarzających ( art. 105 k.p.a. w zakresie ustawy o ewidencji ludności) liczbę postanowień o odmowie wydania zaświadczenia o danych z RM i RZC (art. 219 kpa; w zakresie ustawy o ewidencji ludności) liczbę decyzji o odmowie udostępnienia danych jednostkowych (art. 73 ust. 3 ustawy o dowodach osobistych) liczbę decyzji umarzających ( art. 105 k.p.a; w zakresie ustawy o dowodach osobistych) liczbę postanowień o odmowie wydania zaświadczenia o danych z RDO ( art. 219 k.p.a. w zakresie ustawy o dowodach osobistych) UWAGA: nie należy wykazywać spraw zawieszonych. SUMMA 6 liczb. 54

Zakończenie W związku z tym, że w dużej mierze od przekazanych przez Państwa danych zależy wysokość dotacji na zadania zlecone z zakresu spraw obywatelskich, niezbędne jest rzetelne i zgodne z przekazywaną przez Wydział Spraw Obywatelskich MUW instrukcją podawanie liczby wykonanych czynności. Równie ważne jest dokładne i rzetelne wpisywanie danych do Systemu Rejestrów Państwowych w codziennej pracy. W razie pytań i wątpliwości pojawiających się w sprawie obliczana liczby czynności i przekazywanych przez Państwa danych do dotacji, prosimy o kontakt telefoniczny: (22) 695 66 01/02 lub e-mail: wso@mazowieckie.pl 55 55

Dziękuję za uwagę.