Zasady przygotowania oraz przedstawiania prezentacji * 96-07-16 Zasady przygotowania oraz przedstawiania prezentacji Agnieszka Ciszewska *

Cele prezentacji Przekazanie wiedzy dotyczącej aspektów technicznych związanych z przygotowywaniem prezentacji Przekazanie wiedzy umożliwiającej bardziej efektywne przedstawianie prezentacji

Tematyka prezentacji Wstępne przygotowania do tworzenia prezentacji słuchacze, cele prezentacji, treść Opracowanie zawartości prezentacji wymagania techniczne, praktyczne wskazówki, organizacja treści Przedstawienie prezentacji o czym warto pamiętać przed i w trakcie prezentacji, korzystanie ze slajdów i notatek

Co to jest prezentacja? Prezentacja jest formą komunikowania się; jej celem jest przekazanie informacji słuchaczom, wpływanie na ich opinię i postawy; to sposób przekazu informacji poprzez angażowanie przynajmniej dwóch zmysłów jednocześnie (np. wzroku i słuchu).

Kluczowe kwestie Do tematu prezentacji należy dobrać najbardziej odpowiednie materiały / treści (wedle uznania prezentującego) Należy korzystać tylko z części znanych sobie informacji (aby nie komplikować treści przekazu)

Przebieg prac nad prezentacją Wstępne przygotowania Opracowanie zawartości prezentacji Przedstawienie prezentacji (+ ocena)

Wstępne przygotowania

Podstawowe pytania Kto? - kim jesteś jako przemawiający Do kogo? - kto jest odbiorcą  W jakim celu? - co chcesz osiągnąć Co? - co zamierzasz powiedzieć? Jak? - jak chcesz to zrobić Kiedy? - kiedy masz wystąpić Gdzie ? – miejsce / infrastruktura

Wstępne przygotowania Słuchacze Pożądany rezultat prezentacji Przekazywana wiadomość Przykłady O co słuchacze mogą zapytać?

Słuchacze Wiek, płeć etc. Wiedza merytoryczna Oczekiwania Czynniki dodatkowe (np. kondycja psychofizyczna w trakcie prezentacji)

Pożądany rezultat Przekazanie treści merytorycznych dotyczących wybranego zagadnienia Przekazanie własnego osądu sytuacji Wzbudzenie zainteresowania tematyką

Opracowanie zawartości prezentacji

Wymagania techniczne Czcionka Kontrast (czcionka – tło) Tytuł – optymalna wielkość 40 – 44 pkt. Tekst – wielkość nie mniej niż 24 (20) pkt. Kontrast (czcionka – tło) Wchodzenie slajdów Ilość treści na stronie 3 – 5 podpunktów do 3 poziomów

Wymagania techniczne cd. Ilość slajdów – ilość czasu na prezentację Tytuły slajdów Rysunki (adekwatne do tematu) Tabele Źródła (na każdym slajdzie, gdy cytujemy innego autora) Pamiętaj o właściwych zapisach bibliograficznych

Dobre slajdy Są duże Są proste Są kolorowe Mają obrazki / wykresy

Czego unikać Akronimów Dużej ilości tekstu Pełnych zdań Zbyt wiele żargonu „słodkich” animacji Całych stron liczb

Układ slajdów Slajd tytułowy Cel prezentacji Tematyka Informacja o autorze / autorach Cel prezentacji Tematyka Terminologia (gdy wymagane) Omówienie kluczowych zagadnień (slajdy „merytoryczne”) Bibliografia Podziękowanie

Organizacja treści ? Wstęp Rozwinięcie Zakończenie Pytania i odpowiedzi ?

Przedstawianie prezentacji

Uwaga: logistyka Należy przygotować dobrej jakości pakiety informacyjne (zwłaszcza przy prezentacjach „merytorycznych”) Należy przyjść nieco wcześniej Prezentacja min. na dwóch nośnikach (CD, pendrive etc.) Najlepiej, gdy prezentacja omawiana przez jedną osobę („rzecznika”)

W trakcie prezentacji Dobry początek (rozpoczynanie prezentacji) Utrzymać dowodzenie Mowa ciała Omawianie tematyki Korzystanie z notatek Korzystanie ze slajdów Radzenie sobie z pytaniami

Rozpoczynanie prezentacji Powitaj słuchaczy danej prezentacji Przedstaw się (gdy prezentujesz w nowej grupie / gdy jest kilku autorów) Podaj temat prezentacji Opisz ogólne cele prezentacji Wymień tematy, które zostaną omówione

Terminologia Przy prezentacjach zawierających dużo treści merytorycznych przedstaw wykaz terminów z definicjami Zwróć uwagę na grupę dla której jest przygotowywana prezentacja

Utrzymać dowodzenie Przejąć inicjatywę a początku Utrzymać ją w czasie całej prezentacji Dostosować się do słuchaczy Dobrze radzić sobie z przerwami Trzymać się tematu

Mowa ciała Pozycja / postawa Ustawienie twarzą do słuchaczy Kontakt wzrokowy Głos Ręce i gestykulacja Poruszanie się

Test mowy ciała Sygnały pozytywne wykorzystywanie przestrzeni spokój stanie w wygodny sposób swobodne siedzenie kontakt wzrokowy otwarte dłonie Sygnały negatywne niewykorzystywanie przestrzeni nerwowe gesty bawienie się przedmiotami pokazywanie palcem dotykanie twarzy zaciśnięte pięści

Omawianie tematyki Przedstawienie tematu Wyjaśniaj, dlaczego prezentacja jest dla uczestników ważna (zaangażowanie uczestników) Objaśniaj związki między poszczególnymi zagadnieniami, nawiązując do wcześniejszych treści

Temat 1 Objaśnij temat. Podaj przykład. Umieść ćwiczenie, aby utrwalić wiedzę. W przypadku cytowania innego autora na dole strony podaj źródło.

Stosuj w trakcie prezentowania trafne porównania, przykłady, metafory, anegdoty, przypowieści, cytaty, krótkie narracje, dialog, powtórzenia (kluczowe treści)

Korzystanie z notatek Używaj dużej czcionki Mów tylko jeśli utrzymujesz kontakt wzrokowy ze słuchaczami Zerknij w notatki, sformułuj myśl, ustanów kontakt wzrokowy, przedstaw myśl, powtórz ...

Korzystanie ze slajdów Slajdy wzmacniają i wyjaśniają o czym mówisz Pomagają słuchaczom Zapamiętać Zrozumieć Skupić się Rozpoznać nowy temat

Podsumowanie Wymień omówione tematy Wyjaśnij ewentualne wymagania dotyczące stosowania omawianych zagadnień Poproś o pytania od uczestników Poproś o opinie na temat prezentacji

Radzenie sobie z pytaniami Upewnij się, że słyszysz pytanie Nie przerywaj ZAWSZE powtórz pytanie Zrób chwilę przerwy zanim zaczniesz odpowiadać Udzielaj odpowiedzi rzeczowo i zwięźle Kieruj niektóre pytania do innych członków zespołu Pamiętaj, aby po rundzie pytań zakończyć spotkanie

Najczęstsze błędy nieznajomość zasad przygotowania / prowadzenia prezentacji, brak przygotowania, zbyt długi występ, nieprawidłowy dobór słów, niepewność, niewłaściwa modulacja głosu,

Najczęstsze błędy (2) zbyt skomplikowane słownictwo, zdenerwowanie, brak reakcji na komunikaty publiczności, zbyt rzeczowy sposób mówienia, nieprawidłowa forma zwracania się do rozmówców

Bibliografia Więcej informacji: Wymień książki, artykuły i źródła w formacie elektronicznym. Pamiętaj o właściwych zapisach bibliograficznych

Literatura: Więcej informacji: McKay M., Davis M., Fanning P., Sztuka skutecznego porozumiewania się, GWP, Gdańsk 2002 Detz J., Sztuka przemawiania, GWP, Gdańsk 2002 Jay R., Prezentacja, Wydawnictwo zysk i S-ka, Warszawa 2005

Dziękuję za uwagę