Zintegrowany system kadrowo-płacowy

Prezentacja na temat: "Zintegrowany system kadrowo-płacowy"— Zapis prezentacji:

1 Zintegrowany system kadrowo-płacowy
KOMAX DATACOMP Ul. Wielka Odrzańska 18/3 Szczecin Tel lub 41

2 Firma DATACOMP jest producentem systemu kadrowo – płacowego KOMAX
Firma DATACOMP jest producentem systemu kadrowo – płacowego KOMAX. Działalność rozpoczęliśmy już w 1989 roku, co sprawia, że nasza aplikacja jest jedną z najdłużej obecnych na rynku. KOMAX jest naszym jedynym produktem, co pozwala nam na wprowadzanie ciągłych ulepszeń w trosce o zadowolenie Użytkowników naszego systemu.

3 Zapraszamy na prezentację systemu KOMAX

4 Tak wygląda gotowy do pracy system KOMAX, charakteryzujący się nowoczesnością,
niezawodnością, prostotą obsługi i łatwym dostępem do danych przy pomocy sprawdzonego w działaniu interfejsu użytkownika.

5 Menu posiada strukturę przypominającą rozwiązania stosowane niegdyś w programach pracujących pod kontrolą systemu DOS co sprawia, że unikamy pracy z wieloma nakładającymi się na siebie oknami i zawsze, w prosty sposób możemy znaleźć potrzebną nam funkcję.

6 KADRY. Za pomocą funkcji Dane o pracowniku uzyskujemy dostęp do tablicy, na której zawarte są wszystkie dane kadrowe dotyczące wybranej osoby. Pozwala to w łatwy sposób przeglądać, wprowadzać lub modyfikować wszelkie informacje o pracowniku. Z poziomu tej jednej karty można uzyskać dostęp do danych dowolnie wybranej osoby, również wcześniej zwolnionej, gdyż dane pracowników zwolnionych domyślnie są przechowywane w systemie. Można przeglądać dane pracowników uporządkowane według nazwisk lub numerów, albo wyszukać potrzebne informacje podając nazwisko lub numer. Do systemu można wprowadzić kilka fotografii zatrudnionego. Panel dostępu do danych kadrowych Przyciski nawigacyjne

7 Bardzo przydatną funkcją specyficzną dla systemu KOMAX jest Informacja o urlopach. Funkcja ta również jest dostępna z tablicy Dane personalne pracownika. Ukazane są tutaj informacje o przysługującym pracownikowi urlopie oraz jego wykorzystaniu z rozbiciem na poszczególne pozycje. Po naciśnięciu klawisza Stan na inny dzień oraz wpisaniu daty i jej zatwierdzeniu system wyliczy wymiar urlopu na dzień wskazany przez użytkownika. Szczegółowe informacje na temat urlopów uzyskamy po kliknięciu na przycisk.

8 W prosty sposób uzyskujemy dostęp do informacji o dotychczasowym wykorzystaniu urlopu przez pracownika w danym roku oraz o okresach wpływających na datę do wymiaru urlopu, czyli przebiegu pracy zawodowej oraz wykształceniu. System umożliwia również z tego miejsca wprowadzanie i modyfikację nieobecności, przebiegu pracy oraz wykształcenia. Szczegółowe informacje o urlopie.

9 W Danych osobowych zawarte są: podstawowe dane o pracowniku, informacje o urlopach, o odzieży roboczej, o osobie upoważnionej do odbioru poborów, o zasiłkach wykorzystanych w poprzednim zakładzie pracy i o ewentualnej niepełnosprawności, dokumenty (dowód osobisty, paszport itd.), dane do ZUS, dane do urzędu skarbowego. Po wywołaniu funkcji z menu wyświetla się następująca formatka: Wypełnienie pól oznaczonych na żółto jest wymagane dla funkcjonowania systemu. Informacje w polach oznaczonych kolorem niebieskim pojawiają się automatycznie. Elastyczna baza kodowa umożliwia rejestrowanie nowych kodów zawsze, gdy jest to potrzebne, bez konieczności odwoływania się do słownika kodów.

10 Z poziomu podstawowej tablicy danych pracowniczych możemy również odczytać i edytować dane o:
Umowach o pracę, Nieobecnościach, Przebiegu pracy zawodowej, Wykształceniu, Kwalifikacjach, Znajomości języków obcych, Badaniach, Członkach rodziny, Służbie wojskowej, Organizacjach do których należy pracownik, Odznaczeniach pracownika, Karach, Kontach bankowych pracownika, Kursach, Ocenie pracownika, Czasie pracy, Planach urlopów. Ponadto z tego samego poziomu uzyskujemy dostęp do funkcji: Zwolnienie pracownika, Parametry zwolnienia, Cofnięcie zwolnienia, Ponowne przyjęcie pracownika.

11 Następna funkcja w systemie KOMAX to Kalendarze\harmonogramy
Następna funkcja w systemie KOMAX to Kalendarze\harmonogramy. Służy ona do rejestracji kalendarzy w systemie. Na podstawie zapisanych tu informacji generowane są dane wykorzystywane podczas liczenia płac, uzupełniane są dni i godziny w trakcie wprowadzania nieobecności oraz generowany jest czas pracy. Można wprowadzić jednorazowo kalendarze na cały rok. Po wybraniu funkcji z menu pojawi się formatka jak poniżej. Po podaniu numeru kalendarza system dla ułatwienia pracy automatycznie wstawia wcześniej określoną długość pracy w godzinach w dni standardowo robocze. Jeśli jakaś grupa pracuje w innym systemie, nanosimy te różnice podczas rejestracji kalendarza.

12 Z czasem pracy jest też związana funkcja rejestracji absencji pracowniczych.

13 Po wprowadzeniu dowolnej nieobecności system automatycznie ją kontroluje, podaje krótki raport, a następnie...

14 ...w razie konieczności dzieli nieobecność na wynagrodzenie i zasiłek, zgodnie z aktualnymi przepisami prawa.

15 Wydruki systemowe. System KOMAX zawiera zestaw ponad stu gotowych wydruków obejmujący m.in. umowę o pracę, listę pracowników, średnie zatrudnienie, różnego rodzaju statystyki, angaże, listę przyjęć, plan urlopów, świadectwo pracy, listę zwolnień, listę nieobecności, średnie wg przekrojów, zaświadczenie o zarobkach, zaświadczenie o zatrudnieniu, rozliczenie zatrudnienia, itp. Wszystkie te wydruki są w pełni modyfikowalne przy pomocy funkcji Modyfikacja pism systemowych.

16 Bardzo przydatną funkcją w licznej grupie wydruków systemowych są sprawozdania statystyczne dla GUS. Jest to jeden z bardzo wielu przykładów potwierdzających fakt, że system kadrowo - płacowy KOMAX jest stworzony po to, aby oszczędzać nasz cenny czas.

17 System KOMAX daje nam możliwość sporządzania różnorakich wykresów, przydatnych w procesie zarządzania nowoczesnym przedsiębiorstwem.

18 Generator pism kadrowych
Generator pism kadrowych. Za pomocą tej funkcji możemy w łatwy sposób zaprojektować dowolne pismo kadrowe. Po wybraniu polecenia z menu pojawi się okno z listą utworzonych już wydruków. Należy pamiętać, iż system zawiera ogromne bogactwo gotowych pism i zestawień podlegających modyfikacji, a generator daje dodatkową możliwość zaspokojenia naszych potrzeb.

19 W celu utworzenia nowego pisma klikamy na przycisk Dopisanie
W celu utworzenia nowego pisma klikamy na przycisk Dopisanie. Wyświetli się wówczas formatka z opcjami projektowania pisma. Możemy tu posłużyć się dowolnym rodzajem czcionki, ustalić jej rozmiar, kolor itp., wstawić znak firmowy przedsiębiorstwa (lub dowolne zdjęcie czy rysunek), sporządzić wydruk dla jednego pracownika, ściśle określonej grupy lub wszystkich zatrudnionych. Przycisk Zmienne umożliwia wybór danych z systemu. Są to np. dane osobowe, dane z umów o pracę, kwalifikacje itd. Po wciśnięciu tego przycisku wyświetli się okno z listą zmiennych. Dzięki takiemu rozwiązaniu możliwe jest stworzenie dowolnego pisma kadrowego. System może pracować z wykorzystaniem drukarek kolorowych.

20 Generator wydruku zestawień
Generator wydruku zestawień. Równie łatwo jak w przypadku sporządzania pism kadrowych możemy przygotować dowolne zestawienie.

21 Sporządzając zestawienie wybieramy dowolne dane, by później...

22 ...ustalić opcje dla każdej z kolumn zestawienia i...
Funkcja optymalizacji kolumn dopasowuje je automatycznie do długości najdłuższego z elementów w zawartości.

23 ...po wybraniu odpowiednich opcji wydruku zapisać zestawienie, by potem w każdej chwili móc je wydrukować.

24 Można także wyeksportować sporządzone zestawienie do pliku w formacie czytelnym dla programu Microsoft Excel.

25 Funkcja Generowanie\naliczanie\roczna aktualizacja umożliwia:
Generowanie czasu pracy, Generowanie czasu pracy z kart pracy (system jest przystosowany do współpracy z Rejestratorem Czasu Pracy), Naliczanie dat bazowych do wymiaru urlopu, jubileuszu, emerytury i wysługi, Naliczanie sald urlopów, Roczną aktualizację urlopów.

26 Przeszeregowania grupowe
Przeszeregowania grupowe. Funkcja umożliwia zmianę umów o pracę dla wybranej grupy pracowników. Za pomocą tej funkcji możemy zmienić stawkę osobistego zaszeregowania o wybrany procent, dowolną kwotę lub ustalić nową stawkę dla wybranej grupy pracowników, albo nową komórkę zatrudnienia.

27 PŁACE. Inicjowanie nowego miesiąca
PŁACE. Inicjowanie nowego miesiąca. Po wykonaniu wszystkich wypłat z danego miesiąca obrachunkowego oraz po zarchiwowaniu wszystkich list wykonuje się tę funkcję. Ma to na celu: Zmianę okresu obrachunkowego na następny. Zmiany tej dokonujemy po przeliczeniu i zarchiwowaniu wszystkich list płac za dany miesiąc obrachunkowy. Miesiąc obrachunkowy nie musi pokrywać się z miesiącem kalendarzowym; Usunięcie składników płacowych ze zbioru składników stałych dla pracowników zwolnionych.

28 Składniki stałe. Funkcja pozwala na obsługę płacowych składników stałych pracownika. Sposób rejestracji składników i ilość elementów koniecznych do ich wyliczenia zależne są od sposobu zakodowania. Sposób ten jest ustalany w funkcji Baza normatywna w czasie trwania wdrożenia.

29 Składniki zmienne. Podobnie jak składniki stałe, funkcja pozwala na obsługę składników zmiennych pracownika. Składnik zmienny jest tym, który jednorazowo bierze udział przy liczeniu płac. Istnieje funkcja grupowej obsługi składników stałych i zmiennych.

30 Baza normatywna. Serce części płacowej systemu KOMAX
Baza normatywna. Serce części płacowej systemu KOMAX. Funkcja zawiera wszystkie składniki płacowe oraz informacje o sposobie ich naliczania. Jest ona uzupełniana i przystosowywana do specyfiki danego przedsiębiorstwa podczas wdrożenia systemu. Baza zawiera wszystkie składniki płacowe funkcjonujące w przedsiębiorstwie. Każdy ze składników, aby mógł być używany w systemie, musi być najpierw zarejestrowany przy pomocy tej funkcji.

31 Baza normatywna zawiera wszystkie informacje o sposobie naliczania składników, które możemy podejrzeć po wyborze konkretnego składnika i naciśnięciu klawisza Modyfikacja. Rozwiązania zawarte w Bazie normatywnej są unikalne i charakterystyczne jedynie dla systemu KOMAX. Sposób liczenia płac jest bowiem sparametryzowany, a w tym celu został stworzony specjalny język paramatematyczny. Gwarantuje to, że system będzie naliczał płace właściwie, zawsze w zgodzie z aktualnymi przepisami (KOMAX świetnie radzi sobie np. ze średnimi urlopowymi i chorobowymi) i jego ogromną elastyczność. Skutkuje to krótkimi wdrożeniami, możliwością bardzo szybkiej zmiany zasad naliczania płac w już użytkowanej aplikacji oraz poprawną pracą programu KOMAX nawet w przypadku najbardziej skomplikowanych systemów wynagrodzeń.

32 Płacowy opis nieobecności
Płacowy opis nieobecności. Każdy z kodów nieobecności zarejestrowany w kadrach musi być odpowiednio opisany. Dotyczy on powiązania kodów nieobecności ze składnikami płacowymi. Tablica ta jest wypełniana na etapie wdrożenia.

33 Regulaminy. Regulaminy służą do rejestracji pewnych wartości płacowych, w oparciu o które wyliczane są płace. Może to być regulamin wysługi lat, najniższa krajowa czy też zasiłek rodzinny zależny od ilości dzieci, na które jest wypłacany. Regulaminy rejestrowane są w ścisłym powiązaniu z bazą normatywną. Niektóre pola bazy normatywnej pozwalają na pobieranie wartości z regulaminów. Regulaminy rejestrowane są w czasie wdrażania systemu. Zmiana w regulaminach skutkować może w zmianie sposobu naliczania płac.

34 Opis kart pracy. Karty pracy są dokumentem o zmiennym wyglądzie
Opis kart pracy. Karty pracy są dokumentem o zmiennym wyglądzie. W przedsiębiorstwie może funkcjonować wiele ich wzorów, należy zatem wszystkie te wzory opisać. Dopiero opisane i zarejestrowane karty pracy mogą być później wprowadzane do płac.

35 Karty pracy. Zarejestrowane w funkcji Opis kart pracy wzory funkcjonujących w przedsiębiorstwie kart pracy mogą być wprowadzane poszczególnym pracownikom. Na karcie pracy aktywne są jedynie pola zaznaczone przy rejestrowaniu opisu kart pracy. Kursor przemieszcza się tylko między tymi polami, więc unikamy nadmiarowości przy seryjnym wprowadzaniu danych. Dodatkowo z umowy o pracę pobrane zostaną kody: komórka i konto kosztów, które  możemy zmieniać w miarę potrzeby. Mamy też możliwość zarejestrowania identyfikatora dokumentu a także zakresu dat, który karta pracy obejmuje.

36 Przeglądanie danych płacowych pracownika
Przeglądanie danych płacowych pracownika. Funkcja umożliwia szybki wgląd w dane bezpośrednio uczestniczące w  liczeniu płac. Po wybraniu funkcji z menu wyświetlone zostaną podstawowe dane z umów o pracę, składników stałych i zmiennych oraz kart pracy.

37 Koszty/zmniejszenia. Funkcja służy do ewidencji kosztów i zmniejszeń podatku. Po wywołaniu funkcji z menu pojawia się formatka z listą zarejestrowanych okresów z przyporządkowanymi do nich kosztami i zmniejszeniami. W prosty sposób można dodać nowy zapis.

38 Obliczenia płac. Funkcja liczenia płac może być wykonana dopiero po rejestracji wszystkich dokumentów kadrowych, płacowych i konfiguracji systemu. Z kadr podczas liczenia pobierane są następujące dane: informacje o przyjęciach / zwolnieniach, informacje o zmianach umów o pracę, wszelkiego rodzaju absencje, dane o kalendarzach. Z płac pobierane są następujące informacje: składniki stałe, składniki zmienne, karty pracy, baza normatywna, płacowy opis nieobecności. Skonfigurowane muszą być również wszelkiego rodzaju konfiguracje mające wpływ na naliczanie płac (Parametry podatkowe, Parametry nieobecności itp.) Funkcja obliczanie płac obejmuje: utworzenie nowej listy płac, wybór listy, doliczanie (uzupełnienie obliczeń), modyfikację listy (nie zarchiwizowanej), usunięcie listy (nie zarchiwizowanej).

39 Po wybraniu odpowiednich opcji można przystąpić do liczenia płac
Po wybraniu odpowiednich opcji można przystąpić do liczenia płac. Bardzo przydatną jest funkcja śledzenia naliczania płac, ponieważ w przypadku wątpliwości jak składniki są liczone, czy też w przypadku chęci sprawdzenia sposobu naliczania wybranych składników mamy możliwość sporządzenia zestawienia sposobu naliczania wybranych składników.

40 Poza tym w czasie liczenia płac system zbiera dane i, w przypadku jeśli zaistnieją jakiekolwiek nieprawidłowości, raportuje o tym po zakończeniu obliczeń.

41 Przeglądanie list płac
Przeglądanie list płac. Funkcja pozwala na szybkie przeglądanie zarobków z dowolnych list dla wybranego pracownika.

42 Wydruki systemowe. System kadrowo - płacowy KOMAX w swej części płacowej, podobnie jak w kadrowej zawiera wiele wydruków usystematyzowanych według grup. Oprócz operand i zestawień, które szczegółowo zostały przedstawione powyżej wydruki dzielą się na następujące grupy: podstawy do średnich, listy i wydruki składników, przekroczenia\bilans, kartoteki, zaświadczenia.

43 Generator zestawień płacowych
Generator zestawień płacowych. Funkcja ta, podobnie jak generator wydruku zestawień w części kadrowej systemu, ma na celu rozszerzenie jego możliwości poprzez umożliwienie stworzenia dowolnego zestawienia płacowego.

44 PODATKI. System kontroluje i ewidencjonuje dane podatkowe przy pomocy następujących funkcji:

45 ZUS. KOMAX generuje dane zgłoszeniowe, raporty miesięczne itp
ZUS. KOMAX generuje dane zgłoszeniowe, raporty miesięczne itp. Jest połączony z Programem Płatnika.

46 PRZELEWY. Ten moduł służy do obsługi kont pracowników własnych, pracowników zarejestrowanych w funduszu bezosobowym, jak i kont przedsiębiorstwa. System ewidencjonuje konta, pobiera ustalone kwoty na przelewy, drukuje przelewy lub przekazuje je w formie elektronicznej do banków (połączenie z systemami do obsługi bankowej), sporządza zestawienia wpłat do banków, itp. KOMAX zawiera modyfikowalny rejestr danych o bankach, które są wprowadzane w obsłudze kont pracowniczych, funduszu bezosobowego oraz zakładowych. Funkcja jest podzielona na grupy: przelewy osobowe, przelewy bezosobowe, przelewy zakładowe, banki.

47 URZĘDY SKARBOWE. Nasz system zawiera aktualną, modyfikowalną bazę Urzędów Skarbowych z terenu całego kraju. Wydruki deklaracji podatkowych są honorowane przez wszystkie z nich.

48 FUNDUSZ BEZOSOBOWY. Funkcja obsługuje wszystkie zagadnienia związane z:
ewidencją umów zleceń dla pracowników zakładu i pracowników obcych, sporządzaniem list wypłat z funduszu bezosobowego, ewidencją wypłat z funduszu bezosobowego, sporządzaniem zestawień i wydruków z funduszu bezosobowego, sporządzaniem przelewów z funduszu bezosobowego, sporządzaniem raportów do ZUS z funduszu bezosobowego. Wszystkie wypłaty z tytułu funduszu bezosobowego są zorganizowane w formie list płac. Każda wypłata jest poprzedzana definicją list płac, okresu zarachowania oraz okresu podatkowego na jaki zaliczyć wypłaty z tytułu tej listy. Można rejestrować dowolną ilość list płac z dowolną ilością pracowników na jednej liście. Utworzone listy są bezpośrednio umieszczane w kartotece funduszu bezosobowego i nie wymagają żadnego procesu aktualizacji, czy archiwowania

49

50

51

52

53 System kadrowo - płacowy KOMAX w pełni łączy się z dowolnym programem finansowo – księgowym.

54 Alert. Jest to bardzo przydatna funkcja, która monituje podczas uruchamiania systemu o terminach zakończenia umów, upływających terminach badań lekarskich, zmianach procentu wysługi itp.

55 Obsługa haseł. Funkcja obsługuje przydział i zmianę haseł dla poszczególnych użytkowników systemu. Możliwe jest przyznawanie różnorodnych zakresów uprawnień, a także np. ukrywanie niedostępnych opcji w menu.

56 Wykorzystanie Internetu
Wykorzystanie Internetu. System KOMAX szeroko wykorzystuje dobrodziejstwo Internetu w procesie serwisowania programu. Poprzez sieć odbywa się aktualizacja plików systemu do najnowszej dostępnej wersji (automatycznie lub poprzez pobranie uaktualnienia z naszego serwera ftp), zapytania serwisowe, odpowiedzi serwisowe, a nawet zdalna zmiana parametrów pracy systemu. Istnieje możliwość dołączenia do wysyłanego zapytania serwisowego danych podlegających sprawdzeniu. Dane te są pozbawiane personaliów i szyfrowane zgodnie z wymogami ustawy o ochronie danych osobowych, a następnie przesyłane do biura DATACOMP, gdzie konsultanci zajmują się rozwiązaniem problemu.

57

58 Elastyczność w wykorzystaniu infrastruktury zastanej w przedsiębiorstwie.
Atutem systemu KOMAX jest jego dostosowanie do działania z różną infrastrukturą przedsiębiorstwa. System, w przypadku braku infrastruktury bazodanowej, może pracować z lokalną bazą danych opartą na popularnych plikach dbf. Może również pracować z serwerami baz danych SQL Server, DB2, Oracle lub innymi wyposażonymi w interfejs ODBC. System przeszedł także pomyślne próby pracy na platformie IBM AS/400, a z równym powodzeniem KOMAX pracować może w strukturze rozproszonej. Nie ma także problemów w razie konieczności przejścia z jednego sposobu pracy na inny.

59 System kadrowo - płacowy KOMAX jest aplikacją w zdecydowany sposób ułatwiającą kontrolę nad sprawami kadrowymi i płacowymi dowolnego podmiotu zatrudniającego pracowników. Nie wszystkie możliwości naszego oprogramowania zostały zaprezentowane podczas tego krótkiego pokazu, jednak KOMAX jest w pełni funkcjonalny, o czym świadczą głosy Użytkowników naszego systemu.

60 Dziękujemy za poświęcenie cennego czasu na prezentację
Dziękujemy za poświęcenie cennego czasu na prezentację. Zachęcamy do podjęcia współpracy z nami. Zespół DATACOMP