Spotkanie informacyjne Lubuski e-Urząd Sebastian Białas Project Manager

System eDOKweb – spotkanie informacyjne Agenda System Elektronicznego Obiegu Dokumentów Regionalna Platforma Komunikacji Elektronicznej Przykład wykorzystania Platformy Korzyści z wdrożenia Dalsze działania

Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb

Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb SERWER BAZY DANYCH SERWER APLIKACJI LINUX WINDOWS

Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb Kalendarze Planowania zadań, spotkań Informowanie o swojej nieobecności innych pracowników Możliwość wprowadzania przez Kierownika wpisów do kalendarza pracownika Planowanie zadań dla pracownika. Poczta E-mail oraz Wnioski Elektroniczne Możliwość korzystania z wbudowanego do aplikacji klienta poczty e-mail i faksu. Możliwość obsługi wniosków elektronicznych przychodzących ze skrzynki podawczej. Integracja z ePUAP, SEKAP, ESP i EBOI. Szablony pism Tworzenie szablonów pism wychodzących Dodawanie znaczników treści Rozbudowany edytor wewnętrzny aplikacji Integracja z MS Word, MS Excel. Obsługa skanera oraz drukarki Wbudowana obsługa skanera Drukowanie treści pism Drukowanie kopert Generowanie raportów Wydruk ZPO Podpis elektroniczny Podpisywanie dokumentów Weryfikacja podpisu Profil Zaufany ePUAP Obsługa podpisu kwalifikowanego oraz niekwalifikowanego

Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb Dekretacje Podstawowe typy dekretacji Możliwość definiowania dodatkowych typów dekretacji Historia ostatnio wykonanych dekretacji wraz ze zdjęciem pracownika Możliwość wykorzystania mechanizmu Workflow Praca w grupach Możliwość pracy nad sprawą przez kilku pracowników Odbieranie dysponowania po zakończeniu pracy przez dysponenta sprawy Pełnomocnictwa oraz Praca w imieniu Praca w imieniu innego pracownika bez konieczności logowania się na konto tego użytkownika Udzielanie pełnomocnictwa przez użytkownika bądź administratora systemu Logi pełnomocnika – historia operacji podczas pracy w imieniu innego użytkownika Integracja z domeną oraz kontrola haseł Po zalogowaniu na konto w domenie użytkownik jest automatycznie logowany w systemie eDOKweb. Okresowa zmiana hasła Wyższy stopień złożoności hasła.

Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb Przekazywanie zakończonych spraw do archiwum zakładowego wraz ze sprawą przekazywane są wszystkie dokumenty dołączane do sprawy Definiowanie spisów zdawczo-odbiorczych Pełna automatyzacja procesu Kontrola poprawności / kompletności Ułatwienia weryfikacji kompletności Wypożyczanie sprawy z archiwum Wsparcie procesu wypożyczania spraw na podstawie wniosków Brakowanie dokumentów Przekazywanie spraw do Archiwum Państwowego Automatyzacja procesu poprzez przygotowanie kompletnej paczki dla Archiwum Państwowego Pełna zgodność z przepisami prawa Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym Instrukcja archiwalna Wytyczne NDAP

Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb Edytor procesów Workflow Projektowanie poszczególnych kroków automatycznej dekretacji. Pobranie struktury organizacyjnej Urzędu – przypisanie pracowników do procesu Możliwość dowolnego definiowania kroków procesu Pełna integracja z systemem eDOKweb System eDOKweb Przypisanie procesu Workflow do rodzaju sprawy z RWA Powiązanie sprawy z Workflow. Możliwość definiowania listy zadań dla danego kroku Możliwość uzupełnienia procesu o formularze elektroniczne

Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb Kalendarz Dekretacje Obsługa Elektronicznej Skrzynki Podawczej Obsługa E-mail oraz FAX Skanowanie i drukowanie dokumentów Pełnomocnictwa i praca w imieniu Praca w grupach Workflow oraz WTD Archiwum zakładowe Przekazywanie dokumentów do Archiwum Państwowego Wewnętrzna baza korespondentów, słownik adresów oparty o Teryt Terminy rozpatrywania spraw – powiadamianie o upływającym terminie sprawy Tworzenie treści pism wychodzących w oparciu o zdefiniowane szablony Możliwość pracy z elektronicznymi formularzami dla pracowników, Tworzenie treści w oparciu o inteligentne szablony, Możliwość wykorzystania danych z zewnętrznych systemów

Regionalna Platforma Komunikacji Elektronicznej

Przykład wdrożenia JST JST JST JO JST JO JST

Korzyści z wdrożenia RPKE Regionalna Platforma Komunikacji Elektronicznej Jedno miejsce kontaktu z interesantami Regionalny katalog usług Profil Zaufany ePUAP Płatności elektroniczne Komunikacja JST <> JST Zgodność z przepisami Bezpieczeństwo (SSL, podpis elektroniczny) Obieg dokumentów dla Jednostek Organizacyjnych Nie wymaga infrastruktury Szybki dostęp z każdego miejsca Komunikacji z RPUE Wymaga łącza internetowego Komunikacja JO <> JST Zgodność z przepisami Bezpieczeństwo

Przykład: Obsługa deklaracji elektronicznych

Przykład: Przyjmowanie deklaracji elektronicznych Deklaracja Regionalna Platforma Komunikacji Elektronicznej JST JST JST

Korzyści wynikające z realizacji projektu

Korzyści z wdrożenia Dla Kierownictwa: Większa kontrola nad zadaniami pracowników urzędu. Zwiększenie wydajności i szybkości procedowania spraw. Lepsza organizacja pracy. Możliwość monitorowania stanu prac. Możliwość przejmowania dysponowania. Kontrola terminowości załatwianych spraw. Szybkie raportowanie bez angażowania pracowników.

Korzyści z wdrożenia Dla Pracowników: Uporządkowanie dokumentów Łatwy i szybki dostęp do pism i spraw Szybkie tworzenie raportów Błyskawiczne dekretacje Szybkie tworzenie pism dzięki wykorzystaniu szablonów Automatyczne nadawanie numerów i znaków System podpowiedzi (np. rodzaje pism możliwych do zarejestrowania w danej sprawie) Wyszukiwanie dokumentów bez odchodzenia od biurka Automatyczne dekretacje (WorkFlow)

Korzyści z wdrożenia Dla Województwa i jego Mieszkańców: Spójny system eFormularzy dla wszystkich jednostek, Integracja jednostek na poziomie regionalnym, Możliwość włączenia do systemu jednostek organizacyjnych, Możliwość bez kosztowego i błyskawicznego przekazywania dokumentów pomiędzy jednostkami w całym województwie (JST oraz JO), Łatwy dostęp do eUsług z każdego miejsca – spójny bez względu na jednostkę Możliwość monitorowania przebiegu realizacji spraw Możliwość wykorzystania płatności elektronicznych

System jest cały czas rozwijany… Co dalej…? System jest cały czas rozwijany… Rozwój własny Wykonawcy Rozwój na podstawie sugestii Klientów Rowzwój wynikający ze zmian prawnych

Przykłady zmian w systemie… Co dalej…? Przykłady zmian w systemie… Dla Zarządu i Kierownictwa jednostki Nowy proces akceptacji dokumentów Dedykowane skrzynki dekretacji / akceptacji Nowe funkcje kalendarzy Dla Kancelarii Usprawnienie procesu rejestracji korespondencji Nowy sposób wysyłki dokumentów Szybka rejestracja ZPO Dla użytkowników Optymalizacja interfejsu Nowe funkcje usprawniające działanie Optymalizacja szybkości działania

Dziękujemy! Sebastian Białas kom. +48 504 142 717 tel. + 48 22 290 88 00 sbialas@sygnity.pl