Tworzenie odwołania zewnętrznego (łącza) do zakresu komórek w innym skoroszycie Możliwości efektywnego stosowania odwołań zewnętrznych Odwołania zewnętrzne.

Prezentacja na temat: "Tworzenie odwołania zewnętrznego (łącza) do zakresu komórek w innym skoroszycie Możliwości efektywnego stosowania odwołań zewnętrznych Odwołania zewnętrzne."— Zapis prezentacji:

1 Tworzenie odwołania zewnętrznego (łącza) do zakresu komórek w innym skoroszycie Możliwości efektywnego stosowania odwołań zewnętrznych Odwołania zewnętrzne są szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy przechowywanie dużych modeli arkuszy razem w jednym skoroszycie jest niepraktyczne. Scalanie danych z kilku skoroszytów Można połączyć skoroszyty od wielu użytkowników lub z wielu działów, a następnie zintegrować potrzebne dane w jednym zbiorczym skoroszycie. W ten sposób po zmianie w skoroszytach źródłowych nie trzeba ręcznie zmieniać skoroszytu zbiorczego. Tworzenie różnych widoków danych Można wprowadzić wszystkie dane do jednego lub wielu skoroszytów źródłowych, a następnie utworzyć skoroszyt raportów zawierający odwołania zewnętrzne tylko do potrzebnych danych. Upraszczanie wielkich, skomplikowanych modeli Dzieląc skomplikowany model na kilka wzajemnie zależnych skoroszytów można pracować na modelu bez otwierania wszystkich powiązanych arkuszy. W mniejszych skoroszytach łatwiej wprowadzać zmiany, wymagają one mniej pamięci i można je szybciej otwierać, zapisywać i obliczać.

2 Wygląd odwołania zewnętrznego do innego skoroszytu Formuły z odwołaniami zewnętrznymi do innych skoroszytów są wyświetlane na dwa sposoby, w zależności od tego, czy skoroszyt źródłowy — czyli skoroszyt dostarczający dane do formuły — jest otwarty, czy zamknięty. Gdy źródło jest otwarte, odwołanie zewnętrzne składa się z nazwy skoroszytu ujętej w nawiasy kwadratowe ([ ]), nazwy arkusza, wykrzyknika (!) oraz komórek, od których formuła jest zależna. Na przykład poniższa formuła dodaje komórki C10:C25 ze skoroszytu o nazwie Budżet.xls.

3 =SUMA([Budżet.xlsx]Roczny!C10:C25) =SUMA('C:\Raporty\[Budżet.xlsx]Roczny'!C10:C25) UWAGA : Jeśli nazwa innego arkusza lub skoroszytu zawiera znaki niealfabetyczne, tę nazwę (lub ścieżkę) należy ująć w znaki cudzysłowu pojedynczego. =SUMA(Budżet.xlsx!Sprzedaż)

4 Suma.jeżeli Suma Pobory jeśli większe, niż 3000 Suma Premia, jeśli pobory większe, niż 3000 SUMA.WARUNKÓW(suma_zakres; kryteria_zakres1; kryteria1, [kryteria_zakres2; kryteria2...]…)

5 Sortowanie i filtrowanie sumy częściowe

6 SORTOWANIE Ustawienie (uporządkowanie) danych w kolejności rosnącej lub malejącej względem pola lub kilku pól.

7 Ćwiczenie 1. Otwórzmy plik sortowanie.xls. 2. W arkuszu BAZA do tabeli dodajmy pole WARTOŚĆ będące iloczynem wartości z pól CENA i STAN_MAG. Skróty klawiszowe – zaznaczanie komórek Ctrl-Shift-* Ctrl-Shift-strzałki 3. Pola zawierające cenę sformatujmy tak by zawierały format walutowy. 4. Posortujmy tabelę tak, by produkty ułożone zostały w kolejności od najtańszych do najdroższych (sortowanie względem 1 pola)

8 cd. 5. Posortujmy tabele tak, by  produkty ułożone zostały w kolejności grup (najpierw Gumki, potem Markery itd.),  a w ramach każdej z grup - w kolejności od najdroższych do najtańszych (sortowanie względem 2 pól) 6. Posortujmy tabele tak, by produkty ułożone zostały  w kolejności stawek vat (najpierw te ze stawką 0%, potem 7%..),  w ramach każdej ze stawek – w kolejności grup (najpierw Gumki, potem Markery itd.),  a w ramach każdej grup – alfabetycznie względem nazwy (sortowanie względem 3 pól)

9 Sumy częściowe (pośrednie) Opcja automatycznego generowania podsumowań wartości w dowolnych polach dla powtarzających się (takich samych) wartości w polu innym. 7. Posortujmy tabelę względem kolumny Grupa. 8. W oknie zdefiniujmy pole, którego zmiana decyduje o rozpoczęciu nowego podliczenia pola (grupa), funkcję (suma) i które mają być sumowane(Cena w naszym przypadku). 9. Uzyskajmy odpowiedź na pytanie o sumę ilości produktów należących do każdej z grup (suma ilości gumek, markerów...). Sumy pośrednie pełnią swoją funkcję jedynie, gdy dane są poprawnie posortowane!

10 Autofiltr Filtrowanie bazy danych to generalnie ustanawianie pewnych kryteriów jej przeszukiwania i na tej podstawie bądź  ukrywanie rekordów (wierszy), które nie spełniają tego warunku, bądź  tworzenie nowej bazy (tabeli) z wynikiem zapytania. Excel realizuje obie funkcje, przy czym opcja pierwsza nazywa się autofiltr. 1. Pokaż wszystkie produkty z bazy, których jednostką miary jest ‘szt’. 2. Pokaż wszystkie produkty, których cena zawiera się pomiędzy wartością 3 PLN a 5 PLN. (W oknie podaj kryteria zaawansowane. )

11 Pod odpowiednimi polami ustal kryteria – na przykład: Ćwiczenie 1. (arkusz Wpłaty) 1. Podaj dane osób, których liczba wpłat była większa niż 5. 2. Podaj dane osób, których liczba wpłat była mniejsza bądź równa 5. 3. Podaj dane osób, których liczba wpłat była większa bądź równa 2 bądź mniejsza bądź równa 5. 4. Podaj dane osób z Braniewa i Malborka.

12 Ćwiczenie 2. 1. Znajdź wszystkie markery. 2. Znajdź wszystkie produkty z VAT’em 22% i jednocześnie takie, których jest więcej na stanie niż 30 i takie których cena to wartość większa od 15. 3. Znajdź wszystkie produkty które są CZARNE (podpowiedź-użyj znaków uogólniających * lub ?)