Metodyka Prince 2 Wprowadzenie

Piotr Wellman – Metodyka Prince 2 Geneza Metodyka Prince 2 (PRojects IN Controlled Environments) jest rozwinięciem metody Prompt (Project Resource Organisation Management Planning Technique) stworzonej w połowie lat siedemdziesiątych. Metodyka Prince 2 została upowszechniona w kwietniu 1989 roku, wraz z kompletną dokumentacją i formalnym wprowadzeniem do sfery własności publicznej (w styczniu 1990 roku). Prince 2 stał się od tego czasu standardową metodyką Rządu Brytyjskiego do zarządzania dużymi projektami. Prince 2 jest ustrukturyzowaną metodyką efektywnego zarządzania projektami dowolnej wielkości i dowolnego typu. Jest to standardowa metodyka stosowana w jednostkach organizacyjnych brytyjskiej administracji publicznej, jest też powszechnie używana w sektorze prywatnym, służbie zdrowia i we władzach lokalnych. Prince 2 jest oparta na podejściu procesowym, co oznacza, że określa „co" i „dlaczego", ale niewiele mówi „jak", dzięki czemu może być stosowana do bardzo wielu projektów (zarówno informatycznych, jak i nieinformatycznych). Piotr Wellman – Metodyka Prince 2

Struktura Projektu Prince 2 Każdy projekt realizowany w środowisku Prince 2 musi uwzględniać wszystkie procesy pozwalające na metodyczne i ustrukturyzowane zarządzanie projektami i mieć: Jasno określone uzasadnienie biznesowe, prezentujące korzyści i ryzyko przedsięwzięcia Właściwie zdefiniowany i jednoznaczny zestaw produktów i(lub) wyników końcowych Odpowiedni zestaw działań do stworzenia produktów i(lub) wyników końcowych Odpowiednie zasoby do podejmowania działań Skończony czas realizacji i odpowiednie dostosowanie organizacyjne dla zapewnienia sterowania Strukturę organizacyjną ze zdefiniowanymi zakresami odpowiedzialności Zestaw procesów wraz z odpowiednimi technikami, pomagającymi w planowaniu i kontrolowaniu projektu oraz w doprowadzeniu go do pomyślnego zakończenia Piotr Wellman – Metodyka Prince 2

Zalety stosowania Prince 2 Kontrolowane i zorganizowane rozpoczęcie, rozwinięcie i zakończenie projektu Regularne przeglądy postępów prac w stosunku do planu i założeń biznesowych Elastyczne punkty decyzyjne Automatyczna kontrola wszelkich odchyleń od planu Zaangażowanie zarządu i akcjonariuszy we właściwym czasie i miejscu w trakcie projektu Dobra komunikacja pomiędzy wykonawcami projektu, szefami projektu i resztą organizacji Piotr Wellman – Metodyka Prince 2

Piotr Wellman – Metodyka Prince 2 Prince 2 umożliwia: Opracowanie wstępnych założeń projektu zanim zostanie on rozpoczęty Używanie zdefiniowanych mechanizmów do delegacji kompetencji i komunikacji Dzielenie projektu na mniejsze, łatwe do zarządzania etapy Zapewnienie zaangażowania decydentów na każdym etapie, w którym potrzebne jest podejmowanie decyzji Generowanie regularnych i zwartych raportów Utrzymywanie czasu i częstotliwości narad z zarządem i akcjonariuszami na minimalnym niezbędnym poziomie Piotr Wellman – Metodyka Prince 2

Piotr Wellman – Metodyka Prince 2 TECHNIKI - Planowanie zorientowane na produkty Struktura produktu, opis produktu, diagram przepływu produktu - Oceny jakości Przygotowanie, ocena, działania korygujące - Sterowanie zmianami Identyfikacja, rejestracja, ocena, decyzje - System dokumentacji projektu Teczki zarządzania, teczki merytoryczne, teczki jakości - Istniejąca organizacja Techniki organizacyjne już stosowane w podmiocie realizującym projekt ELEMENTY - Struktura organizacyjna Opisy struktury i funkcji - Planowanie Produktów, działań - Sterowanie Zarządzaniem, zespołem, jakością - Etapy Zarządzania i techniczne - Zarządzanie ryzykiem Ocena ryzyka i zarządzanie - Jakość w projekcie Wymagania jakości i ich zaspokajanie - Zarządzanie konfiguracją Pakowanie produktów i dokumentacja - Sterowanie zmianami Identyfikacja, rejestracja PROCESY - Przygotowanie założeń projektu (PZP) - Konstruowanie projektu (KP) - Strategiczne decyzje projektu (SDP) - Sterowanie etapem (SE) - Zarządzanie wytwarzaniem prod. (ZWP) - Zarządzanie zakresem etapu (ZZE) - Zamykanie projektu (ZP) - Planowanie (PL) UZASADNIENIE BIZNESOWE - Korzyści biznesowe - Ocena ryzyka - Zarządzanie ryzykiem Piotr Wellman – Metodyka Prince 2

Piotr Wellman – Metodyka Prince 2 Procesy w Prince 2 Przygotowanie założeń projektu - Ustalenie celów i formuły realizacyjnej, stworzenie zespołu zarządzania projektem; plany procesu konstruowania projektu Konstruowanie projektu - Plany całego projektu (produkty, działania, zasoby, jakość), ustalenie uzasadnienia biznesowego i zagrożeń Strategiczne decyzje projektu - Zatwierdzenie dalszego prowadzenia prac oraz przyznawania zasobów. Decyzja o rozpoczęciu konstruowania projektu i o zamknięciu projektu. Najwyższe zwierzchnictwo projektu jest odpowiedzialne za jego powodzenie Sterowanie etapem - Podstawowy proces zarządzania projektem to autoryzacja prac nad tworzeniem produktów, zbieranie danych o realizacji, ocenianie postępu i składanie sprawozdań strategicznemu kierownictwu projektu. Zapisywanie proponowanych zmian i błędów, a w razie potrzeby informowanie o nich kierownictwa organizacji Piotr Wellman – Metodyka Prince 2

Piotr Wellman – Metodyka Prince 2 Procesy c.d. Zarządzanie wytwarzaniem produktów - Tworzenie produktów projektu, składanie sprawozdań ze stanu zaawansowania szefowi projektu. Ocena jakości i dostarczanie produktów. Zarządzanie zakresem etapu - Składanie sprawozdań ze stanu zaawansowania bieżącego etapu zarządczego oraz jego wpływu na ogólny plan projektu i uzasadnienie biznesowe. Planowanie kolejnego etapu (produktów, działań i zasobów) Zamykanie projektu - Przygotowanie do zamknięcia projektu w uporządkowany sposób. Przygotowanie oceny ewaluacyjnej oraz działań następczych. Planowanie przeglądu powdrożeniowego. Przyjęcie przez klienta - podpisanie protokołu. Planowanie - Opracowywanie planów (stosowane we wszystkich procesach). Piotr Wellman – Metodyka Prince 2

Piotr Wellman – Metodyka Prince 2 Elementy Struktura organizacyjna - Struktura organizacyjna i opisy funkcji (ról). Zasadniczo stosowane w procesie przygotowania założeń projektu, kiedy zwierzchnicy projektu i jego szef są wyznaczani w ramach pierwszego podprocesu. Zespół zarządzania projektem jest weryfikowany na końcu każdego etapu zarządczego w procesie zarządzania zakresem etapu. Planowanie - Wszystkie procesy korzystają z planowania. Konstruowanie projektu jest planowane w trakcie przygotowywania założeń projektu, plan projektu jest przygotowywany w ramach procesu konstruowania projektu, plany etapów są opracowywane w ramach procesu zarządzania zakresem etapu, natomiast projektowanie produktów odbywa się podczas sterowania etapem oraz w trakcie procesu zarządzania wytwarzaniem produktów. Dalsze działania są planowane w czasie zamykania projektu. Proces podejmowania strategicznych decyzji projektu odbywa się na podstawie przyjętych planów i pozwala na potwierdzanie oceny stanu zaawansowania prac. Piotr Wellman – Metodyka Prince 2

Piotr Wellman – Metodyka Prince 2 Elementy c.d. Sterowanie - Metodyczne elementy sterowania pojawiają się w większości procesów. Procesy, w których przede wszystkim się je wykorzystuje, to: konstruowanie projektu, ustalające ogólną strukturę sterowania, sterowanie etapem, korzystające z oceny ewaluacyjnej do określenia stanu zaawansowania i rzeczywistego wykorzystania zasobów. Ocena stanu zaawansowania projektu służy do informowania komitetu sterującego o postępie prac projektowych. W ramach procesu ZWP składane są sprawozdania służące celom sterowania. Zatwierdzenie etapu jest obsługiwane w ramach zarządzania zakresem etapu. Natomiast etapy zarządcze są zatwierdzane poprzez ocenę zakończenia etapu. Proces ten korzysta również ze sprawozdań z problemów realizacyjnych oraz z planów dotyczących sterowania istotnymi odchyleniami od planu. Zatwierdzenie projektu i etapu do wykonania odbywa się w ramach procesu podejmowania strategicznych decyzji projektu. Wejściami do procesu są m.in.: główne elementy sterowania, ocena zakończenia etapu, dopuszczalne odchylenia, konstruowanie projektu i jego zamykanie. Piotr Wellman – Metodyka Prince 2

Piotr Wellman – Metodyka Prince 2 Elementy c.d. Etapy - Etapy zarządcze stanowią podstawowe narzędzie sterowania projektem przez komitet sterujący i są głównie stosowane przy podejmowaniu strategicznych decyzji projektu dotyczących ponoszonych wydatków. Etapy techniczne mogą się nakładać i przebiegać równolegle, natomiast etapy zarządcze - nie. Podstawowe procesy zarządzania korzystaj ą z etapów w planowaniu i kontrolowaniu projektu Zarządzanie ryzykiem - Ocena ryzyka jest przeprowadzana początkowo w ramach przygotowania założeń projektu, przy tworzeniu podstawowych założeń. Przeglądu zagrożeń dokonuje się podczas konstruowania projektu, przy określaniu uzasadnienia biznesowego. Ocena ryzyka jest aktualizowana podczas zarządzania zakresem etapu w celu stworzenia podstaw do wspomagania decyzji komitetu sterującego przy przeglądzie, podczas oceny zakończenia etapu w ramach podejmowania strategicznych decyzji projektu. Nie są zalecane żadne specjalne narzędzia do analizy zagrożeń. Piotr Wellman – Metodyka Prince 2

Piotr Wellman – Metodyka Prince 2 Elementy c.d. Jakość w projekcie - Oczekiwania klienta co do jakości są identyfikowane podczas przygotowania założeń projektu, natomiast aspekty jakościowe planuje się w trakcie konstruowania projektu. Po zatwierdzeniu projektu sterowanie etapem oraz zarządzanie wytwarzaniem produktów umożliwia ustalanie określonych standardów jakości dla każdego produktu i produktu końcowego (poprzez charakterystyki produktów przygotowane w procesie planowania). Zarządzanie konfiguracją - Zarządzanie konfiguracją odnosi się do właściwego zabezpieczenia produktów, a także właściwego zarządzania zarówno produktami, wynikami końcowymi, jak i związaną z nimi dokumentacją. Przy konstruowaniu projektu zakładane są teczki projektu, natomiast przy sterowaniu etapem i zarządzaniu wytwarzaniem produktów przygotowuje się zarządzanie konfiguracją. Pliki projektu są archiwizowane przy zamykaniu projektu, głównie dla celów audytorskich. Sterowanie zmianami - Zarządzanie propozycjami zmian jest istotnym aspektem zarządzania projektem. Propozycje te są zapisywane i zarządzane w procesie sterowania etapem. Piotr Wellman – Metodyka Prince 2

Piotr Wellman – Metodyka Prince 2 Techniki Planowanie zorientowane na produkty - Lista produktów obejmuje produkty cząstkowe i końcowe, jakie mają być dostarczone w wyniku realizacji projektu. Charakterystyka produktu obejmuje identyfikację, określenie i parametry. Jedną z podstawowych części charakterystyki produktu są standardy jakości, jakie będą stosowane dla zapewnienia, że produkt spełnia określone wymagania. Biznesowa struktura produktu ukazuje relacje każdego produktu z innymi podmiotami zewnętrznymi. Schemat ten musi być funkcją listy produktów. Technika oceny jakości - Służy do mierzenia produktu lub produktu końcowego zgodnie z przyjętymi standardami jakości. W Prince 2 występują nieformalne oceny jakości (zwykle: „sprawdzenie przy biurku", testy lub inspekcja wizualna) oraz formalne oceny jakości (bardziej ustrukturalizowane oceny produktów lub wyników końcowych). Formalna ocena składa się z trzech odrębnych faz: przygotowania, posiedzenia oceniającego oraz działań do wykonania. Piotr Wellman – Metodyka Prince 2

Piotr Wellman – Metodyka Prince 2 Techniki c.d. Sterowanie zmianami - Każdy projekt musi mieć możliwość wprowadzania zmian wymaganych przez klienta lub innych uczestników projektu. Wszystkie sugerowane zmiany, odnalezione błędy i odchylenia od przyjętej specyfikacji muszą być udokumentowane jako problemy projektu, zarejestrowane, przeanalizowane pod względem wpływu technicznego, użytkowego i biznesowego, natomiast na końcu trzeba podjąć decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu problemu. System dokumentacji projektu - Proponowana jest struktura zawartości, składająca się z teczki zarządzania oraz z zestawu teczek etapów (po jednym dla każdego etapu). Teczka merytoryczna zawiera dokumentację związaną z technicznymi aspektami projektu, natomiast teczka jakości - dokumentację oceny jakości i problemy projektu. Piotr Wellman – Metodyka Prince 2

Piotr Wellman – Metodyka Prince 2 Organizacja Skuteczne organizowanie i wykorzystanie ludzi, których zadaniem jest zarządzanie potrzebami projektu, musi być rozważone z punktu widzenia kwalifikacji merytorycznych, jakie wnoszą do projektu, jak z też ze względu na ich wartość jako pracowników. Aby kierownictwo mogło skutecznie zaspakajać pojawiające się potrzeby i aby poszczególne osoby rozumiały formułowane w stosunku do nich oczekiwania, konieczne jest zdefiniowanie zakresów odpowiedzialności w obrębie struktury zespołu. W metodyce Prince 2 zakresy odpowiedzialności są definiowane w kategoriach funkcji (ról), a nie stanowisk poszczególnych osób. Przydzielanie ról i funkcji osobom jest zadaniem komitetu sterującego, który bierze pod uwagę uwarunkowania organizacyjne. Jednej osobie można przydzielić kilka funkcji, jak też może ona pełnić różne funkcje na różnych etapach projektu. Piotr Wellman – Metodyka Prince 2

Piotr Wellman – Metodyka Prince 2

Piotr Wellman – Metodyka Prince 2 System dokumentacji Prince 2 rekomenduje określony system dokumentacji, który może być przyjęty przez podmiot realizujący projekt, przynajmniej na początku. Jeśli przyjęto już wcześniej zasady gromadzenia dokumentacji lub jeśli podmiot realizujący projekt chce to zrobić według własnej koncepcji, metodyka Prince 2 nie stawia przeszkód w tym zakresie. Piotr Wellman – Metodyka Prince 2

Piotr Wellman – Metodyka Prince 2 Etapy Etapy są częściami projektu zakończonymi punktami decyzyjnymi, które to czasami również występować w środku etapu. W Prince 2 rozróżnia się etapy zarządcze (zarządzania), które są tożsame z przyznawaniem zasobów i środków przez komitet sterujący, razem z decyzją o kontynuowaniu projektu, oraz etapy techniczne, składające się i zestawu działań technicznych prowadzących do powstania określonego produktu. Etapy techniczne często nakładają się na siebie lub są prowadzone równolegle, zarządzane przez szefów etapów w ramach procesu zarządzania wytwarzaniem produktów. Szefowie etapów składają sprawozdania i przyjmują polecenia od szefów projektu. Etapy zarządcze natomiast zawsze następują kolejno po sobie a mogą się nakładać na siebie jedynie w bardzo wyjątkowych przypadkach jedynie po wcześniejszych uzgodnieniach z komitetem sterującym. Piotr Wellman – Metodyka Prince 2

Piotr Wellman – Metodyka Prince 2 Etapy c.d. Piotr Wellman – Metodyka Prince 2

Piotr Wellman – Metodyka Prince 2 Podsumowanie Metodyka Prince 2: Umożliwia określenie produktów i wyników zarządczych, technicznych (specjalistycznych) i jakościowych, jak też pomaga zapewnić ich tworzenie na czas i w ramach przewidzianego budżetu Skupia uwagę na jakości produktów i wynikach końcowych Dokonuje rozróżnienia pomiędzy warstwą zarządczą a merytoryczną w odniesieniu do organizacji, planowania i sterowania projektami Usprawnia sterowanie na wszystkich poziomach Unaocznia kierownictwu postęp prac w ramach projektu Stanowi środek komunikacji dla wszystkich osób uczestniczących w projekcie Zapewnia realizacją prac w odpowiedniej kolejności Powoduje zaangażowanie w projekt najwyższego kierownictwa we właściwym czasie i miejscu Umożliwia zatrzymanie projektu i ewentualnie jego ponowne uruchomienie w sposób całkowicie kontrolowany przez kierownictwo, w dowolnym momencie życia projektu Koncentruje wokół siebie znaczącą grupę użytkowników działających na rzecz wspierania, promocji i ulepszania metody Piotr Wellman – Metodyka Prince 2