Business Case dla KDF Dialog Jacek Białas eBusiness Solutions

Założenia Analizę opłacalności wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentami przedstawiamy na przykładzie średniej wielkości przedsiębiorstwa. Podstawowe dane tego przedsiębiorstwa, które wykorzystamy w naszej analizie są następujące: średnia miesięczna liczba faktur – 1500, średnia miesięczna liczba rozliczeń pracowniczych – 300, ilość osób w dziale zobowiązań – 5, całkowity koszt jednego pracownika na rok – 120,000 PLN.

Zakres wdrożenia W celu usprawnienia procesów biznesowych firma zdecydowała się na wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami. Zakres tego systemu obejmuje: - Skanowanie faktur, - Elektroniczną akceptację dokumentów, - Elektroniczne przygotowanie rozliczeń pracowniczych, - System akceptacji zamówień, - Integrację z istniejącym systemem finansowym.

Koszty wdrożenia Licencja na oprogramowanie Koszty wdrożenia Oddelegowanie pracownika na potrzeby wdrożenia Skaner Całkowity koszt wdrożenia Firma dysponowała już niewykorzystanym serwerem. Do projektu wdrożenia oddelegowano pracownika na okres 3 miesięcy. W tym okresie koszty tego pracownika zostały doliczone do kosztów projektu. Poniżej przedstawiono podsumowanie kosztów wdrożenia.

Korzyści Dzięki wdrożeniu osiągnięto znaczną poprawę procesów biznesowych: wydatki są elektronicznie akceptowane jeszcze przed ich poniesieniem, znaczna część faktur jest automatycznie akceptowana poprzez ich połączenie z zamówieniem, wszelkie rozbieżności cenowe badź ilościowe są automatycznie przekierowywane do odpowiednich osób akceptujących, dzięki zastosowaniu technik OCR część informacji z faktur jest automatycznie rozpoznawana w momencie skanowania faktury, pracownicy otrzymali portal typu self-service, który znacznie ułatwia im przygotowanie rozliczeń delegacji i innych kosztów.

Korzyści Korzyści wymienione we wcześniejszym slajdzie przełożyły się na zwiększenie efektywności osób pracujących z dokumentami finansowymi. Firma dzięki wdrożeniu zmniejszyła zatrudnienie w dziale zobowiązań z 5 do 3 osób. Koszt na jedną osobą Redukcja 2 osoby Roczna oszczędności

Korzyści finansowe Poniższa tabelka prezentuje porównanie kilku wskaźników efektywności w firmach. Kolumna 4Q prezentuje średnie wskaźniki w firmach o najmniejszej efektywności zaś kolumna 1Q firmy z najbardziej efektywnymi procesami.

Podsumowanie Poniższa tabelka przedstawia zestawienie kosztów i korzyści w okresie pięcioletnim. w Roku1 założono, iż korzyści z wdrożenia będa realizowane dopiero w drugiej połowie roku; z poniższego zestawienia wynika, iż zwrot z inwestycji następuje już w przeciągu niespełna jednego roku od zakończenia projektu wdrożenia. Rok1Rok 2Rok 3Rok 4Rok 5 Koszty Oszczędności Total Narastająco