Klub Dyrektorów Finansowych „Dialog” K2 Internet S.A. Zarządzanie procesami biznesowymi Industry Solution Days – wiosna 2006 K2 Internet S.A. Zarządzanie procesami biznesowymi Industry Solution Days – wiosna 2006 K2 Internet S.A. Zarządzanie procesami biznesowymi Industry Solution Days – wiosna 2006 Strona: - 1 - Strona: - 1 - Klub Dyrektorów Finansowych „Dialog” Przykładem projektu korzystnego dla wielu działów firmy – nie tylko finansowego - jest usprawnienie obiegu dokumentów. „ Korzyść 1. Ułatwienie kontroli budżetu przez jego właściciela, przez przełożonych, przez dział finansowy. Korzyść 2. Możliwość zmiany proporcji w zadaniach dla działu księgowego na rzecz bardziej refleksyjnych i merytorycznych, np. analitycznych. Korzyść 3. Większa dyscyplina finansowa w firmie, mniejsze straty np. podatkowe z powodu utraty dokumentów, przekraczania budżetów, itd. Korzyść 4. Automatyzacja niektórych decyzji kosztowych, więc lepsze relacje międzyludzkie. Korzyść 5. Punkt wyjścia do wymyślenia i wdrożenia kolejnych skutecznych rozwiązań organizacyjnych czy technologicznych. Spotkanie KDF Dialog - 29 Października 2008 -1-

Co stoi na przeszkodzie takiemu projektowi? K2 Internet S.A. Zarządzanie procesami biznesowymi Industry Solution Days – wiosna 2006 K2 Internet S.A. Zarządzanie procesami biznesowymi Industry Solution Days – wiosna 2006 K2 Internet S.A. Zarządzanie procesami biznesowymi Industry Solution Days – wiosna 2006 Strona: - 2 - Strona: - 2 - Co stoi na przeszkodzie takiemu projektowi? „ Korzyści wydają się oczywiste, dlaczego więc nieczęsto prowadzane jest takie usprawnienie? Opór różnych grup pracowników, np. własnych księgowych w obawie przed zwolnienie, niechęć do nowego projektu, innych działów przed dodatkowymi obowiązkami biurokratycznymi, właściciela przed inwestycją, która nie daje dodatkowych przychodów, obawa przez niektórych utraty części pracy, np. tych którzy nie będą już musieli autoryzować dokumentów Przeszkody formalne i prawne, np. związane z wymogiem odręcznego podpisu czy papierowej formy dokumentu Przeniesienie punktu ciężkości na część informatyczną projektu, co odaje głos decydujący informatykom, obawa czy to będzie na pewno to co potrzeba Brak motywacji dyrektora finansowego, opieranie swojej pozycji na innych argumentach niż sprawność działu finansowego czy generalnie całej firmy. Spotkanie KDF Dialog - 29 Października 2008 -2-

K2 Internet S.A. Zarządzanie procesami biznesowymi Industry Solution Days – wiosna 2006 Strona: - 3 - Strona: - 3 - Przepis na sukces  „ Co trzeba zrobić i na co szczególnie zwrócić uwagę, aby projekt rozpocząć i zakończyć sukcesem ?” Zrozumieć, że projekt usprawnienia obiegu dokumentów jest w istocie projektem organizacyjnym, polegającym na zmianie kompetencji I obowiązków niektórych pracowników. Mieć wizję tego, co sie chce osiągnąć tą zmianą. Samo uprawnienie obiegu dokumentów nie jest celem. Nakłaniając do zmian nie uzyskuje się sojuszników. Musi być wizja dalszego ciągu. Negocjować z niechętnymi. Negocjować to znaczy pokazyć ich korzyści. Prowadzić projekt we partnerskiej współpracy z informatykami. Nie dać sobie narzucić języka technologii, ale też nie być głuchym na podpowiedzi jaka technologia może w przyszłości pozwolić pójść dalej. Spotkanie KDF Dialog - 29 Października 2008 -3-