SKUTECZNOŚĆ i EFEKTYWNOŚĆ SYSTEMU Grażyna Szydłowska-Bojda

Skuteczność i efektywność systemu Skuteczność – stopień, w jakim planowane działania są zrealizowane i planowane wyniki osiągnięte Efektywność – relacja między osiągniętymi wynikami a wykorzystanymi zasobami / ISO 9000 /

Wymagania ISO 9000 : 2000 4.1 Wymagania ogólne „ Organizacja powinna … … określić kryteria i metody potrzebne do zapewnienia skuteczności zarówno przebiegu, jak i nadzorowania tych procesów … … ustanowić, wdrożyć i utrzymywać QMS oraz ciągle doskonalić jego skuteczność ”

Wnioski z analizy wymagań normy ocena skuteczności procesów jest nieodzownym elementem zarządzania jakością w organizacji; w ocenie SP muszą być uwzględnione cele dot. jakości i wymagania dot. wyrobu, wyspecyfikowane przez klienta, a także wymagania prawne; cele dot. jakości powinny być mierzalne; ocena SP powinna być wykonywana w sposób zaplanowany i systematyczny; ocena SP ma służyć doskonaleniu procesów; z oceny SP powinny być dokonywane czytelne, łatwe do zidentyfikowania i odszukania zapisy

Złote myśli … Czy więc formułujemy wtedy cel… Pojęcie skuteczności nie odnosi się do działań dających skutki pozytywne / pozytywnie ocenione /, lecz nie zaplanowane – czyli określone w celach. Czasem organizacja zakłada, że w wyniku działania pojawią się dodatkowe pozytywne efekty – lecz nie potrafi nawet w przybliżeniu określić ich mierzalnie ; czasem nie potrafi nawet określić precyzyjnie, jakie to będą efekty. Czy więc formułujemy wtedy cel…

Czego dotyczy pojęcie skuteczności ? Procesów Działań Systemu Organizacji Opis skuteczności w odniesieniu jw. ma różny stopień szczegółowości Proces, system czy organizacja to zestaw lub kompleks działań.

Efektywność Rozpatrywana jest zwykle na trzech poziomach : Organizacji – strategia, struktury, sposób wykorzystania zasobów Procesu – realizacja procesów i ich współdziałanie Stanowiska pracy – zestaw działań na stanowisku, kompetencje personelu … efektywność musi być rozpatrywana w odniesieniu do wszystkich poziomów.

CZYNNIKI WPŁYWAJACE NA SKUTECZNOŚĆ I EFEKTYWNOŚĆ Poziomy skuteczności i efektywności POZIOMY CELE ZAKRES ZARZĄDZANIA CZYNNIKI WPŁYWAJACE NA SKUTECZNOŚĆ I EFEKTYWNOŚĆ Cele strategiczne Zarządzanie organizacją jako całością strategia przedsiębiorstwa podejście procesowe struktura organizacyjna sposób wykorzystania zasobów sposób rozwiązywania problemów przepływ informacji Cele jakości Zarządzanie procesem cechy i własności wyrobu wejście i wyjście procesu wykorzystanie zasobów organizacja działań Cele operacyjne Wykonywanie czynności na stanowisku pracy materiały, surowce, dane, informacje organizacja wykonywanych czynności warunki pracy ORGANIZACJI PROCESU STANOWISKA PRACY

Efektywność może być rozpatrywana w trzech wymiarach : Finansowym - np. zysk Operacyjnym - np. wydajność, czas cyklu produkcyjnego Rynkowym - np. satysfakcja klientów … działania efektywne z jednego punktu widzenia mogą być nieefektywne z innego.

Relacje pomiędzy skutecznością i efektywnością w odniesieniu do QMS Zapewnienie jakości część zarządzania jakością ukierunkowana na zapewnienie zaufania, że wymagania dot. jakości będą spełnione Doskonalenie jakości część zarządzania jakością ukierunkowana na zwiększenie zdolności do spełnienia wymagań dot. jakości Skuteczność Efektywność

Charakterystyki ocen skuteczności i efektywności procesu PROCESU (SP) Cele dot. jakości i wymagania – K(t) Proces - P(t) Zasoby, nakłady – Z(t) Osiągnięte wyniki – C(t) EFEKTYWNOŚĆ PROCESU (EP) Miara oceny SP C(t) SP = K(t) Miara oceny EP C(t) EP = Z(t)

Typy ocen skuteczności i efektywności procesów WSKAŹNIK SKUTECZNOŚCI PROCESU SP WSKAŹNIK EFEKTYWNOŚCI PROCESU < 1 > 1 OCENA TYPU [ <1; <1 ] Proces nieskuteczny i nieefektywny OCENA TYPU [ >1; <1 ] Proces skuteczny, lecz nieefektywny < 1 EP OCENA TYPU [ <1; >1] Proces nieskuteczny, chociaż efektywny OCENA TYPU [ >1; >1 ] Proces skuteczny i efektywny > 1

Dziękuję za uwagę