Kontrolowanie Mateusz Turczyn

Definicja Kontrola – proces monitorowania czynności, służących do zapewnienia ich wykonywania zgodnie z planem i korygowania wszelkich istotnych odchyleń. S.P. Robbins, D.A. DeCenzo, Podstawy zarządzania „Kontrola w zarządzaniu jest systematycznym wysiłkiem podjętym w celu ustanowienia norm działania, porównania ich z czynionymi postępami oraz podejmowania działań korekcyjnych, gdy jest to potrzebne, by zbliżyć wyniki do planów i oczekiwań”. R.J. Mockler

Podstawowe etapy procesu kontroli

Znaczenie kontroli Organizacja bez skutecznej kontroli nie ma szans osiągnąć zamierzonych celów. Kontrola ma zasadnicze znaczenie dla powodzenia organizacji, pomaga jej: przystosować się do zmiennych warunków w złożonym otoczeniu, gdzie organizacje borykają się ze zmianami, uporać się ze skomplikowanymi sytuacjami oraz zapobiec potęgowaniu się błędów, uporać się ze złożonością organizacji; wraz ze wzrostem organizacji koniecznie jest tworzenie odpowiednio złożonych systemów kontrolnych, pozwala na minimalizację kosztów, ograniczenie marnotrawstwa i podniesienie produktywności.

Dlaczego kontrolujemy? Kontrolujemy, bo inaczej organizacja nie byłaby w stanie ocenić osiąganych wyników z punkty widzenia wytyczonych celów.

Cele kontrolowania Kontrolować możemy dowolne obszary działania organizacji. Istnieją dwie drogi identyfikacji obszarów kontroli - koncentracja na: zasobach określonym szczeblu

Kontrola zasobów rzeczowych Zarządzanie zapasami Kontrola Jakości Kontrola sprzętu, wyposażenia budynków

Kontrola zasobów ludzkich Dobór i obsada kadry Szkolenie i rozwój kadr kierowniczych Ocena wyników Ocena poziomu wynagradzania

Kontrola zasobów informacyjnych Prognozowanie sprzedaży i marketingu Analiza otoczenia Public relations Układanie harmonogramów produkcji Prognozowanie ekonomiczne

Kontrolowanie zasobów finansowych

Kontrola zasobów finansowych Kontrola czysto finansowa – zapewnienie zasobów gotówki niezbędnej do pokrycia zobowiązań oraz zapobieganie nadmiernego gromadzenia środków i ich niewłaściwego wykorzystania. Powiązanie kontroli finansowej z trzema pozostałymi zasobami: nadmierne zapasy – wyższe koszty magazynowania, zły dobór pracowników – koszty zwolnień, rotacji, nietrafione prognozy – zakłócenie przepływów pieniężnych i innych złych skutków finansowych.

Kryterium szczebla Kontrola dziłalnosci operacyjnej – skoncentrowana jest na jednym lub kilku systemach operacyjnych organizacji, np. kontrola jakości. Kontrola organizacyjna – odnosi się do ogólnego funkcjonowania organizacji. Kontrola strategiczna – badanie jak skutecznie organizacja rozumie swoje otoczenie i jak dostosowuje się do niego.

Powiązania Kontrolowanie jest procesem ściśle powiązanym z procesem planowania. Funkcjonowanie organizacji polega na ciągłym przechodzeniu od planowania do kontrolowania i odwrotnie.

Powiązania kontrolowania i planowania Czynniki powodujące konieczność rozpoczęcia działań: zmiana działań w taki sposób, by wyniki zbliżyły się do wyników założonych w planie, analiza i ewentualna rewizja planu, ponowna ocena instrumentów kontroli, aby upewnić się o ich stosowności do planu i jego celów.

Kontrola jest najbardziej skuteczna i ekonomiczna, gdy stosowana jest selektywnie w punktach decydujących o osiągnięciu sukcesu albo porażki w danym przedsięwzięciu lub działaniu. Ze względu na czas dokonywania, może być stosowana z dobrymi rezultatami na każdym etapie. Powinno się jednak kontrolować selektywnie. Zbyt rozwinięta kontrola ma następujące wady: wysokie koszty, spowolnienie procesu, negatywny wpływ na pracowników.

Bibliografia R.W Griffin , „Podstawy zarządzania organizacjami” S.P. Robbins, D.A. DeCenzo, „Podstawy zarządzania”