1 Warszawa, 13 kwietnia 2011 r. DEPARTAMENT FUNDUSZY STRUKTURALNYCH INSTYTUCJA POSREDNICZĄCA DLA PRIORYTETU III PO KL SPOTKANIE INFORMACYJNE.

Prezentacja na temat: "1 Warszawa, 13 kwietnia 2011 r. DEPARTAMENT FUNDUSZY STRUKTURALNYCH INSTYTUCJA POSREDNICZĄCA DLA PRIORYTETU III PO KL SPOTKANIE INFORMACYJNE."— Zapis prezentacji:

1 1 Warszawa, 13 kwietnia 2011 r. DEPARTAMENT FUNDUSZY STRUKTURALNYCH INSTYTUCJA POSREDNICZĄCA DLA PRIORYTETU III PO KL SPOTKANIE INFORMACYJNE

2 2 Zmiana Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL oraz Zasad finansowania PO KL

3 3 Źródła zasad kwalifikowalności (1) Prawo wspólnotowe: Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Społecznego, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999; Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 89 grudnia 2006 r. ustanawiające zasady wdrażania ww. rozporządzenia; Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1080/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1783/1999; Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1081/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1784/1999.

4 4 Źródła zasad kwalifikowalności (2) Prawo krajowe: Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.); Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712, z późn. zm.); Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 t.j. z poźn. zm.); Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2009 r. w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności (Dz. U. Nr 220, poz. 1726); Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. Nr 223,poz.1786); Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymywania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. Nr 125, poz. 846).

5 5 Źródła zasad kwalifikowalności (3) Dokumenty programowe: Program Operacyjny Kapitał Ludzki zatwierdzony decyzją Komisji Europejskiej K(2007) 4547 z dnia 28 września 2007 r., zmienioną decyzją z dnia 21 sierpnia 2009 r. nr K (2009) 6607; Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 22 listopada 2010 r. w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki; Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wydany przez Ministra Rozwoju Regionalnego; System realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wydany przez Ministra Rozwoju Regionalnego, w tym: Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL z dnia 1 stycznia 2011 r., Zasady finansowania PO KL z dnia 21 grudnia 2010 r.

6 6 Koszty zarządzania (1) Beneficjent wykazuje koszty związane z zarządzaniem projektem wyłącznie w zadaniu pn. zarządzanie projektem. Beneficjent wykazuje koszty zarządzania projektem w budżecie projektu uwzględniając przede wszystkim specyfikę danego projektu. W zadaniu tym, nie można wykazywać wydatków wymienionych w katalogu kosztów pośrednich.

7 7 Koszty zarządzania (2) Wysokość kosztów zarządzania projektem podlega ocenie na etapie wyboru projektu, która obejmuje w szczególności: zasadność i racjonalność poniesienia kosztów zarządzania w wysokości wskazanej we wniosku o dofinansowanie w zależności od stopnia złożoności projektu i okresu jego realizacji; zasadność i racjonalność wydatków związanych z zatrudnieniem personelu zarządzającego projektem, w tym liczby i charakteru zadań przez ten personel wykonywanych; adekwatność i niezbędność dla osiągnięcia celów projektu poniesienia wydatków na działania informacyjno-promocyjne w zależności od specyfiki projektu.

8 8 Koszty zarządzania (3) Limit kosztów zarządzania projektem Wartość projektu 30 % wartości projektudo 500 tys. włącznie* 25 % wartości projektupowyżej 500 tys. do 1 mln zł 20 % wartości projektupowyżej 1 mln do 2 mln zł 15 % wartości projektupowyżej 2 mln do 5 mln zł 10 % wartości projektupowyżej 5 mln zł (*) Limit kosztów zarządzania projektem o wartości nieprzekraczającej 500 tys. zł może ulec zwiększeniu wyłącznie w przypadku wykazania przez Beneficjenta wysokiej efektywności kosztowej projektu. Wniosek ten podlega negocjacjom na etapie wyboru projektu.

9 9 Koszty zarządzania (4) w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie ww. limity mogą ulec zwiększeniu o 2 pkt procentowe dla każdego partnera, jednak nie więcej niż łącznie o 10 pkt procentowych w ramach projektu, przy czym przy ustalaniu wysokości zwiększenia limitu podmiot będący stroną umowy uwzględnia zakres zadań przewidzianych do realizacji przez partnera wprowadzono katalog kosztów ujmowanych w zadaniu związanym z zarządzaniem projektem (koszty zabezpieczenia umowy nie są wliczane do limitu kosztów zarządzania) limity obowiązują zarówno na etapie konstruowania budżetu projektu, jak też końcowego rozliczenia projektu.

10 10 Koszty zarządzania (5) wydatki na promocję powinny zostać ujęte w zarządzaniu projektem, dodatkowo nie stanowią one odrębnego zadania (wyjątkiem są projekty informacyjno-promocyjne) wydatki związane z działaniami informacyjno - promocyjnymi powinny być adekwatne do realizowanych działań ewaluacja nie stanowi kosztów zarządzania projektem, lecz odrębne zadanie w ramach kosztów bezpośrednich beneficjent ma obowiązek wykazania szacunkowego wymiaru czasu pracy personelu projektu (tj. wykazania wymiaru etatu lub liczby godzin) niezbędnego do wykonywania zadania/zadań we wniosku o dofinansowanie projektu, co pozwoli na ocenę zasadności i racjonalności wydatków związanych z personelem zarządzającym projektu zgodnie z Wytycznymi, instytucja będąca strona umowy, na etapie realizacji projektu, w szczególności podczas weryfikacji wniosku o płatność lub kontroli na miejscu, może odmówić kwalifikowania całości lub części ww. wydatków, jeżeli nie są spełnione warunki określone dla kosztów zarządzania w Wytycznych.

11 11 Zadania merytoryczne (1) Definicja zadania merytorycznego Zadanie merytoryczne należy rozumieć jako szereg powiązanych ze sobą działań zmierzających bezpośrednio do realizacji celu projektu (przykładowy katalog znajduje się w rozdziale 3.4 Wytycznych). Zadania merytorycznego nie stanowią pojedyncze wydatki, np. usługa cateringowa, hotelowa i trenerska. Zlecanie zadań merytorycznych oznacza zlecanie całości działań przewidzianych w ramach danego zadania lub istotnej ich części jednemu podmiotowi. Doprecyzowano, że Beneficjent powinien udokumentować faktyczną realizację zleconego zadania merytorycznego zgodnie z umową zawartą z wykonawcą poprzez np. pisemny protokół odbioru zadania, przyjęcia wykonanych prac, itp.

12 12 Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem (1) doprecyzowano katalog kosztów pośrednich (katalog zamknięty) koszty wskazane w katalogu kosztów pośrednich NIE MOGĄ być ujmowane jako koszty bezpośrednie, w szczególności w zadaniu związanym z zarządzaniem projektem wprowadzono stałe ryczałty procentowe i jednocześnie zrezygnowano z konieczności sporządzania metodologii kosztów pośrednich dwuetapowy sposób wyliczania ryczałtu: I) ustalenie całkowitej wartości projektu (z uwzględnieniem cross-financingu); II) ustalenie właściwego % kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem w sytuacji zlecania przez Beneficjenta realizacji zadań merytorycznych na zewnątrz, podstawa wyliczenia limitu kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem ulega pomniejszeniu o wartość ww. zadań zleconych (poprzez pomniejszenie kosztów bezpośrednich) zaostrzono zasady zmiany rozliczania kosztów pośrednich z ryczałtu na rzeczywiście poniesione wydatki

13 13 Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem (2) Koszty bezpośrednie, będące podstawą wyliczenia kosztów pośrednich, nie są pomniejszane o wydatki w ramach cross-financingu limity ryczałtu i katalog kosztów pośrednich objęte przepisami przejściowymi w ramach projektu koszty pośrednie nie mogą być rozliczane jednocześnie jako ryczałt oraz na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków Beneficjent może wnioskować o zmianę sposobu rozliczania kosztów pośrednich z ryczałtu na koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach (takich jak np. problemy techniczne związane z księgowaniem wydatków) i nie później niż w połowie okresu realizacji projektu, a w przypadku projektów trwających co najmniej 6 miesięcy - w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od rozpoczęcia realizacji projektu. nie jest możliwa zmiana w trakcie realizacji projektu sposobu rozliczania kosztów pośrednich dokumentowanych na podstawie wydatków rzeczywiście poniesionych na koszty pośrednie rozliczane ryczałtem.

14 14 Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem (3) Koszty pośrednie stanowią następujące koszty administracyjne związane z funkcjonowaniem Beneficjenta: koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik jednostki); koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna) na potrzeby funkcjonowania jednostki; koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu); koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne) związane z obsługą administracyjną projektu; amortyzacja aktywów używanych na potrzeby personelu, o którym mowa wyżej;

15 15 Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem (4) opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków w zakresie związanym z obsługą administracyjną projektu; koszty usług pocztowych, telefonicznych, telegraficznych, teleksowych, internetowych, kurierskich związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty usług powielania dokumentów związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty ubezpieczeń majątkowych; koszty ochrony; koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną projektu, w tym środki do utrzymania ich czystości oraz dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację tych pomieszczeń.

16 16 Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem (5) Ryczałt procentowy kosztów pośrednich Wartość projektu 9% kosztów bezpośrednichdo 500 tys. włącznie 8% kosztów bezpośrednichpowyżej 500 tys. do 1 mln zł 7% kosztów bezpośrednichpowyżej 1 mln do 2 mln zł 5% kosztów bezpośrednichpowyżej 2 mln do 5 mln zł 4% kosztów bezpośrednichpowyżej 5 mln zł

17 17 Zarządzanie projektem a koszty pośrednie (1) Wynagrodzenie osoby ds. obsługi finansowej może być wykazane w zadaniu zarządzanie projektem, o ile jej zatrudnienie jest niezbędne i uzasadnione (w ramach kosztów pośrednich przewiduje się obsługę księgową). Wynagrodzenie w związku z obsługą prawną będzie kwalifikowalne w ramach kosztów pośrednich, o ile jest to podstawowa obsługa prawna realizowana na potrzeby funkcjonowania jednostki. W ramach kosztów bezpośrednich kwalifikowanie wydatków związanych z obsługą prawną byłoby możliwe wyłącznie w przypadku gdy jest ona wymagana z uwagi na specyfikę projektu (np. w ramach projektu przewiduje się skomplikowane zamówienie publiczne, wymagające specjalistycznej pomocy prawnej z uwagi na prawo zamówień publicznych). Nie ma znaczenia forma zatrudnienia, o ile spełnione są warunki określone dla personelu projektu.

18 18 Zakupy w ramach cross-financingu (1) Cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi uzupełnienie realizowanych działań Powinny być to wydatki związane z zakresem merytorycznym projektu oraz powinny być powiązane wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach projektu Zakupy dokonywane w ramach cross-financingu nie mogą stanowić odrębnego zadania niepowiązanego z zadaniami merytorycznymi projektu Dokonywanie zakupów adekwatnie do potencjału projektodawcy wykazanego w pkt. 3.5 wniosku o dofinansowanie projektu

19 19 Zakupy w ramach cross-financingu (2) Ujmowanie w wydatkach w ramach cross-financingu zakupów wartości niematerialnych i prawnych, np. oprogramowania, które nie stanowią cross-financingu W przypadku zakupu komputera z oprogramowaniem do limitu cross - financingu zaliczyć należy łączną wartość wydatku, o ile oprogramowanie zwiększa wartość początkową środka trwałego – komputera Należy szczegółowo analizować pozycje dotyczące dostosowania i adaptacji budynków, pomieszczeń oraz miejsc pracy (remont stanowi wydatek niekwalifikowalny) W ramach cross-financingu powinien być uwzględniany sprzęt zakupiony w celu przekazania uczestnikom projektu

20 20 Reguła proporcjonalności (1) dotyczy rozliczenia projektu pod względem finansowym w zależności od stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych określonych we wniosku o dofinansowanie projektu kryterium dostępu kryterium strategicznego celu projektu wyrażonego wskaźnikami produktu lub rezultatu wskazanymi w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu

21 21 Reguła proporcjonalności (2) 1.w przypadku niespełnienia kryterium dostępu w ramach projektu – uznaje się wszystkie wydatki dotychczas rozliczone w ramach projektu za niekwalifikowalne 2.w przypadku niespełnienia kryterium strategicznego w ramach projektu lub nieosiągnięcia celu projektu – wysokość wydatków w dotychczas zatwierdzonych wnioskach o płatność może zostać proporcjonalnie zmniejszona, co jednocześnie oznacza obniżenie kwoty dofinansowania; wysokość zmniejszenia dofinansowania odpowiada procentowi, w jakim dane kryterium lub cel nie zostały zrealizowane; zmniejszenie dotyczy wydatków związanych z tym zadaniem merytorycznym (zadaniami merytorycznymi), którego założenia nie zostały osiągnięte oraz kosztów zarządzania projektem i kosztów pośrednich

22 22 Reguła proporcjonalności (3) Reguła proporcjonalności ma zastosowanie do wszystkich projektów, dla których do końca 2010 r. nie zatwierdzono wniosku o płatność końcową WARUNKI: nieosiągnięcie merytorycznych założeń projektu wynika z przyczyn leżących po stronie Beneficjenta, nie ma zastosowania w przypadku wystąpienia siły wyższej. Ocena stopnia osiągnięcia przyjętych przez Beneficjenta założeń wniosku o dofinansowanie dokonywana jest przez podmiot będący stroną umowy według stanu na zakończenie realizacji projektu na etapie weryfikacji końcowego wniosku o płatność

23 23 Reguła proporcjonalności (3) Podczas ustalania procentu nieosiągnięcia założeń projektu podmiot będący stroną umowy o dofinansowanie projektu powinien brać pod uwagę m.in.: stopień winy lub niedochowania należytej staranności przez Beneficjenta skutkujące nieosiągnięciem ww. założeń, okoliczności zewnętrzne mające na to wpływ Podmiot będący stroną umowy o dofinansowanie projektu może odstąpić od zastosowania reguły proporcjonalności lub obniżyć wysokość środków podlegających regule proporcjonalności, jeśli Beneficjent o to wnioskuje i należycie uzasadni przyczyny nieosiągnięcia założeń, w szczególności wykaże swoje starania zmierzające do osiągnięcia założeń projektu

24 24 Reguła proporcjonalności (4) W przypadku wystąpienia oszczędności w projekcie przy jednoczesnej pełnej realizacji założeń merytorycznych projektu reguła proporcjonalności nie ma zastosowania Beneficjent powinien zabezpieczyć się w umowie partnerskiej, aby w przypadku gdy niewykonanie celu projektu jest z winy jednego z partnerów, to partner ponosi odpowiedzialność finansową (bądź wszyscy partnerzy gdy wszyscy pracują na wspólny rezultat)

25 25 Pierwsza transza zaliczki (n) wypłacana będzie beneficjentowi na dotychczasowych zasadach, tj. w terminie określonym w zaakceptowanym harmonogramie płatności; Po zweryfikowaniu pierwszej wersji wniosku o płatność złożonego przez beneficjenta IP/ IW przekazuje kolejną transzę (n+1), przy czym: Jeśli wniosek został zatwierdzony środki przekazywane są po zatwierdzeniu co najmniej 70% łącznej kwoty otrzymanych transz dofinansowania na dzień zatwierdzania wniosku o płatność. System wypłacania zaliczek beneficjentom (1)

26 26 System wypłacania zaliczek beneficjentom (2) Jeśli wniosek jest odesłany do poprawy środki przekazywane są po spełnieniu następujących warunków: –wykazaniu w tym wniosku o płatność wydatków kwalifikowalnych rozliczających co najmniej 70% łącznej kwoty otrzymanych na dzień odsyłania do poprawy wniosku transz dofinansowania przy założeniu, że wydatki w tej kwocie nie wymagają dalszych wyjaśnień –zatwierdzeniu wniosku o płatność rozliczającego transzę poprzednią (n-1) –nie stwierdzeniu przesłanek do rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym

27 27 Transza (n) Transza (n+1)Transza (n+2) Umowa o dofinansowanie projektu Złożony wniosek o płatność nr 2 min. 70% transzy (n) oraz (n+1) Złożony wniosek o płatność nr 1 min. 70% transzy (n) Zgodnie z umową Instytucja wystawia zlecenie płatności w terminie do 5 dni roboczych i przekazuje je BGK. Instytucja wystawia zlecenie płatności w terminie do 5 dni roboczych i przekazuje je BGK. Zatwierdzony wniosek o płatność nr 1 System wypłacania zaliczek beneficjentom (3)

28 28 Inne zmiany (1) w Słowniczku (podrozdział 2.3) doprecyzowano definicję personelu projektu, wprowadzono definicję personelu zarządzającego projektu, definicję zamówienia oraz wykonawcy wprowadzono możliwość negocjowania ewentualnych zmian w budżecie projektu w przypadku zmian w prawie krajowym lub wspólnotowym wpływających na wysokość wydatków kwalifikowalnych w projekcie (podrozdział 3.1 pkt 2) doprecyzowano obowiązek wynikający z konieczności zachowania trwałości projektu (sekcja 3.1.6 pkt 3) wprowadzono obowiązek wykazywania wymiaru czasu pracy personelu projektu we wniosku o dofinansowanie projektu oraz uzasadniania konieczności poniesienia kosztów związanych z zakupem sprzętu i amortyzacją sprzętu (podrozdział 3.4 pkt 5 i 6) doprecyzowano, że warunkiem kwalifikowalności uczestnika projektu jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych (podrozdział 3.6 pkt 5)

29 29 Inne zmiany (2) wprowadzono niekwalifikowalność nagród jubileuszowych (podrozdział 4.4 pkt 4) oraz podatku od towarów i usług VAT w zakresie, w którym beneficjentowi przysługuje prawo częściowego odliczenia podatku od towarów i usług VAT wg proporcji ustalonej zgodnie z art. 90 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (podrozdział 4.9 pkt 3) ograniczono możliwość kwalifikowania wydatków na wyposażenie stanowiska pracy personelu projektu (podrozdział 4.5 pkt 7) wprowadzono szczegółowe zapisy na temat zasad angażowania osób samozatrudnionych do projektu (sekcja 4.5.3) uporządkowano zapisy dotyczące opłat finansowych (podrozdział 4.8)

30 30 Inne zmiany (3) w przypadku konieczności naliczenia odsetek umownych/karnych jak dla zaległości podatkowych na podstawie art. 207 ufp, końcową datą naliczenia odsetek będzie dzień obciążenia rachunku bankowego Beneficjenta na podstawie polecenia przelewu odzyskiwanie środków nieprawidłowo wydatkowanych przez beneficjenta następuje poprzez zwrot na wskazany przez IP rachunek bankowy IP zaleca, aby beneficjenci nie dokonywali sami zwrotu środków, lecz uzgadniali tę kwestię z IP odsetki zgromadzone na rachunku bankowym beneficjenta wyodrębnionym na cele projektu stanowią dochód budżetu państwa i podlegają zwrotowi (nie dotyczy umów, w których odsetki bankowe stanowią dochód beneficjenta).

31 31 Dziękuję za uwagę Departament Funduszy Strukturalnych Ministerstwo Edukacji Narodowej al. J. Ch. Szucha 25, 00-918 Warszawa tel. 022 34 74 881 fax. 022 34 74 883 www.efs.men.gov.pl