ZASADY POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTAMI W POLITECHNICE GDAŃSKIEJ

Prezentacja na temat: "ZASADY POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTAMI W POLITECHNICE GDAŃSKIEJ"— Zapis prezentacji:

1 ZASADY POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTAMI W POLITECHNICE GDAŃSKIEJ 10. 02
ZASADY POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTAMI W POLITECHNICE GDAŃSKIEJ r. mgr Krystyna Dagga inż. Sebastian Łubik mgr inż. Krzysztof Brzeziński

2 Cele Uporządkowanie postępowania z dokumentami
Ujednolicenie procedur administracyjnych Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów

3 Przepływ

4 Otoczenie zewnętrzne Kancelaria Główna

5 Punkt Rejestracji Dokumentu
Punkt rejestracji dokumentu PRD, w którym następuje przyjęcie dokumentu i wpisanie go do rejestru dokumentów Otoczenie zewnętrzne Kancelaria Główna Wejście Punkt Rejestracji Dokumentu

6 Otoczenie zewnętrzne Kancelaria Główna Wejście www.pg.edu.pl
Punkt przetwarzania dokumentu PPD, w którym wykonuje się wszelkie operacje na dokumencie, jego opisie lub rejestrze dokumentów. Otoczenie zewnętrzne Kancelaria Główna Wejście Punkt Przetwarzania Dokumentu Punkt Przetwarzania Dokumentu Punkt Rejestracji Dokumentu Punkt Przetwarzania Dokumentu Punkt Przetwarzania Dokumentu

7 Otoczenie zewnętrzne Kancelaria Główna Wejście Wyjście niszczenie
Punkt wyjścia dokumentu PWD, w którym przygotowuje się dokument do opuszczenia systemu obiegu. Otoczenie zewnętrzne Kancelaria Główna Wejście Wyjście Punkt Przetwarzania Dokumentu Punkt Przetwarzania Dokumentu Punkt Rejestracji Dokumentu Punkt Wyjścia Dokumentu Punkt Przetwarzania Dokumentu Punkt Przetwarzania Dokumentu Archiwum PAD niszczenie Archiwum centralne

8 Zasady Postępowania z Dokumentami
Instrukcja Kancelaryjna Usługi elektroniczne Księgi ePUAP Postępowanie ze sprawami Księga szablonów Podpisy elektroniczne JRWA Postępowanie z dokumentami

9 INSTRUKCJA KANCELARYJNA
Postępowanie z dokumentami Postępowanie ze sprawami

10 Rejestracja dokumentów
Do wprowadzenia obiegu – rejestr lokalny Dokument „nowy” czy dotyczący sprawy w toku Wyjątki: publikacje/gazet, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty etc.

11 Rejestracja spraw Każda sprawa rejestrowana tylko raz.
Sprawy załatwiane niezwłocznie, w sposób najprostszy Ciągłość numeru sprawy na przestrzeni lat Sprawy pilne – dopuszczalne załatwienie np. telefoniczne – wymagana notatka Odnotowanie sposobu załatwienia sprawy

12 DOAD. 0040. 1. 2015 Przykładowy znak sprawy
Symbol_jednoski.nr_JRWA.nr_kolejny.rok w praktyce DOAD. 0040. 1. 2015

13 USŁUGI ELEKTRONICZNE Platforma ePUAP Podpisy elektroniczne

14 ePUAP Czym jest ePUAP? Załatwianie spraw przez Internet
Profil Zaufany lub podpis elektroniczny Konto instytucjonalne Politechniki Gdańskiej Wysyłanie wniosków

15 ePUAP – konto www.pg.edu.pl Założenie konta osobistego w ramach ePUAP
Złożenie wniosku o profil zaufany Weryfikacja tożsamości w urzędzie Utworzenie pełnoprawnego konta

16 ePUAP – konto Politechniki Gdańskiej
Konto osobiste Konto PG ePUAP Konto osobiste Konto osobiste Konto osobiste Konto osobiste

17 ePUAP – dostęp do konta PG
Wysłanie wniosku jako przedstawiciela PG Dostęp do konta ePUAP jako reprezentanta PG Nadanie uprawnień przez DOAD Upoważnienie przez Rektora lub Prorektora lub Kanclerza Jednostka Jednostka Jednostka Jednostka

18 Podpisy elektroniczne
Wniosek o wydanie podpisu elektronicznego Akceptacja Kanclerza lub Rektora lub Dziekana Przekazanie jednej kopii dokumentu do Działu Organizacyjnego Wpis do rejestru wydanych podpisów elektronicznych

19 Jak korzystać z JRWA? Po co i czym jest JRWA?
Kategorie główne i ich podział Wybór odpowiedniej klasyfikacji Kategorie archiwalne i jakie mają znaczenie

20 Dziękuje za uwagę

21 Telefony kontaktowe: Krystyna Dagga – tel.: 2947
Krzysztof Brzeziński – tel.: 6634 Sebastian Łubik – tel.: 6635