URBACT II szkolenie dla partnerów Sylwia Tyszko EUROPEAN UNION European Regional Development Fund

Zasady kwalifikowalności wydatków oraz budżet projektu zostały określone w Dokumencie Technicznym URBACT II zatwierdzonym przez Komitet Monitorujący w dniu roku - Arkusz 6b – punkt 4

Dwie fazy realizacji projektu: - faza I – rozwojowa - faza II – wdrożeniowa Dla projektów wybranych w pierwszej rundzie aplikacyjnej faza I obejmuje okres: -Grupy robocze (working groups) – – 4 miesiące -Sieci tematyczne (thematic networks) – – 6 miesięcy Dla każdej z faz oddzielna decyzja Komitetu Monitorującego, oddzielna Umowa Dotacji (Subsidy Contract), oddzielny budżet oraz oddzielne raporty Maksymalny budżet fazy I (na poziomie całego projektu): EUR dla sieci tematycznych EUR dla grup roboczych BUDŻET PROJEKTU

Budżet projektu dzielony na linie budżetowe (BL) Rodzaje linii budżetowych BL: 1)Koordynacja projektu 2)Personel 3)Organizacja spotkań 4)Podróże i zakwaterowanie 5)Komunikacja i rozpowszechnianie informacji 6)Ekspertyzy zewnętrzne 7)Sprzęt 8)ULSG (lokalne grupy wsparcia) 9)Instytucje zarządzające BUDŻET PROJEKTU

Linia budżetowa nr 1 – Koordynacja projektu Linie służąca do ewidencji kosztów związanych z zarządzaniem i koordynacją działań w ramach projektu. Koszty kwalifikowalne – przykładowe rodzaje: artykuły biurowe, kserokopie usługi kurierskie, opłaty notarialne oraz za gwarancje bankowe opłaty pocztowe, telefon, faks i Internet ogrzewanie, elektryczność czynsz za wynajem biura, meble inne wydatki administracyjne ekonomicznie uzasadnione i absolutnie niezbędne do skutecznego przeprowadzenia operacji i jasno wynikające z realizacji projektu BUDŻET PROJEKTU

Linia budżetowa nr 1 – Koordynacja projektu Koszty te mogą być bezpośrednimi lub pośrednimi kosztami ogólnymi. Bezpośrednie koszty ogólne można określić jako bezpośrednio przypisane do projektu. Pośrednie koszty ogólne (koszty ogólnego zarządu związane z działaniami w ramach projektu) są obliczane i przypisywane do projektu proporcjonalnie. Oznacza to obliczenia proporcjonalne na podstawie faktycznych kosztów zgodnie z uzasadnioną, rzetelną i sprawiedliwą metodą, która powinna obowiązywać w tej samej postaci w całym okresie wdrażania projektu. BUDŻET PROJEKTU

Linia budżetowa nr 1 – Koordynacja projektu Kalkulacje kosztów pośrednich – możliwe klucze: - stosunek liczby pracowników bezpośrednio pracujących na rzecz projektu do liczby wszystkich pracowników jednostki - stosunek liczby godzin bezpośrednio przepracowanych na rzecz projektu w danym okresie do liczby wszystkich godzin przepracowanych w jednostce w danym okresie - stosunek powierzchni zajmowanej przez pracowników pracujących bezpośrednio na rzecz projektu do powierzchni zajmowanej przez całą jednostkę. BUDŻET PROJEKTU

Linia budżetowa nr 2 – Personel Koszty wynagrodzeń pracowników partnera projektu wymienionego oficjalnie w Deklaracji Zainteresowania/ Wniosku Końcowym bezpośrednio zaangażowanych w realizację projektu. W tej linii wyłącznie pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę (inne formy zatrudnienia np. umowa zlecenie, umowa o dzieło w linii budżetowej 6 – Ekspertyzy zewnętrzne). Pracownicy zatrudnieni wyłącznie do realizacji projektu (musi wynikać to z umowy o pracę i zakresu obowiązków) lub częściowo do realizacji projektu Kalkulacje kosztów osobowych w oparciu o rzeczywiste stawki wynagrodzenia danej osoby za godzinę roboczą w danym miesiącu (wynagrodzenie za dany miesiąc/liczba godzin przepracowanych w danym miesiącu) Kalkulacje kosztów osobowych w oparciu o ewidencję czasu pracy na rzecz projektu w kartach czasu pracy (z wyjątkiem zatrudnienia w 100% na rzecz projektu) BUDŻET PROJEKTU

Linia budżetowa nr 2 – Personel Wytyczne programu wyraźnie zakazują zlecania na zewnątrz zarządzania administracyjnego i finansowego projektu. Zakaz dotyczy zarówno partnerów wiodących projektu, jak i zwykłych partnerów projektu. Wytyczne programu zalecają zapewnienie przez partnera wiodącego co najmniej dwóch osób na pełnym etacie do zarządzania administracyjnego i finansowego projektu. BUDŻET PROJEKTU

Linia budżetowa nr 3 – Organizacja spotkań Koszty organizacji spotkań, seminariów, warsztatów oraz konferencji w ramach projektu (za wyjątkiem spotkań Lokalnych Grup Wsparcia). Przykładowe koszty kwalifikowalne: wynajem sali, wynajem sprzętu do prezentacji multimedialnych, catering, koszty tłumaczeń symultanicznych/konsekutywnych. Koszty zatrudnienia wykładowców, prelegentów, trenerów oraz konsultantów na potrzeby spotkań winny być ujmowane w linii budżetowej nr 6 – Ekspertyzy zewnętrzne. Wszelkie zakupy towarów i usług muszą być dokonane zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych. BUDŻET PROJEKTU

Linia budżetowa nr 4 – Podróże i zakwaterowanie Koszty podróży i zakwaterowania personelu partnera oraz ekspertów w związku z ich uczestnictwem w spotkaniach, seminariach, konferencjach mających miejsce na terytorium Programu Operacyjnego URBACT II. Wszelkie wyjazdy muszą być wyraźnie motywowane działaniami projektu i muszą być niezbędne dla skutecznego wdrażania projektu. Koszty podróży i zakwaterowania poza terytorium Programu Operacyjnego URBACT II mogą zostać uznane za kwalifikowalne, jeśli dotyczą one spotkań z partnerami projektu mającymi siedzibę poza terytorium PO URBACT II oraz zostały wyraźnie określone i uzasadnione w Deklaracji Zainteresowania i Wniosku Końcowym. BUDŻET PROJEKTU

Linia budżetowa nr 4 – Podróże i zakwaterowanie Koszty podróży i zakwaterowania partnerów spoza terytorium Programu Operacyjnego URBACT II w związku z ich przyjazdem na terytorium PO URBACT II mogą zostać uznane za kwalifikowalne, jeśli zostały zaplanowane, zapłacone i definitywnie poniesione przez jednego z partnerów z terytorium PO URBACT II. Koszty w tej linii muszą być planowane z uwzględnieniem krajowych przepisów dotyczących delegacji służbowych pracowników partnera oraz przepisów wewnętrznych regulujących ww. kwestie obowiązujących w instytucji partnera. Podróże powinny odbywać się najbardziej ekonomicznym środkiem transportu na danej trasie. Podobnie koszty zakwaterowania winny być ekonomicznie uzasadnione. BUDŻET PROJEKTU

Linia budżetowa nr 5 – Komunikacja i rozpowszechnianie Linia służąca do ewidencji kosztów związanych z promocją projektu i publikacjami. Wydatki w tej linii typowe są dla fazy II. W fazie I raczej nie wystąpią. Przykładowe koszty kwalifikowalne: projektowanie, wykonanie stron internetowych oraz hosting, broszury, ulotki, newslettery, spoty radiowe i TV, artykuły prasowe. Koszty komunikacji i rozpowszechniania winny być zgodne z cenami rynkowymi a wybór wykonawców musi być dokonany zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych. BUDŻET PROJEKTU

Linia budżetowa nr 5 – Komunikacja i rozpowszechnianie Materiały promocyjne muszą spełniać wymogi regulacji dotyczących publikacji i promocji (właściwe oznakowanie) Koszty personelu partnera zaangażowanego w działania promocyjne raportujemy w linii budżetowej nr 2 – personel, a koszty osób spoza instytucji partnera w linii budżetowej nr 6 – Ekspertyzy zewnętrzne. BUDŻET PROJEKTU

Linia budżetowa nr 6 – Ekspertyzy zewnętrzne W linii tej należy umieścić wydatki dokonywane przez partnerów na mocy zawartych umów/porozumień oraz faktur/rachunków z podmiotami zewnętrznymi – zarówno osobami fizycznymi, jak i prawnymi – zatrudnionymi do realizacji działań, których partner nie ma możliwości wykonać własnymi siłami. Przykładowe koszty kwalifikowalne: prelegenci i goście z zewnątrz na potrzeby spotkań i konferencji pod warunkiem, że ich udział w spotkaniach przeniesie korzyść projektowi tłumaczenia ekspertyzy, opracowania i analizy projektowanie, wykonanie stron internetowych oraz hosting organizacja spotkań w ramach projektu przez podmiot zewnętrzny (jeśli organizacja jest zlecana na zewnątrz) przygotowanie, redagowanie, skład i drukowanie materiałów promocyjnych. BUDŻET PROJEKTU

Linia budżetowa nr 6 – Ekspertyzy zewnętrzne W linii tej nie raportujemy usług ekspertów tematycznych URBACT II – są oni opłacani bezpośrednio przez program. (Uwaga! Nie mniej jednak koszty podróży i zakwaterowania ekspertów tematycznych ponoszone przez partnera projektu raportowane w linii budżetowej 4 - Podróże i zakwaterowanie. Koszty zewnętrznych ekspertyz i usług winny być zgodne z cenami rynkowymi a wybór wykonawców musi być dokonany zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych. BUDŻET PROJEKTU

Linia budżetowa nr 7 – Sprzęt W linii tej można raportować zakup lub amortyzację sprzętu (przede wszystkim sprzętu IT) używanego w okresie realizacji projektu przez pracowników zaangażowanych w realizację projektu. Amortyzacja musi być wyliczona zgodnie z przepisami krajowymi, a metoda amortyzacji musi być przechowywana dla celów księgowych, kontroli i audytu. Parametry techniczne sprzętu powinny odpowiadać celom, do których sprzęt używany jest w projekcie. Co do zasady partner winien posiadać sprzęt niezbędny do realizacji projektu. Ze względu na charakter projektów URBACT II koszty sprzętu będą niewielkie i muszą być wyraźnie uzasadnione w Deklaracji Zainteresowania/ Wniosku Końcowym. Zakupy sprzętu winny być dokonywane na długo przed zakończeniem projektu i powinny być dokonane zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych. BUDŻET PROJEKTU

Linia budżetowa nr 7 – Sprzęt Koszty amortyzacji sprzętu można planować i rozliczać w projekcie wyłącznie dla sprzętu, który: nie został już sfinansowane z innych dotacji (np. europejskich, krajowych lub regionalnych) oraz nie został całkowicie umorzony tj. jest nadal amortyzowany w okresie realizacji projektu nie został ujęty w innej linii budżetowej np. koordynacja projektu jest absolutnie niezbędny dla wdrożenia projektu. Koszty amortyzacji sprzętu wykorzystywanego do realizacji projektu mogą być przypisane do projektu w całości wyłącznie w przypadkach, gdy dany sprzęt jest wykorzystywany tylko i wyłącznie dla celów realizacji projektu. Jeśli sprzęt jest wykorzystywany także do innych niż realizacja projektu celów, amortyzacja winna być przypisana do projektu proporcjonalnie zgodnie z uzasadnioną, rzetelną i sprawiedliwą metodą, która powinna obowiązywać w tej samej postaci w całym okresie wdrażania projektu. BUDŻET PROJEKTU

Linia budżetowa nr 8 – Lokalne Grupy Wsparcia Linia przeznaczona wyłącznie do raportowania wydatków związanych z funkcjonowaniem Lokalnych Grup Wsparcia, które ustanawiane są przez każdego z partnerów projektu w celu umożliwienia skutecznego wywierania wpływu działań projektu na politykę lokalną. Działania grup nie mogą być finansowane z żadnej innej linii budżetowej. Przykładowe wydatki kwalifikowalne: - koszty spotkań i seminariów, - organizacja szkoleń dla członków grupy (w celu budowania możliwości rozwojowych) Zasady kwalifikowalności wydatków w tej linii są identyczne jak dla pozostałych linii budżetowych. BUDŻET PROJEKTU

Linia budżetowa nr 9 – Instytucje Zarządzające Linia budżetowa dotycząca wyłącznie sieci tematycznych Raportujemy w niej wydatki związane z uczestnictwem przedstawicieli Instytucji Zarządzających w działaniach sieci, w szczególności w spotkaniach na zakończenie głównych etapów projektu (milestones meetings) Linia ta obejmować będzie głównie koszty podróży, zakwaterowania i utrzymania poniesione w związku z udziałem Instytucji Zarządzających w działaniach sieci w okresie obowiązywania projektu. BUDŻET PROJEKTU

OGÓLNE RAMY CZASOWE Zgodnie z art. 56 rozporządzenia (WE) nr 1083/2006, program musi się zakończyć dnia 31 grudnia 2015 r. Działania w ramach projektów URBACT II muszą się zakończyć najpóźniej dnia 31 września 2014 roku z wyjątkiem 3 miesięcy na administracyjne i finansowe zamknięcie projektu. OKRES KWALIFIKOWALNOŚCI

Okres kwalifikowalności rozpoczyna się: - w dniu zatwierdzenia Deklaracji Zainteresowania przez Komitet Monitorujący LUB - w dniu formalnego dostarczenia Deklaracji Zainteresowania przez Partnera Wiodącego do Sekretariatu. PARTNER WIODĄCY WYBIERA JEDNO Z WYŻEJ WYMIENIONYCH KRYTERIÓW. OKRES KWALIFIKOWALNOŚCI

Okres kwalifikowalności projektu trwa do końca okresu trzech miesięcy po dacie zamknięcia projektu wskazanej w zatwierdzonym Wniosku Końcowym. Jest to data końca kwalifikowalności wydatków dla danego projektu. Oznacza to, że wszystkie wydatki aby być kwalifikowalne muszą być dokonane przed tą datą. OKRES KWALIFIKOWALNOŚCI

Maksymalny okres trwania projektu (nieobejmujący okresu dodatkowych 3 miesięcy od daty zamknięcia projektu wskazanej w zatwierdzonym Wniosku Końcowym) obejmuje fazy I i II projektu, przy czym należy go liczyć od daty rozpoczęcia okresu kwalifikowalności. Okres 3 miesięcy od daty zamknięcia projektu wskazanej w Wniosku Końcowym projekt jest przeznaczone na zamknięcie projektu pod względem administracyjnym i finansowym oraz przekazanie wszystkich wymaganych dokumentów do instytucji nadrzędnej (w przypadku partnera wiodący składa ostatnie sprawozdania merytoryczne i finansowe, ostatnie poświadczenia i deklaracje wydatków, ostatnie wnioski o płatność, sprawozdanie końcowe, końcowe sprawozdanie jakościowe). OKRES KWALIFIKOWALNOŚCI

PODATEK VAT Podatek VAT nie stanowi wydatku kwalifikowalnego chyba, że został pierwotnie i ostatecznie zapłacony przez instytucję partnera. Podatek VAT, który można odzyskać, nie może być uznany za kwalifikowalny nawet jeżeli nie został faktycznie odzyskany przez instytucję partnera. Oznacza to, że w przypadkach gdy partner może odzyskać podatek VAT ale rezygnuje z tej możliwości, podatek VAT jest niekwalifikowalny. ZASADY KWALIFIKOWALNOŚCI

OPŁATY FINANSOWE Opłaty bankowe za międzynarodowe transakcje finansowe są kwalifikowalne. Jeżeli realizacja projektu wymaga otwarcia odrębnego rachunku, opłaty bankowe za otwarcie i administrowanie rachunkiem również uznaje się za kwalifikowalne. Uwaga! Opłaty bankowe za przelewy krajowe nie są kwalifikowalne. ZASADY KWALIFIKOWALNOŚCI

PRZYCHÓD WYGENEROWANY PRZEZ PROJEKT Jeżeli projekt generuje przychód np. poprzez usługi, opłaty za uczestnictwo w konferencji, sprzedaż broszur lub książek, przychody te muszą one być odjęte od kosztów kwalifikowalnych w całości lub proporcjonalnie, w zależności czy były generowane w całości lub części w wyniku dofinansowywanej operacji. Uwaga! Finansowanie z EFRR oblicza się na podstawie łącznych kosztów kwalifikowalnych po odliczeniu przychodów przypisanych do projektu. ZASADY KWALIFIKOWALNOŚCI

WKŁADY RZECZOWE Wkłady rzeczowe są kwalifikowalne pod warunkiem spełniania wymagań określonych w art. 51 rozporządzenia (WE) nr 1828/2006. Uwaga! Koszty personelu pracującego w instytucji partnera/partnera wiodącego na podstawie umowy o pracę i otrzymującego regularne wynagrodzenie nie liczą się jako koszty wkładu rzeczowego, lecz jako wkład pieniężny, gdyż personel jest tak naprawdę opłacany przez instytucję partnera/partnera wiodącego. ZASADY KWALIFIKOWALNOŚCI

WYDATKI DOFINANSOWYWANE Z INNYCH ŚRODKÓW UE LUB INNYCH DOTACJI KRAJOWYCH LUB REGIONALNYCH Wydatek, który otrzymał już dofinansowanie z innego źródła finansowania w ramach funduszy europejskich nie uznaje się za kwalifikowalny w kontekście projektów URBACT II. Jeśli wydatek jest już w pełni pokrywany przez inną dotację krajową lub regionalną, również nie może być uznany za kwalifikowalny, gdyż skutkowałoby to podwójnym finansowaniem. ZASADY KWALIFIKOWALNOŚCI

ZA NIEKWALIFIKOWALNE UWAŻANE SĄ M.IN.: - odsetki od zadłużenia, - grzywny, kary pieniężne i straty na różnicach kursowych, - odsetki karne, - wydatki inwestycyjne, chyba że zostały zaakceptowane we zatwierdzonym Wniosku Aplikacyjnym, - podatek VAT jeśli może być odzyskany. ZASADY KWALIFIKOWALNOŚCI

Koszty i wydatki poniesione w walucie krajowej przeliczane na EUR po kursie średnim miesięcznym ustalonym przez Komisję Europejską na dzień poniesienia wydatku Koszty i wydatki poniesione w EUR powinny być raportowane w kwotach EUR wynikających z faktur VAT, rachunków i innych dokumentów o równoważnej mocy dowodowej Uwaga: Oznacza to, że nie powinny mieć miejsca sytuacje kiedy kwoty w EUR przeliczane są na PLN (dla celów księgowych) i ponownie na EUR po kursie ustalonym dla wydatków w walucie krajowej. Dziękuję za uwagę! KURSY WYMIANY