Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum Opracował: mgr Mariusz DAJAS Jastrzębia Góra 2017 r.

Zakres tematyczny: Podstawy prawne Przygotowanie teczki akt Poprawne opisanie okładki Spis akt przekazanych do archiwum Uzgadnianie spisów akt Fizyczne przekazanie materiałów archiwalnych

podstawy prawne ZARZĄDZENIE 42/MON MINISTRA OBRONY NARODOWEJ z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych Pismo Nr 420 Dyrektora Centralnego Archiwum Wojskowego w Warszawie z dn. 17.05.2016 r. w sprawie przyjmowania dokumentacji do archiwum

Pismo Nr 420 Dyrektora Centralnego Archiwum Wojskowego

podstawy prawne ZARZĄDZENIE 42/MON MINISTRA OBRONY NARODOWEJ z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych § 6.1. Jednostki organizacyjne przekazują uporządkowane materiały archiwalne do właściwego archiwum nie później niż po upływie 10 lat od ich wytworzenia, [….] § 6. 3. Materiały archiwalne zawierające informacje niejawne jednostki organizacyjne przekazują po dokonaniu przeglądu, o którym mowa w art. 6 ust. 4 i art. 181 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych

podstawy prawne ZARZĄDZENIE 42/MON MINISTRA OBRONY NARODOWEJ z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych § 7.1. Kierownik jednostki organizacyjnej powiadamia o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych dyrektora właściwego archiwum, przedstawiając dwa egzemplarze spisu akt. § 7.2. Dyrektor archiwum, przed przyjęciem materiałów archiwalnych, sprawdza sposób opracowania spisów akt oraz stan fizyczny i prawidłowość uporządkowania materiałów archiwalnych. § 7.3. W przypadku niewłaściwego opracowania spisów akt lub nieuporządkowania materiałów archiwalnych dyrektor archiwum odmawia ich przyjęcia.

podstawy prawne ZARZĄDZENIE 42/MON MINISTRA OBRONY NARODOWEJ z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych § 7.4. Termin przekazania materiałów archiwalnych ustala dyrektor archiwum w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne. § 7. 5. Koszty związane z przygotowaniem i przekazaniem materiałów archiwalnych do archiwum ponosi jednostka organizacyjna przekazująca te materiały.

Przygotowanie teczki akt Rozdział 3 „Instrukcji postępowania z dokumentacją”, Postępowanie z materiałami archiwalnymi 27. Teczki akt zawierające materiały archiwalne należy uporządkować w sposób następujący: 1) akta w teczkach ułożyć sprawami, z zachowaniem kolejności wpływu oraz chronologii w obrębie sprawy; 2) w teczkach akt pozostawić tylko jeden egzemplarz spośród materiałów powtarzalnych (wieloegzemplarzowych), a dokumenty pozostające w teczce pozbawić elementów metalowych (spinaczy, zszywek itp.); 3) na początku każdej teczki akt zamieścić spis spraw lub spis dokumentów nietworzących akt sprawy; 4) ponumerować strony teczki akt, umieszczając kolejny numer w górnym rogu, przy zewnętrznej krawędzi każdej zapisanej strony – przy pomocy numeratora lub miękkiego ołówka (każdy tom numerować oddzielnie);

Przygotowanie teczki akt Rozdział 3 Postępowanie z materiałami archiwalnymi 27. Teczki akt zawierające materiały archiwalne należy uporządkować w sposób następujący: 5) akta zszyć w co najmniej czterech miejscach, w sposób nienaruszający tekstu, aby jego odczytanie i wykonanie kopii było w pełni możliwe, tworząc poszyt o grubości nieprzekraczającej 5 cm; 6) pierwszą stronę okładki akt opisać zgodnie ze wzorem określonym w załączniku Nr 1 do instrukcji.

Pieczątka nagłówkowa lub nadruk zawierający pełną nazwę twórcy akt Symbol zgodny z JRWA Hasło klasyfikacyjne zgodne z JRWA i symbolem klasyfikacyjnym Informacje uzupełniające o zawartości teczki (wpisywane do kolumny 8 spisu) Daty w formacie dd.mm.rrrr

Przygotowanie teczki akt Spis spraw Spis spraw (dokumentów) sporządza się po zakończeniu teczki akt spraw i do niej dołącza. 1) liczba porządkowa 2) tytuł sprawy (dokumentu) lub jej temat i charakter 3) numer pierwszej strony akt sprawy (dokumentu) 4) podpis sporządzającego spis spraw (dokumentów) Spisu spraw (dokumentów) nie sporządza się dla teczki zawierającej dokumenty jednorodne np. rozkazy, sprawozdania itp.

Przykład

SPIS AKT ZARZĄDZENIE 42/MON MINISTRA OBRONY NARODOWEJ z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych Materiały archiwalne przekazuje się do archiwum na podstawie spisów akt wykonanych według wzoru określonego w załączniku Nr 2 do „Instrukcji postępowania z dokumentacją”,

pieczątka nagłówkowa zawierająca pełną nazwę jednostki pełna nazwa jednostki organizacyjnej, która wytworzyła akta Nadaje archiwum Daty w formacie dd.mm. rrrr symbol z JRWA Nr poprzedzony oznaczeniem urządzenia ewidencyjnego Np. RTD 23/10 Hasło klasyfikacyjne zgodne z JRWA Doszczegółowienie informacji zawartych w teczce wpisywana w dniu przekazania

Schemat uzgadniania spisów akt Sporządzenie spisu (wersja elektroniczna) Przesłanie spisu na adres archiwum.nadzor@ron.mil.pl Poprawienie spisu z uwzględnieniem przekazanych uwag Sprawdzenie spisu pod względem formalnym i merytorycznym Spis zawiera błędy TAK NIE Wskazanie przez pracowników archiwum błędów w spisie Uzgodnienie terminu przekazania materiałów do archiwum Wydruk 2 egz. spisów oraz przesłanie elektronicznej wersji spisu Przyjazd do archiwum, zdanie materiałów

Fizyczne przekazanie akt Archiwum odmówi przyjęcia materiałów archiwalnych jeżeli: stan przekazywanych materiałów jest niedostateczny (porwane karty, oprawy wykonane z innych materiałów niż lita tektura bezkwasowa) materiały archiwalne umieszczone w teczce wystają poza obrys okładki materiały zostały wszyte do teczki w sposób uniemożliwiający korzystanie z nich materiały w jednostce organizacyjnej przechowywane były w warunkach niedostatecznych i istnieje podejrzenie zainfekowania materiałów czynnikami szkodliwymi np. rozwojem grzybów, pleśni

Fizyczne przekazanie akt Archiwum odmówi przyjęcia materiałów archiwalnych jeżeli: opis teczki akt jest niezgodny z JRWA występują błędy w opisie zewnętrznym tj. daty skrajne, strony, itp. niespójność oznaczeń na okładce i wewnątrz teczki dla dokumentów którym zmieniono lub zniesiono klauzulę tajności

Fizyczne przekazanie akt Zabezpieczenie materiałów archiwalnych poszyt oprawiony w okładkę wykonaną z tektury litej bezkwasowej, o grubości co najmniej 1 mm i gramaturze 600-900 g/m2; poszyty zapakowanie w pudła archiwalne wykonane z litej tektury bezkwasowej, o gramaturze co najmniej 1300 g/m2 ;

SEKCJA NADZORU ARCHIWALNEGO : Kontakt SEKCJA NADZORU ARCHIWALNEGO : Kierownik sekcji – Maria BRZESKA-WASIK tel. 261-267-221 archiwum.nadzor@ron.mil.pl

Dziękuję za uwagę!