Exact Software Poland Sp z o.o. Adam Sasin AXA TUiR Budowa sieci partnerskiej przy zastosowaniu nowoczesnej platformy Exact Synergy? Jacek Kowalak Exact Software Poland Sp z o.o. Adam Sasin AXA TUiR Szanowni Państwo Nazywam się Jacek Kowalak Pracuje w firmie Exact Software Poland i mam przyjemność opowiedzieć Państwu o sukcesie wdrożeniowym jaki odnieśliśmy w firmie AXA Na początek chciałbym jednak powiedzieć parę słów o firmie jaką mam przyjemność reprezentować

Exact w Polsce W Polsce od początku 1992 roku 100% udział Exact Holding N.V. 2 biura (Warszawa, Poznań) 60 pracowników 40 pracowników bezpośrednio zaangażowanych w obsługę klientów Ponad 650 klientów w Polsce Czołowy dostawców systemów wspomagających zarządzanie dla firm średniej wielkości w Polsce 2017-03-26

Nasza obecność na świecie Oddziały Kraje gdzie mamy klientów |

Exact na świecie Firma założona w 1984 roku w Holandii Globalny dostawca zintegrowanych rozwiązań informatycznych klasy ERP dla firm średniej wielkości Sprzedaż 2009: ponad 240 milionów euro Stały wzrost sprzedaży i zysku o 25-30% w ciągu ostatnich 5 lat Ponad 100 000 klientów w 100 krajach Ponad 2300 pracowników w oddziałach firmy w ponad 50 krajach 2017-03-26

Exact Software Poland Sp. z o.o. Chciałbym wyjaśnić powody, dla których zdecydowaliśmy się na udział w dzisiejszej konferencji Exact na świecie ma ponad 100 tys aktywnych klientów, w Polsce jest ponad 300 aktywnych licencji a efektywnie ok. 700 firm korzysta z naszego oprogramowania. Są to bardzo różne przedsiębiorstwa takie jak portale nowoczesnych technologii Alegro, Nasza Klasa, firmy usługowo prowadzące księgi dla innych klientów E&Y, PWC, Grand Thornton, Mazars, firmy handlowe usługowe produkcyjne średnie i duże, polskie i zagraniczne Wśród grona naszych klientów mamy przyjemność służyć również firmom ubezpieczeniowym, których przykłady widzą Państwo na ekranie. Obszar i zakres rozwiązań wdrożonych i używanych w tych firmach jest różny. Nie musze też w tym gronie wspominać o szeregu obostrzeń i specjalnych wymagań związanych z Państwa branżą Przypadek rozwiązania biznesowego dla jednego z naszych klientem będzie przedmiotem naszej dzisiejszej prezentacji.

Exact Synergy Enterprise Witam, To już drugi raz, kiedy będę mówił na GigaCom o naszym wdrożeniu platformy Exacta. Fakt, że tutaj jestem i zdecydowałem się opowiedzieć o tej platformie jest potwierdzeniem skuteczności wdrożonych przez nas rozwiązań. Głównym wątkiem prezentacji jest wykorzystanie platformy Exacta do budowania sieci partnerskiej. Poza tym Platforma ta posiada funkcje portalu internetowego, systemu do zarządzania dokumentami, procesami, projektami, posiada również moduł finansowy i logistyczny. Szerokie spektrum możliwości pozwoliło nam na wykorzystanie Exact Synergy Enterprise w projekcie o którym opowiemy

Potrzeba biznesowa Portal partnera w 30 dni. Schemat procesu Wdrożenie Bezpieczeństwo Otoczenie biznesowe stwarza wiele okazji dla pozyskania nowego biznesu. Najczęściej jednak nie jesteśmy w danym momencie przygotowani aby z tych okazji korzystać. Bez wątpienia sfera systemów informatycznych nie powinna być taką przeszkodą. W takim właśnie momencie zostały podjęte decyzje, konsekwencją których musieliśmy przygotować w iście ekspresowym tempie platformę do obsługi nowego rodzaju ubezpieczeń. Sama platforma była o tyle istotna, że mamy do czynienia z operacjami w modelach biznesowych B2B, B2C i B2B2C. W wyniku realizacji planów sprzedaży powstają tysiące transakcji, przetworzenie których ręcznie z wykorzystaniem poczty e-mail lub tradycyjnej byłoby bardzo pracochłonne. Otrzymaliśmy AŻ jeden miesiąc masowymi na wprowadzenie do produkcji nowej linii produktowej z wykorzystaniem technologii portalu dla Pośredników i Klientów. Pomimo krótkiego terminu musieliśmy jednak sprostać wymaganiom jakościowym obsługi (terminowość, pracochłonność, dostępność, przejrzystość) stawianym przez grupę Axa.

Schemat procesu Portal partnera w 30 dni. Decyzja biznesowa Wdrożenie Bezpieczeństwo Proces sprzedaży i obsługi nowego produktu wymaga ciągłej komunikacji pomiędzy Organizatorami Wycieczek, Sprzedawcami Axa oraz Zespołem Obsługi Szkód i Świadczeń. Z uwagi na potrzebę udzielania pomocy poszkodowanym za granicą już od pierwszych dni trwania wycieczki, niezwykle ważny był czas w jakim informacje o ubezpieczonych będą dostępne dla procesu obsługi szkód. Dlatego sprzedaż poprzez Internet jest bezpośrednio zintegrowana z systemu likwidacji szkód i świadczeń, a po weryfikacji danych przez opiekuna Klienta dane są ewentualnie z opóźnieniem aktualizowane. Proces obsługiwany składa się z takich elementów jak: -zgłoszenie do ubezpieczenia polegające na wypełnieniu deklaracji lub wniosku, -opcjonalne przekazanie załącznika z listą ubezpieczonych, -w tym momencie dane są udostępnione w procesie likwidacji szkód, -następnie pracownika Axa weryfikuje poprawność przekazanych przez Pośrednika lub Klienta danych, -kolejnymi etapami są centralne wystawienie faktury sprzedaży, inicjowany w systemie Synergy a finalizowany w systemie FK Globe. -inkaso składki wraz proces monitowania płatności są standardowymi funkcjami systemu Finansowo Księgowego. Poza bezpośrednim wsparciem procesu portal pełni funkcje informacyjne. Udostępnione są Instrukcje, Warunku Ubezpieczenia, Pomoc, ale również za jego pośrednictwem Partner może bezpośrednio zadać Pytanie.

Proces obsługi deklaracji Na tym slajdzie widzimy uproszczoną wersję procesu w podziale na wykorzystane systemy. Pierwszy trójkąt, skierowany ku górze, pokazuje elementy procesu oraz funkcjonalności obsługiwane przez platformę Exact Synergy Enterprise. Proces zaczynamy od wypełnienia deklaracji na portalu, następnie weryfikujemy jego poprawność. Po zatwierdzeniu proces przenosi się do systemu Finansowo-Księgowego, oznaczonego na ekranie drugim trójkątem skierowanym ku dołowi. W systemie Finansowo Księgowym, w naszym przypadku Exact Globe, ale równie dobrze może to być dowolny inny system ze względu na wykorzystywany mechanizm komunikacji XML, obsługujemy centralnie funkcje administracyjne rozpoczynające się od generowania, w określonych cyklach faktur zbiorczych. Dalej mamy standardowe systemy obsługi masowych płatności oraz procesu monitorowania należności i samego monitowania. Za to, że nasi partnerzy wypełniają deklaracje i przejmują odpowiedzialność za wprowadzone dane, zwrotnie otrzymują poprzez portal szereg innych korzyści. Najważniejsze to dostęp do zawsze aktualnych wersji instrukcji i warunków ubezpieczenia oraz sald z tytułu składek i prowizji. Partnerzy doceniają również możliwość generowania standardowych zestawień, choć niektórzy wykorzystują możliwość tworzenia własnych szablonów.

Proces obsługi deklaracji Natomiast na tym slajdzie, może niezbyt profesjonalnie chciałem pokazać fragment środowiska informatycznego. Deklaracje mogą być składane zarówno w bezpiecznym portalu internetowym jak i w intranecie. Aplikacja Finansowo Księgowa pracuje tylko w środowisku LAN. Całe środowisko jest skalowalne więc znajdują się gdzieś serwery baz danych, oraz pewnie więcej serwerów aplikacyjnych. Dla mnie najważniejsza jest możliwość pracy aplikacji Exact Synergy Enterprise jednocześnie w sieci internetowej poprzez portale Pośredników i Klientów oraz w pełnym zakresie w sieci Intranet. 3/26/2017 10

Wdrożenie Portal partnera w 30 dni. Decyzja biznesowa Schemat procesu Bezpieczeństwo Przebieg wdrożenia przeszedł do historii i nie będę zanudzał jej przebiegiem. Chciałby się natomiast przekazać opinie co oznacza dla korporacji nowa, czy kolejna inicjatywa dla organizacji. Nie wiem jak u Was, ale wdrożenie rozwiązania IT angażuje cały szereg Ról w organizacji takich jak Biznes, IT, Analityk Biznesowy, Analityk Systemowy, Projekt Manager i wiele innych. Co znaczy takie wdrożenie i w jaki sposób rozwiązanie będzie angażować poszczególny zasoby organizacji może być kluczem sukcesu lub porażki. W naszym przypadku wygląda to tak, że Infrastruktura Informatyczna nie ma specjalnie pracy administracyjnej, nie muszą rozwiązywać błędów więc są zadowoleni. Sam rozwój platformy, również znacznie różni się od aplikacji tworzonych na zamówienie. Platforma udostępnia narzędzia, które poza developerami mogą być z łatwością wykorzystywane przez właścicieli biznesowych. Dla przykładu nowy proces, typ dokumentu czy wydruk może być w całości stworzony przez użytkownika biznesowego. Sam Departament Rozwoju Aplikacji jest uruchamiany w bardziej skomplikowanych przypadkach, lub w przypadku braku zaawansowanych użytkowników Biznesowych w danym Departamencie. Wdrożenie pracownika to około dwóch godzin szkolenia ogólnego o platformie i szkolenie stanowiskowe zależne od stopnia komplikacji obsługiwanych procesów. Obserwacje mam takie, iż pracownik znający proces biznesowy z biegu może działać w systemie. Jeżeli chodzi o wsparcie przez firmę Exact to można liczyć na wsparcie techniczne ale nie liczyłbym na to, że zostanie dostarczony gotowy proces specyficzny wyłącznie dla Zakładu Ubezpieczeń np. do obsługi reasekuracji. W przypadku procesów, co do których organizacja nie ma wystarczająco dużo kompetencji może być to ograniczenie.

Bezpieczeństwo Portal partnera w 30 dni https://b2b.axa-polska.pl Decyzja biznesowa Schemat procesu Wdrożenie Bezpieczeństwo https://b2b.axa-polska.pl Portal udostępniony w sieci publicznej musi spełniać wymogi bezpieczeństwa oraz ochrony danych osobowych. Grupa Axa ma wysokie standardy dla tego typu aplikacji. Są one bardziej restrykcyjne niż te wynikające z przepisów polskiego prawa. Z tego też powodu zastąpiliśmy standardowy mechanizm logowania dostarczony wraz z serwerem Internet Infomration Services. Obecnie do zalogowania poza nazwą użytkownika i hasłem użytkownik otrzymuje każdorazowo jednorazowe hasło przesyłane na telefon komórkowy użytkownika. Wierzymy, że takie rozwiązanie zapewnia wiarygodną identyfikacje zalogowanego użytkownika poprzez jego indywidualną cechę jaka jest telefon komórkowy. Poddaliśmy też system torturom Security Oficera, który próbował przełamać zabezpieczenia ale sprawdzał też czy rozwiązanie spełnia inne standardy jak ważności sesji, ważność hasła, bezpieczeństwo mechanizmów wylogowywania. Szukaliśmy też luk bezpieczeństwa w samej aplikacji. Jak można się spodziewać opinia była pozytywna i portal został dopuszczony do produkcji. Po ponad roku pracy systemu nie zanotowaliśmy incydentów bezpieczeństwa, co jest potwierdza że przyjęte mechanizmy jest skuteczne.

Efekty wdrożenia Portalu Jakość danych Odpowiedzialność za dane po stronie partnera Skrócenie czasu potrzebnego do obsługi świadczenia Możliwość świadczenia w czasie rzeczywistym natychmiast po zgłoszeniu deklaracji Portal z dostępem do wszystkich informacji Szybkie wdrożenie nowego produktu. Oczekiwaniem wynikającym wprost z Potrzeby Biznesowej był termin oraz funkcjonalność portalu. Dodatkiem, jaki ujawnił się po wdrożeniu i zakończeniu kilku cykli rozliczeniowych było znaczne zmniejszenie pracochłonności po stronie Axa. Szacujemy, że tylko w tym procesie zwolniliśmy z działań administracyjnych 5 pełnowymiarowych stanowisk pracy co stanowi około 25% zaangażowanych w proces stanowisk pracy. Biorąc pod uwagę i tak wysoki stopień informatyzacji jest to naprawdę dużo. Jednak nasze główne oczekiwania skupiały się na aspektach jakościowych. Całkiem pozytywnie nas zaskakujący stało się przeniesienie odpowiedzialności za jakość wprowadzonych danych na Partnerów. Już nikogo z Partnerów nie dziwi fakt, że prawidłowa obsługa jest uzależniona od poprawnie wprowadzonych danych o ubezpieczonych. Podział jasny i klarowny odpowiedzialności – to jest ważna wartość dodana z punktu widzenia Klienta. Samo świadczenie może być udzielane prawie natychmiast po przyjęciu deklaracji ubezpieczenia, dzięki czemu mamy pewność że każda zgłoszona osoba zostanie obsłużona, co nie miało miejsca przy mailowym przyjmowaniu deklaracji. Teraz każdy nasz ubezpieczony może mieć pewność, że jak zadzwoni po pomoc to zostanie obsłużony i nie będzie musiał udowadniać że, jednak jest ubezpieczony. Wprowadzenie nowego produktu nigdy przedtem nie było takie proste. Praktycznie bez angażowania IT jesteśmy w stanie sparametryzować system ESY oraz raportowanie dla nowych potrzeb. Właśnie do tego ekspresowego tempa wprowadzenia do produkcji nowego produktu nawiązuje tytuł prezentacji. Bo właśnie miesiąc to był czas potrzeby na wprowadzenie do produkcji rozwiązania bazującego na technologii portalu.

Efekty wdrożenia Portalu 24h serwis www 1 szkolenie dla Partnera 295 Partnerów 670 aktywnych Użytkowników 19000 obsłużonych Wycieczek ponad 1 000 000 ubezpieczonych osób Serwis jest dostępny 24 godziny na dobę przez cały rok. Przerwy w dostępie do aplikacji są planowane z jednorocznym wyprzedzeniem. Nie mieliśmy przypadków awarii systemu nie pozwalających na obsługę procesów biznesowych. Dla wdrożenia nowego partnera do pracy z platformą wystarczy krótkie szkolenie, robione podczas wizyty handlowej. Obecnie siec obsługiwana wyłącznie przez platformę Exact liczy 300 firm, w których łącznie przeszkoliliśmy blisko 700 osób. W czasie roku pracy obsłużyliśmy 19 tysięcy wycieczek dla ponad 1 miliona osób. Tak duże wolumeny wymagają maksymalnej automatyzacji procesów, co jest w naszym przypadku zapewnione przez platformę Exacta.

Synergy to rozwiązanie: Podsumowanie Synergy to rozwiązanie: Łatwe do wdrożenia O ogromnych możliwościach już w wersji Standardowej Rozwiązanie bezpieczne i stabilne Godne polecenia Na koniec tylko chciałbym podkreślić, że po pierwsze wdrażaliśmy wersję Standardową Synergy. Już wprost po instalacji jest to potężne narzędzie z predefiniowanymi typowymi procesami. Funkcjonalność platformy przy odrobinie wyobraźni praktycznie nie wymaga programowania rozwiązań indywidualnych, Samo wdrożenie Synergy oraz portalu Pośredników okazało się niezwykle łatwe. Osiągnęliśmy nasze cele praktycznie z minimalnym angażowaniem działów IT. Warto też wspomnieć że platforma posiada Certyfikaty Microsoft. I najważniejsze chyba, wrażenia po rocznym okresie użytkowania tej aplikacji. Gdybym teraz stał na początku drogi wyboru rozwiązania, znając problemy oraz korzyści, to z pełnym przekonaniem wybrałbym ponownie to rozwiązanie. Platforma jest dobrze udokumentowana, a do jej parametryzacji wystarczy bardziej zaawansowany użytkownik aplikacji.

Co jeszcze robimy w Synergy? Inne Portale: do zgłaszania szkód sprzedaż ubezpieczeń NNW sprzedaż ubezpieczeń Transportowych inne, dedykowane dla poszczególnych Partnerów Rejestry polis Rejestry szkód Reasekuracja fakultatywna Obszar klientów korporacyjnych Obszar klientów indywidualnych Dla zobrazowania elastyczności rozwiązania na koniec dodam, że poza prezentowanym procesem system wykorzystujemy jako nasz podstawowy rejestr umów, szkód, prowizji i reasekuracji zarówno dla Klientów Korporacyjnych jak i Indywidualnych. Myślę że unikatową wartością tego systemu są możliwości parametryzacji pozwalające zwykłym użytkownikom biznesowym samodzielnie projektować i konfigurować procesy.

Dziękuję za uwagę Dziękuje!!