Ewidencja księgowa wynagrodzeń Dr Krzysztof Jonas Katedra Rachunkowości Finansowej Pok. 511 paw. F Mail: krzysztof.jonas@uek.krakow.pl

Co to jest wynagrodzenie? Kodeks pracy definiuje wynagrodzenie za pracę jako świadczenie, które pracodawca cyklicznie wypłaca pracownikowi za jego pracę. Wynagrodzenie za pracę powinno być ustalone w taki sposób aby odpowiadało rodzajowi pracy, która jest wykonywana, kwalifikacjom potrzebnym do jej wykonania, a także brało pod uwagę ilość i jakość wykonywanej pracy Wynagrodzenie obejmuje wszystkie składniki bez względu na ich nazwę i charakter, a także inne świadczenia związane z pracą przyznawane pracownikom w formie pieniężnej lub innej formie niż pieniężna.

cd. Słownik zarządzania kadrami definiuje wynagrodzenie jako: Całkowity dochód mający charakter świadczenia ze strony pracodawcy na rzecz pracownika jako formy określonego zwrotu finansowego za podjęcie określonej pracy, za czas w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy, za efekty ilościowe i jakościowe jego pracy i za określone warunki wykonywania pracy. Jest zbiorem składników płacowych (gotówkowych) i pozapłacowych (niebędący gotówką).

Cechy wynagrodzenia Jest obowiązkowe (ma charakter bezwzględny, nie można być zwolnionym od jego wypłaty) Jest wypłacane okresowo (regularnie przynajmniej raz w miesiącu, w terminie stałym i ustalonym z góry) Wynika ze stosunku pracy (świadczenie zwrotne) Ma charakter przysparzająco majątkowy (zapłata zwiększająca aktywa pracownika) Jest należne pracownikowi od pracodawcy (obowiązek wypłaty spoczywa na pracodawcy, odbiorcą jest indywidualnie określony pracownik) Przysługuje za pracę wykonaną (można wypłacać z góry)

Struktura wynagrodzenia I. Wynagrodzenie pieniężne 1. Płace stałe a) płaca zasadnicza b) dodatki za czas nieprzepracowany c) ryczałty 2. Płace zmienne a) bodźce krótkoterminowe (premie, nagrody, prowizje) b) bodźce długoterminowe (oszczędnościowe) II. Świadczenia dodatkowe

Klasyfikacja wynagrodzeń Osobowe (wynagrodzenie zasadnicze, premie i nagrody, płace uzupełniające, dodatki i dopłaty) Bezosobowe i honoraria (wynagrodzenia wynikające z umów cywilno prawnych – o dzieło i zlecenia) Z zysku do podziału (premie i nagrody, tantiemy) Agencyjno – prowizyjne (uzależnione od obrotu, uzależnione od przychodu, uzależnione od ilości i wartości pozyskanych zamówień)

Wynagrodzenie zasadnicze Wyróżnia się 3 główne systemy wynagrodzeń: Czasowy, czasowo premiowy (odmianą jest wynagrodzenie ryczałtowe) Akordowy (prosty, progresywny, degresywny, zryczałtowany, zespołowy) Prowizyjny Warianty mieszane: czasowo prowizyjny, czasowo akordowy

Dodatki do wynagrodzenia Obligatoryjne: Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych Dodatek za pracę w porze nocnej Dodatki wyrównawcze np. Dla kobiety w ciąży lub kobiety karmiącej przeniesionej do innej pracy Dla pracownika niezdolnego do wykonywania dotychczasowej pracy z powodu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej Dla pracownika, który jest objęty ochroną stałości zatrudnienia, w przypadku wypowiedzenia przez pracodawcę obecnych warunków pracy z przyczyn niezależnych od pracobiorcy

Dodatki do wynagrodzenia Fakultatywne Kierowniczy, brygadzistowski, funkcyjny – związany z pełnieniem funkcji kierowniczej przez pracownika lub pracą na samodzielnym stanowisku Stażowy – za przepracowane lata Za pracę w szkodliwych warunkach Za pracę na drugiej zmianie Za dyżury domowe Za prace w niedzielę i święta Za rozłąkę Morski Za posiadanie szczególnych umiejętności, kwalifikacji (znajomość języków obcych, stopień naukowy)

cd. Za posiadany stopień wojskowy, policyjny Deputaty - dodatki przysługujące w naturze Napiwkowe – jeśli są ewidencjonowane i wliczane do płac Rynkowy – zbliżenie do stawek rynkowych Za opiekę nad służbowym psem lub koniem Zwiększający wynagrodzenie Rabaty za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych

Dokumentacja księgowa wynagrodzeń Do podstawowych obowiązków pracodawcy wynikających wprost z KP jest odpowiednie prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji mającej związek z zatrudnianiem pracownika oraz przebiegiem jego pracy. Koniecznymi dokumentami są: 1. Karta pracy 2. Karta ewidencji czasu pracy 3. Imienna karta przychodów 4. Lista płac

Karta pracy Jest wewnętrznym dokumentem dającym możliwość wyliczenia wynagrodzenia (nie zastępuje karty czasu pracy) Ma być tak zbudowana aby można w niej katalogować składniki wynagrodzenia charakterystyczne dla każdej grupy zawodowej. Wykorzystywana szczególnie przy systemie akordowym, prowizyjnym i czasowo prowizyjnym.

Karta czasu pracy Jest prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika. Obowiązek wynika z art.149 KP. Przepisy pozwalają na odstępstwa w stosunku do pracowników, którzy są objęci układem zadaniowym, kierują zakładem w imieniu pracodawcy czy otrzymują zapłatę ryczałtową za prace w porze nocnej oraz nadgodziny.

Karta czasu pracy Powinna zawierać informacje dotyczące: - Ilości godzin przepracowanych w ramach normalnego czasu pracy, w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, w dni wolne Dyżurów, do pełnienia których pracownik jest zobowiązany Urlopów wypoczynkowych, bezpłatnych, macierzyńskich Wszelkich zwolnień od pracy, Pozostałych nieobecności usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych W przypadku zatrudniania niepełnoletnich należy ten fakt uwzględniać w karcie.

Imienna karta przychodów Prowadzona jest dla każdego pracownika oddzielnie. Obejmuje wynagrodzenie w podziale na: Wynagrodzenie zasadnicze wyrażone stawką godzinową lub miesięczną, osiągnięte stawką akordową. Dodatki do wynagrodzeń w zależności od obowiązujących w zakładzie Prowizje, premie i nagrody Wynagrodzenie urlopowe i za czas niezdolności do pracy Karta jest również podstawą do poprawnego sporządzenia dokumentacji ubezpieczeniowej i podatkowej, gdyż uwzględnia wszystkie obciążenia podatkowo – składkowe.

cd. Dla celów podatkowych powinna zawierać: Imię i nazwisko pracownika, PESEL Dochód brutto osiągnięty w danym miesiącu Koszty uzyskania Składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne Kwotę zaliczki na podatek dochodowy Podstawę wyliczenia w danym miesiącu zaliczki Łącznie dochód narastająco od początku roku Datę przekazania zaliczki do właściwego urzędu Informacje te są niezbędne również dla przygotowania deklaracji PIT – 11 po zakończonym roku

cd. Dla celów ubezpieczeniowych powinna zawierać: Datę zatrudnienia, wymiar czasu pracy, zajmowane stanowisko, wysokość i rodzaj wynagrodzenia podstawę obliczenia składek i ich wysokość Podstawę składki zdrowotnej i jej wysokość (odliczana od wynagrodzenia i od podatku) Kwoty wypłacanych zasiłków Suma osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto Dane te są niezbędne do sporządzenia deklaracji ZUS Rp-7 Karty przychodów wypełnia się najpóźniej do 20 następnego miesiąca

cd. Powinny być przechowywane w formie papierowej choć mogą być prowadzone w formie elektronicznej. Karta pracy, karta czasu pracy i imienna karta przychodów są podstawą do sporządzenia listy płac – najważniejszego dowodu księgowego. Okres przechowywania określają przepisy prawa pracy, przepisy emerytalno rentowe i przepisy dotyczące archiwizacji – 50 lat od dnia zakończenia pracy osoby zatrudnionej

Lista płac Jest najważniejszym elementem dokumentacji płacowej. Nie ma jednolitego wzoru - musi spełniać warunki określone w art. 21 UoR dla dowodu księgowego Podstawowe elementy to: Nazwa pracodawcy Miesiąc i rok którego dotyczy oraz data sporządzenia listy Data wypłaty wynagrodzenia Nazwa listy płac Podpisy osób sporządzających Kwota wynagrodzeń brutto wynikająca z zawartej umowy o pracę, zlecenia czy o dzieło

cd. Odliczenia od dochodu związane ze składkami ubezpieczeniowymi Składka na ubezpieczenie zdrowotne Obliczenie i potrącenie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych Inne potrącenia Kwotę wynagrodzenia netto Data i podpis pracownika – jeśli wynagrodzenie wypłacono gotówką również data wypłaty W przypadku wypłaty dodatkowych składników pensji takich jak wyrównania, premie, odszkodowania, ekwiwalenty listę płac można sporządzać częściej niż raz w miesiącu

cd. Lista płac ma być przechowywana przez okres 50 lat licząc od dnia zakończenia pracy przez zatrudnionego u danego pracodawcy. Dowody księgowe zgodnie z UoR mają być przechowywane w wersji papierowej lecz od 2009 jest możliwość przechowywania listy płac w wersji elektronicznej pod warunkiem, ze zakład pracy dysponuje urządzeniami pozwalającymi na odtworzenie dowodów w postaci wydruku.

Składki na ubezpieczenie społeczne Rodzaj składki Emerytalna Rentowa Chorobowa Wypadkowa Składka % 19,52% 8% 2,45% 0,67% - 3,6%* Opłaca pracodawca 9,76% 6,5% - Opłaca pracownik 1,5% Składka na Fundusz Pracy 2,45% - opłaca pracodawca Składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych 0,1% - jw. Składka na Fundusz Emerytur Pomostowych 1,5% - jw.

Składka emerytalna Podstawą wymiaru jest wynagrodzenie brutto Jeśli ktoś wybrał tylko ZUS to: na konto w ZUS idzie 12,22 % a na subkonto w ZUS 7,3% jeśli wybrał pozostanie w OFE to: na konto w ZUS idzie 12,22% na subkonto w ZUS idzie 4,38% na rachunek w OFE 2,92% Składka na ubezpieczenie emerytalne jak i rentowe jest naliczana od podstawy nieprzekraczającej w roku kalendarzowym trzydziestokrotności przeciętnego wynagrodzenia. Potem składek się nie pobiera.

Składka wypadkowa Jeśli firma zgłasza do ubezpieczenia nie więcej niż 9 ubezpieczonych oraz te firmy które nie podlegają wpisowi do rejestru REGON opłaca składkę w wysokości 1,8%. Jeśli zgłasza co najmniej 10 ubezpieczonych składkę ustala się wg grup działalności i wynosi od 0, 67% - 3,6%

Składka na Fundusz Pracy Podstawa prawna – ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy Ogólna zasada – składki te opłaca się za osoby podlegające ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu. Warunek – podstawa wymiaru musi być równa co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu za pracę w danym roku lub 50% minimalnego wynagrodzenia w przypadku osób wykonujących prace w okresie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania Podstawa wymiaru – wynagrodzenie brutto Nie stosuje się ograniczenia (30 krotności) wymiaru składki

Składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych Podstawa prawna – ustawa o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy. Składki te opłaca się za osoby podlegające ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu. Nie dotyczy małżonków i krewnych pracodawcy oraz osób wykonujących pracę zawodową w gospodarstwie domowym. (zniesiono od 5 września 2017) Nie dotyczy pracowników – kobiet pow. 55 lat i mężczyzn pow. 60 lat (ta zasada obowiązuje również przy składkach na FP) Podstawa wymiaru – wynagrodzenie brutto Nie stosuje się ograniczenia wymiaru składki.

Składki na Fundusz Emerytur Pomostowych Podstawa prawna – ustawa o emeryturach pomostowych Dotyczy pracowników spełniających jednocześnie dwa warunki: 1. data urodzenia po 31 grudnia 1948 2. praca jest wykonywana w warunkach szczególnych lub ma szczególny charakter Za innych pracowników składki się nie odprowadza, jak również za osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia, prowadzących działalność gospodarczą, osób współpracujących

cd. Szczególne warunki pracy to takie na które wpływają czynniki ryzyka związanego z możliwością spowodowania w przyszłości trwałego uszkodzenia zdrowia, np. praca pod ziemią. Szczególny charakter pracy związany jest ze szczególną odpowiedzialnością i sprawnością psychologiczną np. kierowca autobusu. Podstawa wymiaru – wynagrodzenie brutto Stosuje się ograniczenie wymiaru (do 30 krotności przeciętnego wynagrodzenia w danym roku)

Składka na ubezpieczenie zdrowotne Podstawę wymiaru stanowi kwota wynagrodzenia brutto pomniejszona o kwotę składek na ubezpieczenie społeczne Wysokość składki to 9% Składkę odlicza się od podatku dochodowego. Przysługujące odliczenie to 7,75%

Koszty uzyskania przychodu Pracownik Kwota miesięczna Kwota roczna Zatrudniony w jednym zakładzie pracy 111,25 1.335 Zatrudniony w kilku zakładach pracy w każdym zakładzie pracy Nie więcej niż 2002,05 Zatrudniony w jednym zakładzie pracy położonym w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania (pod warunkiem nie otrzymywania dodatku za rozłąkę) 139,06 1.668,72 Zatrudniony w kilku zakładach pracy, które są położone w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania (pod warunkiem jw.) 2.502.56

Potrącenia z wynagrodzeń KP normuje potrącenia obligatoryjne, których zatrzymanie jest obowiązkiem pracodawcy oraz fakultatywne, które są odliczane na wniosek pracownika. Do potrąceń obligatoryjnych należy (art. 87 KP): sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych (do wysokości 3/5 wynagrodzenia netto), sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne (do wysokości 1/2 wynagrodzenia), zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi (jw.), kary pieniężne przewidziane w art. 108 Kodeksu pracy (tj. nałożone kary porządkowe) (do wysokości 1/10 wynagrodzenia przypadającego do wypłaty po potrąceniach).

cd. Kwoty wolne od potrąceń: 75% minimalnego wynagrodzenia przy potrącaniu zaliczek pieniężnych, 90% minimalnego wynagrodzenia przy potrącaniu kar pieniężnych 80% minimalnego wynagrodzenia przy potrącaniu za zgodą pracownika należności na rzecz innych podmiotów niż pracodawca Kwoty wolnej od potrąceń nie uwzględnia się przy potrącaniu należności na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych

Ewidencja rozrachunków z tytułu wynagrodzeń Stosuje się następujące konta bilansowe: Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Rozliczenie wynagrodzeń i przypadających na nie narzutów Inne rozrachunki z pracownikami Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego pracowników Rozrachunki z ZUS

cd. „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” służą do ewidencji rozrachunków z tytułu: Wynagrodzeń za pracę z tytułu umowy o pracę Wynagrodzeń z tytułu umów zlecenia, o dzieło, umów agencyjnych, honorariów, udziału z zyskach lub nadwyżce bilansowej Wszystkich świadczeń pieniężnych i wynagrodzeń w naturze bądź ich ekwiwalentów pieniężnych zaliczanych do wynagrodzeń Zaliczanych do wynagrodzeń świadczeń i ich ekwiwalentów na rzecz pracowników jeśli są wypłacane na podstawie listy płac

cd. Strona Winien (Debet) Strona Ma (Credit) Zaliczki na wynagrodzenia, świadczenia w naturze bądź ich ekwiwalenty Wynagrodzenia finansowane z urzędu pracy oraz środków innych jednostek Wypłata wynagrodzeń Wynagrodzenia brutto pracowników Odliczenia obligatoryjne z wynagrodzeń pracowników np. zaliczki na podatek dochodowy, składki na ubezpieczenie społeczne Odszkodowania np. powypadkowe pod warunkiem umieszczenia ich na liście płac Potrącenia obowiązkowe lub dobrowolne z wynagrodzeń np. alimenty, składki na rzecz związków zawodowych, składki członkowskie Ekwiwalenty wypłacane za używanie własnych narzędzi czy własnego sprzętu Odpisane zobowiązania wobec pracowników przedawnione lub umorzone Przedawnione oraz umorzone należności z tytułu wynagrodzeń Należności z tytułu szkód oraz niedoborów uznanych przez pracowników, którzy ponoszą odpowiedzialność materialną za powierzone im mienie

Rozrachunki z ZUS Przy naliczaniu wynagrodzeń pracodawca zobowiązany jest odprowadzić składki emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe oraz zdrowotne w terminie: Do 5 następnego miesiąca – jednostki i zakłady budżetowe oraz gospodarstwa pomocnicze Do 10 następnego miesiąca – za osoby fizyczne, które odprowadzają składki tylko za siebie Do 15 następnego miesiąca – wszyscy pozostali

cd. Strona Winien (Debet) Strona Ma (Credit) Wpłaty składek do ZUS Naliczone składki do ZUS (zarówno te płacone przez pracownika jak i przez pracodawcę) Wypłaty świadczeń wykonane w imieniu ZUS Zwroty środków pieniężnych otrzymane z ZUS Odsetki za nieterminowe uregulowanie składek

Koszty pracy Układ rodzajowy kosztów: Wynagrodzenia (wynagrodzenie brutto) Świadczenia na rzecz pracowników (ekwiwalenty za pranie, naprawę i użytkowanie własnej odzieży roboczej czy środków czystości, koszty szkolenia, nakłady na BHP) Ubezpieczenia społeczne i inne narzuty na wynagrodzenia (naliczenie składek na ubezpieczenie społeczne, składki na FP, FGŚP, FEP) Podróże służbowe (koszty podróży służbowych, koszty ryczałtów, diet, dodatków) Pozostałe koszty rodzajowe (nie zaliczane do wynagrodzeń odprawy pośmiertne, ekwiwalenty za używanie własnych narzędzi)

cd. Układ funkcjonalno podmiotowy: Koszty działalności produkcyjnej Koszty wydziałowe Koszty produkcji pomocniczej Koszty zakupu Koszty sprzedaży Koszty handlowe Koszty zarządu

cd. Przypadkiem szczególnym przy ewidencji kosztów z tytułu wynagrodzeń są: Wynagrodzenia pracowników zatrudnionych przy budowie środków trwałych np. przy budowie hali produkcyjnej – wynagrodzenia brutto obciążają konto „środki trwałe w budowie” Wynagrodzenia pracowników zatrudnionych przy usuwaniu skutków zdarzeń losowych np. po powodzi czy pożarze – wynagrodzenia brutto obciążają pozostałe koszty operacyjne (straty nadzwyczajne) Nagrody wypłacane z zysku – wartość jest ujmowana na rozliczeniu wyniku finansowego

Podsumowanie W uproszczeniu ewidencja wynagrodzeń przedstawia się następująco: 1. zaksięgowanie składek i obciążenie nią kosztów działalności jednostki 2. zaksięgowanie składek odprowadzanych do ZUS 3. Zaksięgowanie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych 4. wypłata w formie gotówki lub przelewem