Zintegrowane systemy informatyczne Wykład 6 i 7 – System klasy SRM Marcin Gajewski

Agenda Wprowadzenie Ewolucja procesu zaopatrzenia Komponenty SAP SRM Dane podstawowe Przegląd scenariuszy biznesowych Przegląd scenariuszy wdrożeń

Ewolucja procesu zaopatrzenia Globalizacja Światowy zasięg pozyskiwania dostawców nie jest przewagą nad konkurencją lecz koniecznością Przewaga nad konkurencją Nieustannie wyznaczać nowe cele przy stale pomniejszających się kosztach Innowacje Dostawcy muszą być zaangażowani w rozwój produktu Rozszerzanie zakresu Łańcucha Dostaw Zwiększenie redukcji kosztów poprzez rozbudowane mechanizmy zaopatrzenia Postęp technologiczny Potrzeba pełniej integracji środowisk These forces of change are driving major evolutions in the purchasing department: Scope expansion: In order to support the increasing cost reduction targets of the company, Purchasing is increasing its foot print in categories that was manage traditionnaly by other departments like consulting, media, audit, leasing,...Cross functional team are being set-up to tackle these new categories where purchasing is a key fonction. Project management, collaboration with key stakeholders, knowledge sharing are for the success of these initiatives Supplier relationship will deepen: as we saw early, innovation is one of the major force of change identified, and for the buyer the innovation is coming from the supplier base, therefore relationship is changing into a more collaborative approach All of those changes cannot happen without an strong executive sponsorship, that‘s why CPO is becoming a key function with a sit on the company board Technology has been also identified a key enabler for all this changes and we will see later on how SAP responds to that

Ewolucja procesu zaopatrzenia - wizja …oraz dostarcza swą wartość dodaną …dla światowej klasy łańcucha dostaw mySAP SRM to Platforma …która zapewnia zrównoważone oszczędności SRM SRM ERP PLM SRM GTS CRM These forces of change are driving major evolutions in the purchasing department: Scope expansion: In order to support the increasing cost reduction targets of the company, Purchasing is increasing its foot print in categories that was manage traditionnaly by other departments like consulting, media, audit, leasing,...Cross functional team are being set-up to tackle these new categories where purchasing is a key fonction. Project management, collaboration with key stakeholders, knowledge sharing are for the success of these initiatives Supplier relationship will deepen: as we saw early, innovation is one of the major force of change identified, and for the buyer the innovation is coming from the supplier base, therefore relationship is changing into a more collaborative approach All of those changes cannot happen without an strong executive sponsorship, that‘s why CPO is becoming a key function with a sit on the company board Technology has been also identified a key enabler for all this changes and we will see later on how SAP responds to that

SAP SRM jest platformą, która… jest w pełni zintegrowanym systemem posiadającym rozbudowane procesy zaopatrzeniowe jest jedynym scentralizowanym miejscem zarządzania relacjami z dostawcami wspiera wielokanałowy dostęp do dostawców (internet, fax, giełda, itp.) umożliwia długoterminową strategię wyboru dostawców w oparciu o historię zakupów, analizy, oceny dostawców itp.

zapewnia zrównoważone oszczędności… Wybór sposobu zakupu określany jest na podstawie procesu przedsiębiorstwa Kokpit zaopatrzeniowy, oparty na rolach Przepływ kontraktów pomiędzy wieloma systemami ERP Automatyczna podpowiedź lub wybór dostawcy na podstawie ocen dostawców oraz historii zamówień

… dostarcza swą wartość dodaną jest zaangażowany w budowanie procesu zaopatrzenia posiada elastyczne metody komunikacji skupia wszystkie źródła dostaw oraz metody wyboru dostawców dzięki wspólnej platformie SAP NetWeaver ściśle integruje się z innymi komponentami takimi jak SAP PLM, SCM, ERP, CRM

… dla światowej klasy łańcucha dostaw Z procesu opartego na pracownikach PLM SRM CRM GTS ERP … do aplikacji skierowaną na usługi ERP PLM SRM GTS CRM Zarządzanie łańcuchem dostaw to coś więcej niż zaopatrzenie Strategiczna analiza oraz strukturyzacja produktów Aplikacja zorientowana na usługi jest bardziej elastyczna

SAP SRM jako część ERP SRM Analizy Oceny dostawców RFx Aukcje Zarządzanie kontraktami Baza dostawców SRM + ERP Self-Service procurement Service procurement Plan-driven procurement Samo rejestracja dostawców Integracja z SAP Portal Analityki ERP MRP MRP bazujące na zaopatrzeniu Zarządzanie magazynem

Zautomatyzowanie i przyśpieszenie procesu zaopatrzenia Uproszczenie zakupu Ustandaryzowanie procesów Zautomatyzowanie transakcji zawieranych z dostawcami Zapotrzebowanie Zarządzanie dostawami Komunik. z dostawcami Zwiększenie kompetencji pracowników poprzez dostęp do systemu samoobsługi zapotrzebowań (Self-service procurement) Usprawnienie zaopatrzenia dzięki zintegrowanym workflow zatwierdzania Uściślenie współpracy dzięki SAP® Supplier Network lub SAP Supplier Collaboration

Optymalizacja i redukcja kosztów Korzystanie z wiedzy oraz systemów dostawców Dzielenie się wiedzą Efektywne negocjacje Zarządzanie zawartością Zarządzanie kategoriami Negocjacje z dostawcami Ustrukturyzowanie danych w celu wybrania jak najlepszej metody zakupu Wybór metody zakupu poprzez tworzenie kategorii materiałów (MRO, usługi, itp.) Monitorowanie kontraktów, RFx, Aukcje

Ulepszanie strategii Metryki pomiaru oszczędności oraz wydajności Zapewnienie zgodności z przepisami Planowanie zaopatrzenia Kontrola zaopatrzenia Pomiar efektywności Działu Zaopatrzenia dzięki wbudowanym metrykom oraz ankietom Zgodność z przepisami Zaopatrzenie jako projekt z zestawem odrębnych zadań do realizacji* Utrzymanie ścieżki audytu oraz zgodność z przepisami (np. PZP) * Obszar do tej pory rozwijany

Komponenty SAP SRM

Komponenty SRM SRM Server SRM od wersji 5.0 zbudowany jest na platformie SAP Web Application Server 7.0 i zawiera następujące komponenty: SAP Enterprise Buyer (EBP) – core system SAP Bidding Engine – aplikacja wspomagająca zarządzanie RFx oraz Aukcjami. Dzięki niej dostawcy mogą składać swoje oferty oraz uczestniczyć w Aukcjach na żywo Supplier Self-Service (SUS) – portal dla dostawców. Pomaga zarządzać zamówieniami oraz zapytaniami wysyłanymi z EBP i „widzianymi” jako dostawca Catalog Content Management / MDM Aplikacja do zarządzania produktami oraz katalogami produktów. Zawiera w sobie moduł wyszukiwania oraz system autoryzacji i akceptacji zawartości Live Auction Cockpit Web Presentation Server (LAC WPS) Aplikacja pozwalająca w czasie rzeczywistym redukować ceny przez dostawców. TREX (opcjonalny) Wyszukiwanie dokumentów oraz text mining. Przy dużym systemie SRM staje się on wymagany.

Dane podstawowe

Master Data – partnerzy biznesowi SAP Business Partners SRM używa koncepcji SAP Business Partners dla określenia roli użytkownika. W każdym procesie może wziąć udział inny Partner Biznesowy: Wewnętrzni PB – tworzeni dla struktury organizacyjnej lub pracowników w tej strukturze. Stworzony Partner dziedziczy adresy dostaw/faktur oraz role. Role partnerów biznesowych to: Zlecający – osoba tworząca koszyk Odbiorca faktury – adres lub osoba do której ma trafić faktura Pracownik odpowiedzialny – pracownik bądź dział odpowiedzialna za kontrakt Zewnętrzni PB – partnerzy w roli dostawców bądź licytantów (bidders) tworzony w strukturze dostawców. Rozróżniamy następujące role: Licytant (bidder) – osoba bądź firma, która może złożyć lub odpowiedzieć na zapytanie ofertowe / aukcję Dostawca – osoba do której wysyłane są zamówienia

Master Data – partnerzy biznesowi c.d. Tworzenie dostawców Lokalnie w SRM Lokalnie w SRM + referencja do dostawcy w ERP Replikacja i synchronizacja delty z ERP

Master Data – materiały Dane podstawowe materiałów Dane materiałów podobnie jak w systemie ERP reprezentują informacje na temat kupowanego produktu. SRM pozwala aby kupowane były produkty które posiadają dane podstawowe stworzone lokalnie w SRM bądź zsynchronizowane z systemu ERP lub produkty opisane „słownie”.

Master Data – materiały c.d. Dane podstawowe materiałów Dane podstawowe materiałów mogą zawierać: Informację nagłówka – indeks materiałowy, opis główny Opisy – definiowane dla różnych języków Kategorię – klasa materiału oraz id kategorii Dane zaopatrzenia – kopia zakładki z ERP Jednostki miar – podstawowa jednostka oraz „pochodne” Warunki zaopatrzenia – definiowanie cen oraz skal dla dostawców

Master Data – struktura organizacyjna Struktura organizacyjna w SRM jest centralnym punktem skupiającym w sobie organizację Klienta, lokalizacje, składy, użytkowników, departamenty itp. Dzięki wykorzystaniu hierarchii można odwzorować całą strukturę przedsiębiorstwa wraz z przypisanymi do niej użytkownikami. Struktura może być stworzona lokalnie w SRM bądź skopiowana z ERP-HR. Firma Departament Pion 1 Oddział A Dział X Oddział B Pion 2 Centralna jedn. Zaopatrzeniowa Grupa zaopatrzeniowa 11 Grupa zaopatrzeniowa 22 Pion N

Master Data – struktura organizacyjna Każdy element struktury posiada atrybuty określające jego przynależność, adres, dostępne składy i zakłady, limity budżetowe, katalogi CCM/MDM, przypisania kont itp. Atrybuty mogą być dziedziczone oraz wykluczone z odpowiedniego poziomu.

Przegląd scenariuszy

Przegląd scenariuszy Catalog management, SRM-MDM Self-Service procurement Plan-Driven procurement Strategic sourcing Contract management

Calalog content management Wprowadzenie Catalog content management – scenariusz umożliwiający zarządzanie, katalogowanie oraz segregowanie produktów. Często łączy się on ze scenariuszem Self-service, jako początek ścieżki zaopatrzeniowej. Każdy katalog może posiadać swojego managera oraz grupę osób (często samych dostawców), które zasilają jego strukturę. Manager decyduje jakie produkty wejdą do katalogu produkcyjnego oraz do jakiej grupy użytkowników będą podłączone. W procesie tym biorą udział następujące komponenty: Importowanie katalogu Zarządzanie katalogiem Dystrybucja oraz udostępnianie Aktualizacja oraz utrzymanie danych w katalogu

Catalog Content Management – przepływ dokumentów SRM – Adm. zawartości SRM – Adm. katalogu SRM – akcept. zawartości SRM – użytkownik końcowy Import danych do katalogu z plików zewnętrznych lub stworzenie danych katalogowych ręcznie Import schematu dostawcy Import danych dodatkowych (np. obrazki) Import danych wewnętrznych (np. indeksy mat.) Sprawdzenie historii produktu Sprawdzenie poprawności produktu Mapowanie produktów Wyszukiwanie produktów Akceptacja Definiowanie wglądów Porównanie produktów (opcjonalne) Publikowanie katalogu Transfer danych do EBP

Calalog content management Przeszukiwanie katalogu po polach zdefiniowanych przez Menedżera zawartości. Ukrywanie/udostępnianie pól produktów w zależności od użytkownika Porównywanie produktów w katalogu Sugerowanie produktów pochodnych (relacja np. laptop + mysz) Przeszukiwanie struktur katalogu (np. po kodzie UNSPSC) Możliwość ładowania zawartości bezpośrednio od dostawcy

Self-service procurement Wprowadzenie Self-service procurement – scenariusz umożliwiający zamawianie oraz wybieranie produktów przez pracowników. Pracownik może posłużyć się wyborem produktu z katalogu bądź opisania swojej potrzeby w postaci tekstowej. Taki koszyk zakupów podlega akceptacji oraz automatycznemu wyborowi metody zakupu. Pracownik może śledzić online status swojego koszyka oraz po otrzymaniu produktu ocenić dostawcę. W procesie tym biorą udział następujące komponenty: Zapotrzebowanie Zatwierdzanie Zamawianie Przyjęcie materiału Faktura

Self-service procurement – przepływ dokumentów Kluczowe elementy Możliwość tworzenia szablonów Możliwość korzystania z Wizarda Możliwość tworzenia koszyków w zastępstwie za innego użytkownika Sprawdzanie on-the-fly dostępności asortymentu Podawanie preferowanych dostawców lub producentów Kontrola wartości zamówienia oraz budżetu Dodawanie załączników Dostarczenie na konkretny adres Rozbudowany mechanizm przypisywania kosztów Dostęp mobilny i wiele innych Kupujący Dostawca/Producent Przeszukiwanie katalogu produktów Tworzenie koszyka zakupów Proces akceptacji (opcjonalny) Proces wyboru dostawcy (opcjonalny) Tworzenie oraz kontrola dokumentu sprzedaży Tworzenie zamówienia Tworzenie przyjęcia materiału Weryfikacja i przyjęcie faktury Tworzenie faktury

Self-service procurement Dodatkowe funkcje Przypisanie kosztów – koszy pozycji koszyka można rozpisać procentowo na MPK, bądź przypisać je do projektu, aktywów, sieci, lub zlecenia sprzedaży (np. pochodzącego z CRM) Noty wewnętrzne, nota do dostawcy – dodatkowe teksty, które są widoczne tylko dla wybranych pracowników bądź takie, które są wysyłane do dostawcy Dostępność – funkcja dostępna dla produktów które są składowane w magazynach w systemie ERP. Dostępność sprawdzana jest dla wszystkich zakładów przypisanych użytkownikowi w strukturze organizacyjnej Źródła dostaw – system pokazuje możliwe źródła dostaw produktu (istniejące zarówno po stronie backend jak i lokalnie) Przegląd zatwierdzeń – symulacja osób, które będą brały udział w zatwierdzaniu koszyka Wyświetlanie budżetu – SRM sprawdza w systemie ERP czy budżet przeznaczony dla działu / koszyka nie przekroczył podanych wartości.

Plan-Driven procurement Wprowadzenie Plan-Driven procurement – scenariusz umożliwiający zautomatyzowanie oraz przyśpieszenie zaopatrzenia w produkty które są regularnie kupowane. Proces ten można użyć do zakupu materiałów, których zapotrzebowanie zostało wygenerowane w innych systemach niż SRM. W procesie tym biorą udział następujące komponenty: Planowanie Zapotrzebowanie Poszukiwanie źródła dostaw Zamawianie Przyjęcie materiału Fakturowanie

Plan-Driven procurement – przepływ dokumentów ERP PM/PS ERP MM SRM Zewnętrzne zapotrzebowanie Zapotrzebowanie Zapotrzebowanie Poszukiwanie źródła dostaw (opcjonalne) Tworzenie zamówienia Wysłanie zamówienia do dostawcy (SUS) Tworzenie zapotrzebowania Akceptacja (opcjonalnie) Tworzenie potwierdzenia dostawy Tworzenie potwierdzenia dostawy Akceptacja (opcjonalnie) Tworzenie faktury

Plan-Driven procurement Dodatkowe funkcje Automatyczne tworzenie zamówień – jeżeli istnieje przypisany dostawca (lub kontrakt) i koszyk spełnia wszystkie wymagania zamówienie może być automatycznie wysłane. Ustalenie źródła dostaw – w przypadkach, gdy istnieje wiele źródeł dostaw (wiele dostawców, kontrakt) lub nie ma ich w ogóle – koszyk może trafić do kokpitu zaopatrzeniowego Automatyczna rezerwacja – w przypadku gdy produkt jest w magazynie tworzona jest automatycznie rezerwacja w systemie backend

Strategic sourcing Wprowadzenie Strategic sourcing – służy do wyboru oraz optymalizacji zakupu każdego typu materiału. Dzięki ocenom dostawców oraz raportom można wybrać najbardziej optymalną ścieżkę zaopatrzenia. W procesie tym biorą udział następujące komponenty: Konfiguracja RFx/Aukcji Publikowanie RFx/Aukcji Tworzenie ofert przez dostawców Analiza ofert Wyłonienie dostawcy

Strategic sourcing – przepływ dokumentów ERP SRM Bidding Engine i LAC Tworzenie zapotrzebowania Tworzenie koszyka zakupów Przejście do ustalania źr. dostaw RFx Aukcja Dodanie dostawców, określenie warunków Publikacja RFx Publikacja Aukcja Dostawcy logują się do SRM Publikacja RFx Publikacja Aukcja Złożenie oferty Złożenie ofert Zakończenie aukcji Tworzenie kontraktu Tworzenie kontraktu Akceptacja oferty Akceptacja oferty Tworzenie umowy ramowej Tworzenie umowy ramowej Stworzenie zamówienia bądź kontraktu Tworzenie zamówienia Tworzenie zamówienia

Contract Management Wprowadzenie Contract Management – scenariusz wspierający tworzenie, zarządzanie, oraz monitorowanie kontraktów i umów z dostawcami. Kontrakty mogą być automatycznie przypisywane do dostawców w procesie poszukiwania źródeł dostaw jak i osobny proces. Posiadają one rozbudowany system autoryzacji, co pozwala udostępniać informacje tylko tym osobom, które ich potrzebują. W procesie tym biorą udział następujące komponenty: Przygotowanie kontraktu Negocjacje Tworzenie kontraktu Monitorowanie Analiza

Contract Management – przepływ dokumentów SRM ERP Tworzenie kontraktów poprzez Kopię z innego kontraktu Z użyciem szablonu Poprzez wgranie z zewnętrznego pliku (np. XLS) Poprzez wgranie jego zawartości z katalogu Konwersję z oferty złożonej poprzez RFx/Aukcję Poprzez poszukiwanie źr. dostaw Dodanie autoryzacji do kontraktu Tworzenie kontraktu Przeniesienie danych kontraktu z innego systemu Dodanie danych z kontraktu do katalogu Opublikowanie Zatwierdzenie Proces „wykorzystania” kontraktu Procesowanie kontraktu / umowy ramowej Zmiana / odnowienie / negocjacja kontraktu

Workflow zatwierdzania Workflow zatwierdzeń Workflow zatwierdzania może być dołączone do prawie każdej aktywności (stworzenie koszyka/zamówienia, akceptacja oferty itp.) Workflow pozwala na: Zatwierdzanie pojedynczej linii bądź całego dokumentu Dodawanie osób przeglądających i opiniujących (np. Kierownik komórki org. dodany „DW” a informatyk jako opiniujący) Dodawanie zatwierdzeń ad-hoc Przypomnienia Dostęp mobilny Zmiany dokumentów podczas zatwierdzania Decyzję zachowania WF podczas zmiany koszyka lub odrzucenia pozycji

Scenariusze wdrożeń

Scenariusze wdrożeń Wprowadzenie W zależności od potrzeb firmy SAP SRM umożliwia trzy typy scenariuszy wdrożeń: Standalone W scenariuszu tym system ERP wykorzystywany jest wyłącznie do procesów FI Classic SRM wspiera proces zaopatrzenia poprzez koszyki zakupów, następne dokumenty przetwarzane są w systemie ERP Extended Classic Koszyki zakupów oraz determinacja źródeł dostaw i zamówienie tworzone jest w systemie SRM, system ERP zajmuje się jedynie procesami FI/CO Klasyczny: implementacja SRM może odbywać się na jednym lub wielu systemach ERP. Wszystkie koszyki mają referencję do materiałów w ERP. ERP jest w tym scenariuszu systemem wiodącym. Rozszerzony klasyczny: SC i PO tworzone są lokalnie w SRM. Jeżeli koszyk nie posiada wymaganych danych do stworzenia zamówienia wtedy podlega uzupełnieniu i tzw. szukaniu źródeł dostaw. Zamówienie stworzone w SRM jest transferowane do ERP. System SRM jest systemem wiodącym. Przyjęcie materiału oraz faktura może być wprowadzana po obydwu stronach. Dane dla BI zbierane i aktualizowane są częściowo z ERP i SRM. Standalone: Wszystkie dokumenty istnieją jedynie po stronie SRM. Nie ma kontroli materiałów.

Scenariusze wdrożeń Standalone Koszyk zakupów oraz zamówienie przetwarzane są bezpośrednio w SRM. Nie jest wykorzystywany żaden mechanizm zarządzania materiałami (bez użycia indeksów materiałowych). Fakturę wstępnie wprowadza się w SRM, która następnie jest już procesowana w systemie ERP. Scenariusz stosowany w przypadkach: Braku produktywnego używania lub utrzymywania danych podstawowych materiału Odciążenia/przeniesienia systemu ERP od procesów zaopatrzeniowych System ERP System SRM FI/CO MM SRM Tworzenie zapotrzebo-wania Tworzenie koszyka zakupów Tworzenie zamówienia Tworzenie zamówienia Tworzenie przyjęcia materiału Potwierdzenie CO Tworzenie przyjęcia materiału Tworzenie faktury Kontrola kont Tworzenie faktury

Scenariusze wdrożeń Classic System ERP System SRM Koszyk zakupów tworzony i akceptowany jest w systemie SRM. Zamówienie, przyjęcie materiałów oraz faktura przetwarzane są w ERP. W scenariuszu tym nie wykorzystywany jest zakup usług. Scenariusz stosowany w przypadkach: Przeniesienia samozaopatrzenia użytkowników końcowych (scenariusz self-service), którzy nie muszą mieć kont w systemie ERP do systemu SRM. Klientów którzy chcą aby ich procesy zaopatrzenia odbywały się wyłącznie w systemie ERP Klientów, dla których mało opłacalne jest przeniesienie funkcjonalności zaopatrzeniowych FI/CO MM SRM Tworzenie zapotrzebo-wania Tworzenie koszyka zakupów Tworzenie zamówienia Tworzenie zamówienia Tworzenie przyjęcia materiału Potwierdzenie CO Tworzenie przyjęcia materiału Kontrola kont Tworzenie faktury Tworzenie faktury

Scenariusze wdrożeń Extended Classic System ERP System SRM Koszyk zakupów tworzony i akceptowany jest w systemie SRM. Zamówienie również jest tworzone w SRM po czym kopiowane do ERP. W systemie ERP nie ma możliwości zmiany zamówienia. Przyjęcie materiału oraz faktura może być wstępnie stworzona w SRM lub całkowicie stworzona w ERP. Scenariusz stosowany w przypadkach: Klientów, którzy chcą zaoszczędzić czas procesu zaopatrzenia dzięki integracji obu systemów Klientów, którzy chcą używać wszystkich scenariuszy oraz możliwości systemu SRM FI/CO MM SRM Tworzenie zapotrzebo-wania Tworzenie koszyka zakupów Kopia Tworzenie zamówienia Tworzenie zamówienia Tworzenie przyjęcia materiału Potwierdzenie CO Tworzenie przyjęcia materiału Kontrola kont Tworzenie faktury Tworzenie faktury