Organizacja i funkcjonowanie kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Sosnowca oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Sosnowiec

Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

Kontrola zarządcza jest to system zarządzania jednostką samorządu terytorialnego, zaś najistotniejszym jej elementem jest system wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania stopnia ich realizacji.

Funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej jest procesem ciągłym, realizowanym w oparciu o wyciągane wnioski wynikające z bieżącej działalności oraz obowiązujące regulacje wewnętrzne i zewnętrzne.

Kontrola zarządcza w Gminie Sosnowiec funkcjonuje na dwóch poziomach: I poziom - obejmujący Urząd Miasta Sosnowca, sprawowana przez Prezydenta Miasta (kierownika jednostki); II poziom - obejmujący Gminę Sosnowiec jako jednostkę samorządu terytorialnego, za prowadzenie której odpowiedzialny jest Prezydent Miasta.

Odpowiedzialność za kontrolę zarządczą Prezydent Miasta ponosi odpowiedzialność za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w ramach I i IIpoziomu. Kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy odpowiadają za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w zarządzanych przez nich jednostkach.

Odpowiedzialność za kontrolę zarządczą cd. Prezydent, Zastępcy Prezydenta, Skarbnik, Sekretarz, Pełnomocnik Prezydenta Miasta ds. Edukacji, kierownicy komórek organizacyjnych oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy ponoszą odpowiedzialność za podejmowane działania, których celem jest nadzorowanie i kontrolowanie procesów zachodzących w kierowanych przez nich komórkach organizacyjnych/ jednostkach organizacyjnych Gminy.

Odpowiedzialność za kontrolę zarządczą cd. Wszyscy pracownicy Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy uczestniczą w funkcjonowaniu systemu kontroli zarządczej poprzez właściwe wykonywanie powierzonych im obowiązków, realizację uprawnień i odpowiedzialności. Nadzorowaniem, koordynacją oraz oceną systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Sosnowca oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Sosnowiec zajmuje się Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli.

Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; skuteczności i efektywności działania; wiarygodności sprawozdań; ochrony zasobów; przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; efektywności i skuteczności przepływu informacji; zarządzania ryzykiem.

System kontroli zarządczej w Urzędzie zbudowany jest w oparciu o standardy kontroli zarządczej, tj.: środowisko wewnętrzne; cele i zarządzanie ryzykiem; mechanizmy kontroli; informacja i komunikacja; monitorowanie i ocena.

Środowisko wewnętrzne: przestrzeganie wartości etycznych, kompetencje zawodowe, struktura organizacyjna, delegowanie uprawnień, regulacje wewnętrzne i zewnętrzne

Środowisko wewnętrzne - przestrzeganie wartości etycznych W Urzędzie wdrożono „Kodeks Etyczny pracowników Urzędu Miasta Sosnowca”, osoby zarządzające i podlegli pracownicy zobowiązani są do przestrzegania wartości etycznych przyjętych w Urzędzie i kierowania się nimi przy wykonywaniu powierzonych zadań.

Środowisko wewnętrzne - kompetencje zawodowe wymagane jest, aby osoby zarządzające i pracownicy posiadali wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania; proces zatrudnienia jest prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy, zgodnie z „Regulaminem naboru kandydatów na wolne urzędnicze oraz kierownicze urzędnicze stanowiska pracy w Urzędzie Miejskim w Sosnowcu”

Środowisko wewnętrzne - kompetencje zawodowe cd. Kompleksowej ocenie wyników pracy pracowników, pod kątem realizacji wytyczonych celów, określenia przydatności zawodowej na danym stanowisku oraz możliwości rozwojowych pracownika, dokonuje się na podstawie „Regulaminu okresowej oceny pracowników samorządowych zatrudnionych na stanowisku urzędniczym w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w Urzędzie Miejskim w Sosnowcu”;

Środowisko wewnętrzne - kompetencje zawodowe cd. Podnoszenie kwalifikacji i kompetencji zawodowych pracowników Urzędu odbywa się poprzez szkolenia zgodnie z „Procedurą podnoszenia kwalifikacji pracowników Urzędu Miasta w Sosnowcu”.

Środowisko wewnętrzne - struktura organizacyjna jest dostosowana do aktualnych celów i zadań; zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności komórek organizacyjnych, oraz zakres podległości pracowników określa „Regulamin organizacyjny Urzędu Miasta Sosnowca”; aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności jest określony dla każdego pracownika w sposób precyzyjny, adekwatny do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego; w Urzędzie obowiązuje „Regulamin Pracy Pracowników Urzędu Miejskiego w Sosnowcu” ustalający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników;

Środowisko wewnętrzne - delegowanie uprawnień zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym i pracownikom jest precyzyjnie określony; zakres delegowanych uprawnień dla osób zarządzających i pracowników komórek organizacyjnych wynika z pełnomocnictw i upoważnień Prezydenta

Środowisko wewnętrzne - regulacje wewnętrzne i zewnętrzne wszystkie zadania realizowane w Urzędzie są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz uchwałami Rady Miejskiej, zarządzeniami Prezydenta, wprowadzonymi procedurami i innymi regulacjami wewnętrznymi

Cele i zarządzanie ryzykiem Proces zarządzania ryzykiem obejmuje: określenie celów i zadań Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy; identyfikację ryzyka; analizę ryzyka; reakcję na ryzyko; monitorowanie i ocenę procesu zarządzania ryzykiem.

Określenie celów i zadań w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych tworzy się plany działalności; plany działalności tworzy się w celu udokumentowania procesu wyznaczania celów oraz monitorowania ich realizacji. Do planu wpisuje się cele związane z zadaniami priorytetowymi na kolejny rok.

Cele określa się na poziomie: strategicznym – cele strategiczne zostały określone w Strategii Rozwoju Miasta Sosnowca do 2020 r.; operacyjnym – odnoszące się do zadań wskazanych przez kierowników komórek organizacyjnych, służące realizacji celów strategicznych

Zarządzanie ryzykiem w celu zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia wyznaczonych celów i realizacji zadań realizowany jest proces pn. zarządzanie ryzykiem. zarządzanie ryzykiem powinno prowadzić do eliminacji lub ograniczenia - do akceptowalnego poziomu –prawdopodobieństwa i skutków wystąpienia zdarzeń negatywnych w celu usprawnienie funkcjonowania jednostki oraz zapewnienia ochrony jej majątku i wizerunku.

Kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do: określenia celów i zadań własnej komórki organizacyjnej w co najmniej rocznej perspektywie; zapewnienia odpowiedniego systemu monitorowania realizacji celów i zadań we własnej komórce organizacyjnej; przeprowadzenia oceny realizacji celów i zadań pod względem oszczędności, efektywności i skuteczności

Kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do cd.: przeprowadzenia analizy ryzyka dla określonych celów i zadań, tj. dokonać identyfikacji istniejących ryzyk, oszacowania ich istotności i określenia działań mających na celu eliminację lub minimalizację ryzyka do poziomu akceptowalnego;

Plan działalności i rejestr ryzyk Kierownicy komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych Gminy nanoszą określone przez nich cele, zadania i mierniki do Planu działalności, natomiast wynik analizy ryzyka odzwierciedlony jest w dokumencie Rejestr ryzyk i mapie punktowej oceny ryzyka; Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli sporządza zbiorczy „rejestr ryzyk” dla Urzędu, który jest zatwierdzany przez Prezydenta.

Cele operacyjne w jednostkach w 2016 roku: placówki oświatowe - zapewnienie bezpieczeństwa w placówkach, efektywne wykorzystanie planu dochodów i wydatków budżetowych, podniesienie efektów edukacji, dokształcanie i doskonalenie zawodowe pracowników oraz utrzymanie wysokiej jakości kształcenia; instytucje kultury - dostarczanie oferty kulturalnej, promowanie lokalnych twórców, prawidłowe gospodarowanie finansami i mieniem;

Cele operacyjne w jednostkach jednostkach w 2016 roku cd.: placówki opiekuńczo – wychowawcze - zapewnienie pomocy osobom potrzebującym; Powiatowy Urząd Pracy - doskonalenie usługi pośrednictwa pracy, poprawa stopnia przygotowania zawodowego i zdolności do zatrudnienia osób bezrobotnych oraz wspieranie rozwoju lokalnego rynku pracy.

Mechanizmy kontroli zarządczej dokumentowanie systemu kontroli zarządczej; nadzór; ciągłość działalności; ochrona zasobów; mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych; mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych.

Mechanizmy kontroli zarządczej - dokumentowanie systemu w Urzędzie działają procedury wewnętrzne, instrukcje, oraz inne regulacje wewnętrzne stanowiące dokumentację systemu kontroli zarządczej;

Mechanizmy kontroli zarządczej - nadzór w Urzędzie prowadzony jest nadzór nad wykonywaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. Zakres nadzoru wynika z „Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Sosnowca”, zwłaszcza w częściach dotyczących zasad kierowania pracą Urzędu, podziału zadań pomiędzy stanowiskami kierowniczymi oraz zakresu działania poszczególnych komórek organizacyjnych, a także wynika z indywidualnych zakresów czynności.

Mechanizmy kontroli zarządczej - ciągłość działalności funkcjonują mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości działalności Urzędu poprzez system zastępstw, delegowania uprawnień, upoważnień i innych regulacji wewnętrznych

Mechanizmy kontroli zarządczej - ochrona zasobów dostęp do zasobów finansowych, materialnych i informacyjnych jednostki mają wyłącznie upoważnione osoby. Osoby zarządzające i podlegli pracownicy są odpowiedzialni za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki. Pracownikom powierzono odpowiedzialność materialną za przekazane składniki majątkowe.

Mechanizmy kontroli zarządczej - dotyczące operacji finansowych i gospodarczych rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez kierownika komórki organizacyjnej lub osoby przez niego upoważnione, podział kluczowych obowiązków, weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji. Zasady prawidłowego funkcjonowania gospodarki finansowej oraz właściwej ochrony majątku Urzędu są uregulowane w „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych w Urzędzie Miasta Sosnowca”;

Mechanizmy kontroli zarządczej - dotyczące systemów informatycznych w Urzędzie funkcjonują mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych. Składają się na nie mechanizmy kontroli dostępu do zasobów informatycznych, sprzętu, systemu, aplikacji, danych, mające na celu ich ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami, czy utratą.

Informacja i komunikacja Osoby zarządzające oraz podlegli pracownicy mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków. System komunikacji umożliwia przepływ potrzebnych informacji wewnątrz i na zewnątrz Urzędu.

Monitorowanie i ocena monitorowanie systemu kontroli zarządczej; samoocena; audyt wewnętrzny; kontrola instytucjonalna przeprowadzana przez WKA; kontrola funkcjonalna przeprowadzana przez kierowników komórek organizacyjnych oraz jednostek organizacyjnych Gminy.

Monitorowanie i ocena - monitorowanie systemu kontroli zarządczej kierownicy są zobowiązani do wykonywania bieżącej oceny systemu kontroli zarządczej; kierownicy składają do WKA sprawozdanie z wykonania planu działalności w roku poprzednim;

Monitorowanie i ocena - samoocena raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i podległych pracowników komórek organizacyjnych; samoocena jest ujęta w ramy procesu odrębnego od bieżącej działalności i udokumentowana; wszyscy pracownicy Urzędu zobowiązani są do wypełnienia ankiet do samooceny i przekazania ich do WKA; dyrektorzy jednostek organizacyjnych dokonują podsumowania wyników samooceny i przekazują zbiorcze podsumowanie do WKA; WKA przedstawia Prezydentowi wyniki przeprowadzonej samooceny do akceptacji;

Samoocena w roku 2016 respondenci w zdecydowanej większości udzielili pozytywnych odpowiedzi na zadane pytania, potwierdzając tym samym znajomość wewnętrznych uregulowań i procedur, a także poprawność ich funkcjonowania w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy; Odpowiedzi negatywne dotyczyły przede wszystkim: stanu zatrudnienia, pisemnego powierzania obowiązków, komunikacji wewnętrznej, wartości etycznych. samoocena ukazała ogólny obraz funkcjonowania kontroli zarządczej i umożliwia wskazanie słabych ogniw w systemie kontroli zarządczej, a także umożliwiła podjęcie odpowiednich działań naprawczych w tym zakresie.

Monitorowanie i ocena - audyt wewnętrzny audytor wewnętrzny prowadzi obiektywną i niezależną ocenę kontroli zarządczej; Audyt wewnętrzny stanowi wsparcie dla Prezydenta i kierowników komórek organizacyjnych w osiąganiu celów poprzez realizację zadań audytowych dotyczących oceny i doskonalenia skuteczności kontroli zarządczej w badanych obszarach. rola i udział audytu wewnętrznego w kształtowaniu systemu kontroli zarządczej dotyczy w szczególności instruktażu oraz działalności doradczej poprzez wskazywanie obszarów, systemów, procesów, projektów, w których wymagana jest poprawa oraz zgłaszanie propozycji usprawnień.

Monitorowanie i ocena - kontrola instytucjonalna kontrola ta wykonywana jest w oparciu o „Regulamin kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Sosnowca”; celem kontroli w Urzędzie jest pomoc kierownictwu w doskonaleniu metod zarządzania jednostkami kontrolowanymi poprzez ustalanie i eliminowanie w toku kontroli organizacyjno – prawnych i finansowych nieprawidłowości w tych jednostkach, a także nadzorowanie realizacji wydanych zaleceń pokontrolnych.

Monitorowanie i ocena - kontrola funkcjonalna Jest to kontrola sprawowaną przez naczelników wydziałów, kierowników jednostek organizacyjnych oraz inne osoby biorące udział w realizacji określonych zadań, operacji, procesów, których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności, bądź którzy do wykonywania tej kontroli zostali zobligowani na podstawie innych przepisów w sposób bieżący, ciągły i bezpośredni.

Doskonalenie mechanizmów kontroli zarządczej w Urzędzie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy jest procesem ciągłym, realizowanym w oparciu o zasady funkcjonowania Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy. Wdrożenie kontroli zarządczej przyczynia się do doskonalenia działalności Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy, a także do ciągłego diagnozowania, monitorowania i poprawiania realizowanych procesów.

Dziękuję za uwagę 