Szkolenie INTERREG V-A Republika czeska - polska dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów Interreg V-A Republika Czeska – Polska 25 kwietnia 2017 r., Bielsko-Biała

Zmiany w projekcie W trakcie realizacji projektu należy postępować zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem projektowym oraz innymi warunkami określonymi w Decyzji/Umowie, nie mniej jednak może zaistnieć konieczność wprowadzenia zmian. W takim przypadku należy zgodnie z procedurami określonymi w Podręczniku Beneficjenta bezzwłocznie zgłosić zaistniałą sytuację oraz złożyć wniosek o zmianę w projekcie; Zmiany w budżecie - każdy Partner ma prawo do naniesienia maksymalnie dwóch zmian w trakcie całego okresu realizacji projektu (przesunięcia między budżetami partnerów - liczona zmiana jest dla każdego z Partnerów);

Zmiany w projekcie - terminy Wniosek o zmianę projektu należy złożyć, zanim wejdzie ona w życie z wystarczającym wyprzedzeniem, niezbędnym do jej administracji; W przypadku zmian, które wymagają zmiany Umowy/Decyzji, Wspólny Sekretariat ma prawo odrzucenia zmiany, jeżeli nie zostanie ona zgłoszona co najmniej 30 dni przed końcem realizacji projektu; Jeżeli zmiana wymaga zatwierdzenia przez Komitet Monitorujący, musi ona zostać zgłoszona co najmniej 4 tygodnie przed terminem posiedzenia Komitetu Monitorującego;

Rodzaje zmian zmiany nieistotne zmiany istotne W zależności od stopnia wpływu danej zmiany na realizację celów projektu i na informacje zawarte w Decyzji/Umowie rozróżnia się 2 podstawowe grupy zmian: zmiany nieistotne zmiany istotne

Zmiany składane do kontrolera: Zmiany nieistotne - Kontroler Zmiany składane do kontrolera: zmiana rachunku bankowego do przyjmowania środków, zmiana przedstawicieli statutowych, zmiana nazwy Partnera, formy prawnej, struktury jego własności, zmiana głównych planowanych osiągnięć projektu, tzw. kamieni milowych (przesunięcie w czasie w stosunku do planu podanego we wniosku projektowym), brak realizacji lub zmiany w realizacji działań towarzyszących projektu (działania towarzyszące to takie, które nie mają bezpośredniego związku z realizacją celów projektu lub realizacją odpowiedniego poziomu współpracy transgranicznej),

Zmiany nieistotne - Kontroler c.d. zmiany w planowanym przydzielaniu zamówień publicznych (zmiany: terminów, zakresu, typu przetargu, łącznej liczby przetargów w projekcie), zmiany w pozycjach budżetu w ramach jednej linii budżetowej, jeżeli nie są one wywołane przez zmiany w działaniach projektu, drobne zmiany w technologii, które nie mają wpływu na cele projektu.

Procedura zgłaszania i administrowania zmian: Zmiany nieistotne - kontroler Procedura zgłaszania i administrowania zmian: zmianę składa właściwy Partner projektu do swojego Kontrolera, w formie wypełnionej zakładki „Wniosek o zmianę” w systemie MS2014+, Kontroler zatwierdza zmianę, ale w przypadku wątpliwości może zażądać dodatkowych dokumentów czy informacji Jeżeli zmiana dotyczy : zmiany rachunku bankowego, przedstawicieli statutowych i nazwy Partnera wprowadza zgłoszoną zmianę do MS2014+ Informuje o wprowadzonej zmianie WS i IZ za pomocą wewnętrznej depeszy

Procedura zgłaszania i administrowania zmian Zmiany nieistotne - kontroler Procedura zgłaszania i administrowania zmian zmiany w pozycjach budżetu w ramach jednej linii budżetowej Kontroler ocenia zmianę w kontekście realizowanych działań i celów projektu i jeżeli uzna, że są one konieczne dla realizacji projektu – zatwierdza wykaz wydatków ( wraz z ewentualnie przekroczoną podlinią budżetu).

Zmiany składane do Wspólnego Sekretariatu: Zmiany nieistotne - WS Zmiany składane do Wspólnego Sekretariatu: przesunięcie środków między liniami budżetowymi poniżej 500 EUR, przesunięcie środków między liniami budżetowymi powyżej 500 EUR, maksymalnie do wysokości 15% pierwotnej wartości (na poziomie całego projektu), gdy nie wpływa to na główne ukierunkowanie projektu, całkowitą wartość budżetu projektu ani na role Partnerów w projekcie, przesunięcie środków pomiędzy budżetami poszczególnych Partnerów do wysokości 5% całkowitych wydatków kwalifikowalnych każdego spośród Partnerów projektu, maksymalnie jednak do wysokości 20 000 EUR, jeżeli przesunięcie to nie ma wpływu na spełnienie warunków, na jakich projekt zatwierdzono (w szczególności kryterium wspólnego finansowania) i jednocześnie w jego wyniku nie nastąpi zmiana roli Partnera w projekcie, zmiana okresów monitorowania z wyjątkiem okresu końcowego, roboty dodatkowe,

Procedura zgłaszania i administrowania zmian Zmiany nieistotne - WS Procedura zgłaszania i administrowania zmian zmianę składa Główny Beneficjent/Partner Wiodący do Wspólnego Sekretariatu za pomocą systemu MS2014+ bez względu na to, którego partnera ta zmiana dotyczy, WS składa przez MS2014+ do odpowiedniego Kontrolera wniosek o zaopiniowanie zmiany.

Procedura zgłaszania i administrowania zmian Zmiany nieistotne - WS Procedura zgłaszania i administrowania zmian WS rozpatruje złożony wniosek zatwierdza odrzuca Przekazuje informacje Głównemu Beneficjentowi - WS prowadza do systemu - informuje Kontrolerów zaktualizowane dane o odrzuceniu wniosku - informuje IZ oraz Kontrolerów o zmianę zajmujących się projektem

Zmiany zatwierdzane przez Instytucje Zarządzającą: Zmiany istotne - IZ W przypadku tej kategorii zmian należy dokonać zmiany Decyzji/Umowy (z wyjątkiem zmiany porozumienia o współpracy) Zmiany zatwierdzane przez Instytucje Zarządzającą: wydłużenie okresu realizacji projektu, przesunięcie środków między liniami budżetowymi powyżej 15 % pierwotnej wartości (na poziomie całego projektu) tj. ponad 500 EUR. Zmiana ta nie może wpływać na główne ukierunkowanie projektu, całkowitą wartość budżetu projektu ani na role Partnerów w projekcie, przesunięcie środków między budżetami poszczególnych Partnerów o ponad 5% całkowitych wydatków kwalifikowalnych każdego spośród Partnerów projektu, jednak maksymalnie do wysokości 20 000 EUR. Przesunięcie to nie może mieć wpływu na spełnienie warunków, na jakich projekt zatwierdzono (w szczególności kryterium wspólnego finansowania) i jednocześnie w jego wyniku nie nastąpi zmiana roli Partnera w projekcie

Zmiany zatwierdzane przez Instytucje Zarządzającą: Zmiany istotne - IZ Zmiany zatwierdzane przez Instytucje Zarządzającą: zmiany działań projektu, jeżeli nie ma to wpływu na cele projektu/przeznaczenie dofinansowania (z wyjątkiem przypadków wymienionych w rozdz. 4.1.1 PB – zmiany nieistotne), zmiana porozumienia o współpracy, zawartego między Partnerami projektu (zmiana ta w odróżnieniu od powyższych zmian nie wymaga zmiany Decyzji/Umowy), zmiana we wskaźnikach projektu.

Procedura zgłaszania i administrowania ww. zmian: Zmiany istotne - IZ Procedura zgłaszania i administrowania ww. zmian: zmianę składa Główny Beneficjent/Partner Wiodący do Wspólnego Sekretariatu za pomocą systemu bez względu na to, którego partnera ta zmiana dotyczy WS sprawdza złożony wniosek o zmianę zarówno pod kątem kompletności dokumentów, jak i pod względem merytorycznym w przypadku zmian działań projektu WS sprawdza również wniosek pod względem pomocy publicznej jeżeli dokumenty nie są kompletne, WS ma prawo zwrócić się do Głównego Beneficjenta z wnioskiem o ich uzupełnienie

Procedura zgłaszania i administrowania ww. zmian: Zmiany istotne - IZ Procedura zgłaszania i administrowania ww. zmian: WS składa przez system MS2014+ do odpowiedniego Kontrolera wniosek o merytoryczne zaopiniowanie zmiany WS przekazuje zmianę wraz ze swoim stanowiskiem do IZ WS opiniuje również czy zmiana w projekcie będzie miała wpływ na współpracę i wpływ transgraniczny IZ podejmuje ostateczną decyzję

Decyzja Instytucji Zarządzającej Zmiany istotne - IZ Decyzja Instytucji Zarządzającej pozytywna decyzja negatywna decyzja - WS przygotowuje dokumenty - jest ostateczna i nie ma możliwości - wprowadza zmiany do systemu odwołania się od decyzji IZ - informuje wszystkich Kontrolerów - WS informuje Głównego Beneficjenta zajmujących się projektem - informuje wszystkich Kontrolerów zajmujących się projektem WS może również stwierdzić, że zmiana projektu podlega zatwierdzeniu przez KM. W takim przypadku IZ podejmuje decyzję w sprawie dalszej procedury.

Zmiany zatwierdzane przez Komitet Monitorujący: Zmiany istotne - KM Zmiany zatwierdzane przez Komitet Monitorujący: zwiększenie wartości dofinansowania z EFRR (na poziomie projektu), zwiększenie wartości dofinansowania wynosić może maks. 30% pierwotnie przyznanej kwoty podanej w Decyzji/Umowie, zmiany działań projektu, które wpłyną na cele projektu/przeznaczenie dofinansowania projektu, przesunięcie środków między budżetami poszczególnych Partnerów o ponad 20 000 EUR, zmiana lokalizacji projektu, zmiana roli Partnera zagranicznego w projekcie, inne poważne zmiany wpływające na cele projektu,

Procedura zgłaszania i administrowania zmian: Zmiany istotne - KM Procedura zgłaszania i administrowania zmian: zmianę składa Główny Beneficjent/Partner Wiodący do Wspólnego Sekretariatu za pomocą systemu MS2014+, bez względu na to którego partnera ta zmiana dotyczy WS przygotowuje opinię nt. zmiany, w tym również informację czy zmiana, w projekcie będzie miała wpływ na współpracę i wpływ transgraniczny. W razie potrzeby może zwrócić się do Kontrolera o opinię wnioskowanej zmiany WS może zwrócić się o opinie do ekspertów mianowanych do oceny projektów, w celu zweryfikowania czy wnioskowana zmiana nie ma zasadniczego wpływu na pierwotna ocenę Członkowie KM zostają poinformowani o opinii ekspertów

Decyzja Członków Komitetu Monitorującego Zmiany istotne - KM Decyzja Członków Komitetu Monitorującego pozytywna decyzja negatywna decyzja - WS przygotowuje dokumenty - jest ostateczna i nie ma możliwości - wprowadza zmiany do systemu odwołania się od decyzji KM - informuje wszystkich Kontrolerów - WS informuje Głównego Beneficjenta zajmujących się projektem - informuje wszystkich Kontrolerów zajmujących się projektem

Podmiot Regionalny/Regionalny Punkt Kontaktowy Dziękuję za uwagę Podmiot Regionalny/Regionalny Punkt Kontaktowy w Bielsku-Białej rpk@slaskie.pl tel. 33 48 53 283