PRZYGOTOWANIE SPRAWOZDANIA KOŃCOWEGO. SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE/KOŃCOWE 1) ) 2) z wykonania zadania publicznego przepisać tytuł z umowy — str.2, §1 pkt.

Prezentacja na temat: "PRZYGOTOWANIE SPRAWOZDANIA KOŃCOWEGO. SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE/KOŃCOWE 1) ) 2) z wykonania zadania publicznego przepisać tytuł z umowy — str.2, §1 pkt."— Zapis prezentacji:

1 PRZYGOTOWANIE SPRAWOZDANIA KOŃCOWEGO

2 SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE/KOŃCOWE 1) ) 2) z wykonania zadania publicznego przepisać tytuł z umowy — str.2, §1 pkt 1. ………………………………………………………………………. (tytuł zadania publicznego) w okresie od.......do.......zgodnie z umową § 2 pkt 1 określonego w umowie nr.......... zawartej w dniu...............pomiędzy Powiatem Gliwickim (nazwa Zleceniodawcy ) a ………………………………………………………………………….. (nazwa Zleceniobiorcy, siedziba, nr Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji’ 3) ) Data złożenia sprawozdania 4)

3 Część I. Sprawozdanie merytoryczne 1. Informacja czy zakładane cele realizacji zadania publicznego zostały osiągnięte w wymiarze określonym w części III pkt 6 oferty - proszę opisać. Jeśli nie, wskazać dlaczego. Treść analogiczna z cz. III pkt 6 oferty

4 2. Opis wykonania zadania z wyszczególnieniem organizacji pozarządowych, podmiotów, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, lub innych podmiotów wykonujących poszczególne działania określone w części III pkt 9 oferty. 5) Poszczególne działania w zakresie realizowanego zadania publicznego wraz z krótkim opisem wykonania zadania Terminy realizacji poszczególnych działań Zleceniobiorca lub inny podmiot, który wykonywał działanie w zakresie realizowanego zadania publicznego Opis powinien zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z ich układem zawartym w ofercie, która była podstawą przygotowania umowy. W opisie konieczne jest uwzględnienie wszystkich planowanych działań, zakres w jakim zostały one zrealizowane, i wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich realizacji, w odniesieniu do ich zakresu, jak i harmonogramu realizacji.

5 3. Opis, w jaki sposób dofinansowanie z dotacji inwestycji związanych z realizacją zadania wpłynęło na jego wykonanie należy wpisać „nie dotyczy” Punkt NIE DOTYCZY zadań realizowanych w ramach konkursu ogłoszonego przez Zarząd Powiatu - chodzi o inwestycje. Za inwestycję uważa się zakupy przekraczające wartość 3.500 zł / jednostkę zakupową (środek trwały)

6 4. Opis osiągniętych rezultatów Rezultaty - bezpośrednie i natychmiastowe efekty zrealizowanego zadania publicznego. Rezultaty dostarczają informacji o zmianach, jakie nastąpiły w wyniku wdrożenia programu lub projektu u adresatów zadania, bezpośrednio po uzyskaniu przez nich wsparcia finansowego. Rezultaty powinny ściśle odnosić się do zakresu projektu i wyznaczonego w nim celu, przy jednoczesnym poszukiwaniu takich rezultatów, które w prosty i tani sposób będzie można zmierzyć, na przykład poprzez liczbę uzyskanych certyfikatów.

7 5. Liczbowe określenie skali działań zrealizowanych w ramach zadania 6 Podajemy konkretne wartości liczbowe - np. liczba osób, liczba godzin, liczba wydanych certyfikatów, liczba i nakład publikacji, liczba rozegranych meczy, itp. Należy użyć tych samych miar, które zapisane były w ofercie realizacji zadania, w części III pkt 10.

8 Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) Lp Rodzaj kosztów Całość zadania zgodnie z umową (w zł) Bieżący okres sprawozdawczy - za okres realizacji zadania publicznego (w zł) z tego pokryty z finansowych środków własnych, środków z tego pokryty z wkładu osobowego, w tym pracy społecznej z tego z finansowych środków własnych, środków z innych z tego pokryty z wkładu osobowego, w tym pracy społecznej.koszt całkowity.z tego pokryty z dotacji z innych źródeł, w tym wpłat i opłat adresatów zadania "publicznego członków i świadczeń wolontariuszy koszt całkowity z tego pokryty z dotacji źródeł, w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego członków i świadczeń wolontariu­szy I _ _ Koszty merytoryczne (z uwzględnieniem kosztów jednostkowych) poniesione przez... (nazwa Zleceniobiorcy) 1) 2) II _ Koszty obsługi zadania publicznego, w tym koszty administracyjne (z uwzględnieniem kosztów jednostkowych) poniesione przez... (nazwa Zleceniobiorcy) 8 1) 2) III Inne koszty, w tym koszty wyposażenia i promocji (z uwzględnieniem kosztów jednostkowych) poniesione przez... (nazwa Zleceniobiorcy) 8> 1) 2) IV- Ogółem Przepisujemy wartości z oferty lub zaktualizowanego kosztorysu realizacji zadania, jeśli dotyczy. „PLAN” Wpisujemy faktycznie poniesione wydatki udokumentowane fakturami i rachunkami oraz wkład osobowy członków organizacji i świadczenia wolontariuszy. „WYKONANIE”

9 Należy zwrócić szczególną uwagę na poprawność rachunkową sprawozdania z wykonania wydatków! Wymagana jest zgodność obliczeń w tabelach: II.1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów II.2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania II.4. Zestawienie faktur (rachunków) - UWAGA !!! - do tej tabeli NIE WPISUJEMY oświadczeń o wykonaniu pracy społecznej lub umów wolontariackich.

10 Dokumentowanie pracy społecznej członków organizacji i wolontariuszy Wolontariusze: porozumienie wolontariackie (umowa) karta pracy wolontariusza oświadczenie wolontariusza o wykonaniu pracy Członkowie stowarzyszenia: oświadczenie członka stowarzyszenia o wykonaniu pracy potwierdzone przez prezesa stowarzyszenia

11 Oświadczenie członka stowarzyszenia pracującego społecznie Ja niżej podpisany/a oświadczam, że w dniu/dniach............................................... Wykonałem/łam na rzecz Stowarzyszenia/Fundacji (nazwa wraz z adresem), następujące działania:................................................................................................................ Działania te były przeprowadzone w ramach projektu finansowanego/współfinansowanego przez............................. Szacowana wartość wykonanej pracy wynosi.....zł. Wycena wykonanej pracy: Ilość jednostek wraz z rodzajem miary x koszt jednostkowy = wycena wykonanej pracy Np. 12 godzin x 100 zł = 1200 zł Podpis członka stowarzyszenia Pieczęć i podpis osoby reprezentującej Stowarzyszenie/Fundację

12 2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania Źródło finansowania Całość zadania (zgodnie z umową) Bieżący okres sprawozdawczy - za okres realizacji zadania zł% % Koszty pokryte z dotacji: Z tego z odsetek bankowych od dotacji Koszty pokryte ze środków finansowych własnych: Koszty pokryte ze środków finansowych z innych źródeł (ogółem): Z tego: Z wpłat i opłat adresatów zadania publicznego: Z finansowych środków z innych źródeł publicznych (w szczególności: dotacji z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego, funduszy celowych, środków z funduszy strukturalnych) Z pozostałych źródeł: Koszty pokryte z wkładu osobowego (w tym świadczeń wolontariuszy, pracy społecznej członków) Ogółem : 100%

13 Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania wydatków:...................................................................................................... 3. Informacja o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i odsetek bankowych od środków z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym § 2 pkt 3 umowy: Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykorzystania przekazanej dotacji zgodnie z celem, na jaki ją uzyskał, i na warunkach określonych niniejszą umową. Dotyczy to także ewentualnych przychodów uzyskanych przy realizacji umowy, których nie można było przewidzieć przy kalkulowaniu wielkości dotacji oraz odsetek bankowych od przekazanych przez Zleceniodawcę środków, które należy wykorzystać wyłącznie na realizację zadania publicznego.

14 4. Zestawienie faktur (rachunków) 9 Lp. Numer dokumentu księgowego Numer pozycji kosztorysu (zgodnie z częścią II. 1 – rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów) Data wystawienia dokumentu księgowego Nazwa kosztu Kwota (zł) Z tego ze środków pochodzących z dotacji (zł) Z tego ze środków finansowych własnych, środków z innych źródeł w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego (zł) Data zapłaty Dotyczy wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizacją zadania. Zestawienie powinno zawierać: numer faktury (rachunku), datę jej wystawienia, wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części została pokryta z dotacji, oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi.

15 Należy zwrócić szczególną uwagę na daty umieszczone przez wystawcę faktury: Data wystawienia: okres realizacji projektu (płatność najpóźniej w ostatnim dniu realizacji projektu); Data sprzedaży: w przypadku imprez jednodniowych (np. zakup nagród na konkurs) najpóźniej dzień przeprowadzenia imprezy. Wszystkie faktury muszą być zapłacone najpóźniej do ostatniego dnia realizacji zadania.

16 Każda faktura (rachunek) powinna: 1.być opatrzona pieczęcią organizacji pozarządowej lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, (w przypadku braku pieczęci dokument należy opatrzyć odręcznym zapisem zawierającym nazwę i adres stowarzyszenia). 2. zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja powinna być podpisana przez osobę (osoby) odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ww. ustawy (zgodnie ze statutem organizacji).

17 Do sprawozdania nie załącza się oryginałów faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz postanowieniami umowy i udostępniać na żądanie Zleceniodawcy. W przypadku umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego Zleceniodawca może żądać także faktur (rachunków) dokumentujących pokrycie kosztów ze środków innych niż dotacja przekazana przez Zleceniodawcę.

18 Część III. Dodatkowe informacje..................................................................................................... Załączniki: 10) 1.Kopie faktur, rachunków (umów cywilnoprawnych wraz z rachunkami) opłaconych z dotacji 2.................................... 3.................................... Zleceniodawca może żądać załączenia materiałów dokumentujących działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji), jak również konieczne działania prawne (kopie umów, kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych, o ile z umowy lub przepisów odrębnych wynika obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2164, z późn. zm.).

19 Oświadczam(-y), że: 1) od daty zawarcia umowy nie zmienił się status prawny Zleceniobiorcy(-ów); 2) wszystkie podane w niniejszym sprawozdaniu informacje są zgodne z aktualnym stanem prawnym i faktycznym; 3) zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane za środki finansowe uzyskane w ramach umowy zostały dokonane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) 11) ; 4) wszystkie kwoty wymienione w zestawieniu faktur (rachunków) zostały faktycznie poniesione; 5) w zakresie związanym z otwartym konkursem ofert, wtym z gromadzeniem, przetwarzaniem i przekazywaniem danych osobowych, a także wprowadzaniem ich do systemów informatycznych, osoby, których te dane dotyczą, złożyły stosowne oświadczenia zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.). (pieczęć Zleceniobiorcy 12) ) Podpisy osób, które zgodnie ze statutem organizacji są upoważnione do składania oświadczeń woli w sprawach majątkowych (najczęściej prezes i skarbnik łącznie). (podpis osoby upoważnionej lub podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu Zleceniobiorcy)

20 POUCZENIE Sprawozdania składa się osobiście lub przesyła przesyłką poleconą w przewidzianym w umowie terminie na adres Zleceniodawcy. Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało wysłane w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), za poświadczeniem przedłożenia Zleceniodawcy lub nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego.

21 Pouczenia proszę nie drukować i nie załączać do sprawozdania - proszę natomiast je skutecznie stosować! Sprawozdanie końcowe z załącznikami składa się w Biurze Obsługi Klienta Starostwa w terminie wynikającym z umowy i pouczenia. Proszę nie oprawiać / bindować etc. sprawozdań i załączników – wystarczy zszywacz.

22 Krótkie podsumowanie Najważniejsze zasady rozliczenia dotacji: sprawozdanie złożone zgodnie z terminem wydatki poniesione zgodnie z preliminarzem wszystkie poniesione koszty prawidłowo udokumentowane

23 kontakt: Wydział Edukacji, Kultury, Sportu i Spraw Społecznych wes@starostwo.gliwice.pl 32 332 66 70 32 332 66 18