BAZY DANYCH Microsoft Access Adrian Horzyk Akademia Górniczo-Hutnicza Wydział Elektrotechniki, Automatyki, Informatyki i Inżynierii Biomedycznej Katedra Automatyki i Inżynierii Biomedycznej Laboratorium Biocybernetyki 30-059 Kraków, al. Mickiewicza 30, paw. C3/205 horzyk@agh.edu.pl, Google: Adrian Horzyk Adrian Horzyk

BAZY DANYCH WPROWADZENIE Bazy danych przechowują obecnie na świecie eksabajty danych, na których opiera się nasza cywilizacja. Możliwość gromadzenia danych oraz ich efektywnego przeszukiwania i przetwarzania warunkuje dalszy rozwój naszej cywilizacji.

Czym jest baza danych? Baza danych – to zbiór odpowiednio zorganizowanych danych zgodnie z określonymi regułami. Każda baza danych posiada pewną strukturę powiązań danych, które przechowuje. Bazy danych są zarządzane (obsługiwane) przez specjalne systemy, zwane systemami zarządzania bazami danych (DBMS – database management systems), czyli tzw. silnikami bazodanowymi. W 1970 r. E. F. Codd zaproponował relacyjny model danych, który do dzisiaj jest popularny i powszechnie stosowany. Istnieją też bazy: obiektowe, relacyjno-obiektowe, temporalne, strumieniowe, kartotekowe, hierarchiczne i nierelacyjne (NoSQL).

Katalogi Najprostszymi popularnymi przykładami baz danych są: książka telefoniczna i katalog biblioteczny.

TABELE BAZODANOWE KLUCZ GŁÓWNY KOLUMNA KATEGORIA ATRYBUT POLE TABELA WIERSZ REKORD KROTKA

RELACYJNE POWIĄZANIA DANYCH W TABELACH MENU: NARZĘDZIA BAZY DANYCH  RELACJE mogą mieć wiele najczęstszy rodzaj relacji: jeden do wielu Do tworzenia powiązań między tabelami służą klucze główne i klucze obce Niektóre klucze składają się z wielu atrytubów. Relacje wiążą ze sobą dane zapisane w tabelach – odwzorowując zależności pomiędzy nimi.

ZALETY RELACYJNYCH BAZ DANYCH Pozwalają unikać wprowadzania zduplikowanych danych. Pozwalają zapobiegać pomyłkom dzięki wbudowanym mechanizmom kontroli wprowadzanych danych. Pozwalają na grupowanie, zestawianie i manipulację danymi oraz ich przeglądanie na wiele różnych sposobów. Pozwalają chronić dane przed niepowołanym dostępem poprzez określanie ról i nadawanie praw dostępu. Pozwalają przechowywać dane na zdalnych serwerach i umożliwiać dostęp do danych z wielu miejsc. Umożliwiają wygodną i szybką prezentację danych w postaci raportów zawierających wykresy i podsumowania.

MICROSOFT ACCESS Wygodne narzędzie dla małych i średnich przedsiębiorstw wchodzące w skład pakietu Microsoft Office.

MICROSOFT ACCESS Pozwala na intuicyjne tworzenie: Tabel, kwerend, formularzy i raportów.

TABELE – WIDOK ARKUSZA DANYCH MENU: TWORZENIE  TABELA lub PROJEKT TABELI Tabele to podstawowe obiekty Accessa służące do przechowywania danych uporządkowanych w podobny sposób jak w arkuszach kalkulacyjnych (np. MS Excel). Poszczególne wiersze tabel zawierają obiekty (encje) opisane poprzez wartości atrybutów w kolejnych polach w wierszu.

TABELE – WIDOK PROJEKTU MENU: NARZĘDZIA GŁÓWNE  WIDOK  WIDOK PROJEKTU Widok projektu uwidacznia typy danych powiązane z atrybutami.

FORMATOWANIE ARKUSZA DANYCH MENU: Narzędzia główne  Formatowanie tekstu Sposób wyświetlania danych w tabelach możemy dostosować do własnych preferencji, zmieniając kolory, rozmiar, czcionkę itp.

TWORZENIE NOWEJ TABELI MENU: TWORZENIE  TABELA Podstawowe typy pól: Krótki tekst (do 255 znaków) Długi tekst (do 65535 znaków) Liczba (wymierna) Waluta (1234…2345,1234 PLN) Data i godzina (od 100 do 9999) Tak/Nie (logiczne prawda/fałsz) Obiekt OLE (np. arkusz Excel, dokument Word, obraz) Hiperłącze (aktywna ścieżka do folderu na dysku lub do strony WWW) Załącznik (zawierający plik) Autonumerowanie (nadawanie kolejnego unikalnego numeru) Gwiazdka wskazuje na nowy nie zapisany jeszcze w tabeli wiersz (encję). Tabelę konstruujemy poprzez dodawanie kolejnych atrybutów o z góry zdefiniowanych typach danych. Pole Identyfikator określa klucz główny tej tabeli z domyślnie włączoną opcją autonumerowanie w celu automatycznego nadawania kolejnych unikalnych kluczy.

IMPORTOWANIE DANYCH MENU: DANE ZEWNĘTRZNE  EXCEL Dane do tabeli możemy zaimportować z wielu różnych źródeł danych.

KREATOR IMPORTU DANYCH Jeśli tabela zawiera nagłówki należy zaznaczyć tą opcję.

KREATOR IMPORTU DANYCH W trakcie importu należy określić typy importowanych pól/atrybutów.

KREATOR IMPORTU DANYCH Jeśli tabela ma być powiązana należy utworzyć lub wybrać klucz podstawowy.

KREATOR IMPORTU DANYCH Na końcu należy nadać nazwę nowej tabeli i można pozwolić na jej przeanalizowanie.

KREATOR ANALIZATORA TABEL Kreator zwraca uwagę na duplikaty i zachęca do normalizacji.

KREATOR ANALIZATORA TABEL Kreator proponuje wykonanie normalizacji w celu usunięcia duplikatów.

KREATOR ANALIZATORA TABEL Kreator pozostawia możliwość kontroli procesu podziału importowanej tabeli.

KREATOR ANALIZATORA TABEL Automat również daje możliwość przeniesienia pól w zaproponowanym podziale.

KREATOR ANALIZATORA TABEL Przeniesiono pole „RODZAJ ADRESU” z tabeli 2 do 1, a tabelom nadano nazwy.

KREATOR ANALIZATORA TABEL Następnie należy wygenerować lub określić unikatowy klucz dla tabel.

KREATOR ANALIZATORA TABEL Kreator proponuje możliwość ujednolicenia podobnych zapisów.

KREATOR ANALIZATORA TABEL Korzystne jest utworzenie kwerendy.

KREATOR ANALIZATORA TABEL Na końcu otrzymujemy raport dotyczący pracy kreatora i importowania.

KREATOR ANALIZATORA TABEL Błędnie zaimportowane dane należy poprawić ręcznie albo skorzystać z oryginalnej struktury importowanej tabeli.

TWORZENIE BAZY DANYCH Z SZABLONU EKRAN STARTOWY: SZABLON W Accessie dostępnych jest kilkanaście szablonów. Kilka tysięcy innych można ściągnąć z Internetu.

TWORZENIE BAZY DANYCH Z SZABLONU EKRAN STARTOWY: SZABLONY  ZADANIA Po wybraniu szablonu „Zadania” pojawi się okno, w którym Access prosi o podanie Nazwy pliku, w którym przechowywana będzie nasza nowa baza danych „DatabaseMojeZadania”. Naciskamy Utwórz.

TWORZENIE BAZY DANYCH Z SZABLONU Utworzona baza danych wg szablonu Zadania posiada już zdefiniowane tabele, formularze i raporty, które można swobodnie modyfikować i dostosowywać do własnych potrzeb.

TWORZENIE BAZY DANYCH Z SZABLONU LEWA WSTĄŻKA: OBIEKTY POMOCNICZE  KONTAKTY Widok projektu tabeli „Kontakty”.

TWORZENIE BAZY DANYCH Z SZABLONU EKRAN STARTOWY: PUSTA BAZA DANYCH dla komp. stacjonarnych Możemy teraz dodać kilka nowych pól: Imię, Nazwisko Ulica, Miasto Kod pocztowy, Telefon… Możemy rozpocząć też pracę od stworzenia nowej pustej bazy danych dla komputerów stacjonarnych. W takim przypadku definiujemy wszystkie tabele, ich pola od początku, a następnie tworzymy formularze, kwerendy i raporty.

BAZY DANYCH