Nowa Instrukcja Kancelaryjna - projektowane zmiany prawne

Prezentacja na temat: "Nowa Instrukcja Kancelaryjna - projektowane zmiany prawne"— Zapis prezentacji:

1 Nowa Instrukcja Kancelaryjna - projektowane zmiany prawne
Anna Siemek-Filuś

2 Projekt rozporządzenia
ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych projekt z dnia 28 września 2010 r. ( !) Rozporządzenie określa: instrukcję kancelaryjną, jednolite rzeczowe wykazy akt, instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych dla organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki, organów powiatu i starostw powiatowych, organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich, a także organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy.

3 Wybrane definicje akta sprawy – całą dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą sposób jej załatwiania naturalny dokument elektroniczny – dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej; odwzorowanie cyfrowe – dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru; skład chronologiczny – utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD, uporządkowany zbiór dla dokumentacji w postaci nieelektronicznej w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD skład informatycznych nośników danych – uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej system EZD – system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych; system tradycyjny – system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci

4 Sposób wykonywania czynności kancelaryjnych
Czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie tradycyjnym albo w systemie EZD. Kierownik podmiotu wskazuje, który ze sposobów wykonywania czynności kancelaryjnych, jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla danego podmiotu. Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw nie można wskazać ponownie systemu tradycyjnego. Dokonując wyboru systemu kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania spraw przez określenie, których klas z wykazu akt będą one dotyczyć i w jakim systemie będą prowadzone.

5 Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania spraw
Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania spraw wskazuje się jeżeli: przepisy prawa ustalają określony sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów dokumentacji, a ten określony sposób jest sprzeczny z dokonanym przez kierownika podmiotu wyborem systemu; zostały zdefiniowane i wdrożone szczegółowe procesy przebiegu załatwiania spraw dla wykonywania określonych, masowo realizowanych, elektronicznych usług publicznych, poprzez: instrukcję wewnętrzną zatwierdzoną przez kierownika podmiotu, w przypadku gdy usługa realizowana jest tylko przez ten podmiot, instrukcję opracowaną w porozumieniu pomiędzy podmiotami uczestniczącymi w procesie realizacji usługi publicznej i zatwierdzoną przez kierowników wszystkich podmiotów uczestniczących w realizacji usługi, w przypadku gdy usługa jest świadczona przez kilka podmiotów

6 Jednolity rzeczowy wykaz akt
Jednolity rzeczowy wykaz akt służy do oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz do grupowania dokumentacji nie tworzącej akt spraw Konstrukcja wykazu akt opiera się na: jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe; ujęciu w nim wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości dokumentacji, która powstaje i jest gromadzona w związku z realizowaniem tych zagadnień; systemie klasyfikacji dziesiętnej; ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt. Jednolitość klasyfikacji dokumentacji, polega na niezależności tej klasyfikacji od struktury organizacyjnej podmiotu i od podziału kompetencji wewnątrz podmiotu. W podmiocie prowadzi się stały monitoring wykazu akt pod kątem nowych zadań podmiotu, tak by klasy wprowadzane były do wykazu akt zanim pojawi się dokumentacja związana z realizacją danego zadania

7 Jednolity rzeczowy wykaz akt
Oparcie wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej powoduje, że każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr w następujący sposób: dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od „0” do „9”; dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od „00” do „99”; dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od „000” do „999”; dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od „0000” do „9999”. Niektóre klasy pozostawia się wolne na wypadek rozbudowy wykazu akt o nowe zagadnienia w działalności podmiotu. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych klas dokonuje, w formie zarządzenia, kierownik podmiotu w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego, z zastrzeżeniem: W sprawach, o których mowa powyżej, w imieniu kierowników zespolonych służb, inspekcji i straży działa wojewoda.

8 Postępowanie w okresie przejściowym
Z dokumentacją spraw niezakończonych wytworzoną i zgromadzoną w podmiotach przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia postępuje się następująco: sprawę załatwia się bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy aż do zakończenia sprawy albo zakłada się nową sprawę stosując odpowiednio przepisy wskazane poniżej. Czynności w systemie EZD Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw nie zakończonych, przejmuje nowa komórka organizacyjna. W sytuacji, o której mowa powyżej, przy sprawach czyni się wzmiankę o ponownym założeniu sprawy i odnotowuje krzyżowo znaki spraw. Wskazane jest dokonanie połączenia tych spraw w systemie EZD. Zmiana znaku sprawy nie usuwa dotychczas nadanego znaku sprawy. Czynności w systemie tradycyjnym W sytuacji, o której mowa powyżej, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: „przeniesiono do znaku sprawy ” i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy, znaku sprawy.

9 Postępowanie w okresie przejściowym
Z dokumentacją spraw niezakończonych po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego systemu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw postępuje się następująco: zakłada się nową sprawę odnotowując krzyżowo znaki spraw w sposób umożliwiający odnalezienie powiązanych akt spraw albo prowadzi się akta sprawy dalej w systemie tradycyjnym aż do zakończenia sprawy, a odwzorowania cyfrowe z napływających przesyłek powiązanych z takimi aktami sprawy traktuje się jako dokumentację nietworzącą akt sprawy o kategorii archiwalnej Bc (krótkotrwałe znaczenie praktyczne). System EZD, jeżeli nie spełnia wymagań niniejszego rozporządzenia zostanie dostosowany do wymogów tego rozporządzenia w terminie do 1 stycznia 2012

10 INSTRUKCJA KANCELARYJNA

11 Czynności kancelaryjne – nadzór i podział dokumentacji
Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie należy do obowiązków kierownika podmiotu. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych. Funkcję tę może pełnić archiwista. Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na: tworzącą akta spraw, nie tworzącą akt spraw. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała jej znak. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. Znak sprawy zawiera następujące elementy: oznaczenie komórki organizacyjnej; symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw; cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

12 Czynności kancelaryjne – udostępnianie i włączanie do akt
W systemie EZD W przypadku, gdy akta spraw tworzone są w systemie EZD, komórka merytoryczna, jeżeli współpracuje przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie, udostępnia im tę sprawę bezpośrednio w systemie EZD, określając równocześnie, jaka część dokumentacji, stanowiącej akta sprawy, będzie udostępniona tym komórkom. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy. W systemie tradycyjnym W przypadku, gdy akta spraw tworzone są w systemie tradycyjnym, komórka merytoryczna, jeżeli współpracuje przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną. Dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna. Jeżeli dokumentacja, o której mowa powyżej, została oznaczona znakiem sprawy w innej niż merytoryczna komórce organizacyjnej to kwalifikowana jest do dokumentacji kategorii Bc. Zmiany kwalifikacji tej dokumentacji może dokonać dyrektor właściwego miejscowo archiwum państwowego.

13 CZYNNOŚCI KANCELARYJNE W SYSTEMIE EZD

14 Zakres czynności objętych systemem EZD
W systemie EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu, w szczególności: prowadzi się rejestry przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisy spraw; wykonuje się dekretacje; wykonuje się akceptacje, w szczególności podpisując dokumenty elektroniczne wymaganym w przepisach szczegółowych odpowiednim rodzajem podpisu elektronicznego; prowadzi się możliwe do zrealizowania w systemie EZD inne potrzebne rejestry i ewidencje, z wyłączeniem rejestrów i ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw innych systemach teleinformatycznych; gromadzi się, w przyporządkowaniu do właściwych spraw, wszelkie dokumenty elektroniczne mające znaczenie dla udokumentowania sposobu załatwiania tych spraw. Akceptacje i dekretacje wykonywane w ramach EZD potwierdza się podpisem elektronicznym w sposób polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych identyfikujących imię, nazwisko i stanowisko osoby dokonującej tej czynności w systemie EZD do akceptowanej lub dekretowanej treści wraz z określeniem daty wykonywania tej czynności

15 Rejestracja przesyłek wpływających
Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę. Metadane mogą być dodawane automatycznie, jeżeli ich źródło można uznać za zaufane. Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, czyli numer z rejestru przesyłek wpływających. Zestaw metadanych określono w załączniku do instrukcji! Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie: danych zawartych w treści pisma – w przypadku, gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma; danych na kopercie, w której zamknięte są pisma – w przypadku, gdy nie ma możliwości otwarcia koperty. Kierownik podmiotu ustala listę rodzajów przesyłek wpływających, których punkt kancelaryjny nie otwiera.

16 Postępowanie z przesyłkami wpływającymi na nośniku papierowym
Punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających przesyłki na nośniku papierowym umieszcza na przesyłce identyfikator, przy czym umieszcza go w przypadku, gdy: istnieje możliwość otwarcia koperty – na pierwszej stronie pisma; nie ma możliwości otwarcia koperty – na kopercie. Identyfikator umieszczony na przesyłce na nośniku papierowym musi być możliwy do odczytania bez potrzeby stosowania dodatkowych urządzeń technicznych. Dopuszcza się, przy uwzględnieniu wymogu, o którym powyżej, nanoszenie na przesyłkę identyfikatora przeznaczonego do odczytywania maszynowego, np. kodów kreskowych.

17 Postępowanie z przesyłkami wpływającymi na nośniku papierowym
Po naniesieniu na przesyłkę na nośniku papierowym identyfikatora wykonuje się pełne odwzorowanie cyfrowe (tj. wszystkich stron wraz załącznikami i ewentualnie kopertą), z wyłączeniem przesyłek, których się nie skanuje ze względu na: rozmiar strony (np. A3 i większe); dużą liczbę stron (np. kilkaset); treść, formę lub postać. W powyższych przypadkach, wykonuje się, jeżeli to możliwe, co najmniej odwzorowanie cyfrowe pierwszej strony przesyłki i ewentualnie koperty, załączając w metadanych opisujących tą przesyłkę, informacje o objętości (rozmiarze) przesyłki. Kierownik podmiotu, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala listę rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych całości przesyłek, wskazując przy tym wielkości graniczne dla parametrów, o których mowa wcześniej. System EZD musi pozwalać na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek, dla których nie wykonano pełnych odwzorowań cyfrowych

18 Postępowanie z przesyłkami przekazanymi pocztą elektroniczną
Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną dokonuje się wstępnej ich selekcji, mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Po dokonaniu selekcji, o której mowa powyżej, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na: przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem; przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej: mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw przez podmiot, mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych przez podmiot, pozostałe, nie odzwierciedlające działalności podmiotu.

19 Postępowanie z przesyłkami przekazanymi pocztą elektroniczną
Przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej oraz przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw przez podmiot rejestruje się dołączając do metadanych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz załącznikami. Rejestracja może być wykonana przez punkt kancelaryjny lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę. Przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych przez podmiot prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD nie rejestrując ich w rejestrze przesyłek wpływających. Przesyłek adresowanych na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej nie odzwierciedlające działalności podmiotu nie rejestruje się i nie włącza się do akt sprawy i traktuje jako dokument elektroniczny nieewidencjonowany. Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki załączone.

20 Postępowanie z przesyłkami przekazanymi na ESP
Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na: przeznaczone do automatycznego rejestrowania w specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek systemie teleinformatycznym; pozostałe, nie przeznaczone do automatycznego rejestrowania. Przesyłek przeznaczonych do automatycznego rejestrowania w specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek systemie teleinformatycznym nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi. Przesyłki nie przeznaczone do automatycznego rejestrowania rejestruje się dołączając do metadanych opisujących tą przesyłkę, zarejestrowany dokument elektroniczny oraz UPO.

21 Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:
Postępowanie z przesyłkami przekazanymi na informatycznym nośniku danych Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na: przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych; stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym. Przesyłki przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych rejestruje się dołączając do metadanych opisujących te przesyłki, dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych oraz UPO, o ile zostało wydane. Pisma na nośniku papierowym, do których załącznikiem jest przesyłka przekazana na informatycznym nośniku danych rejestruje się tak jak pozostałe przesyłki w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma, a także załącznik w postaci elektronicznej zapisany na informatycznym nośniku danych.

22 Postępowanie z przesyłkami przekazanymi na informatycznym nośniku danych
Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne włączenie do systemu EZD przesyłki przekazanej na informatycznym nośniku danych ze względu na jej rozmiar (np. materiał filmowy, zbiór odwzorowań wieloarkuszowej mapy wykonany w dużej rozdzielczości, oprogramowanie instalacyjne): odnotowuje się ten fakt w rejestrze przesyłek wpływających, a następnie informatyczny nośnik danych przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych. System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono do systemu EZD, zawierającej w szczególności wskazanie nośników, na których się one aktualnie znajdują. Kierownik podmiotu uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala maksymalną wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do EZD.

23 CZYNNOŚCI KANCELARYJNE W SYSTEMIE TRADYCYJNYM

24 Zakres czynności objętych systemem tradycyjnym
W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności: spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych; dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej; całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu: prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw; prowadzenia innych, niż w określone powyżej, rejestrów i ewidencji; udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu; przesyłania przesyłek. Dopuszczenie, o którym mowa powyżej, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, poprzez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na co najmniej jednym, innym informatycznym nośniku danych niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane.

25 Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.
Rejestracja przesyłek wpływających oraz postępowanie z przesyłkami wpływającymi na nośniku papierowym Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu w ich rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej określonego w instrukcji zbioru informacji. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie: danych zawartych w treści pisma – w przypadku, gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma; danych na kopercie, w której zamknięte są pisma – w przypadku, gdy nie ma możliwości otwarcia koperty. Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym, punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie. Kierownik podmiotu ustala listę rodzajów przesyłek wpływających, których punkt kancelaryjny nie otwiera.

26 Postępowanie z przesyłkami przekazanymi pocztą elektroniczną
Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną dokonuje się wstępnej ich selekcji, mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Po dokonaniu selekcji przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na: przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem; przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej: mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw przez podmiot, mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych przez podmiot, pozostałe.

27 Postępowanie z przesyłkami przekazanymi pocztą elektroniczną
Przesyłki, adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej oraz adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw przez podmiot rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. Przesyłki, adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych przez podmiot drukuje się i włącza bez dekretacji bezpośrednio do akt sprawy. Przesyłek pozostałych nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.

28 Postępowanie z przesyłkami przekazanymi ESP
Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na: przeznaczone do automatycznego rejestrowania w specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek systemie teleinformatycznym; pozostałe, nie przeznaczone do automatycznego rejestrowania. Przesyłek przeznaczonych do automatycznego rejestrowania w specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek systemie teleinformatycznym nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi. Przesyłki pozostałe, nie przeznaczone do automatycznego rejestrowania rejestruje się, drukuje wraz z UPO, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

29 Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:
Postępowanie z przesyłkami przekazanymi na informatycznym nośniku danych Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na: przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych; stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym. Przesyłki, przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. Pisma w postaci papierowej, do których załącznikiem jest przesyłka przekazana na informatycznym nośniku danych rejestruje zgodnie z zasadami rejestracji przesyłek na nośniku papierowym, odnotowując w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych.

30 Postępowanie z przesyłkami przekazanymi na informatycznym nośniku danych
Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (np. nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (np. dokument zawierający dużą ilość stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), to kolejno: drukuje się tylko część przesyłki lub jeśli to także niemożliwe sporządza i drukuje notatkę o przyjętej przesyłce, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku; informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołącza się do wydruku, o którym mowa powyżej, aż do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazuje się go do składu informatycznych nośników danych. Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych odnotowuje się w rejestrze przesyłek wpływających.

31 Postępowanie z przesyłkami zawierającymi podpis elektroniczny
Jeśli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej, zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób, określony w przepisach ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (np. „podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu….[data]; wynik weryfikacji: ważny /nieważny/brak możliwości weryfikacji), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk. Na wydruk UPO nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.

32 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ