PRZECHOWYWANIE PISM.

Miejsce przechowywania akt zależy od tego, czy sprawa jest w toku załatwiania, czy też została już załatwiona. Akta spraw w toku załatwiania przechowywane są przez praco-wnika załatwiającego sprawę lub przez kancelarię. Pracownik przechowuje akta sprawy w kolejności ich wpływu. Akta sprawy znajdują się na wierzchu, zaś akta nowe na spodzie. Wyjątek stanowią akta spraw pilnych, które są na wierzchu i załatwiane są w pierwszej kolejności. Kancelaria prowadzi terminarze, w których odnotowuje terminy powrotu do sprawy. Po upływie tych terminów przekazuje się akta spraw pracownikowi w celu ostatecznego załatwienia. Akta spraw załatwionych wracają do kancelarii. Zazwyczaj raz do roku kancelaria przekazuje akta spraw załatwionych do archiwum.

Część akt o trwałej wartości historycznej ( około 25% ) stanowi narodowy zasób archiwalny. Po upływie obowiązujących okresów przechowywania w instytucji materiały te przekazywane są do właściwego archiwum państwowego na wieczyste przechowywanie. Pozostałe akta stanowią dokumentację niearchiwalną, mają jedynie znaczenie praktyczne i po upływie obowiązującego okresu przechowywania przeznaczone są na makulaturę.

Materiały archiwalne wytworzone w toku działalności instytucji państwowych oraz samorządowych jednostek organizacyjnych tworzą państwowy zasób archiwalny, a instytucji niepaństwowych -niepaństwowy zasób archiwalny. Zasób państwowy i niepaństwowy składa się na narodowy zasób archiwalny. Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a Dyrektor Naczelny - przez dyrektorów centralnych archiwów państwowych oraz dyrektorów państwowych archiwów terenowych

Państwową sieć archiwalną tworzą: archiwa państwowe, archiwa państwowe wyodrębnione, c) archiwa zakładowe państwowych jednostek organizacyjnych i samorządów terytorialnych, archiwa państwowych jednostek organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym.

Archiwa państwowe dzielą się na: -archiwa centralne obejmujące swoim zasięgiem działania cały kraj, -archiwa terenowe obejmujące zasięgiem działania pewien region (obszar jednego lub kilku województw). Archiwami panstwowymi wyodrebnionymi sa: - archiwum Sejmu i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej, -archiwum Ministerstw Obrony Narodowej, Spraw Wewnętrznych i Administracji, Spraw Zagranicznych, Urzędu Ochrony Państwa oraz jednostek organizacyjnych im podległych..

W Polsce działają 3 archiwa centralne W Polsce działają 3 archiwa centralne. Są to: Archiwum Główne Akt Dawnych przechowujące materiały archiwalne od najdawniejszych czasów do 1918 roku, Archiwum Akt N owych gromadzące materiały archiwalne od 1918 roku po dzień dzisiejszy oraz Archiwum Dokumentacji Mechanicznej specjalizujące się w przechowywaniu i gromadzeniu dokumentacji audiowizualnej.

Archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych Kierownicy tych jednostek obowiązani są zapewnić: gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych, klasyfikowanie, kwalifikowanie i brakowanie dokumentacji a także przekazywanie jej właściwym archiwom państwowym.

Dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne lub dokumentację niearchiwalną może być utrwalona na różnego rodzaju nośnikach. Podstawowym nośnikiem był i jest papier. Dokumentację zarejestrowaną na tym nośniku nazywamy aktową. Oprócz dokumentacji aktowej spotykamy często dokumentację audiowizualną (mechaniczną). Utrwalona jest ona na płytach gramofonowych, kasetach magnetofonowych oraz innych nośnikach dźwięku, a także na kasetach wideofonowych. Dokumentacja audiowizualna to również fotografie w postaci negatywów bądź pozytywów.

Pod względem dostępności do niej osób trzecich, możemy wyróżnić jej dwa rodzaje: a) dokumentację jawną, b) dokumentację niejawną. Dokumentacja niejawna dzieli się na: - dokumentację ściśle tajną, - dokumentację tajną, - dokumentację poufną, - dokumentację zastrzeżoną.