Zmodyfikowana metoda Earned Value EAC nie będzie już funkcją tylko dwóch argumentów (ACWP i BCWP), lecz funkcją czterech argumentów: ACWP BCWP kosztu zaangażowanego w danej chwili kosztu wynikającego z decyzji w danej chwili Konieczna bardzo dobra organizacja przepływu informacji między uczestnikami projektu!

Ryzyko obok EAC należy notować również (wycenione w jednostkach pieniężnych) ryzyko – czyli niepotwierdzone ryzyko poniesienia dodatkowych kosztów, według stanu wiedzy na daną chwilę wszelkie zmaterializowane ryzyko, czyli potwierdzone zwiększenie kosztów (nawet jeśli będzie ono miało miejsce dopiero w przyszłości), należy włączać do EAC

Ilustracja zastosowania zmodyfikowanej metody Earned Value Rozpatrujemy jedno z zadań projektu budowlanego. Polega ono na dostarczeniu okablowania na budowę. Budżet początkowy wynosi 100 $, a rezerwa 50 $. Przyjmujemy, że koszt naliczony to wartość dostarczonych kabli, a koszt zaangażowany to wartość złożonych zamówień. Punkt kontrolny BAC Rezerwa Koszt zaangaż. ACWP EAC Ryzyko (niepotw.) VAC 100 50

Realizacja zadania (krok 1) Złożenie pierwszego zamówienia o wartości 90 $, odpowiadającemu 80% planowanej długości kabli.

Tabela kontroli budżetu Punkt kontrolny BAC Rezerwa Koszt zaangaż. ACWP EAC Ryzyko (niepotw.) VAC 100 50 1 90 112,5 -12,5

Realizacja zadania (krok 2) Pojawia się przypuszczenie, że potrzebna będzie długość kabli większa o 20% i że wystąpią dodatkowe koszty w wysokości 2$. Dostarczono 30% planowanej długości kabli (wartość faktury – 33,75$).

Tabela kontroli budżetu Punkt kontrolny BAC Rezerwa Koszt zaangaż. ACWP EAC Ryzyko (niepotw.) VAC 100 50 1 90 112,5 -12,5 2 33,75 24,5

Realizacja zadania (krok 3) Złożenie kolejnego zamówienia o wartości 15 $, odpowiadającemu 10% planowanej długości kabli.

Tabela kontroli budżetu Punkt kontrolny BAC Rezerwa Koszt zaangaż. ACWP EAC Ryzyko (niepotw.) VAC 100 50 1 90 112,5 -12,5 2 33,75 24,5 3 105 120 26 -20

Realizacja zadania (krok 4) Przypuszczenie co do większej długości potrzebnych kabli zostaje potwierdzone. Do tej pory zrealizowano 60% złożonych zamówień (wartość faktur – 63$). Ocenia się, że nadal istnieje (niepotwierdzone) ryzyko dodatkowych kosztów (2$).

Tabela kontroli budżetu Punkt kontrolny BAC Rezerwa Koszt zaangaż. ACWP EAC Ryzyko (niepotw.) VAC 100 50 1 90 112,5 -12,5 2 33,75 24,5 3 105 120 26 -20 4 63 144 -44

Realizacja zadania (krok 5) Kierownik projektu akceptuje modyfikację budżetu – powiększenie go o 20$ z rezerwy

Tabela kontroli budżetu Punkt kontrolny BAC Rezerwa Koszt zaangaż. ACWP EAC Ryzyko (niepotw.) VAC 100 50 1 90 112,5 -12,5 2 33,75 24,5 3 105 120 26 -20 4 63 144 -44 5 30 -24

Realizacja zadania (krok 6) Złożenie ostatniego zamówienia o wartości 31 $. Do tej pory zrealizowano 80% złożonych zamówień (wartość faktur – 109 $). Ryzyko kosztów w wysokości 2$ nadal istnieje (niepotwierdzone).

Tabela kontroli budżetu Punkt kontrolny BAC Rezerwa Koszt zaangaż. ACWP EAC Ryzyko (niepotw.) VAC 100 50 1 90 112,5 -12,5 2 33,75 24,5 3 105 120 26 -20 4 63 144 -44 5 30 -24 6 136 109 -16

Realizacja zadania (krok 7) Klient przyznaje, że powiększenie wymaganej długości kabli było jego winą. Zgadza się na dopłatę 22 $, którą to kwotą kierownik projektu postanawia zasilić rezerwę.

Tabela kontroli budżetu Punkt kontrolny BAC Rezerwa Koszt zaangaż. ACWP EAC Ryzyko (niepotw.) VAC 100 50 1 90 112,5 -12,5 2 33,75 24,5 3 105 120 26 -20 4 63 144 -44 5 30 -24 6 136 109 -16 7 52

Realizacja zadania (krok 8) Dostawa reszty kabli.

Tabela kontroli budżetu Punkt kontrolny BAC Rezerwa Koszt zaangaż. ACWP EAC Ryzyko (niepotw.) VAC 100 50 1 90 112,5 -12,5 2 33,75 24,5 3 105 120 26 -20 4 63 144 -44 5 30 -24 6 136 109 -16 7 52 8

EAC – szacowanie przy wykorzystaniu WSZYSTKICH informacji Nie tylko koszty, jakie wystąpiły do tej pory, lecz również koszty utajone: ceny zakupu wymienione w rozmowie, znalezione w katalogu koszty związane ze zmianami zakresu koszty wynikające z mniejszej produktywności koszty wynikające ze zmian w przydziale i stawkach zasobów

Jakie cechy są potrzebne do TAKIEJ kontroli kosztów Trzeba: bywać wszędzie rozmawiać z ludźmi znać i rozumieć dokumenty krytycznie weryfikować otrzymywane informacje

Autentyczne przykłady Zauważenie braków pewnych pozycji w zamówieniu, które i tak by się pojawiły później (transport, ubezpieczenie) Negatywna weryfikacja obliczeń członków zespołu projektowego, który zaproponował „korzystne” zmiany: make zamiast buy.

Warto stosować choćby wybrane elementy, filozofię metody Dzięki temu będziemy widzieć wcześniej i więcej, będziemy mogli zawczasu zareagować