Asortyment papieru, przybory i materiały biurowe
1. Podział i rodzaje papieru: Papiery charakteryzują się składem włóknistym, gramaturą, przeznaczeniem, rodzajem powierzchni i barwą. Zasadniczo rozróżnia się dwie grupy papierów: papiery bezdrzewne (nie zawierające ścieru drzewnego) i papiery drzewne (zawierające ścier drzewny).
Podział ze względu na klasy papieru W zależności od składu włóknistego (rodzaju i zawartości podstawowych surowców) papiery dzieli się na 10 klas (pierwsza klasa odpowiada najwyższej jakości papieru, klasa dziesiąta - najniższej). Klasa wytworu papierniczego jest określona za pomocą składu procentowego surowców włóknistych, które były użyte do produkcji wytworu. Czyli najpierw według zawartości włókien szmacianych, potem według zawartości włókien celulozy drzewnej i kolejno według zawartości ścieru drzewnego i włókien makulatury mieszanej. Jeżeli najwięcej zostało użytych włókien szmacianych to wytwór papierniczy stanowi I klasę. Natomiast, gdy do produkcji zastosowano włókna makulatury mieszanej to wytwór papierniczy stanowi ostatnią 10 klasę.
Papier klasy I i II – charakteryzuje się najwyższą trwałością i mocą Papier klasy I i II – charakteryzuje się najwyższą trwałością i mocą. Służy do produkcji banknotów i jest wykorzystywany przy sporządzaniu ważnych dokumentów. Papier klasy III - określa się jako bezdrzewny (100% celulozy) i zalicza się do papieru specjalnego. Przeznaczany jest do wieloletniego przechowywania lub ciągłego posługiwania się nim (np. na zeszyty szkolne). Papier klasy IV – ma trwałość i wytrzymałość zbliżoną do papieru III klasy. Przeznaczany jest na druki specjalne. Papier V i VI klasy – jest on dostatecznie dobry, charakteryzujący się dużą wytrzymałością i wieloletnią trwałością (np. do druku książek). Papier klasy VIII – jest przeznaczany wyłącznie do druku gazet
Podział ze względu na gramaturę. Do materiałów papierniczych zaliczamy (podział ze względu na gramaturę, czyli masę jednego metra kwadratowego wyrobu papierniczego wyrażonego w gramach): bibułka (do 25 g/m2), papier właściwy (25-160 g/m2), karton (160-315 g/m2), tektura (powyżej 315 g/m2), Rozróżniamy trzy zasadnicze gatunki tektury: białą, wykonaną ze ścieru białego; brązową, zrobioną ze ścieru drewna parowanego; szarą, wykonaną z włókien makulatury, szmat i innych. Oprócz wymienionych są jeszcze gatunki tektury technicznej, np. budowlana, obuwiowa, do tłoczenia itp
Podział papieru ze względu na jego strukturę. bibuła, brystol (bristol), karton, papier bezdrzewny, papier czerpany, papier kalibrowany, papier drzewny, papier kredowy, preszpan, tektura.
Parametry papieru - właściwości fizykochemiczne i technologiczne Gramatura to masa 1 metra kwadratowego papieru wyrażana w gramach na metr kwadratowy (g/m2). Gramatury są znormalizowane, a do celów poligraficznych najczęściej wykorzystywany jest zakres od 40 do 450 g/m2. Grubość to odległość pomiędzy dwiema przeciwległymi powierzchniami arkusza, wyrażana w milimetrach. Najczęściej stosuje się grubości od 0,05 do 0,25 mm. Grubość jest mierzona na płaszczyźnie 2 cm2 przy nacisku 98,1 kPa. Gęstość to masa 1 cm3 papieru. Wyraża się ją w gramach na cm3 (kg/m3 w układzie SI). Często nazywa się ją gęstością pozorną, gdyż papier nie jest jednorodny i zawiera np. powietrze. Gęstość jest zatem miarą zwartości papieru. Papiery dokumentowe, pergaminowe charakteryzują się dużą gęstością (0,8-1,2 g/cm3), zaś papiery bibułowe mają małą gęstość (0,3-0,5 g/cm3).
Białość - cecha istotna dla papierów drukowych i papierów do pisania Białość - cecha istotna dla papierów drukowych i papierów do pisania. Powinna mieścić się w granicach od 65% (papier gazetowy) do 90% (papier powlekany). Odnośnikiem wzorcowym bieli jest w tym przypadku biel tlenku magnezu (MgO), którą przyjmuje się za 100%. Nieprzezroczystość - cecha istotna dla papierów drukowych, papierów na wkład książki i papierów do pisania. Nieprzezroczystość wpływa na nieprześwitywalność zadrukowanej odwrotnej strony kartki. Papiery bezdrzewne o gramaturze poniżej 80g/m2 oraz powlekane poniżej 100 g/m2 mają gorszą nieprzezroczystość. Dobra nieprzezroczystość przewyższa 90%. Wzorcem jest białość pojedynczej kartki niezadrukowanego papieru nakładowego, umieszczonej na czarnej podkładce w stosunku do białości warstwy wielu tych kartek, całkowicie nieprzepuszczającej światła. Wytrzymałość - istotna dla papierów mapowych i pakowych, a także gazetowych drukowanych na szybkich maszynach zwojowych. Do pomiarów wytrzymałościowych wykorzystuje się zrywarki, aparaty Elmendorfa. Obciążenie zrywające wzdłuż włókien jest większe o 50-100% niż w kierunku poprzecznym. Wydłużenie w kierunku poprzecznym jest o ok. 2-4% większe niż w kierunku wzdłużnym. Odporność na przedarcie jest dobra, jeżeli siła wymagana do przedarcia wynosi ok. 1-2 N. Odporność w kierunku poprzecznym jest większa niż w kierunku wzdłużnym. Zwiększenie odporności na naddarcie uzyskuje się przez dodanie do papieru kauczuku syntetycznego.
Przemakalność (wytrzymałość wilgotnościowa) - cecha istotna dla papierów pakowych, etykietowych, mapowych, na worki i torby, odzież ochronną. Badana jest mechanicznie, podobnie jak wytrzymałość papieru suchego. Stabilność wymiarowa to podatność na duże odkształcenia liniowe pod wpływem wilgoci. Przy drukowaniu z udziałem wody lub innych cieczy papier może ulegać odkształceniom liniowym utrudniającym pasowanie kolorów. Sztywność - cecha papierów podawanych w maszynie z podajników arkuszowych. Wchłanianie farby - cecha istotna dla papierów wykorzystywanych do wysokiej jakości druków. Dobry papier powinien charakteryzować się jak najmniejszą wsiąkliwością farby.
Stopień zaklejenia określa podatność papieru na zwilżanie i odporność na przenikanie cieczy. Dobry papier powinien przyjmować farbę bez rozlewania się na powierzchni. Stopień zaklejenia jest podawany w milimetrach i oznacza szerokość paska wykonanego specjalną farbą, który jeszcze się nie rozlewa. Skłonność do pylenia - cecha istotna dla papierów drukowych, szczególnie offsetowych i dla offsetu bezwodnego. Pył z papieru może osiadać na formie lub na obciągu, zmuszając do częstego ich mycia i zniekształcając druk. Obniża to szybkość drukowania. Ściśliwość - cecha papierów, z których druki będą przetrzymywane w stosach. Jeżeli papier ma dużą ściśliwość, wtedy pod wpływem obciążenia będą zmieniały się jego właściwości. Ma to duży wpływ na możliwość zadrukowania papieru. Połysk - Cecha istotna dla papierów ilustracyjnych, wydruków reklamowych itp. Wzorcem połysku jest czarne szkło, dające 100% połysku. Papiery matowe (gazetowe) mają połysk ok. 5%, maszynowe gładkie (drukowe zwykłe) - ok. 10-15%, satynowane (ilustracyjne, wklęsłodrukowe) - ok. 30%, powlekane (chromolux) - 50-95%.
Szeregi formatów Każdy z trzech szeregów - A,B,C, został uporządkowany według norm ISO, mniejszy format otrzymujemy poprzez podział dłuższego boku formatu większego na pół, z kolei większe formaty od formatów bazowych A0, B0, C0, otrzymujemy poprzez pomnożenie boków krótszych formatu wyjściowego przez dwa. Z punktu widzenia technologii produkcji podstawowy szereg stanowią arkusze formatu A, gdyż format 0 grupy A posiada powieszchnię 1m2, co stanowi podstawę do wyznaczania gramatury. Arkusze formatów B i C stanowią pomocniczy format ze względu na technologię produkcji, dla zastosowań poligraficznych zaś format B ma zastosowanie podstawowe w druku czasopism, książek, ulotek, plakatów. Długość boków arkuszy formatu C stanowią średnią arytmetyczną długości odpowiednich boków formatów A i B. Przykładem stosowania formatu mogą być opakowania dla formatów szeregu A, koszulki foliowe, teczki lub koperty. Nieokrojone formaty szeregu A i B to formaty brutto i oznacza się je dodając litery R lub SR do formatu, np: RA0.
Formaty szeregu A, B i C według normy ISO 216 Norma ISO 216 jest podstawową normą arkuszy papieru stosowaną w Polsce. Istnieje równiesz szereg innych systemów regionalnych, jak system brytyjski, amerykański - wywodzący się z tradycyjnego systemu brytyjskiego, japoński.
ISO 269 - Międzynarodowy standard Międzynarodowy standard ISO 269 dotyczy dostosowanych do standardów arkusza według normy ISO 216 wymiarów kopert
2. Sposoby przechowywania akt Akta spraw załatwianych nazywane są bieżącymi, a spraw już załatwionych nazywa się aktami spraw załatwionych. Akta bieżące przechowywane są przez referenta (pracownika załatwiającego merytorycznie określoną sprawę) w jego biurze. Musi on zapewnić: łatwe i szybkie odnalezienie akt, łatwe i szybkie wyjęcie akt i odłożenie ich ponownie na miejsce przechowywania W systemie dziennikowym strukturę zbioru przechowywanych dokumentów określa referent w porozumieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej - powinna być przejrzysta i wyczerpująca. System bezdziennikowy automatycznie wyznacza strukturę zbioru przechowywanych dokumentów- jest częścią wykazu akt.
Akta bieżące mogą być przechowywane w sposób tradycyjny lub z wykorzystaniem komputerów. Do tradycyjnego przechowywania służą: segregatory, skoroszyty, teczki i obwoluty, które muszą być czytelnie opisane (pełna nazwa akt oraz przy systemie bezdziennikowym znak wg wykazy akt, datę pierwszego i ostatniego dokumentu, oznaczenie kategorii archiwalnej tj. okresu przechowywania akt). Powinny one mieć stałe miejsce przechowywania. Przy przechowywaniu informacji z wykorzystaniem komputera problemem jest skanowanie dokumentów papierowych korespondencji przychodzącej. Często przechowuje się w systemie komputerowym tylko dokumenty własne - co ułatwia odszukiwanie jeśli zostanie przygotowana właściwa struktura zbioru dokumentów.
Wszystkie teczki z aktami, nawet po załatwieniu sprawy, muszą być przechowywane w firmie przez jakiś czas. Część z nich ma znaczenie archiwalne, np. dane dotyczące zatrudnienia, i musi być odpowiednio zarchiwizowana, czyli oznaczona i przechowywana, co regulują właściwe rozporządzenia publikowane w dzienniku ustaw - Dz.U. Załącznik nr 1 do Rozporządzenia Dz.U. 2002 nr 167 poz. 1375 określa Sposoby oznaczania kategorii archiwalnych dokumentów: Symbolem A oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, stanowiącej materiały archiwalne tj. posiadają trwałą wartość historyczną, a czas przechowywania jest nieograniczony. Jest ich niewiele i należą do nich np. sprawozdania finansowe, akty powstania przedsiębiorstw, akty własności nieruchomości. Symbolem B oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym, że: symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu (niszczeniu); okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia, po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych. Należą tu m.in. dowody księgowe B5, akta osobowe B50, listy płac i karty wynagrodzeń pracowników B12, deklaracje podatkowe B5; symbolem Bc oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę; symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne. W szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ust. 2 pkt 1, uznając ją za materiały archiwalne.
Akta zaliczane do kategorii archiwalnej A nie mogą być niszczone, muszą być przechowywane w archiwum zakładowym, potem archiwum państwowym - mają wartość historyczną. Każda firma powinna mieć tzw. jednolity rzeczowy wykaz akt, który podaje właściwe dla firmy hasła klasyfikacyjne i kategorię archiwalną przy hasłach, dla których zakłada się teczki. W wykazie akt wskazane jest jaką kategorię archiwalną mieć będzie dokument o danym haśle klasyfikacyjnym dla komórki macierzystej i innych komórek. Przed przekazanie akt do archiwum pracownik biurowy przegląda je i porządkuje, wykonując następujące czynności: usunięcie akt kategorii Bc, usunięcie zbędnych egzemplarzy (ew. brudnopisów) pism, ułożenie akt wewnątrz teczek według liczb porządkowych spisu spraw, ułożenie chronologicznie pism zaliczonych do akt jednej sprawy, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę włożenie do teczek spisu spraw, opisanie teczek na zewnętrznej stronie okładki.
Systemy archiwizacji System kasetonowy - posób przechowywania dokumentów przy zastosowaniu specjalnych pojemników – kasetonów. Dokumenty w teczkach, skoroszytach, obwolutach, bądź luzem układane są kasetonach w pozycji poziomej (na dłuższym boku).System kasetonowy doskonale nadaje się do przechowywania akt pojedynczych, takich jak akta klientów, umowy, dokumenty ubezpieczeniowe. Może być stosowany zarówno pomieszczeniach biurowych jak i w archiwach do przechowywania dużych zbiorów dokumentów. Umożliwia stosowanie różnorodnych oznaczeń i tworzenie bardzo funkcjonalnych rozwiązań organizacyjnych. Zaletą tego systemu jest bardzo szybki dostęp do dokumentów i dobre wykorzystanie powierzchni. System Pendel - metoda przechowywania dokumentów w teczkach lub skoroszytach zawieszanych na specjalnej szynie, która montowana jest w szafie lub w regale. Teczki, wyposażone w okucia, łatwo są zawieszane i wyjmowane. Teczki zawieszone na szynie mogą być przesuwane. System umożliwia bardzo efektywne wykorzystanie powierzchni oraz bardzo szybki dostęp do dokumentów. Może być dostosowany do indywidualnych potrzeb klientów.
System Spektral - sposób oznaczania teczek i skoroszytów stosowanych w systemie kasetonowym i Pendel. Zasada oznaczania polega na kombinacji kolorystycznej liter i cyfr.Kolorowe etykiety z cyframi lub literami naklejane są na brzeg teczki lub skoroszytu. Dzięki dywersyfikacji kolorów naklejek numeracja tworzy szyk kolorystyczny ułatwiający szukanie dokumentów System teczek wiszących dokumenty luzem, w okładkach, obwolutach bądź spięte umieszczane są teczkach wiszących w: szufladach biurek, szafach oraz różnych pojemnikach i kartonach. Zastosowanie systemu w registraturze działów z przeznaczeniem na dokumenty często wykorzystywane. Bardzo szeroki wachlarz rozwiązań organizacyjnych i możliwych oznaczeń. Funkcjonalne zastosowania na stanowiskach pracy.
Kartony archiwizacyjne – kartony mogą być układane w trzech pozycjach Kartony archiwizacyjne – kartony mogą być układane w trzech pozycjach. Pakowane do kartonów dokumenty mogą być spięte, umieszczone w teczkach, również wiszących. Zabezpieczają dokumenty przed kurzem, zabrudzeniem i wpływem światła. Łatwe do złożenia, transportu i przebudowy. Wykonane z mocnej tektury falistej. Bardzo skuteczna i efektywna forma przechowywania dokumentów w archiwach zakładowych. Segregatory - najbardziej znane i najczęściej stosowane opakowania dokumentów, które są najbardziej odpowiednie do przechowywania dużych ilości dokumentów jednego rodzaju grupowanych według tego samego kryterium, na przykład : faktury układane według numerów, rachunki, raporty kasowe itp. Dokumenty w segregatorze mogą być dzielone, na przykład przy pomocy przekładek, skoroszytów.Czasochłonna metoda przechowywania dokumentów.
Kopertowanie Centralnym punktem Zautomatyzowanego Systemu Obsługi Korespondencji (S.Z.O.K.) jest urządzenie kopertujące (kopertownica), które odpowiada za złożenie dokumentów i spakowanie ich do kopert. Podstawową zaletą urządzenia jest prędkość, z jaką wykonuje te czynności. Najwolniejsze z urządzeń potrafi zakopertować około 1000 listów na godzinę. Podstawowe urządzenia obsługują najpopularniejsze koperty C5 i DL oraz dokumenty o formacie A4. Z galanterii papierowej należy wymienić koperty: * Standardowe – do których pasuje złożony dwukrotnie na pół arkusz A4, * Gabinetowe, podłużne – pisma składane są wszerz dwukrotnie na 3 części * Okienkowe – w polu adresowym znajduje się okienko z folii przezroczystej, przez które odczytuje się adres znajdujący się na piśmie * Aktowe – do pism A4 bez składania lub złożone do formatu A5.
Dodatkową funkcją kopertownic jest automatyczne dołączanie ulotek lub pism z dodatkowych podajników. Wówczas personalizowana korespondencja (np. dokumenty księgowe) uzupełniona zostaje o informacje marketingowe, które trafiają do klientów bez dodatkowych kosztów wysyłki pocztowej. Opcjonalną funkcją kopertownic jest czytnik kodów kreskowych OMR, znajdujących się na drukowanych dokumentach. Kody te sterują kopertownicą w taki sposób, aby kilka dokumentów przeznaczonych dla określonego adresata trafiło do pojedynczej koperty. Aby móc korzystać z tej funkcji należy na etapie wydruku dokumentów skorzystać ze specjalnego programu ProPrint, który umieści na nich kody kreskowe OMR.
4. Drobny sprzęt biurowy W pracy biurowej stosuje się także drobny sprzęt biurowy, tj. dziurkacze, datowniki, frankownice, zszywacze, przybory piśmienne, taśmy klejące, bloczki samoprzylepne, pojemniki na papier i wiele innych. Ułatwiają one wykonywanie wszelkich czynności administracyjno – biurowych, wprowadzają ład i porządek w dokumentacji i w biurze. Są to urządzenia charakteryzujące się małym stopniem komplikacji, a ich obsługa nie przysparza większych trudności. Występują w bardzo wielu odmianach i typach, a liczba ich zastosowań stale rośnie.
Bloczek samoprzylepny Pojemnik na papier Frankownica Dziurkacz Bloczek samoprzylepny
Taśma klejąca Datowniki Zszywacz