Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w praktyce administracji rządowej RP

ezd w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim

tradycyjnie w papierowych teczkach aktowych z Dokument w postaci papierowej jest przechowywany w składzie chronologicznym Kompletowanie akt sprawy w teczce aktowy - postać papierowa Sprawy prowadzone tradycyjnie w papierowych teczkach aktowych z wykorzystaniem EZD jako narzędzia pomocniczego Po 2 latach Sprawy prowadzone elektronicznie EZD SCP SCN Archiwum Zakładowe 1. Rejestracja RPW SCW + SCZ 2. Rozdzielenie 1. Rejestracja RPW, metadane 3. Dekretacja SCP przesyłki w pełni odwzorowane 2. Rozdzielenie 4. Rejestracja sprawy (prowadzenie spisów spraw) 5. Przygotowanie projektów pism (z ewentualną akceptacją) 3. Dekretacja SCN Przesyłki nie w pełni odwzorowane 6. Akceptacje e-dokumentów przy wysyłce przez ePuap 4. Rejestracja sprawy SCW Elementy akt Sprawy wytworzonych Wewnątrz SCZ Skład chronologiczny zwrotek 7. Korespondencja wewnętrzna 5. Kompletowanie akt w sprawie (notatki, Opinie, pisma, decyzje itp.) 8. E-korespondencja/korespondencja 9. Możliwość prowadzenia metryki sprawy 6. Akceptacje 7. Korespondencja wewnętrzna Wyjątki rejestrowane w RPW i kończone z opcją „Sprawa prowadzona poza EZD” 8. E-korespondencja/korespondencja - sprawy objęte przepisami przejściowymi 9. Metryka sprawy dokumentowanie w teczkach aktowych z ewentualnym wykorzystaniem systemów dziedzinowych Wyjątki prowadzone w innych systemach dziedzinowych np. Paszporty, wnioski cudzoziemców Nie podlegają wprowadzeniu do EZD Dokumentacja podlegająca rejestracji w RPW

Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 11 stycznia 2011 r Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 11 stycznia 2011 r. w sprawie Instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów państwowych (Dz.U Nr 14, poz. 67 ze zm.). Praktyka stosowania przepisów tego rozporządzenia zarówno w naszym Urzędzie, jak i w innych urzędach korzystających z systemów EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw i wykonywania czynności kancelaryjnych, zwłaszcza w zakresie Załącznika Nr 1 do przedmiotowego rozporządzenia, czyli Instrukcji kancelaryjnej, wskazuje na potrzebę zmiany lub doszczegółowienia niektórych zawartych w nim uregulowań. Kolejne slajdy zawierają wykaz zidentyfikowanych elementów wymagających omówienia…

Wątpliwości interpretacyjne budzi zapis: § 1 ust. 7 pkt 1 Instrukcji kancelaryjnej, który przewiduje zamianę sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w toku jej prowadzenia. „ Z dokumentacją spraw niezakończonych, po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, postępuje się następująco: 1) zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych akt spraw, albo 2) prowadzi się akta sprawy dalej w systemie tradycyjnym aż do zakończenia sprawy, a odwzorowania cyfrowe z napływających przesyłek powiązanych z takimi aktami sprawy traktuje się jak dokumentację nietworzącą akt sprawy o kategorii archiwalnej Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie.”

Brak uregulowań w zakresie postepowania w przypadku otrzymania przesyłki wpływającej oznaczonej klauzulą np. tajności, która stanowi akta spraw będących w toku, dokumentowanych elektronicznie.

Brak uregulowań w zakresie postepowania z przesyłkami wychodzącymi w postaci plików xml, stanowiącymi akta spraw dokumentowanych w systemie tradycyjnym. Czy tego rodzaju naturalne dokumenty elektroniczne należy: drukować i włączyć do akt sprawy drukować, podpisywać odręcznie i włączyć do akt sprawy drukować, uwierzytelnić i kopię włączyć do akt sprawy

Brak uregulowań w zakresie Postępowania z informatycznymi nośnikami danych, które napłynęły do urzędów przed rokiem 2011. Jak również postępowania w zakresie przekazywania do archiwum państwowego materiałów archiwalnych zgromadzonych w teczkach aktowych w przypadku równoległego przekazania informatycznych nośników danych.

Brak uregulowań w zakresie miejsca przechowywania przesyłki wpływającej w postaci papierowej, która stanowi akta dwóch różnych spraw, o różnej kategorii archiwalnej, przy czym jedna sprawa jest dokumentowana w sposób tradycyjny, a druga w EZD.

Brak uregulowań w zakresie sposobu przechowywania przesyłki wpływającej do urzędu, której treść w urzędzie podlega modywikacji/uzupełnieniu itp.

Brak uregulowań w zakresie przekazaniem wypożyczonej dokumentacji ze składu chronologicznego do zbioru, już zarchiwizowanego. Uwaga! Przekazując do archiwum zakładowego dokumentację ze składów chronologicznych, przekazuję się w tym zbiorze również dokumenty stanowiące akta spraw będących w toku prowadzenia.

Brak uregulowań w zakresie rejestracji przesyłki, zawierającej 5 różnych pism. Czy przesyłka powinna zostać zaewidencjonowana w rejestrze przesyłek wpływających jako jedna pozycja, czy 5 odrębnych pozycji.

Zasadnym wydaje się pochylenie nad objęciem archiwizacją dokumentacji dot. spraw prowadzonych w postaci tradycyjnej, a pomocniczo rejestrowanych w systemie EZD. Praktyka pomocniczego zakładania spraw prowadzonych papierowo w systemie EZD w celu chociażby częściowego odzwierciedlania przebiegu załatwiania tych spraw w EZD, klasyfikacja i kwalifikacja dokumentów, jak również tworzenie projektów pism, w szczególności tych wychodzących w postaci elektronicznej, jest powszechna i bardzo pożądana w jednostkach administracji publicznej, które korzystają z sytemu EZD autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego.

Zasadnym wydaje się pochylenie nad zapisem dotyczącym konieczności weryfikacji podpisu elektronicznego na przesyłkach wpływających do podmiotu w postaci elektronicznej (w szczególności których nadawcą jest podmiot publiczny).

Zasadnym wydaje się pochylenie nad koniecznością drukowania UPO i dołączaniu do akt spraw dokumentowanych w postaci tradycyjnej, przy użyciu systemu ezd jako narzędzia pomocniczego.

Zasadnym wydaje się pochylenie Nad wprowadzeniem 4 zbiorów składu chronologicznego: zbiór przesyłek w pełni odwzorowanych zbiór przesyłek nie w pełni odwzorowanych zbiór chronologiczny zwrotnych potwierdzeń odbioru (w tym listy skutecznie doręczone ale fizycznie nie odebrane) zbiór dokumentów wytworzonych wewnątrz podmiotu (w tym przesyłek wychodzących, których jeden egzemplarz w postaci papierowej powinien zostać w urzędzie)

Zasadnym wydaje się pochylenie nad uregulowaniem sposobu postępowania z aktami spraw dokumentowanych w systemach EZD oraz dokumentacją zgromadzoną w składach chronologicznych w momencie przekazywania takich materiałów archiwalnych z archiwów zakładowych do archiwum państwowego. Obecnie nie ma jednoznacznych regulacji w zakresie sposobu brakowania dokumentacji niearchiwalnej spraw elektronicznych. Wprawdzie przepisy §8-14 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. Nr. 206, poz.1518) zawierają pewne regulacje w kwestii brakowania dokumentacji niearchiwalnej w postaci elektronicznej, ale w naszej opinii są on zbyt mało precyzyjne. Natomiast kwestie sposobu przejęcia zarządzania przez archiwa państwowe nad dokumentacją zgromadzaną w składach chronologicznych, a stanowiącej materiały archiwalne nie są uregulowane. Zważywszy, że w niektórych urzędach, gdzie system EZD jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw i wykonywania czynności kancelaryjnych realizowano już procedury archiwizacji zarówno spraw elektronicznych, jak i dokumentacji zgromadzonej w składach chronologicznych z lat 2010 i 2011 i zarzadzanie nad tymi materiałami przejęły już archiwa zakładowe.

Zasadnym wydaje się pochylenie nad elementem nadzoru. Nadzór nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych. Aktualnie ; § 2 ust. 1 Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie należy do obowiązków kierownika podmiotu. ust. 2 Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych. Przepis § 2 regulujący zasady nadzoru należy rozszerzyć o nadzór bezpośredni , który powinni sprawować kierownicy komórek organizacyjnych. Obowiązki kierownika komórki organizacyjnej w zakresie nadzoru polegałyby na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników wydziału m. in. w szczególności na sprawdzaniu: - prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek , - prawidłowości załatwiania spraw, - terminowości załatwiania spraw, - terminowości przekazywania dokumentacji do archiwium zakładowego.

Zasadnym wydaje się pochylenie nad ujednoliceniem zapisów odnośnie:   „przesznurowywania akt”  Instrukcja archiwalna: § 15 ust. 4 – brak informacji o przesznurowywaniu akt - pkt e) „ umieszczenie dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych..” natomiast rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych § 16 pkt 1 „ Przekazywane materiały należy: przesznurować w teczkach……”  

Zasadnym wydaje się pochylenie nad ujednoliceniem zapisów odnośnie: numerowania stron akt   Instrukcja archiwalna: § 15 ust. 4 pkt f „ ponumerowanie stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu..”  natomiast ww. rozporządzenie, § 14ust. 2 ..Poszczególne strony akt znajdujących się w teczce powinny być opatrzone kolejną numeracją”.   W praktyce archiwum państwowe wymaga ponumerowania zapisanych stron ( przy czym brak jednolitego stanowiska – czy na drugiej zapisanej stronie numer strony zamieszczamy w prawym czy lewym górnym rogu) .

Brak przepisów dla jednostek centralnych w zakresie postepowania z dokumentacją w postaci papierowej w jednostce, w której wdrożono EZD i która ma obowiązek przechowywania dokumentacji w wydzielonych archiwach np. Ministerstwo Finansów. Nasuwa się pytanie, czy w takich jednostkach składy chronologiczne także powinny być podzielone na działy?

W związku z wprowadzeniem w urzędzie systemu EZD jako podstawowego narzędzia do wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, do archiwum zakładowego jest przekazywana dokumentacja z czterech źródeł i w dwóch postaciach (papierowej i elektronicznej): akta spraw dokumentowanych elektronicznie, zgromadzone i przechowywane w systemie EZD; 2) dokumentacja zgromadzona w składzie chronologicznym; 3) dokumentacja zgromadzona na informatycznych nośnikach danych w postaci elektronicznej, przechowywana w składzie informatycznych nośników danych; 4) akta spraw dokumentowanych tradycyjnie, przechowywane w teczkach aktowych.

§ 37. Dokumentację spraw zakończonych uznaje się, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej, za dokumentację archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona.

§ 38. 1. Przesyłki na nośniku papierowym, zgromadzone w składzie chronologicznym, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej. 2. Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu EZD, jest kwalifikowana do kategorii Bc i brakowana w trybie i na zasadach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy. 3. Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

§ 11. 1. W systemie EZD przejmowanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega na przejęciu nadzoru nad nią w tym systemie przez przekazanie archiwiście uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej, w szczególności do: udostępniania dokumentacji tworzącej akta spraw i ich nietworzącej; przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej; przeprowadzania procedury przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego; uzupełniania metadanych, jeśli jest taka potrzeba. 2. Przekazanie uprawnień, o którym mowa w ust. 1, może następować automatycznie po upływie okresu przewidzianego w § 37 instrukcji kancelaryjnej. 3. Po przekazaniu uprawnień, o których mowa w ust. 1, przekazująca komórka organizacyjna nadal może zachować dostęp do wytworzonej i zgromadzonej przez siebie w systemie EZD dokumentacji w postaci elektronicznej, ale nie może już dokonywać zmian w danych i metadanych, a także udostępniać jej innym komórkom organizacyjnym. 4. System EZD odnotowuje automatycznie datę przekazania uprawnień, o których mowa w ust. 1.

§ 16. 1. Archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji, jeżeli: dokumentacja nie została uporządkowana w sposób określony w § 15; spisy zdawczo-odbiorcze, o których mowa w § 12 - 14, zawierają braki lub błędy; dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym. 2. O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista może powiadomić odpowiednio sekretarza gminy, przewodniczącego zarządu związku międzygminnego, sekretarza powiatu, sekretarza województwa lub dyrektora generalnego urzędu albo osobę upoważnioną do wykonywania ich zadań.

Po weryfikacji akt konkretnej sprawy archiwista ma dwie możliwości:

Widok akt sprawy z poziomu pracownika prowadzącego sprawę po przekazaniu dokumentacji na stan Archiwum Zakładowego

§ 15. 3. Uporządkowanie dokumentacji przekazywanej ze składu chronologicznego do archiwum zakładowego polega na: pozostawieniu jej w układzie niezmienionym; umieszczeniu jej w pudłach lub w paczkach; opisaniu pudeł lub paczek: pełną nazwą podmiotu oraz pełną nazwą komórki organizacyjnej, w której utworzono skład chronologiczny — na środku u góry, oznaczeniem roku rejestracji w systemie EZD przesyłek znajdujących się w pudle lub paczce — pod nazwą podmiotu, informacją, czy jest to dokumentacja, dla której dokonano pełnego odwzorowania cyfrowego, lub też czy jest to dokumentacja, dla której takiego odwzorowania nie wykonano lub wykonano je częściowo — pod oznaczeniem roku, informacją, czy jest to dokumentacja ze składu chronologicznego pism wpływających czy wychodzących — pod informacją, o której mowa w lit. c, skrajnymi identyfikatorami, o których mowa w § 13 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej — pod informacją, o której mowa w lit. d; w przypadku dokumentacji, dla której nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, usunięciu części metalowych i plastikowych (na przykład spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek).

§ 15.4. Uporządkowanie dokumentacji w systemie tradycyjnym polega na: w odniesieniu do materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat: ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w § 63 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej, przy czym poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami, wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism, odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw, usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych (na przykład spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek), umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby — w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych, ponumerowaniu stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: „Niniejsza teczka zawiera ... stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]”, opisaniu teczek aktowych zgodnie z § 62 ust. 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej, ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt; w odniesieniu do pozostałej dokumentacji niearchiwalnej: umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych wiązanych o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby — w pudłach, lub umieszczeniu dokumentacji bezpośrednio w paczkach lub w pudłach, przy czym gdy grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych, ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.

System EZD PUW pozwala nam na wygenerowanie spisu zdawczo-odbiorczego wskazującego liczbę kartonów z dokumentacją składu chronologicznego przekazywaną na stan Archiwum Zakładowego  

  Przed przekazaniem kartonów zawierających dokumenty ze składu chronologicznego do Archiwum Zakładowego na każdym z nich zostaje umieszczona, wygenerowana z systemu EZD, naklejka. Zawiera ona m. in. informacje o liczbie dokumentów znajdujących się w kartonie, oraz o skrajnych numerach z rejestru przesyłek wpływających, które zostały przyporządkowane dokumentom znajdującym się w kartonie.

Okres przekazania akt spraw Szacunkowa liczba i objętość elektronicznych akt spraw PUW, stanowiących materiały archiwalne Okres przekazania akt spraw szacunkowa liczba elektronicznych akt spraw stanowiących materiały archiwalne szacunkowa objętość przekazywanych elektronicznych materiałów archiwalnych wyrażona w gigabajtach uwagi od 1 lipca 2016 r. 12 000 30 podane wartości zakładają przekazanie akt spraw prowadzonych elektronicznie wytworzonych w latach 2010-2013 2017 r. 7 000 17 podane wartości zakładają przekazanie akt spraw prowadzonych elektronicznie wytworzonych w 2014 r. 2018 r. 7 500 18 podane wartości zakładają przekazanie akt spraw prowadzonych elektronicznie wytworzonych w 2015 r. 2019 r. 8 000 19 podane wartości zakładają przekazanie akt spraw prowadzonych elektronicznie wytworzonych w 2016 r. 2020 r. 9 000 21 podane wartości zakładają przekazanie akt spraw prowadzonych elektronicznie wytworzonych w 2017 r. do 30 czerwca 2021 r. 10 000 22 podane wartości zakładają przekazanie akt spraw prowadzonych elektronicznie wytworzonych w 2018 r.

Dziękujemy za uwagę