Ochrona informacji niejawnych w procesie przygotowania akt do przekazania do archiwum mgr Klaudia Banach

akty prawne Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych;  Zarządzenie Nr 57/MON z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie szczególnego sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz innych niż kancelaria tajna komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie informacji niejawnych, sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oraz doboru i stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego; Zarządzenie Nr 42/MON z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów w jednostkach organizacyjnych podległych MON lub przez niego nadzorowanych; Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 42/MON – Instrukcja postępowania z dokumentacją; Zarządzenie Nr 9/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 17 marca 2016 r. w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych; Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności; tylko w zakresie porządkowania, ewidencjonowania i zabezpieczania przyjmowanych materiałów

3) bieżącemu niszczeniu. Zarządzenie Nr 57/MON z dnia 16.12.2011 r. Postępowanie z dokumentami ostatecznie załatwionych spraw zawierającymi informacje niejawne § 25.  1. Dokumenty ostatecznie załatwionych spraw, zawierające informacje niejawne, otrzymane i wytworzone w jednostce (komórce) organizacyjnej podlegają: 1) skompletowaniu w teczki akt, jeżeli stanowią materiały archiwalne (kat. A) lub posiadają wartość praktyczną dla jednostki (komórki) organizacyjnej, w sposób określony w zarządzeniu, o którym mowa w § 2 pkt. 33; 2) zwrotowi do nadawcy, jeżeli określił on taki sposób postępowania z przesłanymi materiałami; 3) bieżącemu niszczeniu. Zarządzenie Nr 42/MON z dnia 19 grudnia 2013 r. -Instrukcja - Rozdział 3§ 27, pkt. 1-6 Zarządzenie Nr 42 : Rozdział 3 Postępowanie z materiałami archiwalnymi 27. Teczki akt zawierające materiały archiwalne należy uporządkować w sposób następujący: 1) akta w teczkach ułożyć sprawami, z zachowaniem kolejności wpływu oraz chronologii w obrębie sprawy; 2) w teczkach akt pozostawić tylko jeden egzemplarz spośród materiałów powtarzalnych (wieloegzemplarzowych), a dokumenty pozostające w teczce pozbawić elementów metalowych (spinaczy, zszywek itp.); 3) na początku każdej teczki akt zamieścić spis spraw lub spis dokumentów nietworzących akt sprawy; 4) ponumerować strony teczki akt, umieszczając kolejny numer w górnym rogu, przy zewnętrznej krawędzi każdej zapisanej strony – przy pomocy numeratora lub miękkiego ołówka (każdy tom numerować oddzielnie); 5) akta zszyć w co najmniej czterech miejscach, w sposób nienaruszający tekstu, aby jego odczytanie i wykonanie kopii było w pełni możliwe, tworząc poszyt o grubości nieprzekraczającej 5 cm; 6) pierwszą stronę okładki akt opisać zgodnie ze wzorem określonym w załączniku Nr 1 do instrukcji.

Zarządzenie Nr 42/MON z dnia 19 grudnia 2013 r. § 6.1. § 25. 4. Materiały archiwalne (kat. "A") po upływie czasu określonego zarządzeniem, o którym w § 2 pkt. 33 i dokonaniu przeglądu na podstawie art. 6 ust. 4 ustawy, przekazuje się do właściwego archiwum wojskowego w trybie określonym w ww. zarządzeniu. Ustawa o OIN z 5 sierpnia 2010 r. art. 6 ust. 4 kierownicy jednostek organizacyjnych przeprowadzają nie rzadziej niż raz na 5 lat przegląd materiałów w celu ustalenia, czy spełniają ustawowe przesłanki ochrony. § 6.1. Jednostki organizacyjne przekazują uporządkowane materiały archiwalne do właściwego archiwum nie później niż po upływie 10 lat od ich wytworzenia, z zastrzeżeniem § 8. § 6.1. Jednostki organizacyjne przekazują uporządkowane materiały archiwalne do właściwego archiwum nie później niż po upływie 10 lat od ich wytworzenia, z zastrzeżeniem § 8. 4 2. Termin określony w ust. 1 nie dotyczy materiałów archiwalnych, których okres przechowywania określony jest odrębnymi przepisami. 3. Materiały archiwalne zawierające informacje niejawne jednostki organizacyjne przekazują po dokonaniu przeglądu, o którym mowa w art. 6 ust. 4 i art. 181 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228) .

Postępowanie z dokumentami spraw niezakończonych § 25. 2. W przypadku dokumentów dot. spraw niezakończonych do końca roku kalendarzowego lub ewidencyjnego, za zgodą kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej, podlegają one przerejestrowaniu na rok następny.

Dokumentacja niearchiwalna § 25.  3. Dokumenty oraz zbiory dokumentów dotyczące spraw ostatecznie załatwionych, stanowiące dokumentację niearchiwalną (kat. "B"), przechowuje się w kancelarii (punkcie ewidencyjnym) lub innym pomieszczeniu (składnicy akt), zapewniającym ich ochronę odpowiednią do przyznanej klauzuli tajności, przez okres oznaczony w Rzeczowym Wykazie Akt i brakuje zgodnie z zarządzeniem o którym mowa w § 2 pkt. 33; Zarządzenie Nr 9/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 17 marca 2016 r. Rozdział 2 § 3-5

Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej § 3. 1. prowadzi się po dniu 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upływa okres jej przechowywania. 2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „Bc” można prowadzić bezpośrednio po utracie jej znaczenia dla jednostki organizacyjnej. 3. Brakowaniu nie podlega dokumentacja niearchiwalna niezbędna do prac bieżących, zwłaszcza niezbędna do celów kontrolnych i dowodowych. § 4. Brakowanie prowadzi się po wyodrębnieniu z jej składu materiałów archiwalnych i ujęciu jej w odrębnej ewidencji (spisie materiałów archiwalnych wydzielonych ze składu chronologicznego). Zarządzenie Nr 9

6) fizyczne zniszczenie dokumentacji. 5) wystąpienie z wnioskiem o wydanie zezwolenia na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej; 4) sporządzenie protokołu brakowania i spisu dokumentacji niearchiwalnej odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B”, „BE” i „Bc”; 3) przeprowadzenie oceny dokumentacji niearchiwalnej; 2) wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, dla której upłynął okres przechowywania; 1) powołanie komisji przez KJO; § 5.1. Czynności przy brakowaniu: Zarządzenie Nr 9: Rozdział 2 Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej § 3.1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej prowadzi się po dniu 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upływa okres jej przechowywania. 2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „Bc” można prowadzić bezpośrednio po utracie jej znaczenia dla jednostki organizacyjnej. 3. Brakowaniu nie podlega dokumentacja niearchiwalna niezbędna do prac bieżących w jednostce organizacyjnej, zwłaszcza niezbędna do celów kontrolnych i dowodowych. § 4. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w składzie chronologicznym prowadzi się po wyodrębnieniu z jej składu materiałów archiwalnych i ujęciu jej w odrębnej ewidencji (spisie materiałów archiwalnych wydzielonych ze składu chronologicznego). § 5.1. Czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej obejmują: 1) powołanie komisji brakowania przez kierownika jednostki organizacyjnej lub kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej; 2) wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, dla której upłynął okres przechowywania; 3) przeprowadzenie oceny dokumentacji niearchiwalnej; 4) sporządzenie protokołu brakowania i spisu dokumentacji niearchiwalnej odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B”, „BE” i „Bc”; 3 5) wystąpienie z wnioskiem o wydanie zezwolenia na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej; 6) fizyczne zniszczenie dokumentacji.

Zmiana lub zniesienie klauzuli dokumentów niejawnych tworzących zbiór Obowiązująca podstawa prawna: Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności.

przypomnienie § 3.1 Materiał oznacza się klauzulą tajności w sposób wyraźny i w pełnym brzmieniu § 3.3 Jeżeli poszczególnym częściom materiału zostały nadane różne klauzule tajności, materiał oznacza się klauzulą tajności co najmniej równą najwyższej klauzuli tajności, jaką nadano części materiału.

§ 4. Wprowadza się następujące symbole oznaczenia klauzul tajności: "00" - dla klauzuli "ściśle tajne"; "0" - dla klauzuli "tajne"; "Pf" - dla klauzuli "poufne"; "Z" - dla klauzuli "zastrzeżone".

Zniesienie klauzuli tajności § 13. 1. Oznaczenia zniesienia klauzuli tajności na dokumencie nieelektronicznym utrwalonym w formie pisma dokonuje się następująco: 1) skreśla się wszystkie dotychczasowe oznaczenia znoszonej klauzuli tajności; 2) nad pierwszym w kolejności skreślonym oznaczeniem klauzuli tajności umieszcza się: napis „Zniesiono klauzulę tajności” datę, podpis, imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę dokonującą tych adnotacji oraz wskazuje się podstawę dokonania czynności.

Zmiana klauzuli tajności § 13.2 Oznaczenia zmiany klauzuli tajności na dokumencie, o którym mowa w ust. 1, dokonuje się następująco: skreśla się wszystkie dotychczasowe oznaczenia klauzuli tajności; nad skreślonymi oznaczeniami klauzul tajności umieszcza się oznaczenie nowej klauzuli tajności; nad pierwszym w kolejności skreślonym oznaczeniem klauzuli tajności umieszcza się datę, podpis, imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę dokonującą tych adnotacji oraz wskazuje się podstawę dokonania czynności. – np. Protokół komisji weryfikacyjnej.

Skreślenia i adnotacje Zniesienie Zmiana Klauzuli tajności § 13.3. Skreśleń i adnotacji, o których mowa w ust. 1 i 2, dokonują: kierownik kancelarii tajnej, kierownik archiwum lub jego zastępca, kierownik innej niż kancelaria tajna komórki, w której są rejestrowane materiały niejawne, inne osoby upoważnione przez nich lub przez kierownika jednostki organizacyjnej.

Skreślenia i adnotacje Zniesienie Zmiana Klauzuli tajności § 13.4. Skreśleń i adnotacji, o których mowa w ust. 1 i 2, dokonuje się kolorem czerwonym, w sposób czytelny. Wycieranie, wywabianie lub zamazywanie klauzuli tajności i dokonanych zmian jest niedozwolone.

Zarządzenie Nr 57/MON z dnia 16.12.2011 r. Procedura umożliwiająca wypięcie dokumentu niejawnego z zakończonej teczki akt Zarządzenie Nr 57/MON z dnia 16.12.2011 r. § 26. 1.  Kierownik jednostki (komórki) organizacyjnej w szczególnych przypadkach, może wyrazić pisemną zgodę na rozszycie teczki akt z podszytą dokumentacją i wyjęcie potrzebnego dokumentu. § 26. 2.  Zapisu, o którym mowa w ust. 1, dokonuje się na ostatniej stronie teczki akt potwierdzając czytelnym podpisem kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej i odciskiem pieczęci urzędowej. § 26. 3.  Rozszycia teczki dokonuje wyłącznie kierownik kancelarii (punktu ewidencyjnego).

§ 26. 4.  W przypadku wyłączenia na stałe dokumentu z teczki kierownik kancelarii (punktu ewidencyjnego) na ostatniej stronie teczki akt dokonuje zapisu: komu dokument przekazano (nr wykazu przesyłek lub liczba porządkowa książki doręczeń, liczba kart i numery stron wyłączonego dokumentu) potwierdzając datą dokonanych czynności oraz czytelnym podpisem. § 26. 5.  Dokument wyłączony na stałe z teczki akt podlega ponownemu ujęciu w bieżącej ewidencji kancelarii (punktu ewidencyjnego).

Dziękuję za uwagę ! Pełnomocnik dyrektora AWG ds. oin Tel. 261 267 224