ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH Aby przejść do wniosku o płatność należy podświetlić umowę a następnie nacisnąć żółtą kopertę z zieloną strzałką

ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH Należy nacisnąć utwórz wniosek o płatność

ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH Należy wpisać daty okres za jaki będzie składany wniosek Należy nacisnąć postęp finansowy

ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH Eksport pliku Należy nacisnąć zestawienie dokumentów

ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH Eksport pliku Należy nacisnąć „dodaj” przy odpowiednim numerze zadania realizowanego przez danego partnera Każdy dokument wprowadzamy osobno poprzez naciśnięcie „dodaj”

ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH Eksport pliku Przy listach płac wpisujemy wszystkie daty zapłaty (ZUS, FP, podatek poprzez „dodanie” kolejnej daty Po kliknięciu w okienko pojawi się lista należy wybrać z listy „nie dotyczy” Przy wprowadzaniu „oświadczenia” dotyczącego wkładu własnego niepieniężnego – nr księgowy to numer noty księgowej, NIP wystawcy Listy płac, delegacje

ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH W liście należy wybrać kategorie kosztów: - Inne/specyficzne wydatki w ramach projektu dla wszystkich wydatków

ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH Eksport pliku Po wprowadzeniu wszystkich pozycji należy nacisnąć zapisz

ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH Eksport pliku Po wprowadzeniu wszystkich dokumentów i zapisaniu należy nacisnąć przycisk Eksport do pliku.xls - gotowy plik

ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH Po skorygowaniu zestawienia dokumentów w SL 2014 (wersja szkol.) proszę o naciśnięcie zielonego znacznika (tj. zweryfikuj/zatwierdź dokument)

ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH Po naciśnięciu funkcji sprawdzenie wniosku pojawiają się błędy proszę sprawdzić czy pojawiają się błędy tylko w zestawieniu dokumentów, reszta uwag Państwa nie dotyczy. W systemie występują dwa rodzaje komunikatów o błędach/niespójnościach: czerwone – blokujące pomarańczowe - informujące Należy sprawdzić czy nie występują błędy

ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH załącznik nr 3 Nazwa Partnera/Numer ………………………………………………………………………………….. Wydatki bezpośrednie Rok budżetowy - Na podstawie załącznika "zestawienie dokumentów potwierdzajacych poniesione wydatki" Na podstawie wyciągu z ksiąg rachunkowych wniosek o płatność miesiąc kwota wydatkowana zgodnie z wnioskiem o płatność BP (UE+BP) JST kwota wydatkowana zgodnie z wnioskiem o płatność m-cznie UE -85% BP - 5% JST - 10% I kwartał styczeń 0,00   luty marzec suma II kwartał kwiecień maj czerwiec III kwartał lipiec sierpień wrzesień IV kwartał październik listopad grudzień Wydatki pośrednie kwota rozliczana ryczałtem

ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH W przypadku rozliczania wynagrodzeń: Wynagrodzenia proszę opisywać w następujący sposób: Imię i nazwisko, funkcja/stanowisko w projekcie, informacja o rozliczeniu kwoty brutto brutto (kwota ze wszystkimi składnikami brutto+ZUS,FP) kwota kwalifikowana wynagrodzenia danej osoby , okres za jaki wypłacone jest wynagrodzenie, rodzaj umowy, liczba godzin.   Np. Jan Kowalski, doradca zawodowy, koszt wynagrodzenia brutto wraz z narzutami pracodawcy, kwota 1 000 zł, maj, (art.35a KN), 10 godzin

ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH Za kwalifikowalny uznany możne być wydatek faktycznie poniesiony, gdzie ogół zobowiązań zostało uregulowane w całości. W przypadku wynagrodzeń oznacza to zapłatę zarówno wynagrodzenia netto, składki pracownika jak i składek ZUS+FP płaconych przez pracodawcę. Oznacza to, że wykazujecie Państwo we wniosku o płatność całość wydatku związanego z wynagrodzeniem po zapłacie ostatniej pochodnej od wynagrodzeń (np. jeśli netto wynagrodzenia zostało zapłacone w maju a pochodne w czerwcu wydatek ten w całości wykazujemy tylko w czerwcu-nie możemy rozbijać wynagrodzenia na dwa wnioski o płatność )

ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH Dany dokument księgowy rozliczany w ramach danego zadania (np. daną listę płac) wykazać można w tym zadaniu tylko jeden raz. Kwota dokumentu brutto – pole powinno zostać uzupełnione wartością ogółem wynikającą z tego dokumentu. W przypadku listy płac kwota dokumentu brutto zawiera wynagrodzenie brutto oraz składki płacone przez pracodawcę. Dokument wtórny tj. ZUS DRA jest deklaracją ujmującą jedynie ogół składek odprowadzanych do ZUS. Wykazywanie składek ZUS w oparciu o ten dokument generuje ryzyko podwójnego rozliczenia we wniosku składek ZUS przy braku możliwości weryfikacji tego ryzyka na etapie kontroli wydatków we wniosku.

ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH Bardzo proszę o sprawdzenie czy u Państwa, którzy wykazują we wniosku o płatność listę brutto, deklaracje DRA, oraz PIT nie ma możliwości wygenerowania z systemu płacowego całości listy  wraz z narzutami pracodawcy po zapłacie ostatniego składnika wynagrodzenia. Jeśli nie ma takiej możliwości to również chcielibyśmy żeby całość wydatku, czyli zapłata za wynagrodzenie ze wszystkimi pochodnymi była wykazywana w jednej pozycji. Proszę to ująć poprzez Polecenie księgowania, w którym wykażą Państwo całość wynagrodzenia oraz poszczególne daty zapłaty.  

ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH W przypadku rozliczania materiałów biurowych z kosztów bezpośrednich:   Materiały do SPINKi, tj…………(proszę wpisać nazwę materiału zakupionego) do prowadzenia zajęć warsztatowych i indywidualnych dla uczniów szkoły…………(nazwa szkoły), miejscowość Koszty druku materiałów dla SPINKi, tj ………(proszę wpisać nazwę materiału zakupionego np. toner, papier ksero) do prowadzenia zajęć warsztatowych i indywidualnych dla uczniów szkoły…………(nazwa szkoły), miejscowość   W przypadku rozliczania delegacji Imię i nazwisko osoby delegowanej/cel i miejsce wyjazdu/datę wyjazdu W przypadku rozliczania zakupu wyposażenia Spinki Sprzęt i wyposażenie zakupione do Szkolnego Punktu Informacji i Kariery w ………. (nazwa szkoły), ………………(nazwa miejscowości), (np. laptop, drukarka, flipchart, fotel obrotowy, szafa)

ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH W przypadku rozliczania wkładu własnego niepieniężnego proszę opisywać w następujący sposób:   Koszt wkładu własnego niepieniężnego w formie sal- zgodnie z Zarządzeniem/Uchwała/Polecenie Nr ……….. z dnia …... stawka x liczba godzin za miesiąc …….( wpisać metodologię – kwoty)  

Najczęściej popełniane błędy w rozliczeniu: Rodzaj identyfikatora- proszę o wpisywanie numer NIP przy dokumentach takich jak: np.: Lista płac, delegacja, oświadczenie o wkładzie niepieniężnym- przy wszystkich dokumentach nie posiadających NIP na dokumencie, należy podać NIP wystawcy dokumentu!!! Data zapłaty - proszę wpisać datę faktycznie zapłaconego wydatku, natomiast w pozycji UWAGI proszę wpisać datę refundacji tego wydatku w przypadku, gdy wydatek nie został poniesiony z konta projektowego Kwota dokumentu brutto – kwota dokumentu brutto nie może być niższa niż kwota Wydatków kwalifikowalnych.     Lista płac – przy realizacji dwóch zadań przez partnera np. zadanie 4 i zadanie 5, kwota brutto powinna być podana z listy natomiast kwota kwalifikowalna rozdzielona na zadania. Również dokument księgowy nie może być wykazywany wielokrotnie w ramach jednego zadania w tym VAT- wpisujemy VAT ogólny z dokumentu natomiast jeśli pojawi się sytuacja, że na dokumencie będą różne stawki VAT proszę w UWAGI wpisać stawkę VAT i kwotę np. stawka VAT 23% 36 zł stawka VAT 8% 10 zł

Najczęściej popełniane błędy w rozliczeniu: Dofinansowanie - system sam przelicza kwotę - natomiast może się okazać, iż jest ona inna niż ta zaksięgowana u Państwa - należy wpisać ją ręcznie z dokumentu tak jak zostało to zaksięgowane. Kategoria podlegająca limitom - w przypadku wkładu własnego niepieniężnego wybieramy z listy wkład rzeczowy Wydatki w ramach limitu - wpisujemy kwotę z oświadczenia o wkładzie własnym niepieniężnym Załącznik nr 3 – brak zgodności kwot wykazanych w załączniku z zestawieniem poniesionych wydatków Koszty pośrednie wylicza się proporcjonalnie do wydatków bezpośrednich !!!    

Rozliczenie dotacji celowej na koniec roku Kwota przekazywana na konto partnera składa się z dwóch źródeł, która podzielona jest w opisie przelewu: Środki UE Środki BP Zwrot dotacji celowej wyliczamy: Środki otrzymane w danym roku kalendarzowym – wydatki poniesione (koszty bezpośrednie + pośrednie) do końca roku = zwrot Termin zwrotu grudzień