Planowanie, Budżetowanie i Kontroling jako integralne elementy Strategicznego Zarządzania Przedsiębiorstwem Piotr Nowak Senior Project Manager PUP Spin Sp. z o.o.

Agenda Spin – krótko o nas Rozwój systemów informatycznych i jego konsekwencje Budżetowanie – jak to się robi i dlaczego tak tego nie lubimy System BiK – czyli co informatyk może zrobić, żebyśmy „polubili” budżetowanie

Firma Spin 16 lat na rynku Ponad 350 pracowników Siedziba główna: Katowice Oddziały: Warszawa, Gdańsk Przychody w 2002 roku: ponad 100 milionów PLN Część grupy Prokom PROKOM 8 stycznia 2002 roku Prokom Software SA zawarł ze spółką Nihonswi AG umowę, na podstawie której za kwotę 112.153.842 PLN nabył 54 udziały o wartości nominalnej 15 PLN każdy w PUP Spin Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach (SPIN). Za 500 tys PLN spółka nabyła również opcję objęcia 4 udziałów w podwyższonym kapitale zakładowym SPIN. Ponadto Prokom Software SA nabędzie kolejnych 11 udziałów w spółce, za które zapłaci 22,3 mln PLN. Wszystkie nabyte udziały stanowić będą 51,11% kapitału zakładowego i uprawniać będą do wykonywania 51,11% głosów na walnym zgromadzeniu SPIN. POSTINFO Od połowy 2002 roku Spin posiada udział większościowy w firmie Postinfo z siedzibą w Warszawie – jest to pierwsze duże działanie w zakresie realizacjistrategii integracji. Postinfo jest doświadczoną firmą specjalizującą się w dostarczaniu rozwiązań informatycznych dla telekomunikacj.

Obszary działania firmy Spin Telekomunikacja Energetyka Przemysł Medycyna Sektor publiczny Finanse

Spin – wieloletni, stabilny rozwój Wyniki finansowe

Główne nagrody i wyróżnienia Laureat nagrody „Dobra Firma 2003”, Rzeczpospolita „Gazele Biznesu”, Puls Biznesu „Technology Industry Survey Fast 50 Companies in Central Europe ’03”, IV miejsce, Deloitte & Touche „Ten, który zmienia polski przemysł”, A.D. 2002, Polskie Towarzystwo Wspierania Przedsiębiorczości

No właśnie – Informatyka … Rewolucja Informatyczna - gromadzenie i przetwarzanie danych systemy dziedzinowe i zintegrowane, wreszcie systemy ERP Rewolucja Informacyjna - porządkowanie i dystrybucja informacji DataWarehouse, SIK, BSC Rewolucja eBI - wiedza dla wszystkich

e-Busiess Inteligence Rosnące koszty posiadania danych. Dążenie do ich jak najszerszego użytkowania a w konsekwencji … Demokracja informacyjna. Dostęp do wiedzy na każdym poziomie organizacji. Aby go uzyskać niezbędna jest … Nowa „logistyka informacyjna”, a więc narzędzia wspomagające i kanały komunikacyjne dostosowane do poziomu zarządzania oraz miejsca i wagi podejmowanych decyzji

Konieczność zrównoważenia kanałów komunikacyjnych Właściciele Zarząd Komunikacja Wyników Komunikacja celów Idealnym przykładem ilustrującym problem braku równowagi pomiędzy tymi dwoma kanałami jest sposób, w jaki organizacje zarządzają procesami planowania i budżetowania Strategia Kadra Kierownicza Taktyka Specjaliści Operacje

Praktyka planistyczna ZA DUŻO, obciąć 30% !!! I trzeba zaczynać od początku ….

Roszczeniowy „Bottom-Up” Nakazowy „Top-Down” Modele alternatywne Roszczeniowy „Bottom-Up” Nakazowy „Top-Down” Komunikacja Komunikacja ??? 140 80 90 80 60 50 30 40 50 50 30 ??? 50 Czy mamy aż tyle środków ? Czy nam to wystarczy ?

Modele a rzeczywistość Budżet firmy = w najprostszym ujęciu jest to suma budżetów jednostek organizacyjnych Oddziały A B C Piony 1 2 3 4 5 6 Wydziały

Modele a rzeczywistość Jednostka organizacyjna – jej budżet to również suma elementów składowych, zwanych potocznie Zadaniami Budżetowymi, odpowiadających realizowanym w jednostce procesom Materiały Płace Produkcja Szkolenia Transport Zaopatrzenie Serwis

Modele a rzeczywistość W innym ujęciu, budżet firmy to suma budżetów realizowanych w firmie procesów

Modele a rzeczywistość Tak więc, mamy do czynienia z dwoma podstawowymi wymiarami Organizacja Procesy Sprzedaż Budżet Marketingu Marketing Budżet Wydziału Produkcja Kooperacja Zaopatrzenie Transport Utrzymanie Ruchu

Modele a rzeczywistość Model „Nakazowy” – musicie zrobić za 50 Produkcja Ograniczenia Odgórne Budżet Obowiązujący Zadanie Budżetowe Definicja Zadania Plan Proponowany Model Roszczeniowy – możemy zrobić za 100

Modele a rzeczywistość Dokumenty i kategorie planistyczne Plan Kont Formularz Planistyczny (przeważnie EXCEL) 300 Kategorie Wartości 301 Materiały Biurowe Materiały Biurowe Wynagrodzenia 302 303 400 401 Płace Wynagrodzenia 402 Narzuty 403 Brak spójności kategorii finansowych z planowanymi

Modele a rzeczywistość Podsumowując, mamy do czynienia z niezwykle skomplikowanym, realizowanym iteracyjnie procesem Procesy Monitoring Realizacji Struktura Finansowania Organizacja Produkty

Rzeczywistość Planowanie Konsolidacja i Weryfikacja Korekta

Wyzwanie Planowanie, budżetowanie i kontroling jako integralne elementy strategicznego zarządzania przedsiębiorstwem Poziom strategiczny, to modelowanie i planowanie w perspektywie wieloletniej To badanie wpływu różnych, charakteryzujących przedsiębiorstwo czynników na jego przyszłą kondycję. To wreszcie wielokryterialne analizy typu „CO - JEŻELI” Powszechnie stosowane rozwiązania oparte o ręcznie przetwarzane arkusze kalkulacyjne nie zdają tu egzaminu

BiK – System Planowania, Budżetowania i Kontrolingu Rozwiązanie BiK – System Planowania, Budżetowania i Kontrolingu Wielowariantowe modelowanie, planowanie, budżetowanie i kontrola realizacji złożonych przedsięwzięć, w układach rzeczowym i wartościowym Pełna skalowalność i możliwość konfiguracji systemu zapewniająca dostosowanie go do skali przedsiębiorstwa jego rzeczywistych potrzeb oraz kultury i stylu zarządzania

BiK – przykłady interfejsu użytkownika Rozwiązanie BiK – przykłady interfejsu użytkownika

BiK – perspektywa struktury organizacyjnej Rozwiązanie BiK – perspektywa struktury organizacyjnej

BiK – perspektywa zarządzania procesowego Rozwiązanie BiK – perspektywa zarządzania procesowego

Rozwiązanie BiK - kreatory

BiK - podsumowanie Rozwiązanie Model Klasyczny - oparty o strukturę organizacyjną Model Zarządzania Procesowego Model Wielowariantowego Planowania Macierzowego Zintegrowany monitoring realizacji Standardy technologiczne zapewniające prostą integrację z infrastrukturą IT przedsiębiorstwa

Dziękuję Piotr Nowak Senior Project Manager PUP Spin Sp. z o.o.