Program Microsoft® Office Outlook® 2007 — szkolenie

Prezentacja na temat: "Program Microsoft® Office Outlook® 2007 — szkolenie"— Zapis prezentacji:

1 Program Microsoft® Office Outlook® 2007 — szkolenie
Firma [Nazwa firmy] przedstawia: Program Microsoft® Office Outlook®  2007 — szkolenie Zarządzanie skrzynką pocztową I.  Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru [Notatki dla wykładowcy: Aby uzyskać szczegółowe instrukcje pomocy dotyczące dostosowywania tego szablonu, zobacz ostatni slajd. Ponadto okienko notatek zawiera dodatkowy tekst lekcji dla niektórych slajdów. Animacje programu Macromedia Flash: Ten szablon zawiera animacje Flash. Jednak aby zapisać ten szablon w programie PowerPoint 2007, należy zapisać go w formacie plików starszych wersji programu PowerPoint: Prezentacja programu PowerPoint 97–2003 (*.ppt) lub Szablon programu PowerPoint 97–2003 (*.pot) (typy plików są widoczne w oknie dialogowym Zapisz jako obok pozycji Zapisz jako typ). Uwaga: Jeśli zostanie wybrany format programu PowerPoint 2007, taki jak Prezentacja programu PowerPoint (*.pptx) lub Szablon programu PowerPoint (*.potx), animacje nie zostaną zachowane w zapisanym pliku. Uwaga dodatkowa: Ta prezentacja zawiera animacje Flash, dlatego zapisanie szablonu może spowodować wyświetlenie komunikatu ostrzegawczego dotyczącego informacji osobistych. Jeśli informacje nie zostaną dodane do właściwości samego pliku Flash, to ostrzeżenie nie będzie miało zastosowania do prezentacji. Należy kliknąć przycisk OK w oknie komunikatu.]

2 Zawartość kursu Zmniejszanie rozmiaru skrzynki pocztowej — omówienie
Lekcja. Czy Twoja skrzynka pocztowa zaczyna się przepełniać? Ta lekcja zawiera listę propozycji zadań i zestaw pytań testowych. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

3 Zmniejszanie rozmiaru skrzynki pocztowej — omówienie
Czy otrzymujesz co tydzień lub nawet codziennie wiadomości informujące o konieczności zmniejszenia rozmiaru skrzynki pocztowej? A może masz coraz większe trudności z odnalezieniem właściwej wiadomości, bo masz tak przepełnioną skrzynkę pocztową? Skrzynki pocztowe mają ograniczoną pojemność i dlatego gromadzące się wiadomości często powodują ich przepełnienie. Być może nadszedł czas na zmniejszenie rozmiaru skrzynki pocztowej. Podczas tego kursu nauczysz się, jak usuwać wiadomości ze skrzynki pocztowej w celu zmniejszenia jej ogólnego rozmiaru. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

4 Cele kursu Wyświetlanie informacji o rozmiarze skrzynki pocztowej i jej folderów Poznanie czynników wpływających na rozmiar wiadomości i odszukiwanie informacji na temat dowolnej wiadomości Konfigurowanie niektórych prostych procesów i używanie narzędzi wbudowanych w program Outlook, które zapobiegają nadmiernemu gromadzeniu się wiadomości Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

5 Czy Twoja skrzynka pocztowa zaczyna się przepełniać?
Lekcja Czy Twoja skrzynka pocztowa zaczyna się przepełniać?

6 Czy Twoja skrzynka pocztowa zaczyna się przepełniać?
Przepełniona skrzynka pocztowa jest źródłem wielu problemów. Niektórzy usługodawcy lub administratorzy systemów blokują wysyłanie bądź otrzymywanie wiadomości , gdy skrzynka pocztowa osiąga określony rozmiar. Czasami zostaje wyświetlony komunikat, jak ten widoczny tutaj. Jeśli zobaczysz taki komunikat lub uważasz, że skrzynka pocztowa niedługo się przepełni, może to oznaczać, że już czas na zmniejszenie jej rozmiaru. Nawet jeśli w skrzynce jest jeszcze miejsce, zapobieganie jej przepełnieniu pomaga być na bieżąco z najważniejszymi informacjami. Jak to możliwe? Być może masz problemy z odnalezieniem właściwej rzeczy, bo masz w swojej skrzynce pocztowej jest zbyt wiele wiadomości. Zmniejszając jej rozmiar, będziesz w stanie pracować wydajniej. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

7 Co to znaczy, że rozmiar skrzynki pocztowej jest duży?
Jak widać na rysunku, skrzynka pocztowa składa się z folderów. Jej rozmiar zależy od rozmiaru i liczby elementów znajdujących się w tych folderach. Wysyłanie i odbieranie wiadomości, ustalanie terminów, dodawanie kontaktów i tworzenie zadań powoduje zapełnianie tych folderów, co jest równoznaczne z zapełnianiem się skrzynki pocztowej. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

8 Co to znaczy, że rozmiar skrzynki pocztowej jest duży?
Jeśli poczta jest przechowywana na serwerze, ograniczenie rozmiaru skrzynki pocztowej ustawia zwykle administrator systemu. Ograniczenia rozmiaru mogą się znacznie różnić i wynosić od 1 megabajta (MB) do 2 gigabajtów (GB) lub więcej. Informacji na temat konkretnych ograniczeń rozmiaru swojej skrzynki trzeba czasem trochę poszukać. Gdzie i czego należy szukać? Dostawca usług poczty prawdopodobnie umieścił te informacje w swojej witrynie sieci Web. Można także skontaktować się z administratorem systemu, działem informatycznym lub usługodawcą internetowym (ISP). Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

9 Co to znaczy, że rozmiar skrzynki pocztowej jest duży?
Jeśli rozmiar skrzynki pocztowej przekroczy górny limit, administrator może ograniczyć jej funkcjonalność. Program Outlook także nakłada ograniczenie: 20 gigabajtów (GB), czyli bardzo dużo wiadomości . Jeśli skrzynka pocztowa osiągnie taki rozmiar, program Outlook nie pozwoli na wprowadzanie nowych danych. Jak rozwiązać ten problem? Pora posprzątać. Przykładem utraty funkcjonalności jest ostrzeżenie, które pojawia się, gdy skrzynka osiągnie rozmiar 90 MB. Przy rozmiarze 100 MB może być zablokowane wysyłanie wiadomości , a przy 110 MB nie będzie już możliwe odbieranie wiadomości. W kolejnej sekcji dowiesz się, jak sprawdzić rozmiar skrzynki pocztowej. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

10 Sprawdzanie rozmiaru skrzynki pocztowej
Aby szybko sprawdzić rozmiar skrzynki pocztowej, przełącz się do widoku folderu za pomocą okienka nawigacji i kliknij pozycję Rozmiary folderów u dołu okienka. Ponieważ w oknie dialogowym Rozmiar folderu rozmiar jest wyświetlany według poszczególnych folderów, za jego pomocą można łatwo sprawdzić rozmiar skrzynki pocztowej oraz miejsce zajmowane przez foldery. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

11 Sprawdzanie rozmiaru skrzynki pocztowej
Jak widać, rozmiar jest podawany w kilobajtach (KB). Co zrobić, jeśli administrator systemu określa rozmiar w megabajtach? Na szczęście relacja między kilobajtami, megabajtami i gigabajtami jest prosta — jeden megabajt składa się z kilobajtów, a jeden gigabajt z 1024 megabajtów. Jeśli nie chcesz, nie musisz zaprzątać sobie głowy zapamiętywaniem relacji między kilobajtami, megabajtami i gigabajtami. Informacje na temat konwersji można znaleźć w dokumencie Podręczna karta informacyjna (odpowiednie łącze znajduje się na końcu tego kursu). Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

12 Wiadomości mogą znacznie zwiększyć rozmiar skrzynki pocztowej
Rozmiar skrzynki pocztowej zależy od rozmiarów znajdujących się w niej folderów. Wynika z tego, że rozmiar folderu zależy od rozmiarów znajdujących się w nim wiadomości. Rozmiar wiadomości będzie inny w różnych organizacjach i dla różnych użytkowników. Rozmiar przeciętnej wiadomości wynosi około 30 KB. Podobnie jak w przypadku ograniczeń rozmiaru skrzynki pocztowej, ograniczenia rozmiarów wiadomości są ustawiane przez administratora na poziomie serwera. Nie można zmienić tych ograniczeń w programie Outlook. Poza rozmiarami wiadomości na ogólny rozmiar folderu wpływają rozmiary terminów kalendarza, informacji o kontaktach i notatek w każdym folderze skrzynki pocztowej. Teraz, gdy masz już podstawową wiedzę na temat czynników zwiększających rozmiar skrzynki pocztowej, przejdźmy do omówienia szybkich sposobów na zmniejszenie tego rozmiaru. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

13 Wyszukiwanie dużych wiadomości
Jednym ze sposobów na zmniejszenie całkowitego rozmiaru skrzynki pocztowej lub znajdującego się w niej konkretnego folderu jest przeczytanie wiadomości i odpowiedzenie na nie, a następnie zachowanie ich w postaci pliku lub usunięcie na podstawie rozmiaru. [Od autora: Tutaj zostanie wstawiony plik swf. Usuń ten symbol zastępczy przed wstawieniem pliku swf]. Animacja. Kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Odtwórz. Ta animacja przedstawia proces sprawdzania rozmiarów i sortowania wiadomości według rozmiaru przy użyciu widoku Tabela. Wyszukanie dużych wiadomości i sprawdzenie ich rozmiaru pomaga w podjęciu decyzji o ich zachowaniu. Nie wiesz, co można jeszcze zrobić oprócz usuwania? W dalszej części kursu przedstawiono dodatkowe możliwości. [Notatka dla wykładowcy: Aby odtworzyć animację, gdy jest wyświetlany pokaz slajdów, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Odtwórz. Po jednokrotnym odtworzeniu pliku może być konieczne kliknięcie polecenia Przewiń do tyłu (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy), a następnie kliknięcie polecenia Odtwórz. Jeśli kliknięcie slajdu w celu wprowadzenia tekstu lub przejścia do następnego slajdu nie daje rezultatu, kliknij obszar poza animacją. Czasem należy kliknąć dwa razy. Jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji, zobacz notatki do ostatniego slajdu prezentacji dotyczące odtwarzania animacji Macromedia Flash. Jeśli nadal występują problemy z wyświetlaniem animacji, na następnym slajdzie znajduje się duplikat tego slajdu zawierający grafikę statyczną. Usuń bieżący lub następny slajd przed rozpoczęciem prezentacji]. Program Outlook może monitorować rozmiar poszczególnych wiadomości. Wiadomości można na przykład posortować od najmniejszej do największej. Aby sprawdzić rozmiar wszystkich dużych wiadomości w skrzynce pocztowej, można wybrać widok Tabela. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

14 Wyszukiwanie dużych wiadomości
Jednym ze sposobów na zmniejszenie całkowitego rozmiaru skrzynki pocztowej lub znajdującego się w niej konkretnego folderu jest przeczytanie wiadomości i odpowiedzenie na nie, a następnie zachowanie ich w postaci pliku lub usunięcie na podstawie rozmiaru. Program Outlook może monitorować rozmiar poszczególnych wiadomości. Wiadomości można na przykład posortować od najmniejszej do największej. Aby sprawdzić rozmiar wszystkich dużych wiadomości w skrzynce pocztowej, można wybrać widok Tabela. Na rysunku przedstawiono sposób sprawdzania rozmiaru wiadomości i sortowania ich przy użyciu widoku Tabela. Wyszukanie dużych wiadomości i sprawdzenie ich rozmiaru pomaga w podjęciu decyzji o ich zachowaniu. Nie wiesz, co można jeszcze zrobić oprócz usuwania? W dalszej części kursu przedstawiono dodatkowe możliwości. [Notatka ­dla wykładowcy: Ten slajd jest taki sam jak poprzedni, lecz zawiera grafikę statyczną zamiast animacji. Użyj tego slajdu, jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji. Usuń ten lub poprzedni slajd przed rozpoczęciem prezentacji]. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

15 Zapisywanie załączników poza wiadomością e-mail
Sprawdzając rozmiary wiadomości, można zauważyć, że wiadomości zawierające załączniki są zazwyczaj większe. Podczas czytania wiadomości można użyć polecenia Zapisz załączniki w menu przycisku Microsoft Office w celu zapisania załączników w innej dogodnej lokalizacji na dysku twardym. Aby uzyskać dostęp do menu przycisku Microsoft Office, należy najpierw otworzyć wiadomość. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

16 Zapisywanie załączników poza wiadomością e-mail
Po zapisaniu załącznika można usunąć wiadomość, jeśli nie jest już potrzebna. Przed rozpoczęciem zapisywania załączników na dysk twardy należy się upewnić, że wybrane miejsce będzie można później łatwo odnaleźć. Jeśli załącznik to na przykład zdjęcie, warto go zapisać w folderze Obrazy lub Moje obrazy. Zapisując załącznik, należy także nadać mu nazwę, która będzie odpowiadać jego zawartości i kontekstowi. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

17 Nieaktualne lub nieprzydatne? Przenieś to na swój komputer
Czasem może się wydawać, że wiadomości znajdują się już na komputerze, którego się używa, ponieważ to właśnie na nim są odczytywane te wiadomości. Zazwyczaj jednak wiadomości są przechowywane na serwerze poczty do momentu, gdy zostaną przeniesione do folderu na komputerze użytkownika. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

18 Nieaktualne lub nieprzydatne? Przenieś to na swój komputer
Oto przykład. Jeśli korzystasz z usługi poczty takiej jak Windows Live ™ Hotmail® lub jeśli używasz serwera, na którym jest zainstalowany program Microsoft Exchange Server (tak jak wiele dużych firm), wiadomości masz prawdopodobnie przechowywane na serwerze. W takim przypadku jednym ze sposobów na zmniejszenie rozmiaru skrzynki pocztowej jest przeniesienie wiadomości do folderu magazynu na swoim komputerze. Taka sytuacja ma miejsce na przykład podczas archiwizowania wiadomości za pomocą funkcji Autoarchiwizacja. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

19 Opróżnianie folderu Elementy usunięte
Kolejnym sposobem na przeniesienie wiadomości poza skrzynkę pocztową jest usunięcie tej wiadomości i opróżnienie folderu Elementy usunięte. Każda usuwana wiadomość jest przenoszona do folderu Elementy usunięte , który z reguły znajduje się na serwerze, a nie na używanym komputerze. Rozmiar tego folderu może szybko wzrosnąć, dlatego trzeba ten folder regularnie oczyszczać. Prawdopodobnie najpierw chcesz się pozbyć elementów usuniętych, dlatego ich trwałe skasowanie jest wygodnym sposobem na ograniczenie miejsca zajmowanego przez pocztę. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

20 Opróżnianie folderu Elementy usunięte
Program Outlook umożliwia określenie sposobu i pory opróżniania folderu Elementy usunięte. Opróżnianie można przeprowadzać automatycznie przy każdym zakończeniu pracy z programem lub ręcznie w dowolnym momencie. Automatycznie. Kliknij polecenie Opcje w menu Narzędzia w głównym oknie programu Outlook. Na karcie Inne zaznacz pole wyboru Opróżniaj folder „Elementy usunięte” podczas zamykania programu. Twoja skrzynka pocztowa zmniejszy się od razu. Ręcznie. Aby uzyskać większą kontrolę, możesz opróżniać ten folder w dowolnym momencie. Wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy. Na rysunku przedstawiono miejsce w programie Outlook, z którego można opróżnić ten folder. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

21 Działania zapobiegające otrzymywaniu wiadomości-śmieci
Jednym ze sposobów ograniczania ilości otrzymywanej poczty jest blokowanie niektórych wiadomości u ich źródeł. Oto wskazówki pomocne w osiągnięciu odpowiednich efektów: Używanie filtru wiadomości-śmieci pomaga w umieszczeniu niechcianej poczty tam, gdzie jej miejsce — w folderze Wiadomości-śmieci . Nie odpowiadaj na wiadomości-śmieci ani na łańcuszkowe wiadomości . Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

22 Działania zapobiegające otrzymywaniu wiadomości-śmieci
Jednym ze sposobów ograniczania ilości otrzymywanej poczty jest blokowanie niektórych wiadomości u ich źródeł. Oto wskazówki pomocne w osiągnięciu odpowiednich efektów: Wysłanie odpowiedzi na taką wiadomość lub kliknięcie łącza typu „wypisz mnie” umożliwi nadawcy wiadomości zdobycie potwierdzenia, że dany adres jest używany, i zachęci go do wysłania dalszych wiadomości tego typu. Ponieważ wiadomości-śmieci i inne niechciane wiadomości (zwane również „spamem”) stają się coraz większym utrapieniem, w programie Outlook udostępniono liczne funkcje specjalne, które zapobiegają ich otrzymywaniu. W dokumencie Podręczna karta informacyjna na końcu kursu znajdują się łącza do materiałów na temat eliminowania wiadomości-śmieci. Zastanów się przez chwilę, zanim klikniesz łącze w wiadomości, której treść brzmi mniej więcej tak: „Kliknij tutaj, aby usunąć swój adres z listy adresowej”. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

23 Czy używasz technologii RSS? Zaspokój głód wiedzy
Technologia RSS (Really Simple Syndication) jest doskonałym sposobem na przeglądanie najświeższych wiadomości i informacji bezpośrednio w programie Outlook. Wiadomości otrzymywane za pośrednictwem źródeł danych RSS trafiają zazwyczaj do folderu Źródła danych RSS w skrzynce pocztowej. Po zasubskrybowaniu źródeł, które generują duży ruch w sieci, może się okazać, że takie źródła powodują szybkie przepełnianie się skrzynki pocztowej. W takiej sytuacji należy używać funkcji Autoarchiwizacja w celu automatycznego kasowania starych źródeł. Szczegółowe informacje znajdują się w dokumencie Podręczna karta informacyjna (odpowiednie łącze znajduje się na końcu tego kursu). Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

24 Łatwe porządkowanie wiadomości przy użyciu funkcji Oczyszczanie skrzynki pocztowej
W tym kursie przedstawiono sposoby sprawdzania rozmiaru skrzynki pocztowej i zawartych w niej wiadomości oraz sposoby przenoszenia i usuwania wiadomości w celu zredukowania rozmiaru skrzynki pocztowej. Zastanawiasz się, czy jest możliwe przeprowadzanie wszystkich tych działań z jednego miejsca? Tutaj znajdziesz odpowiedź. Rozwiązaniem jest funkcja o nazwie Oczyszczanie skrzynki pocztowej, którą można wywołać z menu Narzędzia w głównym oknie programu Outlook. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

25 Łatwe porządkowanie wiadomości przy użyciu funkcji Oczyszczanie skrzynki pocztowej
W tym kursie przedstawiono sposoby sprawdzania rozmiaru skrzynki pocztowej i zawartych w niej wiadomości oraz sposoby przenoszenia i usuwania wiadomości w celu zredukowania rozmiaru skrzynki pocztowej. Można kliknąć przycisk Oczyszczanie skrzynki pocztowej w celu rozpoczęcia procesu wyszukiwania oraz innych znanych już działań związanych z wiadomościami (jak pokazano na rysunku). Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

26 Propozycje ćwiczeń Wywoływanie funkcji Oczyszczanie skrzynki pocztowej. Sprawdzanie rozmiaru skrzynki pocztowej z listy folderów. Sortowanie według rozmiaru. Sprawdzanie typu konta w celu uzyskania informacji na temat dostarczania wiadomości . [Notatka dla wykładowcy: Jeśli na komputerze jest zainstalowany program Outlook 2007, można kliknąć łącze na slajdzie w celu przejścia do ćwiczeń w trybie online. Ćwiczenia zawierają instrukcje pomagające w wykonywaniu wymienionych zadań w programie Outlook. Ważne Bez programu Outlook 2007 nie można uzyskać dostępu do instrukcji dotyczących ćwiczeń]. Ćwiczenia w trybie online (wymagają programu Outlook 2007) Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

27 Pytanie testowe 1 Co zwiększa rozmiar skrzynki pocztowej? Wybierz jedną odpowiedź. Rozmiar i liczba wiadomości w folderach. Okienko nawigacji. Tylko wiadomości z załącznikami. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

28 Pytanie testowe 1: odpowiedź
Rozmiar i liczba wiadomości w folderach. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

29 Pytanie testowe 2 O której z poniższych czynności należy pamiętać podczas usuwania wiadomości w celu zmniejszenia rozmiaru skrzynki pocztowej? Wybierz jedną odpowiedź. Ponowne uruchomienie komputera. Zamknięcie programu Outlook. Opróżnienie folderu Elementy usunięte. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

30 Pytanie testowe 2: odpowiedź
Opróżnienie folderu Elementy usunięte. Tę czynność można wykonać ręcznie lub automatycznie, jak już wspomniano w tym kursie. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

31 Pytanie testowe 3 Rozmiar skrzynki pocztowej można sprawdzić przy użyciu funkcji Oczyszczanie skrzynki pocztowej. Wybierz jedną odpowiedź. Prawda. Fałsz. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

32 Pytanie testowe 3: odpowiedź
Prawda. Ta funkcja umożliwia także wiele innych pożytecznych rzeczy, na przykład wyświetlanie wszystkich wiadomości, których rozmiar i wiek przekraczają określoną wartość. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru

33 Podręczna karta informacyjna
Podsumowanie zadań omówionych w tym kursie można znaleźć w dokumencie Podręczna karta informacyjna. Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru