Praktyczne aspekty zarządzania dokumentacją elektroniczną w nowoczesnym urzędzie. Na podstawie doświadczeń Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie Kraków, 4 lutego 2014 r.

Wdrożenie – cel, założenia Pojęcia systemu „EZD” nie należy ograniczać wyłącznie do nazwy systemu teleinformatycznego. Wdrożenie systemu „EZD” to żmudny proces, w którym zmieniają się sposób organizacji pracy w jednostce, procedury postępowania z dokumentacją oraz wprowadzone są w życie stosowne dokumenty i zarządzenia. W takim kontekście, organizacyjnym, nie tylko technicznym, trzeba mówić o wdrożeniu systemu „EZD” jako sposobie dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.

Dlaczego wdrażamy systemy Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją? ponieważ prawo już nie przeszkadza, nowa IK ale nie tylko; ponieważ EZD to praca u podstaw, fundament e-administracji; bo systemy EZD przynoszą korzyści i oszczędności dla organizacji.

Celami strategicznymi wdrożenia systemu EZD są: usprawnienie funkcjonowania i procesów zarządzania w administracji. podniesienie jakości obsługi obywateli i klientów administracji; wyposażenie administracji w nowoczesne narzędzie i procedury umożliwiające dostosowanie urzędu do nowoczesnych wymagań i trendów w zakresie elektronicznej komunikacji; Główne cele wdrożenia to: transparentność z punktu widzenia klienta oraz kadry kierowniczej; oszczędność czasu i środków finansowych (redukcja dokumentu papierowego, wysyłka via ePUAP, redukcja czynności archiwizacyjnych); uporządkowanie i elektronizacja procedur; umożliwienie elektronicznej komunikacji z klientami administracji; wdrożenie, a następnie utrzymanie i rozwój EZD PUW w jednostce jako podstawowego systemu do załatwiania i rozstrzygania spraw w postaci elektronicznej, zintegrowanego z platformą ePUAP.

Założenia wdrożenia: System EZD opracowany i rozwijany przez PUW, wdrażany w jednostce, funkcjonujący w innych urzędach administracji rządowej będzie systemem jednolitym. System EZD będzie wdrażany w jednostce przez Zespół, koordynatorów oraz pracowników przy wsparciu Zespołu z jednostki wdrażającej. Opracowane i wdrożone procedury będą obowiązywały wszystkich pracowników jednostki. Wdrożenie systemu EZD nie gwarantuje sukcesu, jeśli jednostka nie będzie konsekwentnie z niego korzystać – np. realizować procesy obiegu dokumentów także poza systemem. Jeśli choć jedna osoba nie będzie stosować obowiązujących procedur (a bywa, że jest nią sam kierownik), sensowność całego rozwiązania stanie pod znakiem zapytania. Wszystkie dokumenty w systemie będą dekretowane elektronicznie.

Statystyki okresu pilotażowego w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie: Korespondencja przychodząca: 117354 przesyłek Pisma w składzie chronologicznym: ponad 35000 (ok. 5 mb.) Korespondencja wychodząca: 22968 przesyłek Liczba wdrożonych stanowisk EZD: 1000 stanowisk Liczba dokumentów podpisanych podpisem elektronicznym: 29306 Liczba założonych spraw: 21197 Liczba dokumentów przesyłanych przez ePUAP: 4442 Liczba dokumentów w rejestrze pism wewnętrznych: 8679

Gdzie pojawiły się największe problemy? Uzgodnienie nowych, jednolitych procedur funkcjonowania – zmiana dotychczasowego myślenia o dokumentacji i sprawach. Zmiana dotychczasowych przyzwyczajeń pracowników – gromadzenie dokumentacji. Interpretacja wyrażenia „pisemne załatwienie”. Tak trudno zrezygnować z papieru. Dlaczego nie mogę założyć sobie sprawy na wszystko? Dlaczego nie zawsze jest pełny skan dokumentu przychodzącego? Składy chronologiczne i konieczność wypożyczania dokumentów. Czy ja muszę drukować koperty? Jeśli tak, to chcę drukować i ZPO.

Przygotowanie procedur wewnętrznych uszczegóławiających proces zarządzania dokumentacją w podmiocie z uwzględnieniem m.in.: Procesów „obiegu dokumentacji” (w postaci papierowej i elektronicznej) – w postaci opisów lub schematów, Zasad funkcjonowania punktów kancelaryjnych, Zasad funkcjonowania i obsługi składu chronologicznego, Postępowania w trakcie awarii (systemu, serwerów, prądu itp.), kto dzieli dokumenty na dot. spraw papierowych i elektronicznych, Zasady obiegu korespondencji wewnętrznej, drukowanie naturalnych dokumentów elektronicznych, które wpływają do urzędu, utworzenie składu informatycznych nośników danych (§ 47 ust. 1 pkt 2 IK) uwierzytelnianie podpisów na wydrukowanych dokumentach elektronicznych (§ 47 ust. 4 IK), wykonanie wydruku UPO (§ 47 ust. 5 IK).

Zagadnienia problematyczne podczas wdrażania systemu EZD: Po co wdrażać EZD skoro w zdecydowanej większości przypadków dokumenty wszczynające i załatwiające sprawę w urzędzie są w postaci papierowej ? sposób załatwiania spraw w urzędzie nie jest zależny od drogi wpływu dokumentu do urzędu oraz sposobu, w jaki doręcza się stronie/klientowi pismo załatwiające sprawę, w urzędach, w których system EZD jest wspierającym, akceptowanie dokumentów może odbywać się na postaci elektronicznej (czyli ich przygotowywanie, wprowadzone zmiany). Po uzgodnieniu ostatecznej treści dokumentu do podpisu odręcznego trafia już ostateczna wersja dokumentu. § 58 ust. 3. Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić: w postaci papierowej albo w postaci elektronicznej. dekretacja w systemie EZD wszystkich dokumentów zapobiega „przetrzymywaniu” dokumentów i wpływa na sprawne przekazywanie ich na stanowiska pracy właściwe do ich załatwienia, system EZD umożliwia generowanie różnych raportów m.in. dot. bieżącego stanu załatwiania spraw, w tym spraw, które są „przeterminowane”.

Czy w związku z funkcjonowaniem składu chronologicznego należy drukować wpływające do jednostki naturalne dokumenty elektroniczne? W systemie EZD nie drukuje się dokumentów elektronicznych, w tym wiadomości poczty elektronicznej. Przez jaki okres należy przechowywać w składzie chronologicznym dokumenty w pełni odwzorowane cyfrowo w systemie EZD? Nie ma aktualnie przepisów umożliwiających brakowanie dokumentu papierowego po wykonaniu jego pełnego odwzorowania cyfrowego. Co konkretnie należy zrobić w przypadku gdy strona nie odbierze decyzji w postaci elektronicznej? Jak stanowi art. 46 §3 kodeksu postępowania administracyjnego trzeba wysłać „w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego”. Czy oznacza to że nieodebraną elektroniczną decyzję trzeba wydrukować i podpisać wydruk „za zgodność” z decyzją elektroniczną? Jak doręczać elektronicznie pisma do innych urzędów administracji publicznej? Art. 46 § 6. KPA Doręczenie dokumentu w formie dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego w rozumieniu przepisów ustawy, o której mowa w § 4 pkt 3, następuje przez elektroniczną skrzynkę podawczą tego podmiotu, w sposób określony w tej ustawie.

Wnioski z pilotażu oraz dotychczasowego wdrożenia: System EZD PUW pozwala na sprawne funkcjonowanie urzędu. Wielkość urzędu nie pozostaje bez znaczenia i ma bezpośredni wpływ na funkcjonalności systemu. Rozwój systemu usprawnia pracę i wpływa na postrzeganie go jako przyjazny i profesjonalny system zarządzania dokumentacją. Szkolenia bieżące – podstawa dobrego działania systemu oraz organizacji. Konieczne jest wsparcie przez wszystkie zespoły wdrażające, Podlaskiego zespołu EZD.

Dziękuję za uwagę Monika Mroczko Biuro Informatyki Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie mmro@malopolska.uw.gov.pl