Analiza zarządzania zaopatrzenia materiałowego w przedsiębiorstwie

Struktura ERP:

Moduł-Zamówienia obce:

Cele gospodarki materiałowej: wykorzystanie optymalnych możliwości zakupu odnośnie ceny, ilości, terminu i jakości, niewielkie zaangażowanie kapitału w magazynie, terminowe zaopatrzenie produkcji w konieczne ilości materiału o wymaganej jakości, terminowe zaopatrzenie rynku zbytu w wyroby i części zamienne.

Czy powinny występować w przedsiębiorstwie zapasy magazynowe? Tak - dla zapewnienia ciągłości i rytmiczności procesów produkcyjnych. Nie dowolne, ale wynikać z możliwości zaopatrzeniowych, potrzeb produkcyjnych i pojemności magazynów. Ponieważ koszty materiałowe stanowią podstawowy składnik kosztów własnych, stąd nawet nieznaczna ich obniżka może dać istotny wzrost zysku.

Planowanie zaopatrzenia w czasie – dopasowanie potrzeb materiałowych i terminów dostaw do odpowiednich faz procesu produkcyjnego, a nie ograniczenie się tylko do zaplanowania potrzeb materiałowych i jednorazowe zamówienie ich na cały proces produkcyjny określonej ilości wyrobów. W przedsiębiorstwie występuje zazwyczaj bardzo wiele pozycji materiałowych, ale ich udział w ogólnej wartości zapasów materiałowych jest bardzo zróżnicowany. Z tego względu materiały dzieli się na grupy według ich relatywnego udziału w wartości całkowitego rocznego zużycia materiałowego – według metody ABC.

Metoda ABC Punktem wyjścia jest fakt, że często ograniczona ilość dóbr fizycznych ma wysoki udział w całkowitych kosztach zużycia materiałowego lub obrotów ogółem. Jak dowodzą badania surowce i materiały najbardziej rzutujące na wartość łącznego zużycia, stanowią niezbyt liczny zbiór. Koszty materiałowe pozostałej dużej ilości dóbr stanowią mały udział w całkowitych kosztach materiałowych. Analiza ABC powstała z zasady Pareto, opisującej wiele zjawisk z obszaru ekonomii i zarządzania, według której 20% badanych obiektów związanych jest z 80% pewnych zasobów (lub 20% przyczyn powoduje 80% skutków).

Zasada Pareta - opisana w 1951 roku Oznacza istnienie w rozkładzie danej cechy silnej koncentracji statystycznej, gdzie krzywa koncentracji przechodzi przez punkt (0,8; 0,2), chociaż często ma inne wartości niż stosunek 80/20. Przykłady cytowane w podręcznikach ekonomii: 20% klientów przynosi 80% zysków, 20% kierowców powoduje 80% wypadków, 20% powierzchni dywanu przypada na 80% zużycia, 20% materiału zajmuje 80% egzaminu, 20% ubrań nosimy przez 80% czasu, 20% pracowników generuje 80% produktów, 20% tekstu pozwala zrozumieć 80% treści, ... 8

Analiza ABC przy wykorzystaniu krzywej koncentracji Lorenza:

Grupa A materiały o wysokiej wartości i (lub) dużym udziale w kosztach materiałowych (ok. 70-80 %). Zalecenia: ciągła kontrola zapasów, staranne planowanie zapasu bezpieczeństwa i stanów informacyjnych, bardzo dokładne ustalanie wielkości dostaw, zamówienia zgodne z rzeczywistymi potrzebami, terminowość dostaw, staranny wybór dostawcy.

Grupa B materiały o średniej wartości i średnim udziale w ogólnych kosztach materiałowych (ok. 15-20 %). Grupa C materiały o niskiej wartości i (lub) małym udziale w ogólnych kosztach materiałowych (ok. 5-15 %). określanie zapotrzebowania na podstawie prostych metod prognozowania, uproszczone procedury w procesie zamawiania, wyrywkowa kontrola stanów zapasów, duże wielkości zamówień, wysokie stany zapasu bezpieczeństwa (na półroczne a nawet roczne potrzeby). 12

Wielokryterialna analiza ABC w zarządzaniu zapasami może być rozpatrywana w zakresie: wartościowym (20% liczebności generuje 80% wartości) rentownościowym (20% liczebności generuje 80% zysku) rotacyjnym (A - szybko rotacyjne, B średnio rotacyjne, C wolno rotujące) 13

Zasada sprawdza się również w innych obszarach: klasyfikacji dostawców, klasyfikacji odbiorców, klasyfikacji kosztów, analizie i klasyfikacji powierzchni magazynowych, ... 14

W analizie i klasyfikacji powierzchni magazynowych – do określenia racjonalnego rozmieszczenia materiałów w strefach składowych. Uwzględnia się wówczas dwa wymiary przestrzennego rozplanowania ośrodków składowania horyzontalny (w poziomie) i wertykalny (w pionie). W procesie horyzontalnego rozmieszczania materiałów decydującym czynnikiem jest częstotliwość zamówień w danym okresie. Materiały najczęściej zamawiane powinny być zlokalizowane możliwie blisko punktu wydawania i/lub pakowania. 15

W horyzontalnym rozmieszczania materiałów układ przelotowy: 16

W horyzontalnym rozmieszczania materiałów układ przelotowo - kątowy: 17

W horyzontalnym rozmieszczania materiałów układ workowy: 18

Wertykalne ułożenie grup towarowych ABC: Przede wszystkim uwzględnia się ilość zamawianych materiałów w danym okresie. Przedmioty zamawiane w największych ilościach powinny być składowane w obszarze normalnego zasięgu ruchów rąk pracownika magazynowego lub podstawowego zasięgu wózka widłowego. 19

Sposób przeprowadzania analizy ABC: Obliczenia kosztów materiałowych zapotrzebowanych dóbr na podstawie niezbędnych ilości i cen jednostkowych, a następnie je uszeregować według zużycia wartościowego. Uporządkowanie pozycji asortymentowych zgodnie z uzyskaną rangą i oblicza skumulowany względny błąd (w %) zużycia ilościowego i wartościowego. Na podstawie tak skumulowanych wartości dokonywane jest następnie przyporządkowanie poszczególnych materiałów do jednej z trzech klas. 20

Obliczenia dla potrzeb etapu I analizy ABC: Materiał Zużycie ilościowe Cena Zużycie wartościowe Kolejność x1 20000 0,15 3000,00 6 x2 7500 0,90 6750,00 5 x3 36000 0,05 1800,00 10 x4 21000 1,80 37800,00 1 x5 50000 0,14 7000,00 4 x6 2000 1,00 2000,00 9 x7 4000 2,00 8000,00 3 x8 11000 0,25 2750,00 7 x9 35000 0,07 2450,00 8 x10 1950 1,90 3705,00 2

Obliczenia dla potrzeb etapu II analizy ABC: Materiał Wartość zużycia Skumulowana wartość zużycia Skumulowana wartość zużycia – procentowo Zużycie wartościowe na klasę Klasa x4 37800 34,8 %   A x10 37050 74850 68,9 % x7 8000 82850 76,3 % B x5 7000 89850 82,7 % x2 6750 96600 88,9 % 20,0 % x1 3000 99600 91,7 % C x8 2750 102350 94,4 % x9 2450 104300 96,5 % x6 2000 106800 98,3 % x3 1800 108600 100,0 % 11,1 %

Analiza ABC z platformy ALTUM Comarch: Podział asortymentu oferowanego przez firmę na trzy grupy, różniące się pod względem liczebności i wielkości generowanych przychodów. W zdecydowanej większości przypadków okazuje się, że jedynie 5% produktów przynosi firmie aż 75% przychodów ze sprzedaży. Produkty te wchodzą w skład grupy A, którą można nazwać grupą kluczowych produktów. Analizę ABC można prowadzić dla sprzedaży lub zakupu (wartościowo lub ilościowo), w stosunku do produktów oraz kontrahentów.

Analiza ABC z platformy ALTUM Comarch: A - produkty generujące 75% całkowitych przychodów B - produkty generujące 20% sumarycznych przychodów C - produkty generujące 5% sumarycznych przychodów. 24

Analiza ABC z platformy ALTUM Comarch: 25

Analiza ABC z platformy ALTUM Comarch: Grupa A – towary kluczowe, najbardziej cenne dla firmy, przynoszące największe przychody. Ważne jest posiadanie odpowiedniego poziomu zapasów tych towarów w magazynie, dbałość o ich wysoką jakość, a także prowadzenie analiz cyklu życia produktów z tej grupy. Asortyment w fazie schyłku powinien być odpowiednio szybko zastępowany przez nowe produkty o równie dobrych właściwościach, aby nie stracić przychodów z tej grupy. 26

Analiza ABC z platformy ALTUM Comarch: Grupa B – asortyment o mniejszej wartości dla firmy, wymagający mniejszej dyscypliny przy utrzymywaniu zapasów. Nazywana „grupą środka”, która z jednej strony warta jest sporej uwagi, a z drugiej strony nie powinna pochłaniać zbyt wysokich kosztów. Grupa C – przykładem tzw. „długiego ogona”, tzn. licznej grupy produktów, których pojedyncze udziały w przychodach są niewielkie. W stosunku do tych towarów można stosować bardziej liberalne zasady utrzymywania zapasów. 27

Tzw. „długi ogon”: 28

Wykorzystanie metody ABC w innych analizach: Analiza przychodów ze sprzedaży w podziale na cechy, Analiza rzeczywistej marży, Analiza sprzedaży w podziale terytorialnym, Analizy kosztów ponoszonych na rozwój produktów, Analiza stanu płatności, ... 29

Klasyfikacja materiałów metodą XYZ: Poszczególne rodzaje materiałów zostają podzielone na trzy grupy na podstawie regularności zapotrzebowania na te dobra: materiały grupy X - charakteryzujące się regularnym zapotrzebowaniem, jak również wysoką dokładnością prognozowania poziomu tego zapotrzebowania (zużycia) materiały grupy Y - charakteryzujące się zapotrzebowaniem mającym charakter wahań sezonowych i występowaniem istotnego przyrostu ze średnią trafnością prognoz, materiały grupy Z - charakteryzujące się bardzo nieregularnym zapotrzebowaniem i niską dokładnością prognoz. 30

Kombinacja analiz ABC i XYZ: Dokładność prognozy Wartościowość A B C X wysoki poziom wartości zużycia, wysoka dokładność prognozy średni poziom wartości zużycia, wysoka dokładność prognozy niski poziom wartości zużycia, wysoka dokładność prognozy Y wysoki poziom wartości zużycia, średnia dokładność prognozy średni poziom wartości zużycia, średnia dokładność prognozy niski poziom wartości zużycia, średnia dokładność prognozy Z wysoki poziom wartości zużycia, niska dokładność prognozy średni poziom wartości zużycia, niska dokładność prognozy niski poziom wartości zużycia, niska dokładność prognozy

Literatura: Gołembska Elżbieta, Podstawy logistyki, Łódź 2006 32