Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

ZASADY ROZLICZANIA DOTACJI W RAMACH KONKURSU FUNDUSZ INICJATYW OBYWATELSKICH 2014 JOANNA MALARCZYK.

Podobne prezentacje


Prezentacja na temat: "ZASADY ROZLICZANIA DOTACJI W RAMACH KONKURSU FUNDUSZ INICJATYW OBYWATELSKICH 2014 JOANNA MALARCZYK."— Zapis prezentacji:

1 ZASADY ROZLICZANIA DOTACJI W RAMACH KONKURSU FUNDUSZ INICJATYW OBYWATELSKICH 2014 JOANNA MALARCZYK

2 Plan szkolenia  PFIO - zasady rozliczania dotacji i sprawozdawczość w roku 2014  Generator Sprawozdań i wzór sprawozdania z realizacji zadania dofinansowanego w ramach konkursu FIO 2014  Karta oceny sprawozdań  Najczęściej popełniane błędy w sporządzaniu sprawozdań

3 Co to jest sprawozdanie?  Sprawozdanie składane jest, aby wykazać wykonanie zadania i wykorzystanie środków finansowych zgodnie z celem, na jaki zostały przekazane i na warunkach wskazanych w umowie.  Stanowi podstawę do rozliczenia dotacji.

4 Jakie dokumenty nas obowiązują?  Umowa o wsparcie realizacji zadania publicznego wraz z załącznikami:  Oferta realizacji zadania publicznego  Kosztorys zadania  Harmonogram zadania  Regulamin Konkursu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich w 2014 r.  Ustawa z dnia 7 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885),  Ustawa z dnia 29 września 1994 r. rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330)

5 Jakie dokumenty będą pomocne?  Instrukcja wypełniania Generatora Sprawozdań P FIO 2014 przygotowana przez Departament pożytku Publicznego MPiPS i dostępne na stronie: _wypelniania_Generatora_Sprawozdan_PO_FIO_ 2014.pdf _wypelniania_Generatora_Sprawozdan_PO_FIO_ 2014.pdf

6 Co jeszcze będzie pomocne?  Infolinia konkursu FIO 2015 (0d uruchomienia konkusu do połowy stycznia 2015):  Można będzie zadawać pytania związane z rozliczeniem dotacji z 2014 r.

7 Termin realizacji zadań P FIO 2014  W ramach P FIO 2014 zadania jednoroczne, dwuletnie i trzyletnie.  Dla zadań jednorocznych  Najwcześniejszy termin rozpoczęcia zadania: od 1czerwca 2014 r.  Nieprzekraczalny termin zakończenia zadania: 31 grudnia 2014 r.  Dla zadań wieloletniech (dwu- i trzyletnich):  Najwcześniejszy termin rozpoczęcia zadania: od 1 czerwca 2014 r.  Nieprzekraczalny termin zakończenia zadania odpowiednio: 30 listopada 2015 r. i 30 listopada 2016 r.  UWAGA! Obowiązek skłądania sprawozdań cząstkowych po zakończeniu kazdego roku realizacji zadania i rozliczania budżetów rocznych.  Termin realizacji konkretnego zadania jest określony w umowie

8 Inne ważne terminy  30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania – termin określony w umowie jako czas na przygotowanie sprawozdania i rozliczenie zadania  Miesiąc do dnia zakończenia realizacji zadania – termin do którego można składać wniosek o zawarcie aneksu  15 dni - od dnia zakończenia realizacji zadania – maksymalny czas na dokonanie zwrotu niewykorzystanej części dotacji Wniosek o zawarcie aneksu Termin zakończnia realizacji zadania Termin zwrotu niewykorzystanej kwoty dotacji Termin złożenia sprawozdania miesiąc15 dni 30 dni

9 Złożenie sprawozdania  W terminie 30 dni od daty zakończenia jego realizacji,  W wersji elektronicznej za pomocą generatora sprawozdań on-line, zamieszczonego na stronie internetowej:  W wersji papierowej - po wydrukowaniu sprawozdania i podpisaniu przez osoby upoważnione do reprezentacji organizacji, należy wysłać je pocztą, kurierem lub złożyć osobiście na adres Instytucji Zarządzającej – Departamentu Pożytku Publicznego, ul. Nowogrodzka 1/3/5, Warszawa, z dopiskiem: sprawozdanie FIO  o zachowaniu terminu decyduje data wpływu lub stempla pocztowego

10 Załączniki do sprawozdania  Jedynym załącznikiem, który należy dołączyć do wydruku sprawozdania jest kopia potwierdzenia zwrotu niewykorzystanej części dotacji na konto Zleceniobiorcy.  Inne dokumenty i materiały mogące dokumentować działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania Zleceniobiorca ma obowiązek przedłożyć w formie papierowej na żądanie Zleceniodawcy

11 Jakie będą skutki niezłożenia sprawozdania?  Zleceniodawca wzywa pisemnie Zleceniobiorcę do złożenia sprawozdania, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania.  Niezastosowanie się do wezwania, skutkuje uznaniem dotacji za wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem w rozumieniu ustawy o finansach publicznych.

12 Sprawozdanie złożone – co dalej?  Brak uchybień – do organizacji wysyłane jest pismo informujące o akceptacji sprawozdania.  Są błędy (dotacja została niewłaściwie wydatkowana, brakuje wyjaśnień dotyczących rozbieżności w stosunku do umowy, brakuje załącznika) – organizacja otrzyma pismo z prośbą o uzupełnienie sprawozdania lub informacją o konieczności dokonania zwrotu części środków.

13 Zmiany umowy w trakcie realizacji projektu - ANEKS Aneksowania wymagają:  zmiany w harmonogramie realizacji zadania mające wpływ na termin realizacji projektu,  zmiany w kosztorysie np.:  wprowadzenie nowej pozycji do kosztorysu,  zmiana planowanych wydatków, zwiększenie danej pozycji wydatku powyżej limitu określonego w umowie,  obniżenie środków własnych,  zamiana środków własnych finansowych na środki własne niefinansowe.

14 Zmiany umowy w trakcie realizacji projektu – bez aneksu Aneksowania nie wymagają:  zmiany w harmonogramie nie naruszające terminu realizacji zadania,  zmiany w kosztorysie mieszczące się limitach określonych w umowie,  zmiany dotyczące: nazwy organizacji, siedziby organizacji, reprezentacji organizacji,  zmiany osobowe w zakresie personelu realizującego projekt,  zmiana numeru rachunku bankowego.

15 Zgłaszanie zmian w umowie  Zmiany wymagające aneksu należy zgłosić do Instytucji Zarządzającej (DPP MPiPS) nie później niż miesiąc przed końcem realizacji projektu. Pismo w tej sprawie wraz z uzasadnieniem zmian należy:  złożyć osobiście w Departamencie Pożytku Publicznego  przesłać drogą poczty elektronicznej do osób odpowiedzialnych za wdrażanie FIO 2014  wysłać drogą pocztową na adres Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej Departament Pożytku Publicznego ul. Nowogrodzka 1/3/ Warszawa  Pozostałe zmiany wymagają pisemnego zgłoszenia do Instytucji Zarządzającej. Informacja o nich powinna być zawarta w sprawozdaniu.

16 Kiedy koszty są kwalifikowalne?  niezbędne dla realizacji projektu,  racjonalne i efektywne,  zostały faktycznie poniesione,  właściwie udokumentowane,  zostały przewidziane w budżecie projektu,  poniesione w okresie realizacji projektu określonym w umowie,  zgodne ze szczegółowymi wytycznymi określonymi w Zasadach,  zgodne z odrębnymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

17 Koszty niekwalifikowalne  podatek od towarów i usług (VAT), jeśli może zostać odliczony  zakup nieruchomości gruntowej, lokalowej, budowlanej;  zakup środków trwałych  amortyzacja;  leasing;  rezerwy na pokrycie przyszłych strat lub zobowiązań;  odsetki z tytułu niezapłaconych w terminie zobowiązań;  koszty kar i grzywien;  koszty procesów sądowych;  nagrody, premie i inne formy bonifikaty rzeczowej lub finansowej dla osób zajmujących się realizacją zadania;  koszty obsługi konta bankowego (nie dotyczy kosztów przelewów);

18 Koszty niekwalifikowalne  zakup napojów alkoholowych  podatki z wyłączeniem podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne związanych z realizacją zadania publicznego oraz opłaty i inne daniny publiczne,  koszty wyjazdów służbowych osób zaangażowanych w realizację projektu na podstawie umowy cywilnoprawnej, chyba że umowa ta określa zasady i sposób podróży służbowych;

19 Limity kosztów i dozwolone zwiększenia i przesunięcia (§ 11. Umowy) Nr kategorii Nazwa kategorii Maksymalny procentowy udział w dotacji Dopuszczalność zmian bez powiadamiani IZ – Departamentu Pożytku Publicznego I.Koszty osobowe merytorycznebrak limitu Możliwe zwiększenie wydatków pokrywanych z dotacji do 10 % wartości tej kategorii kosztów. Dopuszczalne przesunięcia pomiędzy poszczególnymi wydatkami wewnątrz kategorii III. Koszty związane z uczestnictwem bezpośrednich adresatów projektu brak limitu IV. Koszty funkcjonowania organizacji związane z realizacją zadania 20% łącznie z kategorią II VI. Koszty adaptacji pomieszczeń dla celów realizacji zadania 10% (max zł) VII.Koszty wyjazdów służbowych osób zaangażowanych w realizację zadania 5 %

20 Limity kosztów i dozwolone przesunięcia (§ 11. Umowy) Nr kategorii Nazwa kategorii Maksymalny procentowy udział w dotacji Dopuszczalność zmian bez powiadamiani IZ – Departamentu Pożytku Publicznego II.Koszty obsługi zadania publicznego, w tym koszty administracyjne 20% łącznie z kategorią IV Nie mogą być dokonywane żadne zmiany wydatków zarówno pokrywanych z dotacji jak i/lub z wkładu własnego, chyba, że polegają na zmniejszeniu poszczególnych pozycji, a zaoszczędzone środki zostaną przesunięte na kategorię I lub III.

21 Limity kosztów i dozwolone przesunięcia (§ 11. Umowy) Nr kategorii Nazwa kategorii Maksymalny procentowy udział w dotacji Dopuszczalność zmian bez powiadamiani IZ – Departamentu Pożytku Publicznego V. Koszty wyposażenia związane z realizacją zadania 10% (koszt jedn. max zł brutto) Koszty łączne dotacji określone w kosztorysie nie mogą ulec zwiększeniu. Dopuszczalne jest dokonywanie zmian kwot poszczególnych wydatków pokrywanych z dotacji wewnątrz kategorii kosztów przy czym wartość kategorii pokryta z dotacji, określona w umowie nie może ulec zwiększeniu. VIII.Koszty związane z działaniami promocyjnymi projektu 5%

22 Płatności w ramach projektów FIO 2014  Zasada – płatności bezgotówkowe (przelewy) - płatności gotówkowe dopuszczalne w przypadkach, gdy nie jest możliwy obrót bezgotówkowy  Płatności tylko w terminie realizacji zadania oraz w ciągu 14 dni od zakończenia projektu, nie później niż do 31 grudnia danego roku.  Dokumenty księgowe muszą być wystawione w terminie realizacji zadania.

23 Dokumentowanie działań merytorycznych  Zleceniobiorca ma obowiązek dokumentowania realizowanych działań np.:  listy uczestników  publikacje  zdjęcia  raport /raporty, analizy  Informacje prasowe  Wszelkie materiały powinny być opatrzone w widocznym miejscu nadrukiem: „Projekt dofinansowany ze środków Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich” oraz logo PO FIO  Brak obowiązku załączania dokumentów do sprawozdania  Na żądanie Zleceniodawcy, Zleceniobiorca ma obowiązek przedłożyć w formie papierowej ww. dokumenty.

24 Dokumentowanie wydatków  Wydatki w ramach projektu dokumentuje się dowodami księgowymi  Dowody księgowe powinny być rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej  Wystawione (i opłacone) w terminie realizacji zadania  Opatrzone na odwrocie trwałym opisem (jego brak skutkował będzie nieuznaniem wydatku)  Brak obowiązku załączania dokumentów finansowych do sprawozdania

25 Przykłady dowodów księgowych  faktury VAT;  faktury korygujące;  rachunki;  noty obciążeniowe;  noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą);  listy płac;  rachunki do umów zlecenia/o dzieło wraz z obowiązującymi narzutami;  umowy sprzedaży wraz z załączonym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku dowód wpłaty, wyciąg z rachunku bankowego, polecenie przelewu;  rozliczenie wyjazdów służbowych na podstawie druku delegacji oraz polecenia wyjazdu służbowego

26 Co zawiera opis dokumentu księgowego? Brak opisu w sposób trwały na odwrocie dowodu księgowego będzie skutkował nieuznaniem tego wydatku.  1. Pieczęć organizacji oraz sporządzony w sposób trwały opis: „Operacja dotyczy realizacji zadania (nazwa zadania) , zgodnie z zawartą umową nr z dnia..... w przypadku aneksu do umowy należy dopisać: oraz zgodnie z Aneksem nr z dnia......)  2. Opis merytoryczny zadania, którego dotyczy (w tym czas i miejsce) przeznaczenie zakupionej usługi, towaru lub opłaconej należności, w jakiej części (kwotowo) została należność z faktury/rachunku opłacona ze środków pochodzących z dotacji Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich a z jakiej ze środków własnych  „Stwierdzam zgodność merytoryczną” data i czytelny podpis osoby/osób uprawnionych, np. koordynator zadania, kierownik jednostki.

27 Co zawiera opis dokumentu księgowego?  3. „Sprawdzono pod względem rachunkowym i formalnym” data i czytelny podpis osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych.  4. Dekret księgowy - sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby dokonującej wpisu do ewidencji księgowej oraz numerem dowodu księgowego (a także data i podpis umożliwiający identyfikację osoby podpisującej).  5. Zapis potwierdzający akceptację przez Głównego Księgowego (lub osobę upoważnioną) dowodu księgowego do zapłaty (data i czytelny podpis).  6. Zapis dotyczący zatwierdzenia do zapłaty dowodu księgowego przez Kierownika jednostki lub przez osobę upoważniona do tej czynności (data i czytelny podpis).

28 Jak udokumentować wkład niefinansowy?  porozumienie między Zleceniobiorcą, a wolontariuszem w formie pisemnej  praca społeczna członków – oświadczenie zawierające:  imię i nazwisko członka,  nazwa organizacji,  okres wykonywania pracy społecznej,  przedmiot i miejsce wykonywania pracy społecznej,  numer dowodu osobistego  Podpis  Wartość pracy jest ustalana w oparciu o standardowe stawki godzinowe lub dzienne za dany rodzaj pracy oraz z uwzględnieniem czasu jej wykonywania

29 Możliwość zmniejszenia wkładu własnego  Zleceniobiorca ma obowiązek zachowania procentowego udziału dotacji  Procentowy udział dotacji w całkowitym koszcie zadania publicznego może ulec zwiększeniu o nie więcej niż 10%, pod warunkiem, że udział dotacji w kosztach całkowitych nie przekroczy maksymalnych limitów określonych w zasadach

30 Wysokość wkładu własnego wartość dotacji wkład własny 10 tys. zł do 40 tys. zł 10% wartości projektu środki własne niefinansowe lub finansowe ponad 40 tys. zł do 300 tys. zł Co najmniej 10% wartości dotacji - środki własne niefinansowe lub finansowe, w tym nie mniej niż 5% wartości dotacji wkład finansowy

31 Generator sprawozdań  Wymogi techniczne:  Każda przeglądarka internetowa  Tryb on-line  Uruchomiona obsługa skryptu Java  Rekomendowane częste zapisywanie  Instrukcja generatora sprawozdań FIO 2014

32 Wzór sprawozdania z realizacji zadania dofinansowanego w ramach P FIO 2014  Prezentacja w generatorze – On-Line lub prezentacja z pliku WORD

33 Najczęściej popełniane błędy przy sporządzeniu sprawozdań  Złożenie sprawozdania po terminie.  Dokonanie przelewu niewykorzystanej części dotacji po terminie określonym umową lub po wezwaniu kontrolerów.  Dokonanie przelewu niewykorzystanej dotacji po terminie określonym umową bez uwzględnienia odsetek za zwłokę (jak dla zaległości podatkowych).  Brak opisu faktur lub rachunków.  Realizacja zadań niezgodnie z harmonogramem będącym załącznikiem do umowy.  Zmniejszenie wysokości środków własnych przy równoczesnym niezmienionym poziomie wykorzystania dotacji.  Niezachowanie proporcji środków własnych i dotacji do wartości zadania.  Dokonanie przesunięć pomiędzy kategoriami kosztorysu powyżej limitu określonego w umowie.

34 Najczęściej popełniane błędy przy sporządzeniu sprawozdań  Nieujęcie w sprawozdaniu kosztów oraz dokumentów księgowych (np. faktur, rachunków) poniesionych ze środków własnych Zleceniobiorcy.  Nieujęcie w zestawieniu faktur/rachunków kosztów pokrytych ze środków własnych Zleceniobiorcy.  Zamiana finansowych środków własnych, określonych w umowie na rzeczowe lub osobowe środki własne w realizacji zadania.  Umieszczenie w zestawieniu faktur/rachunków dokumentów księgowych wystawionych lub opłaconych przed lub po terminie realizacji zadania zawartym w umowie (nie dotyczy wydatków poniesionych w ciągu 14 dni od dnia zakończenia zadania, ale nie później niż do 31 grudnia danego roku).  Przedstawienie do rozliczenia dokumentów niebędących dowodami księgowymi w rozumieniu ustawy o rachunkowości.  Niedołączenie na żądanie Zleceniodawcy wymaganych załączników do sprawozdania.

35 Kontrola i uchybienia  Kontrola obejmuje:  prawidłowość wykonania zadania przez Oferenta  prawidłowość wydatkowania przekazanych środków finansowych.  Kontrola może być prowadzona  w trakcie  po zakończeniu realizacji zadania.  w siedzibie Oferenta  w miejscu realizacji zadania.  Konsekwencją rażących uchybień w rozliczaniu dotacji może być zwrot części lub całości przyznanej dotacji

36 Dziękuję za uwagę!


Pobierz ppt "ZASADY ROZLICZANIA DOTACJI W RAMACH KONKURSU FUNDUSZ INICJATYW OBYWATELSKICH 2014 JOANNA MALARCZYK."

Podobne prezentacje


Reklamy Google