Program „Aktywne Pogranicze” Jak dokumentować i rozliczać projekt?

Prezentacja na temat: "Program „Aktywne Pogranicze” Jak dokumentować i rozliczać projekt?"— Zapis prezentacji:

1 Program „Aktywne Pogranicze” Jak dokumentować i rozliczać projekt?

2 I. Zarządzanie projektami - definicje
Projekt – na takie przedsięwzięcie składają się czynności wykonywane po to, by zrealizować nadrzędne cele. Projekt jest “procesem” zajmującym pewien okres czasu. Projektuje się zwykle jakąś “rzecz” unikatową, taką, której nikt wcześniej nie podjął się realizacji. Powołuje się odpowiedni zespół projektowy, który ulega rozwiązaniu po zakończeniu prac. Projektem może być np. wydanie nowej książki, budowa domu, tworzenie nowego oprogramowania, itd., itp. Zarządzanie projektami – dziedzina obejmująca taki zbiór czynności, które pomagają w zdobywaniu wyznaczonych wcześniej celów. W celu sprawnego zarządzania projektem zwykle “przechodzi” się przez wszystkie etapy procesu jakimi są: inicjacja projektu, planowanie, realizacja planu, nadzór nad wykonywaniem powierzonych obowiązków, zakończenie prac nad projektem. Umiejętne zarządzanie projektami to także dysponowanie odpowiednim poziomem wiedzy z tego zakresu oraz stosowanie odpowiednich technik, metodyk (zależnie od rodzaju projektu). Metodyki zarządzania projektami - to zespół takich reguł, które “mówią” jak postępować w danej sytuacji, jakie środki podjąć i jakie spełnić warunki, by osiągać cele. W zarządzaniu projektami wyróżnia się wiele metodyk, a są to m. in.: Prince2, MPBok, Scrum, TenStep. Kamienie milowe – to końcowy punkt, dzięki któremu można dokonać podsumowania odnośnie jakiegoś ważnego wydarzenia. Może to być np. zatwierdzenie ukończenia dużego zadania, ważne spotkanie dotyczące projektu, itd. Koordynator projektu – to osoba zarządzająca całym procesem projektowym. Tzw. project manager zbiera grupę ludzi, którzy będą realizować cały projekt. Następnie kierownik projektu rozdziela między nich zadania, nadzoruje jakość wykonywania poleceń, itd. Project manager odpowiedzialny jest za cały efekt realizowanego projektu i musi być aktywny podczas wszystkich etapów jego tworzenia.

3 II. Wprowadzenie w tematykę projektów - Metodyka
Metodyka MPBok ukazuje projekt jako zespół czynności, które realizowane są przez określonych pracowników. Wszystko wykonywane jest przy limitowanych zasobach. Ważne, by działania takie było planowane, dopełnianie oraz kontrolowane. Istotnym aspektem jest tu czas, od którego ogół prac jest zależny. Każdy projekt tworzony jest zawsze w celu wykonania jakiegoś niepowtarzalnego produktu bądź usługi. Jest to praca nowatorska, której nikt wcześniej nie wykonywał. Do projektu zatrudniany jest zespół ludzi, który po ukończeniu prac zostaje rozwiązany. MPBok posiada pięć procesów, dziewięć obszarów aktywności. Natomiast podstawą przy opisie każdego procesu jest zespół technik.

4 III. Etapy zarządzania projektami
Etap wprowadzenia Tworzenie danego planu rozpoczyna się kreowaniem wizji projektu, czyli zaplanowaniem czasu przeznaczonego do jego wykonania, ustalenia potrzebnego kapitału oraz  zasięgu przedsięwzięcia. Właściwe zdefiniowanie planu Dobre ułożenie planu odgrywa bardzo dużą rolę dla sukcesu podczas tworzenia projektu. Definiuje się tu znaczące elementy, które muszą być ujęte w całym projekcie. Trzeba tu przede wszystkim oszacować ilość pracy, która będzie potrzebna do realizacji projektu. Tworzy się również kosztorys. Od budżetu w danej firmie zależy bardzo wiele. Jeśli finanse są zbyt niskie, to nie ma możliwości, by firma zajmowała się wykonywaniem dużych projektów. Planowanie musi uwzględniać ryzyko realne podczas realizacji celów oraz ryzyko w założeniu hipotetycznym. Trzeba tu wziąć pod uwagę również czas na osiągnięcie zamierzeń w projekcie. Praca nad projektem, czyli jego realizacja Gdy już jest opracowany dobry plan, trzeba przystąpić do jednej z najistotniejszych faz, czyli realizacji projektu. Polega to na osiąganiu krok po kroku zamierzeń zawartych w planie. Trzeba mieć na uwadze zaplanowany czas na wykonanie poszczególnych zadań. Kontrola nieodzownym elementem w każdym projekcie Kontrola nad realizacją projektu faktycznie ma miejsce przez cały cykl jego trwania. Ocenia się tu wydajność członków zespołu, stan całego przedsięwzięcia. Dokonuje się również kontroli harmonizacji zmian w projekcie. Kontrola obejmuje wiele innych kwestii, a najważniejsze z nich to: nadzór nad zmianami w budżecie, nad jakością wykonywanych zadań, itp. Pomyślne zakończenie projektu Faza zakończenia projektu jest zwykle prosta do założenia. Tu nie ma raczej żadnych niespodzianek, nieoczekiwanego ryzyka. Sporządza się tu raporty, kompletuje i archiwizuje dokumentacje, rozlicza się także z firmami zewnętrznymi. Można także dokonać oceny czy projekt spełnia kryteria.

5 IV. Uczestnicy Projektu
Koordynator projektu To on zarządza całym zespołem, przydziela zadania poszczególnym uczestnikom projektu, dokonuje ścisłej kontroli każdego etapu projektu. Zespół Projektowy Dopełnia całość. To on posiada określone funkcje, które realizuje w taki sposób, by wszystko się ze sobą scalało, zostało dopięte na ostatni guzik. Taki uczestnik podlega koordynatorowi projektu, który wyznacza mu zadania do wypełnienia. Każdy uczestnik projektu posiada typowe obowiązki, jak np: realizacja wyznaczonych zadań, informowanie o problemach pojawiających się przy wykonywaniu tych zadań, opracowanie koncepcji działania, składanie raportów z realizacji poleceń w wyznaczonym terminie, sygnalizowanie możliwości nie zmieszczenia się w budżecie przeznaczonym na wykonanie określonego zadania. Uczestnicy projektu Grupa docelowa działań projektu.

6 V. Dokumentacja Projektowa
1. Wniosek 2. Umowa 3. Dokumenty zespołu projektowego. - umowy cywilnoprawne, umowy o pracę. - umowy wolontariackie - potwierdzenia kompetencji (dyplomy, cv, referencje ) - BHP, ppoż, ewidencja czasu pracy - Zgody na przetwarzanie danych osobowych. 4. Dokumentacja księgowa. Faktury, rachunki, KP i KW, Delegacje, potwierdzenia przelewów/ wyciągi bankowe, listy płac, rachunki do umów cywilnoprawnych. 5. Dokumenty związane z projektem. Pozwolenia na budowę, prawa autorskie, zgody na przetwarzanie danych osobowych, zgody na użytkowanie, listy obecności, listy wydania materiałów, listy odbioru kateringu, inne w zależności od specyfiki projektu . 6. Rozliczenie projektu. Sprawozdanie końcowe, wniosek o płatność itp.

7 VI. Opis dokumentów księgowych
Dotowany ma obowiązek trwale umieszczać na wszystkich oryginalnych dokumentach finansowych (fakturach, rachunkach, umowach, rozliczeniach delegacji, innych) dotyczących realizacji Umowy informację: Sfinansowano ze środków programu Aktywne Pogranicze. W sytuacji, kiedy koszty związane z realizacją Projektu finansowane są ze środków pochodzących z kilku źródeł, opis powinien wskazywać wartość sfinansowaną ze środków dostępnych w ramach Umowy.

8 VII. Przykład opisu dokumentu księgowego
Kwota w wysokości Sfinansowana z Rodzaj kosztów (pozycja budżetowa Zgodnie z umową Zatwierdzono pod względem merytorycznym Zatwierdzono pod względem formalnym Zatwierdzono pod względem rachunkowym Zatwierdzono do wypłaty dnia - Dekretacja księgowa np zł Np. Sfinansowano ze środków programu Aktywne Pogranicze. Np. Pozycja nr. 5 zakup środków czystości Np. 4/FIO/2018 (prezes / koordynator) (Księgowy/ księgowa) Np (prezes / koordynator) Np. 17/215/18

9 VIII. Zmiany w Projekcie
Część merytoryczną Część finansową (poszczególne pozycje budżetowe) Harmonogram Kadrę Okres realizacji ( z uwzględnieniem terminu ostatecznego) Numer konta bankowego itp. Numeru umowy Celu projektu Podmiotu realizującego (patrona) Zapisów sztywnych z umowy. Przepisów Co można zmienić Czego nie można zmienić

10 IX. Monitoring a Ewaluacja
- proces zbierania informacji; - systematyczne badanie, które opiera się na pytaniach: czy projekt przebiega zgodnie z planem, czy udaje się osiągać zamierzone produkty i rezultaty?; - monitoring wykonywany jest w trakcie realizacji projektu, bada trzy elementy projektu:  harmonogram działań, budżet oraz zaplanowane rezultaty; - osoby odpowiedzialne za monitoring to osoby zarządzające projektem. - proces ciągły,systematyczne badanie wybranych elementów projektu; - odpowiada na pytanie: czy i jak udało nam się osiągnąć zamierzone cele oraz  w jaki sposób udało nam się je osiągnąć?; - ewaluacja wykonywana jest po wybranym elemencie projektu lub po całościowej realizacji projektu; - osoby odpowiedzialne za ewaluację to osoby zarządzające projektem ( jeśli przeprowadzamy „samoewalucję”- ewaluację wewnętrzną) albo wynajęta instytucja/osoba (jeśli przeprowadzamy ewaluację zewnętrzną). Monitoring Ewaluacja

11 IX. Monitoring a Ewaluacja c.d.
- pozwala ocenić postępy z prowadzonych działań, zweryfikować tempo i kierunek, w którym zmierza projekt; - pozwala także na bieżącą modyfikację działań, harmonogramu, budżetu – tak by w razie potrzeby móc dostosować projekt do zmieniających się warunków, bądź do aktualnej sytuacji; - dane pochodzące z monitoringu są podstawą do wykorzystania w ewaluacji. - pozwala pomóc w planowaniu kolejnych działań; - dostarcza konkretnej oceny projektu analizując poszczególne kryteria precyzując tym samym jakie elementy projektu trzeba usprawnić i jak to zrobić; - dostarcza informacji niezbędnych do podjęcia decyzji ; - ocenia , czy i jak udało się osiągnąć zakładany cel; - dane pochodzące z ewaluacji pomagają  w planowaniu kolejnych projektów, a nie stanowią krytycznej oceny naszej pracy. Monitoring Ewaluacja

12 X. Narzędzia wykorzystywane do monitoringu i ewaluacji projektów.
- cząstkowe sprawozdania z realizacji projektu ustne lub pisemne; - karta pracy; - lista obecności na zajęciach; - zestawy wydawanych certyfikatów; - dyplomy; - ankiety; - testy; - raporty finansowe określające stopień wykorzystania budżetu. - ankiety uczestników po poszczególnych szkoleniach; - wywiady z uczestnikami; - wywiady z trenerami; - raporty trenerów. Monitoring Ewaluacja

13 XI. Przykładowe dokumenty
Karta czasu pracy Karta monitoringu Formularz zmian w projekcie Umowa wolontariacka Oświadczenie partnera/darczyńcy Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

14 Pytania od Publiczności