EKONOMIKA LOGISTYKI

Znaczenie dokumentacji Dla prawidłowego zarządzania materiałami w magazynie stosujemy odpowiednią dokumentację odnośnie ich przepływu. Stosowanie właściwej dokumentacji pozwala nam prowadzić ewidencję, oraz dostarcza wiadomości o poszczególnych rodzajach i fazach obrotu materiałami.

Ogólny podział dokumentów magazynowych Dokumenty magazynowe ogólnie możemy podzielić na:  podstawowe dokumenty - organizacyjne: –Instrukcja magazynowa - regulujący przebieg oraz zasady procesu magazynowego –Regulamin pracy - określający organizację i porządek w procesie pracy, oraz prawa i obowiązki –Instrukcja obiegu dokumentów - źródło informacji na temat stanów magazynowych oraz realizowanego obrotu. –Dokumentacja adresowa – zawiera informacje o lokalizacji i ilości asortymentów –Dokumentacja opisująca sposób przechowywania danych osobowych –Dokumenty eksploatacyjne wózków widłowych – kontrole stanu technicznego –Karta charakterystyk preparatów i substancji niebezpiecznych – w przypadku gdy magazyn takowe przechowuje  dokumenty obrotu magazynowego

Dokumenty obrotu magazynowego a) dokumenty przychodu materiałów –PZ (przyjęcie z zewnątrz) –PW (przyjęcie wewnętrzne), –ZW (zwrot wewnętrzny), –MM (przesunięcie międzymagazynowe); b) dokumenty rozchodu materiałów –WZ (wydanie na zewnątrz), –RW (rozchód wewnętrzny), –MM (przesunięcie międzymagazynowe).

Charakterystyka dokumentów przychodu materiału Dokument PZ – przyjęcie zewnętrzne. Używany przy zakupie materiału oraz nieodpłatnym przyjęciu (wymagana adnotacja „nieodpłatne przyjęcie”). Dokument wystawiany w 3 sztukach (oryginał + 2 kopie), wystawiany przez odpowiedniego pracownika magazynu na podstawie faktury lub rachunku uproszczonego. Oryginał – składany do działu księgowości Kopia – dołączana do faktury Druga kopia – pozostaje w aktach magazynu Dokument powinien zawierać: pieczątkę i numer zakładu, nr dokumentu magazynowego, dokładny adres dostawcy oraz jego NIP i REGON, nr faktury VAT lub rachunku uproszczonego, dokładną nazwę materiału, otrzymana ilość, datę oraz podpis osób zarządzających przyjmowaniem materiałów.

Obr.1. Przykładowy dokument PZ

Charakterystyka dokumentów przychodu materiału Dokument ZW – zwrot materiałów. Podstawa udokumentowania zwrotu materiału. Powodem zwrotu może być: − Pobranie materiału w ilości większej niż wymagana, − Pomyłkowe pobranie niewłaściwego materiału, w efekcie zwrot, − Osiągnięto oszczędność, − Materiał jako zapas nieprawidłowy, wykryty podczas kontroli. Oryginał – dział księgowości Kopia – dla jednostki zwracającej materiał Druga kopia – przeznaczona dla magazynu Dokument ten powinien zawierać następujące dane: pieczątka jednostki organizacyjnej zwracającej towar, numer magazynu przyjmującego materiał, numer kolejny dokumentu, nazwa materiału i jednostka miary, ilość materiału, indeks materiałowy, cena materiału, data i podpis osoby wystawiającej i zatwierdzającej ZW oraz osób odpowiedzialnych za magazyn.

Obr. 2. Przykładowy dokument ZW

Charakterystyka rozchodów materiałów Dokument MM – przesunięcie międzymagazynowe. Podstawowy dokument potwierdzający przemieszczenie materiałów pomiędzy magazynami. Oryginał – dział księgowości Kopia – magazyn wydający Druga kopia – magazyn przyjmujący Dokument powinien zawierać: symbol magazynu zdającego materiał, symbol magazynu przyjmującego materiał, dokładną nazwę materiału, ilość materiału, symbol PKWiU, jednostkę miary,cenę i datę.

Obr. 3. Przykładowy dokument MM

Charakterystyka poszczególnych dokumentów Dokument RW – ruch wewnętrzny. Dokument potwierdzający wydanie materiałów na potrzeby wewnętrzne jednostek organizacyjnych przedsiębiorstwa. Wystawiany przez jednostkę pobierającą materiał. Oryginał – dział księgowości Kopia – magazyn wydający materiał Druga kopia – osoba pobierająca Jednostka pobierająca -> magazyn -> księgowość Wystawiany dokument musi zawierać: nazwę materiału, ilość, jednostkę miary, nazwę jednostki pobierającej (pieczęć), oryginalny podpis osoby zatwierdzającej, źródło finansowania. Następnie magazyn uzupełnia dane: data wydania, numer magazynu, numer bieżący dowodu, indeks, jednostka miary, ilość wydana, podpis osoby wydającej. Dokumenty ułożone chronologicznie przekazywane są do działu księgowości przeważnie raz w miesiącu.

Obr. 4. Przykładowy dokument RW.

Charakterystyka poszczególnych dokumentów Dokument WZ – wydanie na zewnątrz. Służy do udokumentowania: - Rozchodu materiału przeznaczonego na sprzedaż, - Rozchodu materiałów podlegających przerobowi we własnych jednostkach organizacyjnych, - Nieodpłatnego przekazania Oryginał – dział księgowości Kopia – odbiorca Druga kopia – magazyn Trzecia kopia wraz z zamówieniem – dział gospodarki materiałowej Dokument powinien zawierać: dokładne dane jednostki lub osoby zamawiającej, nr magazynu, nazwę materiału, indeks, jednostkę miary, cenę, ilość podaną w zamówieniu, ilość wydaną przez magazyn, datę wystawienia dokumentu, podpisy osób odpowiedzialnych za wydanie.

Obr. 5. Przykładowy dokument WZ

Współczesne metody dokumentacji W dzisiejszych czasach klasyczne formy dokumentacji magazynowych wypierane są przez ich elektroniczną formę. Przyczyniły się do tego systemy kodów kreskowych oraz rozwój urządzeń elektronicznych, prowadząc do stworzenia przenośnych terminali służących do odczytywania kodów z towaru i wykonywania na nich operacji w danych magazynu (przyjmowanie, wydawanie, kompletacja materiałów). Najczęściej używanym w magazynach typem kodowania jest EAN128. Do odczytu kodów możemy użyć terminali takich jak: IT 7000, kieszonkowy CPT-8000 lub urządzeń Datalogic Memor.

Współczesne metody dokumentacji Terminal odczytujący kody Etykieta transportowa z kodem

Współczesne metody dokumentacji Korzyści wynikające ze stosowania systemu kodów kreskowych w magazynach: Przyśpieszenie operacji przyjęć i wydań Możliwość skanowania przyśpiesza raportowanie rozbieżności pomiędzy stanem przesyłki a dokumentami Ułatwienia w zakresie zarządzania stanem magazynowym według zasady FIFO i FEFO Możliwość szybkiego wydrukowania dyspozycji rozmieszczenia towaru Oszczędność czasu i pieniędzy