BIURO OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH Temat: ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW W SPRAWIE ORGANIZACJI I FUNKCJONOWANIA KANCELARII TAJNYCH

ZAGADNIENIA: podstawowe przepisy ustawowe dotyczące organizacji kancelarii tajnych, struktura organizacyjna kancelarii tajnych, podstawowe zadania kierownika kancelarii, zakres i warunki stosowania środków ochrony fizycznej, z uwzględnieniem klauzul tajności dokumentów przechowywanych przez kancelarię, rejestry, dzienniki książki i inne ewidencje prowadzone przez kancelarię, tryb obiegu informacji niejawnych, ważniejsze zmiany w zarządzeniu Ministra Obrony Narodowej.

PRZEPISY USTAWOWE Obowiązek utworzenia kancelarii tajnej w jednostce organizacyjnej, w której są wytwarzane, przetwarzane, przekazywane lub przechowywane informacje niejawne oznaczone klauzulą „poufne” lub stanowiące tajemnicę państwową.

W przypadku uzasadnionym względami organizacyjnymi kierownik jednostki organizacyjnej może utworzyć więcej niż jedną kancelarię tajną.

Kancelaria - wyodrębniona komórka jednostki organizacyjnej odpowiedzialna za właściwe rejestrowanie przechowywanie, obieg i wydawanie dokumentów niejawnych uprawnionym osobom - podległa bezpośrednio pełnomocnikowi ochrony.

Kancelaria tajna powinna: być zorganizowana w odrębnym pomieszczeniu, zabezpieczona zgodnie z przepisami o środkach ochrony fizycznej, obsługiwana przez pracowników pionu ochrony.

Dokumenty niejawne o różnych klauzulach tajności przechowywane w kancelarii powinny być od siebie fizycznie oddzielone i obsługiwane przez osobę posiadającą poświadczenie bezpieczeństwa odpowiednie do najwyższej klauzuli tajności dokumentów.

Dokumenty niejawne zawierające informacje stanowiące tajemnicę państwową mogą być wydane poza kancelarię jedynie wtedy gdy odbiorca zapewnia warunki ochrony tych dokumentów przed nieuprawnionym ujawnieniem. W razie wątpliwości, dokument może być udostępniony wyłącznie w kancelarii tajnej.

Delegacja dla Rady Ministrów do określenia w drodze rozporządzenia wymagań w zakresie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych. Delegacja dla Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, Spraw Zagranicznych, Finansów, Sprawiedliwości, Prezesa NBP, Prezesa NIK, Szefów Kancelarii: Prezydenta RP, Sejmu, Senatu, Rady Ministrów, Szefa ABW, Szefa AW, Komendanta Głównego Policji, Komendanta Głównego Straży Granicznej, Szefa BOR, Prezesa IPN, Ministra Obrony Narodowej do określenia w drodze zarządzenia szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych.

podstawowe zadania kierownika kancelarii, Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych określa: strukturę organizacyjną kancelarii tajnych, podstawowe zadania kierownika kancelarii, środki ochrony fizycznej, z uwzględnieniem klauzul tajności materiałów przechowywanych w kancelarii, tryb obiegu informacji niejawnych, wzór karty zapoznania się z dokumentem. Postanowienia zawarte w ppkt 1-4 nie dotyczą jednostek organizacyjnych organów wymienionych w art. 53 ust. 2 i 3 ustawy.

Kancelarię tajną tworzy kierownik jednostki organizacyjnej. Kancelaria tajna, ze względów organizacyjnych, może mieć swoje oddziały. Oddziały funkcjonują zgodnie z zasadami i na warunkach przewidzianych dla kancelarii tajnej.

Kancelarią kieruje kierownik kancelarii, wyznaczony przez kierownika jednostki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika ochrony. Oddziałem kancelarii kieruje wyznaczony przez pełnomocnika ochrony pracownik pionu ochrony.

Podstawowe obowiązki kierownika kancelarii: - bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów, - udostępnianie lub wydawanie dokumentów osobom do tego uprawnionym, - egzekwowanie zwrotu dokumentów, - kontrola przestrzegania właściwego oznaczania i rejestrowania dokumentów w kancelarii tajnej oraz jednostce organizacyjnej, - prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami, - nadzór nad pracą oddziałów kancelarii, - wykonywanie poleceń pełnomocnika ochrony.

W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy. Protokół sporządza się w obecności zdającego obowiązki, osoby przyjmującej obowiązki kierownika oraz pełnomocnika ochrony. Protokół sporządza się w 2 egzemplarzach, z których jeden przechowywany jest w kancelarii tajnej, a drugi u pełnomocnika ochrony.

W przypadku nieobecności kierownika kancelarii jego obowiązki przejmuje upoważniony pracownik kancelarii. W razie braku stałego pracownika, kancelarię przejmuje protokolarnie inny pracownik pionu ochrony lub osoba wyznaczona przez kierownika jednostki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika ochrony.

Kancelaria powinna spełniać następujące wymagania: - być zlokalizowana w strefie bezpieczeństwa, - ściany i stropy pomieszczeń kancelarii powinny być wykonane z materiałów niepalnych, spełniających wymagania w zakresie klasy odporności pożarowej oraz nośności granicznej odpowiadającej co najmniej konstrukcji murowanej z cegły pełnej o grubości 250 mm,

- drzwi do kancelarii wyposażone w zamek drzwiowy wielopunktowy powinny spełniać co najmniej wymagania, o których mowa w Polskiej Normie PN-90/B-92270. W przypadku gdy w kancelarii będą przechowywane dokumenty lub materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, drzwi należy wyposażyć w zamek drzwiowy dodatkowy, o którym mowa w Polskiej Normie PN-90/B-92270,

Okna kancelarii w pomieszczeniach o architekturze umożliwiającej dostęp do nich, w szczególności gdy dolna krawędź okna znajduje się na wysokości poniżej 5 m od poziomu otaczającego terenu lub górna krawędź 3 od poziomu dachu - powinny być zabezpieczone stalowymi kratami zewnętrznymi lub wewnętrznymi z prętów o przekroju co najmniej 16 mm, o oczkach nie większych niż 150 mm na 150 mm. Dopuszcza się inne zabezpieczenia posiadające odporność na włamanie nie mniejszą niż krata. Kraty mogą być rozsuwane lub otwierane pod warunkiem ich zabezpieczenia co najmniej jedną kłódką klasy 5 według Polskiej Normy PN-EN-12320.

W przypadku innego usytuowania okien niż opisany powyżej, okna zabezpiecza się siatką wykonaną z drutu stalowego lub innego materiału o podobnych właściwościach, o grubości nie mniejszej niż 2 mm, o oczkach nie większych niż 20 mm na 20 mm lub innym zabezpieczeniem posiadającym odporność na włamanie nie mniejszą niż siatka. Okna powinny być zabezpieczone przed obserwacją z zewnątrz.

W pomieszczeniach kancelarii, w których są przechowywane dokumenty zawierające informacje stanowiące tajemnicę państwową powinny być ponadto instalowane - system sygnalizacji pożarowej, system sygnalizacji włamania i napadu oraz system nadzoru wizyjnego wraz z rejestracją obrazu, wyłącznie do obserwacji wejścia do pomieszczeń kancelarii - w przypadku przechowywania w kancelarii dokumentów oznaczonych klauzulą „ściśle tajne”. Instalowane systemy i urządzenia alarmowe powinny odpowiadać co najmniej klasie SA3 według Polskiej Normy PN-93E-08390/14.

W pomieszczeniach kancelarii można wydzielić miejsce, w którym osoby upoważnione mogą zapoznawać się z dokumentami - czytelnię. Powinna być ona zorganizowana w sposób umożliwiający stały nadzór ze strony pracowników kancelarii. W czytelni zabrania się instalowania systemu nadzoru wizyjnego.

W zależności od klauzuli dokumenty niejawne przechowuje się w: - „poufne” - w szafach stalowych klasy A, - „tajne” - w szafach stalowych klasy B, - „ściśle tajne” - w szafach stalowych klasy C.

Dokumenty lub materiały mogą być przechowywane poza szafami stalowymi w znajdujących się w kancelarii pomieszczeniach spełniających następujące wymagania w zależności od nadanej tym materiałom klauzuli tajności: - „poufne” - odpowiadające co najmniej klasie 0 odporności na włamanie według PN-EN 1143-1, - „tajne” - odpowiadające co najmniej klasie I odporności na włamanie według PN-EN 1143-1, - „ściśle tajne” - odpowiadające co najmniej klasie I odporności na włamanie według PN-EN 1143-1. Drzwi do pomieszczeń zabezpiecza się dodatkowo odpowiednim zamkiem szyfrowym.

Dokumenty i materiały oznaczone różnymi klauzulami tajności należy przechowywać w odrębnych pomieszczeniach lub szafach. Można przechowywać razem jeżeli wchodzą one w skład zbioru dokumentów.

Dokumenty oznaczone różnymi klauzulami tajności można przechowywać w jednej szafie lub pomieszczeniu pod warunkiem ich fizycznego oddzielenia w sposób umożliwiający osobne zamknięcie. W takim przypadku szafa lub pomieszczenie musi spełniać standardy określone dla najwyższej klauzuli tajności przechowywanych w nim materiałów.

Dokumenty niejawne mogą być przechowywane poza pomieszczeniami kancelarii za pisemną zgodą kierownika jednostki organizacyjnej lub upoważnionej przez niego osoby, pod warunkiem spełnienia wymogów bezpieczeństwa odpowiednich do ich klauzuli tajności, na czas niezbędny do realizacji zadań związanych z dostępem do tych dokumentów.

Zasady i sposób zdawania, przechowywania i wydawania kluczy oraz ich duplikatów do pomieszczeń oraz szaf kancelarii, a także zasady ustalania, zmiany i deponowania haseł lub szyfrów, w przypadku stosowania zamków szyfrowych, określa plan ochrony informacji niejawnych.

Kancelaria prowadzi następujące rejestry: - rejestr dzienników, książek ewidencyjnych i teczek, - dziennik korespondencyjny, - dziennik ewidencji wykonanych dokumentów, oznaczonych klauzulą „ściśle tajne”, „tajne” i „poufne”, - karty zapoznania się z dokumentem zawierającym tajemnicę państwową, - książkę doręczeń przesyłek miejscowych, - wykaz przesyłek nadanych.

DZIENNIK KORESPONDENCYJNY

KARTA ZAPOZNANIA SIĘ Z DOKUMENTEM

W uzasadnionych organizacją ochrony informacji niejawnych przypadkach, kancelaria może prowadzić inne rejestry, w tym rejestry odrębne dla dokumentów oznaczonych różnymi klauzulami tajności

Za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej, w kancelarii mogą być przyjmowane, rejestrowane, przechowywane i wysyłane dokumenty oznaczone klauzulą „zastrzeżone”.

Przyjmując przesyłkę sprawdza: Kierownik lub pracownik kancelarii przyjmuje otrzymane przesyłki lub dokumenty za pokwitowaniem w wykazie przesyłek lub książce doręczeń przesyłek miejscowych. Przyjmując przesyłkę sprawdza: - prawidłowość adresu, - całość pieczęci i opakowania, - zgodność odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki nadawcy, - zgodność numeru na przesyłce z numerem w wykazie lub książce doręczeń

W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej otwierania kierownik kancelarii wraz z doręczającym sporządzają protokół uszkodzenia, którego jeden egzemplarz przekazuje się nadawcy, a drugi pełnomocnikowi ochrony w jednostce organizacyjnej odbiorcy. Jeżeli w obieg przesyłki uczestniczył przewoźnik, kolejny egzemplarz protokołu przekazuje się także jemu.

Po otwarciu przesyłki kierownik kancelarii sprawdza czy : - zawartość przesyłki odpowiada wyszczególnionym na niej numerom, - liczba załączników i stron jest zgodna z liczbą oznaczoną na poszczególnych dokumentach. W przypadku nieprawidłowości kierownik kancelarii sporządza w 2 egzemplarzach protokół otwarcia przesyłki zawierający opis nieprawidłowości. Jeden egzemplarz protokołu przesyła do kancelarii nadawcy. Fakt sporządzenia protokołu wpisuje w dzienniku korespondencyjnym w rubryce informacje uzupełniające/uwagi.

Przyjęte dokumenty kierownik kancelarii rejestruje w odpowiednim dzienniku lub rejestrze oraz odciska na nich pieczęć i datę wpływu do jednostki organizacyjnej. Dla każdego dokumentu zawierającego informacje stanowiące tajemnicę państwową , z chwilą zarejestrowania zakłada się kartę zapoznania z dokumentem. Do zbioru dokumentów załącza się jedną kartę zapoznania z dokumentem.

Zarejestrowane dokumenty kierownik kancelarii przekazuje albo udostępnia adresatowi lub upoważnionej osobie za pokwitowaniem. Przesyłki pilne, telegramy i szyfrogramy kancelaria doręcza adresatom bezzwłocznie. Przy kwitowaniu odbioru przesyłek wpisuje się godzinę doręczenia.

Kancelaria nie otwiera przesyłek oznaczonych napisem “do rąk własnych”. Przesyłkę przekazuje się adresatowi, a w razie jego nieobecności osobie przez niego upoważnionej do odbioru.

Przesyłkę oznaczoną „do rąk własnych” rejestruje się wpisując w dzienniku nadawcę, numer i datę wpływu dokumentu,; w rubryce „informacje/uwagi uzupełniające” odnotowuje się, że że przesyłka była zaadresowana „do rąk własnych”. Na opakowaniu przesyłek wpisuje się datę wpływu, pozycję i numer, pod którą zarejestrowano przesyłkę.

Po zwrocie przesyłki oznaczonej adnotacją “do rąk własnych”, kirownik kancelarii uzupełnia brakujące wpisy w dzienniku korespondencyjnym. Jeżeli adresat podjął decyzję o przechowywaniu przesyłki w kancelarii w stanie zamkniętym, kierownik kancelarii uzupełnia dane w dzienniku przy udziale dresata. Przesyłka jest przechowywana w formie opieczętowanego pakietu, a fakt ten podlega odnotowaniu w rubryce informacje uzupełniające/uwagi.

Dokumenty, materiały, zbiory materiałów ostatecznie zakończonych spraw przechowuje się w kancelarii tajnej przez okres 2 lat, a po upływie tego czasu przekazuje do archiwum zakładowego lub składnicy akt spełniających warunki bezpieczeństwa odpowiednie dla danej klauzuli tajności. Jeżeli jednostka organizacyjna nie dysponuje archiwum zakładowym lub składnicą akt, dokumenty są przechowywane w kancelarii lub innym pomieszczeniu zapewniającym ich ochronę, odpowiednio do przyznanej klauzuli tajności.

Pomieszczenia kancelarii utworzone przed wejściem w życie rozporządzenia należy przystosować do określonych w nim wymagań w terminie 3 lat od dnia wejścia rozporządzenia w życie.

Dzienniki, księgi, rejestry wprowadzone rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 9 lutego 1999 r. w sprawie organizacji kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 18, poz. 156 z późn. zm.) stosuje się do 31 grudnia 2005 r.

PYTANIA !