Plan awaryjny Plan awaryjny

Sytuacja awaryjna i kryzysowa Sytuacja awaryjna – sytuacja w trakcie trwania oraz bezpośrednio po wystąpieniu zdarzenia, które w krótkim terminie uniemożliwia, bądź trwale nieznacznie utrudnia funkcjonowanie istotnych procesów przedsiębiorstwa; sytuacja awaryjna na skutek rozszerzenia swego wpływu (w czasie lub zakresie) lub w połączeniu z wystąpieniem innych sytuacji awaryjnych może przerodzić się w sytuację kryzysową Przykład: pożar, zalanie, sabotaż, włamanie, akt wandalizmu Sytuacja kryzysowa – sytuacja w trakcie trwania oraz bezpośrednio po wystąpieniu zdarzenia, które trwale uniemożliwia, bądź drastycznie utrudnia funkcjonowanie istotnych procesów Przykład: utrata kluczowego personelu w wyniku ataku terrorystycznego (WTC) Plan awaryjny

Plan Ciągłości Działania Plan Ciągłości Działania jest zbiorem dokumentów określających zasady postępowania w sytuacji kryzysowej i ma na celu: ochronę zdrowia i życia ludzi, zapewnienie nieprzerwanej obsługi klientów zapewnienie ciągłości innych istotnych procesów realizowanych w przedsiębiorstwie zgodnie z decyzją Sztabu Kryzysowego po wystąpieniu sytuacji kryzysowej, ochronę wizerunku i dobrego imienia firmy, utrzymanie zaufania klientów i partnerów biznesowych. Plan Ciągłości Działania obejmuje: procedury postępowania - plany awaryjne – opracowane w celu zapobieżenia bądź ograniczenia negatywnego wpływu na przedsiębiorstwo w sytuacjach kryzysowych. opis podstawowych czynności, które należy wykonać w przypadku zaistnienia innych zdarzeń, nie rodzących sytuacji kryzysowych. Plan awaryjny

Plan awaryjny Celem planów awaryjnych jest przygotowanie rozwiązań organizacyjnych i technicznych ukierunkowanych na zapewnienie kontynuacji ciągłości istotnych procesów realizowanych w przedsiębiorstwie w przypadku zaistnienia sytuacji kryzysowej i przywrócenie jej sprawności operacyjnej do poziomu z przed wystąpienia sytuacji kryzysowej w możliwie najkrótszym terminie. Plan awaryjny powinien minimalizować straty związane z wystąpieniem sytuacji zakłócającej działalność organizacji, ochronić zasoby, zapewnić jak najszybszy powrót do normalnego funkcjonowania. Odpowiednia konstrukcja planu awaryjnego może w znaczącym stopniu wpłynąć na poziom bezpieczeństwa organizacji. Każdy plan awaryjny (niezależnie od wielkości czy rodzaju prowadzonej przez organizację działalności) powinien składać się przynajmniej z trzech części: bezpośrednie procedury działania w chwili wystąpienia zdarzenia losowego powodującego szkodę, kierunki działania dla umożliwienia kontynuowania normalnej pracy organizacji, procedury prac prowadzących do odtworzenia sytuacji sprzed wystąpienia zdarzenia. Z danych tych wynika bardzo wyraźnie, że posiadanie odpowiedniej konstrukcji planu awaryjnego może w znaczącym stopniu wpłynąć na poziom bezpieczeństwa organizacji. Każdy plan awaryjny - niezależnie od wielkości czy rodzaju prowadzonej przez organizację działalności - powinien składać się przynajmniej z trzech części: bezpośrednie procedury działania w chwili wystąpienia zdarzenia losowego powodującego szkodę, kierunki działania dla umożliwienia kontynuowania normalnej pracy organizacji, procedury prac prowadzących do odtworzenia sytuacji sprzed wystąpienia zdarzenia. Plan awaryjny

Bezpośrednie procedury działania w chwili wystąpienia zdarzenia losowego Bezpośrednie procedury działania w chwili wystąpienia zdarzenia losowego mają przede wszystkim za zadanie zmniejszenie bezpośredniej wielkości szkody poprzez ograniczenie zasięgu działania zdarzenia losowego lub czynną ochronę mienia organizacji znajdującego się w jego zasięgu. Oznacza to definicję działań, które powinna podjąć każda osoba znajdująca się w bezpośredniej bliskości zdarzenia, związana z nim lub o nim poinformowana. Dla każdego rodzaju wypadku konieczne będzie stworzenie odrębnych procedur przewidujących różne modele postępowania w zależności od konkretnej sytuacji: dokładnego przebiegu zdarzenia, jego wielkości. Oczywiście dla niektórych klas zdarzeń - szczególnie zdarzeń nagłych typu wybuch - jedynym wskazaniem będzie dla większości osób ... ucieczka. Jednak nawet wtedy osoby te powinny wiedzieć jak to zrobić... Plan awaryjny

Utrzymanie działania Kolejnym ważnym punktem planu awaryjnego jest utrzymanie lub możliwie szybkie wznowienie normalnej pracy organizacji. Dla większości drobnych zdarzeń nie będzie to strasznym problemem - przeniesienie pracowników jednego lub kilku pokoi w razie zalania do innych pomieszczeń, wymiana komputera, itd. W wielu jednak wypadkach wymagane działania są o wiele bardziej skomplikowane. Już bowiem przy poważniejszym zalaniu może być konieczne przesunięcie pracowników nie do sąsiadujących pokoi, ale do innego budynku lub lokalizacji. Wtedy bardzo potrzebna może okazać się wiedza, co do warunków wynajęcia dodatkowych pomieszczeń w pobliżu... Wtedy też trzeba będzie być może zorganizować przeprowadzkę - o tyle trudniejszą niż normalnie, że nieprzewidzianą wcześniej i przynajmniej częściowo chaotyczną ze względu na zaistniałe zdarzenie losowe. Plan awaryjny

Powrót do normalności I wreszcie ostatnią częścią planu awaryjnego muszą stanowić wskazówki, co do prac mających umożliwić przynajmniej odtworzenie stanu sprzed wystąpienia zdarzenia losowego. Ponieważ zwykle nie działa tutaj już szczególnie silna presja czasowa - odwrotnie niż było to w dwu pierwszych częściach - a przy tym trudno w wielu wypadkach z góry określić możliwe kierunki prac - dla wielu klas zdarzeń cześć ta nie będzie miała racji bytu. I tak praktycznie dla każdej szkody katastroficznej możliwy wachlarz działań jest na tyle szeroki i zależny od wyboru globalnej strategii organizacji, że jakiekolwiek wcześniejsze planowanie nie ma racji bytu. Jednocześnie należy zaznaczyć, że w wielu wypadkach i w tym zakresie posiadanie planu działań może być pomocne. Plan awaryjny

Rola zakładu ubezpieczeń, agenta, brokera Ze względu na bardzo ważne miejsce ubezpieczeń w planie podjęcia ryzyk niemal każdej organizacji bardzo istotna jest pomoc ubezpieczyciela lub podmiotów przy aranżacji i zawieraniu ubezpieczeń obecnych w przygotowaniu odpowiednich zapisów do planu awaryjnego. Powinny one być tak skonstruowane, by pomóc potem w uzyskaniu w ogóle oraz w przyspieszeniu wypłaty rekompensaty strat wynikłych w związku z zaistnieniem zdarzenia losowego. Konieczne jest przynajmniej opracowanie informacji, co do terminów i trybu informowania ubezpieczyciela o zaistniałych szkodach, koniecznych dokumentach, opiniach itp. Praktyka pokazuje, że właśnie w tym miejscu popełnianych jest bardzo dużo błędów - nie zawsze prowadzących do odmowy wypłaty odszkodowania lub jego obniżenia, ale często do jego opóźnienia. Ponadto w wypadku istnienia w warunkach ubezpieczenia niestandardowych zapisów dotyczących akcji ratowniczej lub likwidacji szkód ważne włączenie odpowiednich wskazówek dotyczących tej kwestii do planu awaryjnego. W przeciwnym bowiem wypadku organizacja narażona jest na ryzyko niewypełnienia przewidzianych wymogów Plan awaryjny

Sztab kryzysowy Zadania przyjęte w ramach Planu Ciągłości Działania realizowane są przez Sztab Kryzysowy oraz Zespoły Awaryjne powoływane i odwoływane stosownie do potrzeb przedsiębiorstwa Do zadań Sztabu Kryzysowego należy m. in.: kierowanie w sytuacji kryzysowej wszystkimi istotnymi działaniami, których celem jest zapewnienie kontynuacji działania, a następnie przywrócenie sprawności operacyjnej przedsiębiorstwa do poziomu sprzed wystąpienia sytuacji kryzysowej i odpowiedzialność za te działania, koordynowanie działań Zespołów Awaryjnych, wydawanie wytycznych w zakresie zarządzania kryzysowego,, wdrażanie awaryjnej struktury organizacyjnej i określanie odpowiedzialności, zasad zarządzania i uprawnień do wydawania poleceń, planowanie pracy pracowników, zapewnianie środków technicznych i bezpieczeństwa w celu zaspokojenia wymogów sytuacji awaryjnej, inicjowanie oraz kontrolowanie wdrożenia procedur przejściowych i procedur wznowienia działalności, Plan awaryjny

Zespoły Awaryjne Zadania Zespołów Awaryjnych na etapie analiz, projektowania zmian i uzupełnień Planu Ciągłości Działania obejmują: identyfikację sytuacji, które ze względu na ryzyko dla przedsiębiorstwa, należy objąć planami awaryjnymi, projektowanie dokumentów i rozwiązań wchodzących w skład Planu Ciągłości Działania, w tym w szczególności planów awaryjnych na wypadek zaistnienia sytuacji awaryjnej, ustalanie treści szczegółowych planów awaryjnych weryfikowanie i uzupełnianie ww. dokumentów. Zadania Zespołów Awaryjnych na etapie stosowania Planu Ciągłości Działania obejmują: testowanie, weryfikację i analizowanie planów awaryjnych z uwzględnieniem wymogów wynikających z przepisów prawa bądź uregulowań wewnętrznych odnoszących się w szczególności do częstotliwości ich przeprowadzania, analizę skuteczności zabezpieczenia przedsiębiorstwa w oparciu o rozwiązania zawarte w planach awaryjnych, w tym przeprowadzanie próbnych alarmów, projektowanie zmian planów awaryjnych Zadania Zespołów Awaryjnych na etapie wdrożenia planów awaryjnych, w przypadku zaistnienia sytuacji kryzysowej obejmują: przywrócenie zdolności i gotowości operacyjnej przedsiębiorstwa zgodnie z opracowanymi procedurami szczegółowymi wchodzącymi w skład planów awaryjnych. Plan awaryjny

Klasyfikacja i ocena ryzyk według skali zagrożeń Klasyfikacja ryzyk według skali zagrożeń RYZYKO WPŁYW NA BIZNES 1=Niskie 2=Średnie 3=Wysokie PRAWDOPODOBIEŃSTWO Niskie Średnie Wysokie Ocena ryzyk według skali zagrożeń dla Spółki Zdarzenie/ opis ryzyka Główny czynnik ryzyka Miejsce występowania Prawdopodobieństwo Wpływ na biznes Klasyfikacja ryzyka Zniszczenie pomieszczenia serwerowi Trwała utrata możliwości korzystania ze sprzętu komputerowego i systemów Informatycznych przez okres dłuższy niż 72 Godziny Centrum Danych Niskie Wysoki Średnie Centrala Firmy Wysokie Oddział Firmy Nieobecność większej liczby pracowników spowodowana zdarzeniami losowymi w tym pandemią lub terroryzmem Jednoczesna nieobecność 50% pracowników lub członków wyższego kierownictwa Brak możliwości korzystania z budnynku Centrali /oddziału Trwała utrata możliwości korzystania z pomieszczeń przez okres dłuższy niż 24 godziny Plan awaryjny

Przykład planu awaryjnego obejmującego wybrane ryzyko - brak możliwości korzystania z budynku (1/2) Opis sytuacji Brak możliwości korzystania z budynku Centrali/Oddziału Przewidywany czas trwania sytuacji kryzysowej Trwała utrata możliwości korzystania z pomieszczeń przez okres dłuższy niż 24 godziny Jednostki których dotyczy Centrala/ Oddział Osoby decyzyjne Sztab kryzysowy/ Kierujący zespołem awaryjnym ds. Infrastruktury, a w przypadku jego nieobecności członkowie zespołu wg gradacji stanowisk Osoby odpowiedzialne Kierujący Zespołem Awaryjnym ds. Infrastruktury, a w przypadku jego nieobecności członkowie Zespołu Awaryjnego ds. Infrastruktury – według gradacji zajmowanych stanowisk Działania - procedury 1. W przypadku wystąpienia sytuacji mogącej skutkować utratą możliwości korzystania z budynku/pomieszczeń, Dyrektor Oddziału, a w Centrali Dyrektor komórki organizacyjnej, który uzyskał o tym informację zobowiązany jest, za pośrednictwem Kierującego Zespołem Awaryjnym ds. Infrastruktury, do niezwłocznego zawiadomienia Przewodniczącego Sztabu Kryzysowego i równocześnie podjęcia działań służących ratowaniu życia ludzkiego. 2. Kierujący Zespołem Awaryjnym ds. Infrastruktury zobowiązany jest do bezzwłocznej analizy zgłoszenia i powiadomienia Przewodniczącego Sztabu Kryzysowego o zaistniałym zagrożeniu bądź informacji, że pomimo zgłoszenia faktyczne zagrożenie nie występuje. 3. Na podstawie otrzymanych informacji Przewodniczący Sztabu Kryzysowego podejmuje decyzje dotyczącą ogłoszenia stanu kryzysowego. Po ogłoszeniu stanu kryzysowego w zakresie dotyczącym planu awaryjnego – Brak możliwości korzystania z budynku Centrali/jednostki organizacyjnej, Kierujący Zespołem Awaryjnym ds. Infrastruktury w Centrali samodzielnie a w jednostce organizacyjnej w porozumieniu z Dyrektorem tej jednostki: 1) przeprowadza analizę rozmiaru i skutków zdarzenia, 2) weryfikuje, czy zdarzenie wymagało podjęcia działań natychmiastowych służących ratowaniu życia ludzkiego i czy działania te zostały podjęte, 3) weryfikuje, czy o zdarzeniu powiadomiono zewnętrzne służby ratunkowe, 4) weryfikuje, czy o sytuacji powiadomione zostały wszystkie komórki i jednostki organizacyjne Spółki, których zdarzenie może dotyczyć, 5) szacuje przewidywany czas niezbędny dla przywrócenia pełnej możliwości korzystania z budynku. Plan awaryjny

Przykład planu awaryjnego obejmującego wybrane ryzyko - brak możliwości korzystania z budynku (2/2) Działania - procedury 5. Kierujący Zespołem Awaryjnym ds. Infrastruktury w porozumieniu z Kierującymi Zespołami Awaryjnymi, które zgodnie z decyzją Sztabu Kryzysowego biorą udział w przywróceniu działalności w budynku/pomieszczeniach i Dyrektorem jednostki organizacyjnej określa rodzaj działań, których ciągłość jest zagrożona oraz propozycje działań zaradczych z określeniem gradacji ich dostępności: 6. Kierujący Zespołem Awaryjnym ds. Infrastruktury dokonuje przeglądu analizy sytuacji i raportuje do Przewodniczącego Sztabu Kryzysowego Spółki. Raport poza przedstawieniem bieżącej sytuacji zawiera informację o już podjętych działaniach oraz propozycje dalszych działań zaradczych. 6. Po zapoznaniu się przez Sztab Kryzysowy z raportem, Przewodniczący Sztabu Kryzysowego przekazuje Kierującemu Zespołem Awaryjnym ds. Infrastruktury decyzje i zalecenia dotyczące dalszych działań. 7. Kierujący Zespołem Awaryjnym ds. Infrastruktury informuje Dyrektora jednostki organizacyjnej, której zdarzenie dotyczy oraz jego bezpośredniego przełożonego o podjętych decyzjach i działaniach, jakie mają zostać wykonane lokalnie w siedzibie jednostki organizacyjnej. 8. Dyrektor jednostki organizacyjnej natychmiast po otrzymaniu informacji o decyzjach przystępuje do ich wdrożenia oraz raportuje o przebiegu sytuacji do Kierującego Zespołem Awaryjnym ds. Infrastruktury i do swojego bezpośredniego przełożonego. 9. O przebiegu czynności służących przywróceniu możliwości korzystania z budynku Centrali/jednostki organizacyjnej i usuwaniu skutków zdarzenia Kierujący Zespołem Awaryjnym ds. Infrastruktury raportuje Przewodniczącemu Sztabu Kryzysowego w sposób i w terminach ustalonych przez Sztab Kryzysowy. 10. Przewodniczący Sztabu Kryzysowego podejmuje decyzję o odwołaniu stanu kryzysowego i wznowieniu działalności w siedzibie Centrali/jednostki organizacyjnej. Działania wspomagające i zaradcze 1. Działalność operacyjna może być uruchomiona w lokalizacjach zastępczych Spółki w ciągu 24 godzin od chwili zgłoszenia. 2. Obsługa agentów może być uruchomiona w siedzibach filii. 3. Wytypowani agenci mogą prowadzić sprzedaż bezpośrednią w swoich siedzibach położonych najbliżej oddziału. 4. Likwidacja szkód może zostać zorganizowana w lokalizacji zastępczej i bazować na zwiększonym zakresie działań mobilnych ekspertów technicznych. Dyrektorzy komórek/jednostek organizacyjnych powinni dysponować wykazem danych adresowych: 1. agentów w celu umożliwienia uruchomienia w sytuacjach awaryjnych obsługi klientów w siedzibach agentów, 2. podległych pracowników celem umożliwienia kontaktu w sytuacjach awaryjnych. Dane powinny być zdeponowane poza siedzibą komórki/jednostki organizacyjnej. Plan awaryjny

WTC – Poligon doświadczalny dla planów awaryjnych Atak terrorystyczny z 11 września 2001 roku na World Trade Center zginęło 2749 osób 26 uznano za zaginione zniszczeniu uległo około 8,5 mln m2 powierzchni biurowej oraz ponad 70 tysięcy stanowisk komputerowych i sprzęt telekomunikacyjny o łącznej wartości kilku miliardów dolarów około 1200 firm musiało przenieść swoją działalność w inne miejsca Tragiczne wydarzenia stały się poligonem doświadczalnym dla planów awaryjnych firm, które prowadziły działalność w tym rejonie. Pierwszy atak terrorystyczny na WTC miał miejsce już w 1993 roku -w podziemnym garażu doszło do eksplozji samochodu ciężarowego z materiałami wybuchowymi. Po tym zdarzeniu większość firm przygotowała stosowne procedury awaryjne na wypadek ataku terrorystycznego. Atak terrorystyczny na WTC z 2001 roku pokazał niedoskonałość procedur awaryjnych. W zdecydowanej większość planów nie przewidziano katastrofy o tak dużym zasięgu. Głównym problemem był brak kompleksowych rozwiązań, obejmujących wszystkie obszary związane z zachowaniem ciągłości działania. Plan awaryjny

WTC – Poligon doświadczalny dla planów awaryjnych Przykłady firm bezpośrednio dotkniętych katastrofą z 11 września, które mimo posiadanych planów awryjnych miały duże problemy z powrotem do normalnej działalności na podstawie artykułu Zbigniewa Żyra „Instrukcja obsługi kryzysu” Firma A Firma finansowa mająca siedzibę w WTC stanęła przed problemem szybkiego znalezienia powierzchni biurowej. Plan awaryjny nie przewidywał kłopotów związanych z jej wynajęciem. Skala tragedii spowodowała deficyt na rynku nieruchomości komercyjnych. Dopiero po siedmiu dniach udało się znaleźć biura zaspakajające część potrzeb firmy. Jakiś czas zajęło również umeblowanie 
i wyposażenie pomieszczeń w odpowiedni sprzęt biurowy i techniczny. Po czterech tygodniach firma w dalszym ciągu poszukiwała dodatkowej powierzchni biurowej. Firma B Spółka, której biura znajdowały się w bezpośrednim sąsiedztwie WTC, musiała opuścić budynek z powodu dużej ilości gruzu i pyłu. Dodatkowym problemem było uszkodzenie łączności sieciowej, co wymusiło konieczność uruchomienia zapasowego centrum przetwarzania danych. Firma była przygotowana na taką sytuację - posiadała zlokalizowany w okolicach Bostonu ośrodek awaryjny wraz z okresowo archiwizowanymi na taśmach danymi. Nie przewidziano jednak, że dojdzie do wstrzymania lotów samolotów pasażerskich, dlatego przetransportowanie pracowników IT trwało dłużej niż zakładano. Na miejscu okazało się, że odtworzenie zarchiwizowanych danych jest niemożliwe ze względu na problemy z kompatybilnością sprzętu IT. Zakupienie nowych systemów, odtworzenie danych i przywrócenie funkcjonowania firmy trwało tydzień. Firma C To firma posiadająca biura w WTC, która była zmuszona do przeniesienia działalności w inne miejsce. Dzięki odpowiedniej umowie miała zapewnione alternatywne pomieszczenia biurowe - jednak bez wyposażenia 
w sprzęt IT. W planach nie przewidziano, że w wyniku katastrofy dojdzie do całkowitego zniszczenia sprzętu komputerowego. W magazynie firmy (poza obszarem tragedii) na Manhattanie znajdowało się 50 nowo zakupionych komputerów, które w tej sytuacji stały się niezbędne do wznowienia działalności. Wysłano ciężarówkę, która miała przewieźć cały ładunek za jednym razem. Niestety samochód został zatrzymany na pierwszej blokadzie na Manhattanie, a jej kierowca aresztowany, ponieważ był naturalizowanym Amerykaninem z rosyjskim akcentem. Wzięto go za terrorystę - nikt nie uwierzył, że jedzie dużą ciężarówką po firmowe komputery. Dopiero po 72 godzinach udało się go uwolnić. Dostawa komputerów dotarła później niż zakładano. Firma D Spółka prowadząca działalność w sąsiedztwie WTC, ale poza bezpośrednim zasiągiem tragedii, nie odczuła bezpośrednio skutków katastrofy. Jednak w wyniku zawalenia się wież WTC doszło do uszkodzenia 
linii telekomunikacyjnych. Firma zdecydowała się kontynuować pracę w swoich biurach, ponieważ plan awaryjny zakładał, że w takiej sytuacji sieć firmowa zostanie podłączona do mobilnego systemu satelitarnego. Nie przewidziano jednak, że na Manhattanie zostanie całkowicie wstrzymany ruch kołowy, w efekcie czego nie można było dostarczyć systemów satelitarnych na wskazane miejsce. Dopiero po 2 tygodniach przywrócono funkcjonowanie Plan awaryjny

Plan awaryjny - Czy można wszystko przewidzieć? W praktyce niemożliwe jest przewidzenie wszystkich sytuacji w jakich znajdzie się organizacja po zajściu zdarzenia losowego. Oczywistym jest, że dla takich zdarzeń nie będziemy mogli planu awaryjnego przygotować. Ponadto przygotowanie planów dla wszystkich prawdopodobnych zdarzeń oznaczałoby konieczność wykonania niewyobrażalnej - nawet w stosunkowo małej organizacji - pracy i zajęcia nimi połowy jej archiwum. Dlatego też wszystkie plany awaryjne powinny cechować się pewną ogólnością w tym sensie, że powinny regulować działania dla całych klas zdarzeń. Jedynie szczególnie istotne dla organizacji ryzyka muszą być potraktowane odrębnie. I tak - mimo ogólnych zapisów w planie awaryjnym o zdarzeniach ogniowych konieczne jest stworzenie odrębnych lub uszczegółowionych procedur dla pożaru, który wydarzył się w jakimś szczególnie ważnym lub specyficznym miejscu. Trzeba też zwrócić uwagę, że wystąpienie każdego zdarzenia losowego powinno spowodować nie tylko uruchomienie przygotowanych na taki wypadek procedur, ale też badania przyczyn wystąpienia zdarzenia. Powinniśmy bowiem zawsze starać się wyciągać z dawanych nam lekcji wnioski i próbować zabezpieczyć się lub lepiej chronić w przyszłości. Plan awaryjny