Zasady redagowania pism

Prezentacja na temat: "Zasady redagowania pism"— Zapis prezentacji:

1 Zasady redagowania pism
Bardzo dużą wagę należy przywiązywać do wyglądu zewnętrznego pisma oraz jego treści. Wrażenie – dobre lub złe o nadawcy pisma daje forma zewnętrzna, czyli papier, czystość, rozplanowanie pisma na papierze Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

2 Przy opracowywaniu układu graficznego pisma należy brać pod uwagę :
marginesy boczne – mają duży wpływ na wygląd zewnętrzny pisma. Lewy margines min. 2,5 cm, prawy – 1,25 cm, – marginesy dolny i górny – poprawiają także czytelność i nadają estetyczny wygląd (marginesy te nie powinny być mniejsze niż 2 cm), akapity – podział treści pisma na zaczynające się od nowego wiersza ustępy. Po omówieniu określonego punktu należy od nowego wiersza rozpocząć omawianie kolejnego punktu pisma – od wcięcia (układ a ۥ linea) lub dodatkowego odstępu jednego wiersza (układ blokowy), rozplanowanie treści – równomierne rozmieszczenie treści pisma na stronie, kolejne strony pisma – jeżeli pismo składa się z kilku stron, to następne strony piszemy na papierze bez nadruku lub z nadrukiem, lecz wówczas nie powtarzamy wszystkich standardowych danych ze strony pierwszej. Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

3 Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk
Układy tekstu Najczęściej w publikacjach spotykać można następujące układy tekstu: Wszystkie wiersze pisane są od lewego marginesu, a każdą nową myśl (akapit) oddziela się dodatkową interlinią (pustą linią). Tytuły i podtytuły w układzie blokowym pisane są również od lewego marginesu. blokowy Każdy nowy akapit zaczyna się od wcięcia. Tytuły i podtytuły pisze się na środku, symetrycznie nad tekstem. a linea (z wcięciem) Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

4 Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk
Układy pism Również korespondencja biurowa i innego rodzaju pisma urzędowe mogą być formatowane w układzie blokowym lub a linea typowy dla korespondencji biurowej wszystkie wiersze rozpoczynają się równo z linią lewego marginesu interlinia pojedyncza Układ blokowy wywodzi się z pisma ręcznego zwiększona interlinia (1,5 do 2) wcięcie pierwszego wiersza stosowany do pism specjalnych, zaproszeń, przemówień Układ a linea Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

5 Elementy składowe pisma
W Polsce obowiązuje PN, która wyodrębnia następujące części składowe pisma: 1. Nagłówek 2. Nazwa (imię i nazwisko) i adres odbiorcy pisma 3. Znaki powoławcze: - Wasze pismo z dnia, - Znak, - Nasz znak, - Data 4. Określenie przedmiotu sprawy 5. Treść 6. Podpis 7. Elementy dodatkowe Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

6 Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk
Części składowe pisma Nazwa i adres odbiorcy Treść Podpis Miejscowość i data Nagłówek pisma Numer pisma Załączniki Określenie sprawy Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

7 Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk
Nagłówek Umieszczamy go w lewym górnym rogu lub pośrodku arkusza. Zawiera nazwę i adres nadawcy pisma. Agnieszka Kowalska ul. Rumiankowa 3 Łomża Tel Fax Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

8 Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk
Miejscowość, data Piszemy je z prawej strony, w tym samym wierszu, w którym rozpoczynamy pisanie nagłówka. Informacja tradycyjnie umieszczona w tym miejscu to miejscowość. Po miejscowości stawiamy przecinek, a po przecinku piszemy cyframi arabskimi, w układzie dwucyfrowym: dzień, miesiąc i rok UWAGA: Amerykanie piszą datę w kolejności miesiąc – dzień – rok, dlatego w korespondencji ze Stanami Zjednoczonymi należy zawsze pisać miesiąc słownie. Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

9 Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk
Pole adresata Dane dotyczące adresata wpisujemy w układzie blokowym po prawej stronie arkusza papieru, poniżej adresu nadawcy. Między nazwą instytucji a adresem dajemy dodatkowy odstęp. Nad polem adresata można wpisać rodzaj korespondencji pocztowej, np.: POLECONY, LOTNICZY itp.. Jeżeli piszemy do konkretnej osoby (osób), to nad imieniem i nazwiskiem wpisujemy: Pani, Pan, Państwo itp.. Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

10 Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk
Pole adresata POLECONY Pani Agnieszka Kowalska ul. Dobra 3 Łomża Lub Pan Krzysztof Zieliński Dyrektor Przedsiębiorstwo Handlowe - Usługowe„4Mat” w Łomży . Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

11 Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk
Znaki powoławcze Należą do nich: znak adresata (Wasz znak), data pisma, na które piszemy odpowiedź, znak własny (nasz znak), data naszego pisma. Znak pisma jest to skrót literowy – numer kolejnego pisma w roku łamany przez rok, np.: PZU 22/16 oznacza pismo z PZU, kolejność w rejestrowaniu – 22 w roku 2016. Znaki odwoławcze są umieszczone przy lewym marginesie, poniżej adresu odbiorcy. Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

12 Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk
Znaki powoławcze Agnieszka Kowalska Łomża, r. ul. Dobra 3 Łomża Pan Krzysztof Zieliński Dyrektor Przedsiębiorstwo Handlowe - Usługowe„4Mat” w Łomży Nasz znak: C/34/16 Wasz znak: Sprawa: zapytanie o ofertę Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

13 Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk
Znaki powoławcze Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe Łomża, r. ul. Kwiatowa 3 Łomża Pani Agnieszka Kowalska ul. Dobra 3 id.22/04 Sprawa: odpowiedź na zapytanie ofertowe C/34/16 z 10 lipca 2016 r. Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

14 Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk
Treść Pismo piszemy albo w układzie blokowym, albo z wcięciem akapitowym. Nie wolno mieszać układów i jeżeli rozpoczynamy pisanie w którymś z układów, to stosujemy go konsekwentnie do końca. Można w treści stosować punktację, wyróżnienie ważniejszych fragmentów tekstu. Można również zatytułować pismo (np. „Oferta”, „Podanie” itp.. ) lub napisać od lewego marginesu: „Dotyczy:” albo „Sprawa:” i w jednym zdaniu napisać, czego dotyczy pismo. Jest to temat pisma. Najczęściej jest on wyrażony hasłowo, ułatwia szybkie zorientowanie się w treści pisma oraz umożliwia sprawne skierowanie go do właściwego działu. Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

15 Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk
Formuła zakończenia Po treści w odległości 3 odstępów, po prawej stronie, piszemy formułę grzecznościową pożegnalną, np.: Z poważaniem Łączę wyrazy szacunku, Z wyrazami szacunku, Pozdrawiamy (wtedy gdy znamy odbiorcę pisma). Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

16 Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk
Podpisy Z prawej strony arkusza piszemy formułę podpisową, w której skład wchodzi stanowisko oraz imię i nazwisko podpisującego (może być wpisany również tytuł naukowy). Formułę podpisową można sporządzić w układzie blokowym: Dyrektor (mgr Anna Nowakowska) lub w układzie symetrycznym Prezes (mgr Anna Król) Jeżeli pod podpisem podpisują się dwie osoby, to można podpisy rozmieścić na równej linii jeden z lewej, a drugi z prawej strony: Główny Księgowy Dyrektor ds. handlowych (Joanna Jagiełło) (Krzysztof Zieliński) Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

17 Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk
Załączniki Z lewej strony, na tej samej wysokości co podpis, piszemy wyraz Załączniki. Jeżeli pismo ma dwa podpisy – z prawej i lewej strony, to wyraz Załączniki umieszczamy pod podpisem z lewej strony. Pod tym wyrazem wymieniamy załączniki, stosując pojedynczy odstęp przy wpisywaniu. Jeżeli dołączamy informatory, katalogi lub ulotki reklamowe, to zapowiadamy to w tekście pisma, np.: Jako załączniki otrzymują Państwo Proszę zapoznać się z załączoną ulotką .....W takim wypadku nie wpisujemy pod treścią pisma informacji o załącznikach. Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

18 Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk
Załączniki: Odręczny podpis Kopia świadectwa maturalnego, Kopia dyplomu za zajęcie trzeciego miejsca w …….. Z poważaniem Lub: Główny księgowy Dyrektor ds. handlowych (mgr Joanna Jagiełło) (mgr Anna Król) Załączniki: Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk