Poczta elektroniczna Autor prezentacji: mgr Elżbieta Głowacka

Poczta elektroniczna. Poczta elektroniczna jest najbardziej popularną usługą sieciową. Wiele osób rozpoczyna swoje przygody z Internetem właśnie od wysyłania listów elektronicznych. Popularność tej usługi wynika z jej zalet w odniesieniu do poczty konwencjonalnej.Nie oznacza to oczywiście, że od dnia wynalezienia poczty elektronicznej listonosze stracili pracę. Każda tych z form korespondencji ma swoje mocniejsze i słabsze punkty.

Skrzynka na listy. Moż1iwość prowadzenia korespondencji za pośrednictwem sieci komputerowych jest moż1iwa dopiero wtedy, kiedy dysponujemy tzw. kontem na komputerze podłączonym do sieci. Dla ścisłości wspomnieć tu na1eży, iż nie musi to być sieć Internet. W ramach tego kursu skupimy jednak naszą uwagę na przykładach korzystania z sieci Internet. Jak już wiemy, dla prowadzenia wymiany korespondencji konieczne jest posiadanie konta. Przez konto rozumiemy tutaj wydzielony dla użytkownika fragment dysku na komputerze włączonym do sieci. Podstawowym atrybutem każdego konta jest jego nazwa. Często konta nazywane są od imion, nazwisk lub inicjałów ich właścicieli. Istotna jest oczywiście wie1kość konta, czyli i1ość pamięci dyskowej przyznanej danemu użytkownikowi na zapis otrzymywanej poczty. Zazwyczaj rozmiar ten nie jest mniejszy od 1 MB. Oczywiście im więcej otrzymamy od administratora miejsca na dysku tym więcej korespondencji możemy zgromadzić na naszym koncie. Jeż1i konto nasze jest małe, a i1ość nadchodzących listów znaczna, konieczne będzie częste zaglądanie do skrzynki pocztowej i usuwanie przeczytanych wiadomości. Nadchodzące listy są zapisywane na koncie do momentu wyczerpania przyznanej przestrzeni dyskowej. Kolejne wiadomości, które nadejdą po zapełnieniu całej skrzynki będą odesłane do nadawcy. We własnym interesie należy dbać o to, by zawsze w naszej skrzynce było miejsce na nadchodzące wiadomości. Dostęp do konta chroniony jest hasłem. Oznacza to, że użytkownik próbujący dokonać odczytu poczty otrzymanej musi podać kilkuznakowe hasło. Warto pamiętać, iż nie zaleca się używania jako hasła własnego nazwiska, imienia, czy też innego słowa łatwego do skojarzenia z właścicie1em konta. Powinno to być słowo lub najlepiej kombinacja liter, cyfr i znaków specjalnych (!, :, $, % itp.), która będzie trudna do odgadnięcia dla włamywaczy.

Adresy pocztowe. Każdy list elektroniczny musi być opatrzony adresem nadawcy oraz odbiorcy. Adres poczty elektronicznej składa się z dwóch elementów: nazwy konta (użytkownika) oraz nazwy serwera, na którym konto to zostało założone. Obie składowe adresu połączone są znakiem @ Między nazwą użytkownika, znakiem @, a nazwą serwera nie ma znaków spacji. Rozpatrzymy następujący przykład:

Adresy pocztowe.

Polskie serwisy oferujące bezpłatne konta pocztowe.

Alias. Serwery poczty elektronicznej pozwalają również na definiowanie nazw zastępczych (ang. alias). Alias (angielska nazwa przyjęła się wśród użytkowników poczty elektronicznej) jest nazwą, z którą związana jest lista adresów poczty elektronicznej. Wiadomości zaadresowane tym aliasem będą automatycznie rozesłane pod wszystkie wymienione w definicji aliasu adresy. Z możliwości tej często korzysta się podczas rozsyłania korespondencji do grupy użytkowników.

Gdzie serwują listy. Większość programów obsługi poczty elektronicznej, z którymi obecnie się spotykamy pracuje w technologii klient-serwer. Polega to na tym, że serwer poczty elektronicznej czuwa, nasłuchuje i realizuje zadania nadchodzące ze strony programów zwanych klientami. Na serwerze nie uruchamia się oprogramowania do przeglądania poczty. Zadanie to realizowane jest przez zdalne komputery, które łączą się z serwerem poczty tylko po to, aby pobrać lub odczytać zawartość skrzynki pocztowej lub wysłać nową wiadomość. Na nich właśnie uruchamia się oprogramowanie zwane klientami poczty elektronicznej. Obsługa interfejsu użytkownika nie obciąża zatem serwera. Ten podział zadań daje gwarancję szybkiej obsługi poczty.

Gdzie serwują listy.

Co można zrobić z e-mailem? Istnieje pewien kanon podstawowych operacji wykonywanych w ramach wysyłania i odbierania poczty elektronicznej. W zasadzie wszystkie dobre programy obsługi poczty pozwalają na: redagowanie i wysłanie nowej wiadomości , czytanie poczty otrzymanej, przesłanie otrzymanej korespondencji pod inny adres, do innych użytkowników poczty elektronicznej, odpisanie na otrzymaną wiadomość. List stanowiący odpowiedź zostaje wówczas automatycznie zaadresowany do nadawcy oryginalnej wiadomości (adres zwrotny pobrany zostaje z pól nagłówka), dołączanie plików do przesyłanej wiadomości.

Programy - klienty poczty elektronicznej. Outlook Express Obsługa poczty elektronicznej z poziomu systemu Microsoft Windows przedstawiona jest na przykładzie programu Microsoft Outlook Express. Program ten służy do odbierania, czytania, redagowania i wysyłania poczty elektronicznej, jak również pozwala na przeglądanie i wysyłanie wiadomości do grup sieciowych. Program ten jest łatwy do poznania i wygodny w obsłudze, a co najważniejsze pozwala na wykonanie wszystkich opisywanych wcześniej operacji z listami elektronicznymi.

Skrzynka odbiorcza. Główne okno ap1ikacji możemy podzielić na sześć segmentów. Są to: menu programu, pasek narzędzi, lista wvboru folderu, lista kontaktów, lista wvboru wiadomości, okno podglądu wiadomości.

Pasek narzędzi-skrzynka odbiorcza.

Kreator połączeń internetowych.

Odbieranie i czytanie wiadomości. Uruchamiając program po raz pierwszy automatycznie utworzone zostaną cztery foldery, w których gromadzone będą listy. Są to cztery domyślne zbiorniki, do których trafiają listy zależnie od ich charakteru i przeznaczenia. Tymi folderami są: Ø       Skrzynka nadawcza — folder przeznaczony na listy aktualnie redagowane oczekujące na wysłanie. Ø       Skrzynka odbiorcza — folder, do którego trafiają listy odbierane z serwera poczty. Ø       Elementy usunięte — folder, do którego trafiają wiadomości usuwane z innych folderów. Folder ten pełni funkcję podobną do Kosza obecnego na pulpicie systemu Windows. Wiadomości usunięte z tego folderu tracone są bezpowrotnie. Ø       Elementy wysłane — folder, w którym gromadzone są kopie wysyłanych wiadomości.

Foldery użytkownika. Program Outlook Express pozwala na definiowanie dowolnych folderów użytkownika, w których gromadzić możemy listy podobnie jak ma to miejsce w standardowych skrzynkach tworzonych przez program pocztowy. Możliwość ta ma dość duże znaczenie praktyczne, gdyż umożliwia gromadzenie wiadomości różnego typu, od różnych nadawców, bądź związanych ze sobą tematycznie w odrębnych folderach, co ułatwia ich odnajdywanie. Foldery użytkownika mogą być usuwane wraz z zawartością. Folderów domyślnych nie można usuwać.

Foldery lokalne.

Skrzynka odbiorcza.

Pasek narzędzi w trybie czytania wiadomości.

Wysyłanie nowych wiadomości i odpowiadanie na listy. Drugą podstawową umiejętnością obsługi poczty elektronicznej, obok odbierania i czytania listów, jest wysyłanie wiadomości. Możemy wyróżnić trzy sposoby wysyłania: redagowanie nowego listu, odpowiedź na otrzymaną wiadomość, przesłanie pod inny adres odebranej wiadomości.

Okno redagowania nowej wiadomości.

Pasek narzędzi w oknie redagowania nowej wiadomości.

Książka adresowa. Bardzo pożyteczną cechą nowoczesnych programów-klientów poczty elektronicznej jest możliwość gromadzenia adresów w postaci książki adresowej zwanej także listą kontaktów. Książkę adresową porównać możemy do książki telefonicznej, choć w przypadku programu Outlook Express ilość informacji, które możemy zapisać przy danym nazwisku lub nazwie znacznie przekracza to, co zwykle znajdujemy w spisach abonentów. Znaczenie tak zorganizowanej książki adresowej docenimy zwłaszcza wtedy, gdy oprócz komunikacji elektronicznej prowadzimy również korespondencję papierową, kontaktujemy się telefonicznie itp. W jednym miejscu możemy zgromadzić dość znaczny zbiór adresów i telefonów, pod którymi skontaktować się możemy z daną osobą.

Książka adresowa. Zbieranie adresów poczty elektronicznej w postaci książki adresowej ułatwia prawidłowe adresowanie wysyłanych wiadomości. Zamiast pamiętać i każdorazowo wpisywać być może długi i trudny adres koleżanki, czy kolegi, możemy wybrać imię i nazwisko adresata z listy, a program sam zajmie się odszukaniem właściwego adresu poczty i bezbłędnie umieści go w nagłówku wysyłanej wiadomości. Inną zaletą książki adresowej jest możliwość tworzenia grup. Grupy są w pewnym sensie odpowiednikiem aliasów definiowanych na serwerach poczty elektronicznej. Adresy jednej lub wielu osób gromadzimy pod jedną określoną nazwą, co z jednej strony może ułatwić prace polegające na rozsyłaniu identycznej wiadomości do wielu użytkowników poczty elektronicznej, a z drugiej eliminując prawdopodobieństwo pomyłek polegających na ominięciu jakiegoś adresata przy ,,ręcznym” wprowadzaniu długiej listy adresatów przesyłki.

Książka adresowa. Edycję książki adresowej rozpoczynamy wybierając z menu polecenie Narzędzia I Książka adresowa Kontakty i grupy mogą być prezentowane w różnej formie i kolejności. Sposób prezentacji i sortowania określamy wybierając z menu opcję Widok. Chcąc wybrać adresatów wiadomości z listy kontaktów należy w czasie redagowania wiadomości kliknąć klawisz Do lub DW (po lewej stronie pola adresata wiadomości). Na ekranie powinno otworzyć się okno wyboru adresatów z książki adresowej. Należy zaznaczyć osoby i/lub grupy, do których chcemy przesłać wiadomość i dodać je do listy adresatów wiadomości.

Koniec prezentacji.