ZINTEGROWANY SYSTEM ZARZĄDZANIA

Zintegrowany system zarządzania powstaje w wyniku umiejętnego i zgodnego z zasadami racjonalności ekonomicznej połączenia systemów zarządzania jakością, środowiskiem oraz BHP. Podstawowym celem tej integracji jest uzyskanie efektu synergii, czyli wygenerowanie dodatkowej wartości powstającej w drodze wzajemnego oddziaływania integrowanych rozwiązań.

Korzyści z zarządzania zintegrowanego: - zastosowanie tych samych metod wdrażania, weryfikowania, zatwierdzania i nadzorowania dokumentów; - ograniczenie liczby stosowanej dokumentacji; - wprowadzenie jednolitego systemu dokumentacji; - osiągnięcie wysokiego standardu jakościowego, zapewniającego wzrost konkurencyjności na rynku; - ograniczenie kosztów utrzymania systemów; - możliwość prowadzenia szkoleń obejmujących jednocześnie wszystkie zintegrowane aspekty; - możliwość jednoczesnego prowadzenia audytów i certyfikacji; - zmniejszenie liczby personelu zajmującego się utrzymaniem systemu - zapobieganie konfliktom wynikającym z funkcjonowania niezależnych systemów; - zmniejszenie nakładów na wdrożenie systemów. A. Hamrol, Zarządzanie jakością z przykładami, PWN, Warszawa 2005, s. 199

Głównymi przesłankami integracji systemów zarządzania w przedsiębiorstwach, jednocześnie ułatwiającymi ich integrację jest: podobna struktura norm ISO 9001, ISO 14001 oraz PN-N-18001, w których wykorzystano cykl Deminga PDCA (Planuj – Wykonaj – Sprawdź – Wprowadź), (Skrót pochodzi od słów Plan – Do – Check – Act.) podobne zestawy wymagań , wspólne kluczowe procesy: odpowiedzialność kierownictwa – za jakość, ochronę środowiska i bhp załogi, zarządzanie zasobami – w celu zapewnienia odpowiedniej jakości wyrobu, minimalizacji zużycia materiałów oraz stworzenia bezpiecznych warunków pracy, realizacja procesów – w celu zapewnienia wyrobu o odpowiedniej jakości, minimalizacji odpadów i wyeliminowania zagrożeń bhp, pomiary, analizy i doskonalenie – dotyczy wszystkich procesów. przyjęcie podejścia procesowego w zarządzaniu.

Ukierunkowanie na klienta Tabela 2. Różnice w normach ISO 9001, ISO 14001 i PN-N-18001 utrudniające integrację Czynnik ISO 9001 ISO 14001 PN-N-18001 Orientacja na wyroby wyroby sprzedawane odpady przenikające do środowiska niepożądane stany lub zdarzenia zagrażające bezpieczeństwu pracowników Obszary zarządzania zapewnienie powtarzalności cech jakościowych wyrobów minimalizacja wpływu działania organizacji na środowisko naturalne minimalizacja ryzyka zawodowego Ukierunkowanie normy na maksymalizację zysku na minimalizację strat a w konsekwencji na maksymalizację zysku Ukierunkowanie na klienta zewnętrznego wewnętrznego z otoczenia Czynniki mobilizujące do działania konkurencja na rynku wyrobów przepisy prawa o ochronie środowiska przepisy prawa o ochronie bhp

Cztery typy integracji: integracja I typu (obejmuje normy ISO 9001, ISO 14001 i PN-N-18001). integracja II typu (zasadniczy system zarządzania bazuje na normie ISO 9001 i dodatkowe rozszerzenie np. AQAP, ISO/TS16949, AS 9100). integracja III typu (polega na łączeniu ISO 9001 z więcej niż jednym rozszerzeniem – np. ISO 9001 łącznie z AS 9100 (lotniczy standard jakościowy) i AQAP (Wymagania NATO dotyczące zapewnienia jakości w projektowaniu, pracach rozwojowych i produkcji). integracja IV typu (stosunkowo trudniejsza niż typ I – III ze względu na małą kompatybilność norm – polega ona na połączeniu systemów typu I z systemem typu II lub połączeniem któregokolwiek z ww. systemów z systemami branżowymi np. HACCP, IRIS lub ISMS - system zarządzania bezpieczeństwem informacji). J. Łunarski, Zarządzanie jakością standardy i zasady, WNT, Warszawa 2008, s. 423.  

Przy projektowaniu ZSZ typu I według A Przy projektowaniu ZSZ typu I według A. Raywer należy uwzględnić następujące działania: Podjęcie decyzji o wdrożeniu ZSZ Podjęcie działań związanych z organizacją ZSZ, a wśród nich: wyznaczenie przedstawiciela kierownictwa ds. ZSZ zorganizowanie i przeprowadzenie szkoleń przyjęcie polityki dotyczącej ZSZ określenie celów i zobowiązań dla kluczowych elementów systemu ustanowienie systemu komunikowania się w organizacji, powołanie Rady ds. ZSZ przeprowadzenie przeglądu wstępnego określenie potrzebnych zasobów opracowanie harmonogramu prac projektowo – wdrożeniowych Opracowanie dokumentacji ZSZ.   A. Raywer, Projektowanie zintegrowanego systemu zarządzania w przedsiębiorstwie, Materiały Konferencyjne „Integracja systemów zarządzania przyszłością firmy”, Ciechocinek 2003.

(PN-N 18001:2004 „Systemy zarządzania System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy wg normy PN-N 18001:2004 (SZBHP) (PN-N 18001:2004 „Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wymagania) System Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy to część ogólnego systemu zarządzania organizacją, która obejmuje strukturę organizacyjną, planowanie odpowiedzialności, zasady postępowania, procedury, procesy i zasoby potrzebne do opracowania, wdrażania, realizowania, przeglądu i utrzymywania polityki bezpieczeństwa i higieny pracy. (pkt. 3.20 PN-N 18001:2004)

Systemowe zarządzanie BHP Systemowe zarządzanie bezpieczeństwem jest metodą, która pozwala uporządkować i usystematyzować wszystkie działania związane z bezpieczeństwem i higieną pracy w firmie, a jej ideą jest pełne i udokumentowane zaangażowanie zarówno kierownictwa, jak i każdego pracownika w rzeczywiste działania na rzecz bezpieczeństwa pracy.

SZBHP polega na konsekwentnej realizacji ustalonych działań, takich jak.: - opracowanie i ogłoszenie załodze polityki oraz celów w zakresie BHP, będących wyrazem zaangażowania najwyższego kierownictwa; - określenie odpowiedzialności i uprawnień poszczególnych pracowników w zakresie działań na rzecz BHP; - zapewnienie właściwych szkoleń oraz motywowanie pracowników do bezpiecznej i higienicznej pracy; - organizowanie sprawnego systemu komunikowania się w zakresie BHP; - ocenianie ryzyka zawodowego; - opracowanie zasad reagowania na wypadki przy pracy oraz wdrażanie działań korygujących i zapobiegawczych związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy; - monitorowanie i auditowanie systemu zarządzania BHP.

Korzyści wynikające z wdrożenia SZBHP: - spełnienie wymagań prawnych z zakresu BHP; - rzeczywista poprawa warunków pracy; - poprawa wizerunku firmy i wzrost jej konkurencyjności; - ograniczenie liczby zwolnień chorobowych - zwiększenie ilości czasu pracy przeznaczonego na produkcję w związku z poprawą stanu BHP; - aktywne włączanie się pracowników w program samokontroli - wzrost świadomości i motywacji załogi; - zainteresowanie pracą w związku z poprawą jakości, wydajności i bezpieczeństwa pracy; - lepsza organizacja pracy i usprawnienie systemu informacji w przebiegu produkcji i problemach codziennej pracy zatrudnionych; - przeprowadzona w sposób użyteczny i czytelny ocena ryzyka zawodowego; - zapobieganie zdarzeniom potencjalnie wypadkowym (tzw. „śpiące wypadki”); - zmniejszenie kosztów związanych z ubezpieczeniem wypadkowym pracowników; - zmniejszenie rotacji pracowników; - Państwowa Inspekcja Pracy coraz częściej zwalnia firmy posiadające certyfikat systemu zarządzania BHP z okresowych kontroli.

Ogólny zakres prac - ocena stopnia spełnienia przez przedsiębiorstwo wymagań systemu BHP (przegląd wstępny); - identyfikacja procesów i procedur BHP w organizacji; - identyfikacja i ocena ryzyka zawodowego; - opracowanie i wdrożenie dokumentacji Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy (SZBHP); - przeprowadzenie auditów wewnętrznych SZBHP; - szkolenia dla kadry pracowniczej i auditorów wewnętrznych.

Korzyści z wdrożenia i utrzymywania SZBHP - ekonomiczne – np. niższe składki na ubezpieczenie wypadkowe - zwiększenie wydajności produkcji (samego procesu technologicznego oraz odciążenie kadry kierowniczej), wzrost wartości firmy;  - ograniczenie liczby możliwych zwolnień chorobowych;  - poprawa stanu BHP, lepszy wizerunek firmy wśród klientów, partnerów biznesowych i społeczeństwa;  - wzrost świadomości pracowników o zagrożeniach na stanowiskach pracy; - lepsza organizacja pracy i usprawnienie obiegu informacji o problemach codziennej pracy zatrudnionych; - większe wykorzystanie informacji o zagrożeniach na stanowiskach pracy, płynącej z opracowanej w naszym zakładzie ocenie ryzyka zawodowego;  - zapobieganie potencjalnym wypadkom;  - większa świadomość wymagań prawnych z zakresu BHP wśród kadry pracowniczej.

normy ISO 14001:2004 i ISO 14004:2004 Norma ISO 14001:2004 - System zarządzania środowiskowego – Wymagania i wytyczne stosowania: Zawiera wymagania, które organizacja przyjmuje dobrowolnie zobowiązując się do: - ciągłej poprawy działania w zakresie ochrony środowiska; - przestrzegania obowiązującego ustawodawstwa ekologicznego; - zapobiegania wszelkim zanieczyszczeniom środowiska. Norma dotyczy tych aspektów, które organizacja zidentyfikowała i które może nadzorować oraz tych, na które może mieć wpływ. W normie nie określono szczegółowych kryteriów efektów działalności środowiskowej.

ISO 14001:2004 ma zastosowanie do każdej organizacji, która pragnie ustanowić, wdrożyć, utrzymywać i doskonalić system zarządzania środowiskowego, mieć pewność co do postępowania zgodnego z ustaloną przez siebie polityką środowiskową i wykazać zgodność z normą przez: samoocenę i własną deklarację, lub dążenie do potwierdzenia zgodności przez strony zainteresowane organizacją, takie jak klienci, lub dążenie do potwierdzenia własnej deklaracji przez zewnętrzne w stosunku do organizacji strony, lub dążenie do certyfikacji/ rejestracji systemu zarządzania środowiskowego przez zewnętrzną organizację. Wszystkie wymagania normy ISO 14001:2004 można włączyć do dowolnego systemu zarządzania środowiskowego. Zakres zastosowania będzie zależał od takich czynników, jak polityka środowiskowa organizacji, charakter działań, wyrobów i usług oraz lokalizacji i warunków, w jakich organizacja działa.

ISO 14004:2004 Systemy zarządzania środowiskowego Ogólne wytyczne dotyczące zasad, systemów i technik wspomagających zawiera wytyczne dotyczące ustanowienia, wdrożenia, utrzymania i doskonalenia systemu zarządzania środowiskowego oraz jego koordynacji z innymi systemami zarządzania. Wytyczne mogą być stosowane w każdej organizacji, niezależnie od wielkości, rodzaju, umiejscowienia i poziomu dojrzałości. We wprowadzeniu do normy stwierdzono, że norma może być stosowana przez organizacje każdego rodzaju, wielkości, poziomu dojrzałości i umiejscowienia oraz z każdego sektora działalności. Włączono do niej specjalne postanowienia dotyczące małych i średnich przedsiębiorstw (SME); (norma uwzględnia potrzeby SME oraz promuje stosowanie przez nich systemu zarządzania środowiskowego). W ISO 14004 podano przykłady, opisy i rozwiązania pomocne przy wdrożeniu systemu zarządzania środowiskowego i poprawie relacji z całościowym zarządzaniem organizacją. Wytyczne podane w ISO 14004:2004 są spójne z modelem systemu zarządzania środowiskowego wg ISO 14001:2004, ale nie jest ich celem interpretacja wymagań normy ISO 14001:2004