FINANSOWANIE PROJEKTÓW W 6 FINANSOWANIE PROJEKTÓW W 6.PROGRAMIE RAMOWYM UE Krajowy Punkt Kontaktowy 25 marca 2003 Barbara Trammer Krajowy Punkt Kontaktowy E-mail: barbara.trammer@kpk.gov.pl

Zastrzeżenie Ponieważ prace nad kontraktem i zasadami finansowania projektów w 6.Programie Ramowym UE nie zostały jeszcze zakończone, niektóre elementy prezentacji mogą ulec zmianie.

Guidelines Guidelines on Proposal Evaluation Procedure Guidelines for Evaluators Consortium Checklist Financial Guidelines IPR Issues Ethic Rules

Aneksy jako integralna część kontraktu Anex I – Opis pracy w projekcie Anex II – Warunki ogólne Anex III – Zasady szczegółowe odnoszące się do poszczególnych instrumentów Formularz A – zgoda członka konsorcjum na przystąpienie do kontraktu Formularz B – przystąpienie nowego uczestnika w trakcie trwania kontraktu Formularz C – sprawozdanie finansowe http://europa.eu.int/comm/research/fp6/working-groups/model-contract/index_en.html

DOPUSZCZALNE KOSZTY Koszty rzeczywiste, ekonomicznie uzasadnione, konieczne do realizacji projektu Określone zgodnie z przyjętymi przez uczestnika zasadami księgowania Poniesione w czasie trwania projektu (o ile kontrakt nie określa inaczej) Odnotowane w księgach rachunkowych uczestnika lub, jeśli tak przewiduje umowa (w przypadku zasobów udostępnionych przez stronę trzecią na mocy wcześniejszego porozumienia), w odpowiednich księgach rachunkowych strony trzeciej Nie zawierają cła, podatków pośrednich (VAT), kosztów poniesionych w związku z innym projektem UE

Modele rozliczania kosztów FC –Full Cost Model Uczestnik projektu wykazuje wszystkie koszty bezpośrednie i pośrednie związane z wykonywaniem zadań projektu. Wymagany system księgowości analitycznej precyzyjnie wykazujący koszty pośrednie przypadające na projekt

KOSZTY POŚREDNIE (Koszty ogólne jednostki) Obsługa księgowa Koszt pomieszczeń (włączając amortyzacje budynków i aparatury), ogrzewania, energii elektrycznej, ubezpieczeń, usługi pocztowe, telefon Zarządzanie, obsługa administracyjna Zaopatrzenie biurowe Podstawowe wyposażenie (komputer, laptop, oprogramowanie biurowe)

Modele rozliczania kosztów FCF – Full Cost Flat Rate Model Uczestnik projektu wykazuje wszystkie koszty bezpośrednie związane z wykonywaniem zadań projektu. Koszty pośrednie liczone są ryczałtowo jako 20% całości kosztów bezpośrednich (z wyłączeniem usług).

Modele rozliczania kosztów AC – Additional Cost Model Uczestnik wykazuje tylko koszty bezpośrednio i specjalnie (poza bieżącą działalnością) poniesione do celów projektu. Koszty pośrednie liczone są ryczałtowo jako 20% całości tak liczonych kosztów bezpośrednich (z wyłączeniem usług). Komisja zwraca 100% kosztów UWAGA: wyjątek stanowi poz. consortium management, dla której dopuszczalne są koszty związane z bieżącą działalnością.

Modele rozliczania kosztów Model FC-mogą używać wszyscy uczestnicy z wyjątkiem osób fizycznych, które mogą stosować jedynie model AC Model FCF-SMEs,organizacje „non commercial or non-profit” publiczne lub prywatne,organizacje międzynarodowe

Modele rozliczania kosztów Model AC-organizacje „non commercial or non-profit” publiczne lub prywatne,organizacje międzynarodowe Stosowany gdy ze względu na swój system księgowy jednostka nie jest w stanie wykazać pełnych kosztów projektu. Zazwyczaj uczelnie, władze lokalne, agendy rządowe itp.

1 Jednostka1 system księgowy1 model rozliczania kosztów AC  FCF AC  FC FCF  FC

KOSZTY PERSONELU Całość kosztów zatrudnienia (wraz z podatkami, obowiązkowymi ubezpieczeniami i kosztami urlopów) Wlicza się tylko personel merytorycznie związany z realizacją projektu Rozliczany jest tylko koszt czasu pracy poświęconego na cele projektu Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy TIMESHEETS

RODZAJE KOSZTÓW (5.PR) Koszty bezpośrednie: Koszty pośrednie: Personnel (personelu) Durable equipment (sprzęt trwały) Subcontracting (zlecenia) Travel and subsistence (podróże) Consumables (materiały) Computing (obliczenia komputerowe) Intellectual property rights (ochrona własności intelekt.) Other specific costs (inne koszty) Koszty pośrednie: Overheads (narzuty)

zarządzanie konsorcjum Klasyfikacja kosztów Według rodzajów działań, których dotyczą, nie ma ściśle określonych kategorii kosztów (jak w 5.PR) badania wdrożenie szkolenie inne działania zarządzanie konsorcjum

Klasyfikacja kosztów (cd.) Każda instytucja zastosuje własne zasady rachunkowe Komisja wyda zestaw wytycznych finansowych, w których poinformuje uczestników o tym, jak można klasyfikować i wliczać wydatki podlegające refundacji w koszty projektu oraz zaproponuje dobre praktyki finansowe

Kalkulacja wkładu finansowego KE Oszacowanie rzeczywistych kosztów realizacji poszczególnych działań w projekcie Wybór odpowiedniego modelu rozliczania kosztów dla każdego partnera w projekcie Zastosowanie wskaźników wsparcia przez Komisję poszczególnych rodzajów działań Maksymalny wkład finansowy KE zostanie określony w kontrakcie

Zarządzanie konsorcjum(1) Finansowanie wynosi 100%, ale tylko do wysokości 7% wkładu KE. Pozostałe koszty zarządzania będą włączone do typu działalności, którego dotyczą i w odpowiednim procencie przez Komisję finansowane Koszty obligatoryjnie umieszczane w kategorii „zarządzanie” - certyfikat audytora zewn. - competitive calls (Projekty Zintegrowane, Sieci Doskonałości)

Zarządzanie konsorcjum(2) Koszty, które mogą być umieszczone w kategorii „zarządzanie” przygotowanie umowy konsorcjalnej (jeśli obowiązkowa) koordynacja działań merytorycznych ogólne zarządzanie konsorcjum (prawne, administracyjne, finansowe) zarządzanie wiedzą uzyskanie gwarancji finansowych (gwarancje bankowe), jeśli wymagane przez KE inne UWAGA: Uczestnicy rozliczający się w modelu AC mogą umieszczać w kategorii „zarządzanie” koszty pracy personelu stałego

Projekty Zintegrowane Kontrakt i początkowe finansowanie Kontrakt określi maksymalne finansowanie ze strony KE Nie określi rozkładu dofinansowania dla poszczególnych partnerów ani zadań Ogólny opis zadań w projekcie (może być w trakcie modyfikowany) Szczegółowy plan wdrożenia wraz z planem finansowym i kosztorysem uwzględniającym rodzaje działań i uczestników na pierwsze 18 miesięcy Komisja wypłaci zaliczkę :85% oczekiwanego wkładu KE na 18 miesięcy(15,3 miesiąca)

Projekty Zintegrowane Finansowanie Konsorcjum składa po 12 miesiącach: sprawozdanie merytoryczne i finansowe Szczegółowy plan wdrożenia wraz z planem finansowym i kosztorysem uwzględniającym rodzaje działań i uczestników na kolejne 18 miesięcy (powstaje 6-miesięczna „zakładka”)

Projekty Zintegrowane Finansowanie Po przyjęciu sprawozdania finansowego przez KE, kwota zaliczki wypłaconej za miniony okres zostaje rozliczona i zmieniona na płatność przyjętą KE uzupełni zaliczkę tak, by konsorcjum znów dysponowało 85% przewidywanego wkładu Komisji na okres kolejnych 18 miesięcy

Projekty Celowe (STREP)-Finansowanie Kontrakt określi maksymalne finansowanie ze strony KE Określi dokładnie zadania, plan wdrożenia i plan finansowy na cały okres trwania projektu Nie określi rozkładu finansowania dla poszczególnych partnerów ani dla realizacji poszczególnych zadań

Projekty Celowe (STREP)-Finansowanie Komisja ustali, jaki będzie okres rozliczeniowy i ustali zaliczkę w wysokości: 85% wkładu KE na okres rozliczeniowy + 6 miesięcy Konsorcjum składa raport za okres rozliczeniowy. Po zatwierdzeniu przez KE kwota zaliczki zostaje zmieniona na płatność przyjętą Komisja uzupełni zaliczkę tak, by Konsorcjum znowu dysponowało zaliczką w wysokości 85% na poczet kolejnego okresu rozliczeniowego

Sieci Doskonałości (NoE)-GRANT NA INTEGRACJĘ Określona suma na wsparcie wspólnego programu działań (joint programme of activities JPA) Uwzględnia oczekiwany stopień integracji sieci, proponowaną liczbę pracowników biorących udział w sieci, charakterystykę danej dziedziny badań, JPA Każdy konkurs będzie zawierał tabelę z przeliczeniem liczby pracowników naukowych na średni roczny grant przyznawany sieci

NOE – wartość grantu na integrację - PRZYKŁAD 50 badaczy 1 mln EUR/rok 20 tys.EUR/badacza/rok 100 badaczy 2 mln EUR/rok 20 tys.EUR/ badacza/rok 150 badaczy 3 mln EUR/rok 250 badaczy 4 mln EUR/rok 16 tys.EUR/ badacza/rok 500 badaczy 5 mln EUR/rok 10 tys.EUR/ badacza/rok 1000 i więcej badaczy 6 mln EUR/rok 6 tys.EUR/ badacza/rok +dodatkowo 4tys. Eur/rok na doktoranta, max. do 10% grantu na badaczy

NOE – Kto jest badaczem Członek personelu badawczego z co najmniej 4-letnim doświadczeniem w badaniach naukowych lub ze stopniem doktora Jest zatrudniony przez partnera konsorcjum lub pracuje pod jego bezpośrednim zarządzaniem w ramach umowy partnera z pracodawcą badacza Wchodzi w skład zespołu przeznaczonego do realizacji zadań sieci Jest określony z imienia i nazwiska (lista dostępna do kontroli)

NOE - FINANSOWANIE W kontrakcie określony wkład finansowy KE, ale nie rozdział grantu między uczestników sieci i działania Zostanie zastosowany system 18- miesięcznych planów, 12-miesięcznych sprawozdań i 85% zaliczek, jak dla IP

NOE - FINANSOWANIE Grant wypłacany w rocznych ratach uzależniony od: 1) osiągnięcia satysfakcjonujących postępów w trwałej integracji 2) poprzednia rata została wykorzystana na prowadzenie wspólnych działań Zasada zmniejszających się rat rocznych przy zachowaniu całkowitej wielkości grantu w celu przeciwdziałania uzależnieniu się Sieci od finansowania zewnętrznego

Certyfikat audytora(1) Potwierdzenie kosztów poniesionych w projekcie Każdy partner przedstawia certyfikat odnośnie swojej części kosztów Certyfikat audytora przedstawiany będzie KE jednocześnie ze sprawozdaniem finansowym

Certyfikat audytora(2) Audytor zewnętrzny: - niezależny w stosunku do uczestnika projektu - ma kwalifikacje odpowiednie do przeprowadzania audytu zgodnie z 8 Council directive 84/253/EEC z 10.04.1984 Krajowa Izba Biegłych Rewidentów www.fee.be/members/countries.htm

Certyfikat audytora(3) Certyfikat audytora jest obowiązkowy Dla projektów o długości do 24 mies. na koniec projektu i obejmuje cały okres trwania projektu (DO NEGOCJACJI) Dla projektów dłuższych niż 24 mies. na koniec pierwszego roku i na koniec projektu (DO NEGOCJACJI) Dla Projektów Zintegrowanych i Sieci Doskonałości co 12 miesięcy

Certyfikat audytora(4) Certyfikat audytora potwierdza, że koszty wykazane w sprawozdaniu finansowym są: Rzeczywiste Określone zgodnie ze stosowanymi przez uczestnika zasadami księgowymi Poniesione w czasie trwania projektu (o ile kontrakt nie określa inaczej) Odnotowane w księgach rachunkowych uczestnika Nie zawierają cła, podatków pośrednich (VAT), kosztów poniesionych w związku z innym projektem UE Wykazane zgodnie ze stosowanym przez uczestnika modelem rozliczania kosztów

Certyfikat audytora(5) Sprawdzenie jakości informacji zawartych w sprawozdaniu finansowym Certyfikat nie będzie odzwierciedlać zasadności dokonania takich, a nie innych wydatków ani gospodarności w zarządzaniu zasobami

Certyfikat audytora(6) Koszt uzyskania certyfikatu będzie zwrócony przez KE w 100% (zarządzanie konsorcjum) Komisja zachowuje prawo do przeprowadzania audytów finansowych w każdym momencie w trakcie trwania projektu i 5 lat po jego zakończeniu

Cło Polskie przepisy prawne Towary przywożone w ramach Programów Ramowych UE są zwolnione od cła na mocy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2001 „Przywóz towarów z zagranicy jest zwolniony od cła, jeśli przedmiotem przywozu są:towary przywożone w ramach Ramowego Programu Badań, Rozwoju Technicznego i Prezentacji Unii Europejskiej oraz innych programów naukowo-badawczych Unii Europejskiej...”

Podatek VAT(1) Polskie przepisy prawne Zwrot podatku VAT przysługuje podatnikom dokonującym zakupu towarów i usług lub importu towarów, finansowanego ze środków Programów Ramowych Unii Europejskiej oraz innych programów naukowo-badawczych Unii Europejskiej. (Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002r.) Z podatku VAT zwolniony jest import towarów zwolnionych od cła. (Ustawa o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym)

Podatek VAT (2) Polskie przepisy prawne Zwrot podatku przysługuje podatnikom, którzy spełniają następujące warunki: 1. Złożyli zgłoszenie rejestracyjne i posiadają numer identyfikacji podatkowej 2. Prowadzą ewidencję zawierającą dane niezbędne do określenia kwoty zwrotu podatku 3. Gromadzą środki o których mowa na wyodrębnionym rachunku bankowym i dokonują zakupów z tego rachunku 4. W całości zapłacili należność obejmującą podatek naliczony z tytułu dokonanych zakupów towarów i usług oraz posiadają oryginał faktury 5. Posiadają zaświadczenie, że zakup sfinansowany został ze środków Unii Europejskiej. Zaświadczenie wydaje Komitet Integracji Europejskiej 6. Złożą wniosek o zwrot podatku VAT

Podatek VAT (3) Polskie przepisy prawne Stawka 0% VAT na usługi stosuje się do świadczenia usług nabywanych za środki finansowe przekazane polskim podmiotom na sfinansowanie programów naukowo-badawczych realizowanych przez te jednostki ze środków Programów Ramowych Unii Europejskiej oraz innych programów naukowo-badawczych Unii Europejskiej, jeśli zawarta została pisemna umowa o świadczenie tych usług, zarejestrowana przez Komitet Integracji Europejskiej (Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002r.)