Planowanie Produkcja Serwis Sprzedaż Każda firma, duża czy mała bez dobrej organizacji nie osiągnie oczekiwanych wyników. Tak jak zegar z popsutym jednym trybem nie wskaże odpowiedniej godziny.

lepiej kilkoma osobami. Do jej obowiązków należy: Dokumenty, faktury, przelewy Opłaty, podatki, ubezpieczenia Realizacja i dostarczanie usług Rozwijanie firmy Wszystko razem oraz dodatkowe rzeczy firmowe, nie uwzględniając dodatkowych zaległości i problemów firmowych i rodzinnych. Planowanie czasu pracy Zarządzanie czasem i zadaniami pracowników Finanse firmy Kontakty z klientami, hamonogramy Wizyty, kontrakty, gwarancje Realizacja zamówień Sprawdźmy ile rzeczy ma na głowie osoba zarządzająca firmą jednoosobową, a jeszcze lepiej kilkoma osobami. Do jej obowiązków należy: Realizacja bądź dostarczanie różnego typu usług – czyli potocznie pojęta praca Planowanie czasu pracy Kontakty z klientami, w tym harmonogramy stałe: urodziny, święta, życzenia, opłaty, serwisy, wizyty Zamawianie półproduktów Pamiętanie o opłatach: ubezpieczenie, podatek, sprzęt, licencje, wynagrodzenia itp. Pamiętanie o wysłaniu faktur do klienta, sprawdzanie czy przyszły przelewy, czy księgowość dostała dokumenty Tworzenie nowych usług, rozwijanie nowych projektów Nadawanie zleceń pracownikom oraz zarządzanie ich czasem pracy Dbanie o finanse, rentowność firmy Wizyty gwarancyjne, kończące się terminy umów, gwarancji, kontraktów To tylko wybrane elementy a jak widać bez dobrego zarządzania można o wielu rzeczach zapomnieć.

potrafić je zanalizować – niemożliwe. Projekt 3 Projekt 4 Projekt 2 Projekt 1 Projekt 5 Pracownik V Pracownik I Pracownik IV Pracownik III Pracownik II Tego wszystkiego nie da się zapamiętać z detalami a tym bardziej w pamięci wyliczyć analitykę rentowności bądź ustalić budżet. Teraz wyobraźmy sobie grupę osób zarządzających lub kilka prowadzonych projektów przez jedną osobę. Każde poprzednie zarządzanie miało dziesięć podstawowych gałęzi. Jeśli będzie to dziesięć osób lub projektów którymi zarządzasz Automatycznie gałąź ta rośnie do stu grup które powinieneś być w stanie pamiętać lub obliczyć w dowolnej chwili. Jeśli uśredniając każda z tych grup, np. faktury posiada 8 pozycji miesięcznie, powinieneś pamiętać o 800 rzeczach i móc potrafić je zanalizować – niemożliwe. Nie da się tego zrobić w głowie. Na koniec przykładowa lista do zapamiętania na miesiąc. DO TEGO POTRZEBNY JEST SERVICE-DESK, NARZĘDZIE DO ZARZĄDZANIA FIRMĄ

Zobaczmy jak można zoptymalizować całość za pomocą service-desku

Krok pierwszy – jednorazowy. - Zdefiniowanie service-desk dla firmy (ustawienie logo na fakturze, dane firmy, numery kont) - Utworzenie sparametryzowanych dostępów dla użytkowników - Wprowadzenie istniejących klientów (tą część można wykonywać w momencie zakładania zgłoszeń) - Sparametryzowanie szablonów pracy / projektów jeśli takowe istnieją - Wprowadzenie stałych wydatków w firmie (czynsz, prąd, papier do drukarki, kawa, opłaty dodatkowe) - Wprowadzenie harmonogramów stałych (ZUS, Podatek, wypłaty, raty kredytów, przypomnienia itp.) - W razie potrzeb utworzenie dodatkowych formularzy potrzebnych do druku (umów, gwarancji itp.) Krok pierwszy – jednorazowy. Wprowadzenie wszystkich stałych elementów do systemu

KROK 1 1-3 minuty pracy przy komputerze Dodanie klienta kontraktu jeśli jeszcze nie istnieje w systemie Telefoniczne Przyjęcie zgłoszenia zamówienia Przypisanie automatyczne/ręczne do pracownika który zacznie rozwiązywać problem Automatyczny lub Ręczny zapis zgłoszenia w systemie Automatyczne przyjęcie zgłoszenia poprzez emaila od klienta KROK 3 Jedno kliknięcie KROK 2 minuta pracy przy komputerze Wystawienie faktury / proformy dokumentów firmowych gwarancji Tylko min. 2 minuty pracy !!! Zamknięcie zgłoszenia Rozwiązywanie problemu Kroki następne - Schemat działania podczas rozwiązywania pojedynczego zadania Dodanie zgłoszenia – Praca nad zgłoszeniem – Wydrukowanie dokumentów i faktury

M. Kowalski Zakup materiałów potrzebnych do budowy fundamentu Koszt: 5 000 zł J. Nowak Wykonanie wylewki Czas: 2 dni Podsumowanie projektu: Termin wykonania: 2012-05-05 Opóźnienie: 0 dni Koszty 15 000 zł Spędzony czas: 2 dni Wartość kontraktu 50 000 zł Zysk: 35 000 zł … M. Urbański Zakup ogrodzenia Koszt 10 000 zł Zgłoszenia możemy grupować tworząc w ten sposób projekt. Mogą to być zgłoszenia niezależne od siebie, lub takie których kolejność wykonywania uzależniona jest od poprzednich prac. Każdy projekt możemy przypisać do innego projektu tworząc w ten sposób harmonogram całościowy, który możemy przedstawić na Przykładowym wykresie

Na początku zdefiniowaliśmy wszystkie parametry systemowe, tak więc teraz nie musimy zaprzątać sobie głowy tym że może zapomnieliśmy o ZUSie, podatku, płatności, przeglądzie technicznym, upływie gwarancji czy urodzinach. Przy okazji każdego wydarzenia, zostaniemy poinformowani SMSem, e-mailem czy też np. komunikatorem GG.

Oprócz zarządzania zgłoszeniami, projektami i harmonogramami, service-desk posiada: a) Bogate analizy takie jak: - Analiza rentowności firmy (podsumowanie przychodów i rozchodów) - Analiza czasu pracy użytkowników - Analiza zleceń na klienta - Analiza wykonanych zleceń – statusów na użytkownika i inne b) Obsługa faktur - Automatyczne generowanie faktur - Zestawienia podpinane pod faktury z wykonanych zgłoszeń itp. c) Wydruki dokumentów personalizowane dla klientów - Umowy - Gwarancje itp.. -

Pobierz DARMOWĄ WERSJĘ już dziś i przekonaj się czemu to najlepsze narzędzie na rynku Działa również na urządzeniach mobilnych Z systemem service-desk - gwarantujemy wzrost produktywności firmy poprawę relacji z klientami (też mogą mieć ograniczony dostęp do zgłoszeń) - lepsze zarządzanie pracą Z naszej strony gwarantujemy wsparcie techniczne oraz możliwą obsługę informatyczną firmy Sprawdź DARMOWĄ WERSJĘ – można ją pobrać ze strony: http://service-desk.eu