Tomasz Ziała Katarzyna Olkiewicz

Prezentacja na temat: "Tomasz Ziała Katarzyna Olkiewicz"— Zapis prezentacji:

1 Tomasz Ziała Katarzyna Olkiewicz

2 O czym będziemy mówić? Etapy projektu wdrożeniowego
Rola zespołu ZT Solutions i firmy wdrażającej Ogólny harmonogram wdrożenia Zagrożenia Wynik wdrożenia i dokumentacja Serwis

3 Parę słów o nas Zajmujemy się wdrażaniem systemu MONITOR od 1995 roku
Oferujemy pełną opiekę nad procesem wdrożenia, szkolenie personelu, pomoc przy rozwiązywaniu problemów i obsługę startu systemu Jesteśmy Państwa partnerami w rozwoju biznesu

4 Wdrożenie w pigułce Prace wstępne Wdrożenie Wsparcie
Instalacja Start projektu Rejestracja danych Szkolenia Przejście na nowy system Monitorowanie Wsparcie Wszystkie projekty są podobne, ale każdy jest wyjątkowy!

5 Instalacja Instalacja programu MONITOR na serwerze i komputerach roboczych System back-up, tworzenie kopii zapasowych i zarządzanie aktualizacjami Konfiguracja drukarek, ustawienie uprawnień Utworzenie firmy wirtualnej do testów Szkolenie przedstawiciela klienta – administratora systemu

6 Instalacja Osoba z firmy klienta Instalacja programu MONITOR na serwerze i komputerach roboczych Instalacja MONITORa i bazy danych SQL Anywhere na serwerze Instalacja MONITORa u użytkowników Konfiguracja i optymalizacja System back-up, tworzenie kopii zapasowych i zarządzanie aktualizacjami Program tworzy kopię zapasową bazy danych zgodnie z harmonogramem Konfiguracja drukarek, ustawienie uprawnień Utworzenie firmy wirtualnej do testów Testowanie systemu i jego funkcji na bazie (firmie) testowej nie powoduje utraty danych ani ryzyka dla biznesu Szkolenie przedstawiciela klienta

7 Instalacja Osoba z firmy klienta Instalacja programu MONITOR na serwerze i komputerach roboczych System back-up, tworzenie kopii zapasowych i zarządzanie aktualizacjami Konfiguracja drukarek, ustawienie uprawnień Utworzenie firmy wirtualnej do testów Szkolenie przedstawiciela klienta Zainstalowanie MONITORa na komputerze roboczym Instalowanie aktualizacji na serwerze Działanie systemu back-up Informacje o plikach LOG Rejestracja użytkownika, zarządzanie uprawnieniami Zarządzanie drukarkami Generowanie formularzy

8 Start projektu Kierownik projektu Monitor Grupa z firmy klienta Określenie ram projektu, ograniczeń czasowych, macierzy odpowiedzialności, dostępności zasobów (w tym użytkowników systemu) i harmonogramu Zapoznanie się z grupą projektową z firmy klienta Przegląd procesów, dostosowanie programu do potrzeb klienta, założenia i cele

9 Kierownik projektu z firmy klienta
Główna osoba odpowiedzialna za realizację wdrożenia Nadzoruje przebieg wdrożenia Pilnuje harmonogramu wdrożenia Informuje zarząd firmy o postępach prac Organizuje pracę grupy projektowej

10 Grupa projektowa z firmy klienta
Reprezentuje wszystkie działy firmy Poszczególne osoby są odpowiedzialne za realizację wdrożenia w swoich działach, opracowują opis procesów i sposobów pracy Opracowują opis procedur do celów szkoleniowych Zapoznają się z programem MONITOR ze szczególnym uwzględnieniem swojej dziedziny

11 Kierownik projektu z Monitora
Jest odpowiedzialny za przebieg projektu i dotrzymanie terminów ze strony firmy Monitor Przeprowadza szkolenia Posiada kompleksową i szczegółową wiedzę na temat programu MONITOR Rozwiązuje pojawiające się problemy i doradza wybór najlepszych rozwiązań Sporządza raport z wdrożenia dla klienta Jest przedstawicielem firmy Monitor po przeprowadzeniu wdrożenia

12 Start projektu Oczekiwania względem programu MONITOR
Dlaczego wprowadzamy ten program? Która część działalności ulegnie zmianie? Jakie są cele krótko- i długoterminowe? Kiedy nastąpi przejście na MONITOR? Kiedy mają zostać wprowadzone Wdrożenie dodatkowych modułów i funkcji Harmonogram i kolejność wdrażania poszczególnych modułów dane podstawowe

13 Dane podstawowe Dane podstawowe – dane dotyczące artykułów, klientów, dostawców i metod księgowania Dane można przenieść z istniejącego systemu, przekonwertować lub wpisać ręcznie Nie należy przenosić danych z błędami i zbędnych Wprowadzanie danych do systemu jest jednym z etapów szkolenia

14 Start projektu Czy zmiany dotyczą kontaktów z klientami lub dostawcami? Czy istnieją specjalne wymogi wewnętrzne dotyczące wdrożenia? Mierzalność realizacji celów Jakie informacje należy przekazywać zarządowi? Budżet wdrożenia Szczególne wymagania względem programu MONITOR Analiza zagrożeń

15 Start projektu Strategia rozwoju firmy Przegląd procesów
Rzeczywisty przebieg procesów produkcyjnych Opis organizacji Dane podstawowe Przepływ zamówień, materiałów, zleceń produkcyjnych Raportowanie przyjęcia i wydania towaru, raportowanie w procesie produkcji Obsługa magazynu Kontrola finansowa

16 Start projektu Zagrożenia Presja czasu i kosztów
Firma nie ma doświadczenia w realizacji projektów Zbyt mała liczba zaangażowanych osób, niejasny podział odpowiedzialności Konflikty priorytetów i interesów Niedokładne planowanie Brak akceptacji projektu Niechęć do zmiany sposobu pracy Małe doświadczenie w obsłudze komputera lub rozbudowanych programów

17 Start projektu Plan czasowy obejmuje okres od rozpoczęcia projektu do pożądanego terminu rozpoczęcia pracy z programem produkcyjnym przez użytkowników Należy przeznaczyć odpowiednią ilość czasu na prace projektowe i szkolenia Grupa projektowa opracowuje plan i zakres szkoleń

18 Harmonogram

19 Rejestracja danych Przenosi się jedynie dane podstawowe, nie przenosi się danych archiwalnych ani operacyjnych (są niekompletne) Można pobrać dane za pomocą funkcji EDI Ręczne wprowadzanie danych umożliwia użytkownikom dokładne przećwiczenie rejestracji danych w systemie Konwersja danych (poprawnych) pozwala na zaoszczędzenie czasu i minimalizację liczby błędów

20 Rejestracja danych Metody konwersji
Próbna i ostateczna – na początku projektu przeprowadza się próbne konwersje danych, ćwiczy na nich podczas szkolenia a konwersję ostateczną przeprowadza się tuż przed uruchomieniem systemu Zalety – dzięki konwersjom próbnym można dobrze zaplanować konwersję ostateczną, niskie ryzyko błędów, optymalne ustawienie konwersji Wady – niemożność przeprowadzenia konwersji ostatecznej lub błędy opóźniają start całego systemu, dane wprowadzane w czasie szkolenia przepadają, nowe dane trzeba szybko wprowadzać

21 Rejestracja danych Metody konwersji
Uzupełniana – na początku projektu przeprowadza się pełną konwersję danych, nowe dane są na bieżąco wprowadzane do systemu Zalety – nie trzeba danych dopisywać tuż przed uruchomieniem projektu, użytkownicy od razu pracują z funkcjonalnym systemem, dane wprowadzane przez użytkowników nie giną Wady – część danych trzeba wpisywać równolegle w dwóch systemach (starym i nowym) do momentu przejścia na MONITOR, konwersja może nie być zoptymalizowana, problem z błędami wprowadzonymi przez użytkowników

22 Rejestracja danych Etapy konwersji Określenie zakresu konwersji
Przegląd pól w istniejącej bazie danych, mapowanie do pól bazy MONITORa Opracowanie materiału do konwersji, zwykle w formacie Excel Przeprowadzenie konwersji próbnej (1-2 tygodnie) i ocena jej jakości Po zatwierdzeniu konwersji próbnej można przystąpić do konwersji jedną z metod zaprezentowanych powyżej

23 Szkolenie Etapy szkolenia – kręgi na wodzie
Monitor szkoli grupę projektową Grupa projektowa ocenia szkolenie i sugeruje dalszy jego przebieg, definiuje i dokumentuje procesy pracy Ustalenie zakresu i procedur szkolenia dla użytkowników Szkolenie pracowników biurowych, brygadzistów, kierowników Szkolenie pozostałych pracowników

24 Szkolenie Wprowadzenie do systemu MONITOR
Firma Monitor AB, strona internetowa, wsparcie Kierownik projektu z firmy Monitor System MONITOR: nowe wersje, aktualizacje Struktura menu, funkcje Windows, praca z listami Przepływ zamówień Firma wirtualna do testów Ustawienia Dane podstawowe Funkcje ogólne

25 Szkolenie Dane podstawowe – szkolenie na bazie danych firmy
Rejestracja danych, edycja i usuwanie Produkty: zakup, sprzedaż, operacje, materiały Klienci Dostawcy Gniazda produkcyjne Usługi Księgowość Ustawienia globalne Najlepszy moment, by wprowadzić zmiany w danych odzwierciedlające rzeczywisty stan biznesu!

26 Szkolenie Funkcje podstawowe – jak optymalnie pracować z systemem MONITOR Przepływ zamówień Przepływ materiałów Raportowanie czasu Finanse Monitorowanie produkcji Sprzedaż: oferta, zamówienia, wydanie dostawy, faktury, zarządzanie sprzedażą, EDI Zakup: zamówienia, raporty, magazyn Rejestracja obecności pracowników

27 Szkolenie Produkcja – działalność podstawowa firmy Struktura produktu
Koszt produkcji Zamówienie produkcyjne Planowanie Raportowanie Kontrola produkcji Magazyn

28 Szkolenie Księgowość Rejestracja dowodów księgowych
Księgowanie płatności Bieżące księgowanie, raporty, deklaracje Budżet i prognozy Zmiana roku i okresu Środki trwałe

29 Szkolenie Szkolenie kierowników, pracowników biurowych i brygadzistów
Na podstawie dokumentacji procedur i procesów wykonanej przez grupę projektową Szkolenie pozostałych pracowników Po zakończeniu szkolenia wszyscy użytkownicy systemu muszą umieć z niego korzystać Dostosowanie uprawnień do zakresu obowiązków pracowników Celem kompleksowego szkolenia jest uniknięcie błędów po przejściu na system MONITOR

30 Przejście na MONITOR Przejście weekendowe
W poniedziałek system jest gotowy do użytku W weekend dopisuje się do systemu zamówienia w realizacji i salda magazynowe Grupa projektowa opracowuje dokładny harmonogram z podziałem obowiązków Wszystkie raporty i rozliczenia muszą być gotowe w piątek w starym systemie, do czasu przejścia nie można doskonywać zmian w starym systemie Jeśli firma zdecydowała się na konwersję próbną-ostateczną, to w piątek i sobotę ma miejsce konwersja ostateczna W poniedziałek rozpoczęcie pracy z systemem w obecności przedstawiciela firmy Monitor

31 Przejście na MONITOR Stopniowe wycofywanie
Przez pewien czas wykorzystywane są oba systemy Stare zamówienia realizowane do końca w starym systemie a nowe już w MONITORze Po przejściu na MONITOR konieczność dokonania inwentaryzacji

32 Przejście na MONITOR Weekendowe Stopniowe - Dużo pracy w weekend
+ Praca rozłożona równomiernie w czasie + Wszystkie informacje w jednym systemie - Konieczność pracy i wyszukiwania informacji w dwóch systemach + Poprawne salda magazynowe - Możliwość wystąpienia błędów w saldach magazynowych + Pojedyncza dokumentacja - Podwójna dokumentacja + Znany moment przejścia na MONITOR, w obecności przedstawiciela firmy Monitor - Trudno określić moment przejścia na MONITOR

33 Monitorowanie Najdłuższy etap projektu Aktualizacja programu MONITOR
Wprowadzanie poprawek Monitorowanie po przejściu na nowy system (2-3 razy w ciągu miesiąca od ropoczęcia pracy z systemem) Kursy oferowane przez firmę Monitor Regularne szkolenia 1-2 dniowe (stosownie do potrzeb), szkolenia dla nowych pracowników, szkolenia z nowych funkcji

34 Pytania Dziękujemy za uwagę!