Systemy zarządzania przepływem pracy i systemy zarządzania procesami biznesowymi http://ithink.co/business_process_management.html Karolina Muszyńska

Zakres tematyczny wykładu Charakterystyka systemów zarządzania przepływem pracy (WfMS) Charakterystyka systemów zarządzania procesami biznesowymi (BPMS) Różnice pomiędzy WfMS a BPMS Zarządzanie procesami z systemem ADONIS

Systemy zarządzania przepływem pracy (WfMS) System zarządzania przepływem pracy (workflow management system) – oprogramowanie wspomagające definiowanie, realizację i monitorowanie określonego ciągu zadań, tworzących przepływ pracy. W ramach procesu przepływu pracy następuje automatyzacja procesu biznesowego w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przesyłane od jednego uczestnika do następnego celem ich realizacji zgodnie z określonymi zasadami postępowania. Każdy model przepływu pracy składa się z zadań i powiązań pomiędzy nimi. Zadania są aktywowane w momencie spełnienia określonych warunków.

Systemy zarządzania przepływem pracy (WfMS) W obszarze zarządzania przepływem pracy działa kilka między- narodowych organizacji tworzących standardy, m. in.: Workflow Management Coalition – twórcy standardów Wf-XML and XPDL Organization for the Advancement of Structured Information Standards - twórcy WS-BPEL 2.0 and WS-BPEL4People Teoretyczną bazą zarządzania przepływem pracy jest matematyczna koncepcja sieci Pertiego – każdy model przepływu pracy składa się z zadań (węzłów) oraz zależności pomiędzy nimi. Zadania są aktywowane przy spełnieniu warunku przejścia.

Systemy zarządzania przepływem pracy (WfMS) Kategorie systemów zarządzania przepływem pracy: Integration-centric workflow systems – systemy mające na celu wspomaganie i automatyzację zadań związanych z integracją (i współdziałaniem) systemów; np. sprawdzenie czy dokument wygenerowany w programie CRM ma być wprowadzony do systemu zamówień (w oparciu o walidację szeregu warunków) Human task-centric workflow systems – systemy mające na celu wspomaganie i częściową automatyzację zadań wymagających udziału ludzi; charakterystyczne dla tego typu systemów są zadania związane z prośbą o opinię/ decyzję; np. wysyłka wstępnie zatwierdzonego wniosku kredytowego do decydenta, który podejmuje ostateczną decyzję

Systemy zarządzania przepływem pracy (WfMS) Przykłady przepływów pracy: W zakładzie produkcyjnym: dokument projektu jest automatycznie przekazywany od projektanta do kierownika technicznego a następnie do inżyniera produkcji; na każdym etapie konkretna osoba (lub grupa osób) jest odpowiedzialna za realizację określonego zadania; po zakończeniu zadania system zarządzania przepływem pracy odpowiada za powiadomienie osób odpowiedzialnych za kolejne zadanie i przekazanie im niezbędnych danych W biurze tłumaczeń: dokument, który ma być przetłumaczony na kilka języków w pierwszej kolejności trafia do kierownika tłumaczeń, który wybiera odpowiednie języki, co powoduje automatyczne wygenerowanie zleceń dla poszczególnych tłumaczy; dopiero po wykonaniu zadania przez wszystkich tłumaczy, następuje przekierowanie do kolejnego zadania w procesie.

Systemy zarządzania przepływem pracy (WfMS) Human Resources Workflow Accounts Payable Workflow Źródło: http://www.hersheytech.com/ Solutions/WorkflowBPM.aspx

Systemy zarządzania procesami biznesowymi (BPMS) Zarządzanie procesami biznesowymi to podejście do zarządzania koncentrujące się na optymalizacji przebiegu procesów biznesowych w organizacjach. System zarządzania procesami biznesowymi to zestaw narzędzi i technologii wspomagający realizację zadań wymagających udziału ludzi jak i aplikacji przetwarzania maszynowego, umożliwiających firmie lub organizacji na elastyczne zarządzanie pracą. Korzyści wynikające z wykorzystywania BPMS: zarządzanie procesami biznesowymi zwiększa efektywność operacyjną i redukuje koszty implementacja BPMS ułatwia pracę pracownikom – łatwiejsza kontrola dla kierowników i bardziej przejrzyste reguły odpowiedzialności dla pracowników

Systemy zarządzania procesami biznesowymi (BPMS) Główne funkcjonalności systemów zarządzania procesami biznesowymi to: odpowiednie kierowanie przepływem informacji oraz nadzór nad poszczególnymi działaniami, mapowanie, wizualizacja i analiza procesów, odzwierciedlenie przebiegu procesów w elektronicznych formularzach i kontroli danych, budowa i nadawanie obiegu elektronicznych formularzy, spójnie z przebiegiem procesu, projektowanie i nadzorowanie ścieżki zadań – workflow, kontrola poszczególnych etapów realizacji działań.

Systemy zarządzania procesami biznesowymi (BPMS) Źródło: http://www.trycatchsolutions.it/?p=71

Systemy zarządzania procesami biznesowymi (BPMS) Źródło: https://technology.amis.nl/2013/02/08/ayts-summary-of-oracle-bpm-suite-presentation/

WfMS a BPMS Document Management Systems – systemy umożliwiające monitorowanie przepływu dokumentów według predefiniowanych reguł; Workflow Management Systems – systemy do zarządzania zasobami ludzkimi i procesami biznesowymi w organizacjach; Enterprise Application Integration Systems – systemy umożliwiające integrację procesów biznesowych, istniejących systemów i zasobów informatycznych w organizacjach Źródło: http://www.antipodes.bg/en/cubes/what_is_bpm/

Workflow Management Systems Business Process Management Systems WfMS a BPMS Workflow Management Systems Wykorzystują specyficzny dla danego systemu sposób sekwencjonowania zadań według predefiniowanych reguł, zawierający zarówno czynności automatyczne jak i ręczne Możliwość integracji systemów przypływu pracy z innymi systemami jest zazwyczaj ograniczona do wyszukiwania dokumentów i danych Systemy te mają tylko podstawowe możliwości analizy i raportowania Przepływ procesu jest z góry określony i nie dostosowuje się umożliwiając dojście do tego samego celu różnymi ścieżkami Business Process Management Systems BPMS to nadzbiór WfMS Wyróżnia je możliwość koordynacji działań i zadań między wykonawcami Umożliwiają połączenie różnych systemów w celu współdzielenia danych i kontrolę na wszystkim z wykorzystaniem wspólnego interfejsu Raz zdefiniowany proces może być modelowany, automatyzowany, zarządzany, optymalizowany Wykorzystywane do zdobywania, oceny i analizy informacji ze źródeł zewnętrznych Reguły BMP pozwalają na efektywne zarządzanie procesami Źródło: http://www.bpmvsworkflow.com/bpm-vs-workflow.html