Rozrachunki z dostawcami SAP Best Practices

Cel i korzyści oraz kluczowe kroki procesu Scenariusz ten dotyczy przetwarzania danych księgowania dotyczących dostawców w obszarze rozrachunków z dostawcami. Korzyści Rozrachunki z dostawcami stanowią też integralną część systemu zaopatrzeniowego. Wszystkie księgowania w rozrachunkach z dostawcami są także rejestrowane bezpośrednio w Księdze Głównej. Program płatności umożliwia automatyczne wykonywanie przelewów oraz zaliczek. Kluczowe kroki procesu Tworzenie danych podstawowych dostawców. Tworzenie żądania zaliczki. Księgowanie zaliczki (ręczne lub automatyczne) Księgowanie dokumentów dostawców Ręczne rozliczanie zaliczek Księgowanie faktury korygującej wraz z referencją do faktury pierwotnej Blokowanie faktur do płatności zgodnie z wymogami Wybór dokumentów do płatności w propozycji płatności Generowanie zleceń płatniczych za pomocą programu płatności Ręczne wprowadzanie wyciągu bankowego Ręczne księgowanie płatności własnych.

Wymagane aplikacje SAP oraz role EHP5 for SAP ERP 6.0 Role Rozrachunki z dostawcami 1 Rozrachunki z dostawcami 2

Szczegółowy opis procesu Rozrachunki z dostawcami Podczas księgowania danych w Rozrachunkach z Dostawcami, w systemie tworzony jest dokument, a wprowadzone dane przekazywane są do Księgi Głównej. Konta Księgi Głównej i konta dostawcy są wtedy aktualizowane zgodnie z operacją dotyczącą działań związanych z transakcjami dostawców (zobowiązanie, zaliczka, faktura korygująca minus itp.). Wszystkie operacje gospodarcze są księgowane oraz zarządzane za pomocą kont, dla których są tworzone rekordy danych podstawowych dostawcy. Aby uniknąć nagromadzenia nadmiernej ilości danych podstawowych, korzysta się z dostawców jednorazowych.

Diagram przebiegu procesu Rozrachunki z dostawcami Zdarzenie Rekordy danych podstawowych Zaliczka Wprowadzanie dokumentu Rozliczenie Rozrachunki z dostawcami - 1 Tworzenie rekordu danych podstawowych dostawcy Tworzenie żądania zaliczki Księgowanie faktur dostawców Przegląd i zatwierdzanie zablokowanych faktur Zaliczki istnieją? Tak Rozliczanie zaliczki Nie Faktura korygująca minus dostawcy istnieje? Księgowanie faktury korygującej minus z referencją do faktury Tak Rozrachunki z dostawcami - 2 Wybór faktur do zapłaty Tworzenie nośnika płatności za pomocą programu Payment Medium Workbench Przegląd i blokowanie faktur dla płatności zgodnie z wymaganiami Księgowanie zaliczki za pomocą programu płatności Księgowanie ręczne płatności własnej Wybór formy płatności Ręczne wprowadzanie wyciągu bankowego

Business Activity / Event Sub-Process Reference Legenda Symbol Opis Komentarze dotyczące zastosowania Zakres: Określa rolę użytkownika, na przykład kontroler faktury lub przedstawiciel handlowy. Zakres może również określać raczej jednostkę organizacyjną lub grupę przedsiębiorstw, a nie specyficzną rolę.Inne symbole związane z przebiegiem procesu w tej tabeli mają zostać umieszczone w tych liniach. Użytkownik ma tyle linii, ile jest wymagane, aby uwzględnić wszystkie role w scenariuszu. Zakres roli zawiera zadania, które są często spotykane w odniesieniu do tej roli. Zewnętrzne zdarzenia: Zawiera zdarzenia, które rozpoczynają lub kończą scenariusz, lub mają wpływ na przebieg zdarzeń w jego obrębie. Linia przebiegu (ciągła): Linia wskazuje standardową kolejność etapów i kierunek przebiegu w scenariuszu. Linia przebiegu (wykreskowana): Linia wskazuje przebieg do rzadko używanych lub warunkowych zadań w scenariuszu. Linia może też prowadzić do dokumentów związanych z przebiegiem procesu. Łączy dwa zadania w procesie scenariusza lub zdarzeniu, które nie stanowi etapu Kontakt/Zdarzenie biznesowe: Określa czynność, która prowadzi do scenariusza albo poza scenariusz, lub proces zewnętrzny, który ma miejsce podczas scenariusza Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie Proces jednostkowy: Określa zadanie ujęte krok po kroku w scenariuszu Odpowiada etapowi zadania w dokumencie Referencja procesu: Jeżeli scenariusz zawiera referencje do całego innego scenariusza, należy tutaj umieścić numer i nazwę scenariusza. Referencja procesu podrzędnego: Jeżeli scenariusz zawiera referencje do części innego scenariusza, należy tutaj umieścić numer scenariusza, jego nazwę i pochodzące z niego numery etapów Decyzja dotycząca procesu: Określa decyzję/punkt rozgałęzienia oznaczające wybór, który zostanie dokonany przez użytkownika końcowego. Linie przedstawiają różne wybory wychodzące z różnych części karo. Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; odzwierciedla wybór, który zostanie dokonany po realizacji etapu Symbol Opis Komentarze dotyczące zastosowania Do następnego/Z ostatniego diagramu: Prowadzi do następnej/poprzedniej strony diagramu Kontynuacja schematu blokowego na następnej/poprzedniej stronie Wydruk/Dokument: Określa wydrukowany dokument, raport lub formularz Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia dokumentu wygenerowanego przez etap zadania; z tej formy nie wychodzą żadne linie przebiegu Dane rzeczywiste dotyczące finansów: Określa finansowy dokument rozliczeniowy Planowanie budżetu: Określa dokument związany z planowaniem budżetu Proces wykonywany ręcznie: Obejmuje zadanie wykonywane ręcznie Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia zadania wykonywanego ręcznie, takiego jak rozładowywanie ciężarówki w magazynie, które ma wpływ na przebieg procesu. Obecna wersja/Dane: Ten blok obejmuje dane pochodzące z procesu zewnętrznego Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; forma ta odzwierciedla raczej dane pochodzące z zewnętrznego źródła; do tego etapu nie wchodzą żadne linie przebiegu Decyzja systemu o zaliczeniu/ niezaliczeniu: Ten blok obejmuje decyzję podejmowaną automatycznie przez oprogramowanie Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia automatycznej decyzji systemu podejmowanej po realizacji etapu. Połączenie z diagramem <Funkcja> External to SAP Wydruk/ Dokument Zewnętrzne dla systemu SAP Dane rzeczywiste dotyczące finansów Business Activity / Event Kontakt/ Zdarzenie biznesowe Planowanie budżetu Proces jednostkowy Unit Process Proces wykonywany ręcznie Referencja procesu Process Reference Referencja procesu podrzędnego Sub-Process Reference Obecna wersja/Dane Decyzja dotycząca procesu Process Decision Decyzja systemu o zaliczeniu/ niezaliczeniu: