POL-on 2.0 Omówienie zakresu zmian w systemie POL-on Warszawa, 28.01.2018

Stan przed wejściem w życie zmian Główne cechy: Uruchomiony w roku 2011 Przejął większość obowiązków sprawozdawczych uczelni i instytutów (zdalna sprawozdawczość) Podstawowe źródło danych do algorytmów podziału środków finansowych Od 2017 system wspiera proces ewaluacji naukowej Od 2017 przejął w całości proces raportowania do GUS Podstawa działania wielu usług (JSA, ELA, Elektroniczny System Wyborczy, Wybierz studia) Źródło danych do rankingów i raportów (perspektywy) The key functional scope of the project is based on particular legal acts With new act come opportunities to moderate or eliminate unwanted features of the current architecture

EUNIS 2018 Elite Award for Excellence

Ustawa 2.0 – Prawo o nauce i szkolnictwie wyższym Główne założenia w odniesieniu do systemów informatycznych : Dedykowany rozdział ustawy oraz rozporządzenie wykonawcze Zawiera zapisy o konieczności wykorzystania numerów ORCID przez polskich naukowców W założeniu ogranicza dotychczasowy zakres zbieranych danych (nieruchomości, efekty praktyczne, konferencje, biblioteki, laboratoria i aparatura, ankieta jednostki) Zwiększa częstotliwość aktualizacji, wprowadza sankcje Wykorzystuje dane m.in. Polskiego Urzędu Patentowego, ORCID oraz innych systemów referencyjnych INFOGRAPHIC The key functional scope of the project is based on particular legal acts With new act come opportunities to moderate or eliminate unwanted features of the current architecture Kluczowe zmiany w modelu 

POL-on: kluczowe zmiany w ramach ustawy 2.0 Nowa lista dziedzin i dyscyplin naukowych Kierunki studiów Pracownicy Doktoranci Nowa lista dziedzin i dyscyplin naukowych ma zostanie zaimplementowana w obszarach pokazanych na rysunku. Będzie wymagane wskazanie nowych dyscyplin w prowadzonych aktualnie kierunkach studiów oraz przypisanie nowych dyscyplin do pracowników. Stopnie i tytuły Działalność naukowa

POL-on 2.0: Obsługa uprawnień z punktu widzenia raportowania danych Aktualnie: użytkownicy, studenci i kierunki studiów, doktoranci i studia doktoranckie, działalność naukowa na poziomie wydziałów POL-on 2.0: użytkownicy, studenci i kierunki studiów, doktoranci i szkoły doktorskie, działalność naukowa na poziomie uczelni. Użytkownicy, studenci i kierunki studiów także na poziomie filii. Będzie techniczna możliwość zdefiniowania dostępu do poszczególnych danych w ramach własnej struktury uprawnień Uczelnia Uczelnia Wydział 1 Wydział 2 Filia 1 Filia 1 Wydział 3 Wydział 4

Kluczowe zmiany: Instytucje Nowy wykaz instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki Podział na uczelnie ogólnoakademickie i zawodowe m.in. na podstawie kategorii naukowych przyznanych uczelni (po tym, jak zostanie przeprowadzona najbliższa ewaluacja naukowa) Nowa ewidencja uczelni niepublicznych zamiast dotychczasowego RUN Formalny brak struktury organizacyjnej uczelni. Struktura rejestrowana w systemie wyłącznie na potrzeby zarządzania danymi Brak związków uczelni Wprowadzenie federacji Numer nadawany uczelniom na potrzeby weryfikacji legitymacji studenckich

POL-on: kluczowe zmiany w ramach ustawy 2.0 Kluczowe zmiany: Dyscypliny naukowe Aktualnie: możliwość prowadzenia kierunku studiów lub studiów doktoranckich zależy od uprawnienia do nadawania stopnia w danej dyscyplinie. POL-on 2.0: możliwość prowadzenia kierunku studiów lub studiów doktoranckich zależy od kategorii naukowej w danej dyscyplinie.

Kluczowe zmiany: Kierunki studiów Przyporządkowanie do nowych dyscyplin. Konieczność wprowadzenia udziału procentowego kształcenia w danej dyscyplinie na kierunku Studia prowadzone na poziomie uczelni i filii (nie na poziomie wydziałów). Unikalność: uczelnia lub filia mogą prowadzić tylko jeden kierunek studiów o danej nazwie, na danym poziomie i na danym profilu Wydawanie przez MNiSW pozwoleń do prowadzenia kierunków studiów na podstawie kategorii naukowej przyznanej uczelni w danej dyscyplinie naukowej (po tym, jak zostanie przeprowadzona najbliższa ewaluacja naukowa) Uczelnie z odpowiednio wysoką kategorią w danej dyscyplinie naukowej mogą prowadzić studia bez konieczności ubiegania się o pozwolenie Wyróżnienie w systemie studiów nauczycielskich Studia międzydziedzinowe zamiast dotychczasowych międzyobszarowych Studia wspólne zamiast dotychczasowych interdyscyplinarnych. Możliwość prowadzenia takich studiów z inną uczelnią, instytutem badawczym lub instytutem PAN Studia dualne prowadzone z udziałem pracodawcy (wyłącznie profilu praktycznym)

POL-on: kluczowe zmiany w ramach ustawy 2.0 Moduł pracowników – co znika, co się pojawia Minimum kadrowe Zajęcia prowadzone na kierunku studiów Czas pracy w danych dyscyplinach naukowych Oświadczenie o reprezentowanej dyscyplinie naukowej Szkoła doktorska, w której prowadzi zajęcia Oświadczenie o zaliczeniu do liczby pracowników, którzy prowadzą dzialność naukową w danej dyscyplinie Dziedzina i dyscyplina działalności naukowej według nowego słownika Oświadczenie upoważaniające dany podmiot do wykazania danego osiągnięcia na potrzeby ewaluacji naukowej Pracownicy: Nowe oświadczenia pracowników, dyscypliny, zajęcia zamiast minimum kadrowego, przypisanie do szkoły doktorskiej

Kluczowe zmiany: Pracownicy naukowi Zmieniony model grup pracowniczych Wprowadzenie nowej grupy "Pracowników niebędących nauczycielami akademickimi" Zmiany w obrębie Stanowisk możliwość definiowania na wewnętrzne potrzeby poszczególnych podmiotów własnych stanowisk utrzymanie ograniczonego katalogu stanowisk regulowanych nową ustawą w zakresie Nauczycieli akademickich (w tym np: nowe stanowisko "Profesor uczelni" - walidacje z tym związane) Notowanie informacji zbiorczej o przerwach w zatrudnieniu Czyli informacje o urlopach macierzyńskich, ojcowskich itp. na dzień 31 grudnia każdego roku Dodatkowo informacje o pobieraniu zasiłku Informacja o statusie zatrudnienia na dzień 31 grudnia (przebywa na urlopie lub nie) Informacja o tym czy pracownik prowadzi działalność naukową albo czy bierze udział w jej prowadzeniu Notowanie danych o źródłach finansowania stanowiska pracy Proces notowania numerów ORCID w integracji z procesem PBN Wprowadzenie do rejestru zatrudnionych osób które aktualnie nie widniały w takim rejestrze (inne osoby prowadzące zajęcia, osoby biorące udział w prowadzeniu badań itp) Notowanie informacji o zajęciach prowadzonych w ramach poszczególnych programów studiów Rozszerzone informacje o stopniach i tytułach zawodowych

POL-on: kluczowe zmiany w ramach ustawy 2.0 Aktualnie: wprowadzanie danych studentów 2 razy w roku, a danych doktorantów raz do roku POL-on 2.0: systematyczna aktualizacja danych studentów i danych osób ubiegających się o stopień doktora Dane studentów wg stanu na 30.XI Ciągła aktualizacja danych studentów Dane doktorantów wg stanu na 31.XII Dane studentów wg stanu na 15.IV Ciągła aktualizacja danych doktorantów POL-on POL-on Systemy uczelni i instytucji naukowych Systemy uczelni i instytucji naukowych

Kluczowe zmiany: Studenci, pomoc materialna oraz prace dyplomowe Studenci, Doktoranci, Pomoc materialna dane o cudzoziemcach będą gromadzone w ramach wykazu studentów w systemie POL-on (przejmie rolę obecnie dostępnego w POL-on Rejestru cudzoziemców) pomoc materialna doktorantów – informacja o wysokości stypendium doktoranckiego oraz informacja o zwiększeniu stypendium doktoranckiego w ustawie wyraźna informacja, że rok akademicki trwa od dnia 1 października do dnia 30 września i dzieli się na 2 semestry. Statut uczelni może przewidywać szczegółowy podział roku akademickiego w ramach semestrów zmiana terminu oświadczenia rektora (do dnia 31 stycznia według stanu na dzień 31 grudnia) ORPPD podawanie danych identyfikacyjnych (PESEL, numer dokumentu tożsamości) dla autorów, recenzentów, promotorów limit wielkości plików prac zgodny z limitem prac badanych przez JSA lista dopuszczalnych formatów plików

POL-on: kluczowe zmiany w ramach ustawy 2.0 Pozostałe zmiany Nowy rodzaj podmiotów: - federacje Nowy rodzaj osób: osoby, które ubiegają się o stopień doktora eksternistycznie inne osoby prowadzące zajęcia dydaktyczne Nowe moduły: szkoły doktorskie postępowania awansowe repozytorium prac doktorskich Nowe funkcje systemu: import patentów z systemów zewnętrznych integracja z PESEL2 informacja o prowadzonym kształceniu specjalistycznym finanse jednostki średnie opłaty za studia zmiany w formularzach statystyki publicznej (GUS) Definicja federacji: Art. 165. 1. Federację mogą utworzyć: 1) publiczna uczelnia akademicka z publiczną uczelnią akademicką, instytutem badawczym, instytutem PAN lub instytutem międzynarodowym; 2) niepubliczna uczelnia akademicka z niepubliczną uczelnią akademicką. 2. Federację tworzy się w celu wspólnej realizacji zadań podmiotów, o których mowa w ust. 1, zwanych dalej „jednostkami uczestniczącymi”, w zakresie: 1) prowadzenia działalności naukowej; 2) kształcenia doktorantów; 3) nadawania stopni naukowych lub stopni w zakresie sztuki; 4) komercjalizacji wyników działalności naukowej oraz know-how związanego z tymi wynikami. 3. Jednostki uczestniczące mogą powierzyć federacji realizowanie innych zadań określonych w statucie federacji, z wyłączeniem prowadzenia kształcenia na studiach. 4. Jednostki uczestniczące zapewniają środki finansowe na realizację zadań, o których mowa w ust. 2 i 3, oraz na pokrycie kosztów funkcjonowania federacji. 5. W skład federacji wchodzą co najmniej 2 jednostki uczestniczące. 6. Uczelnia, instytut badawczy, instytut PAN i instytut międzynarodowy mogą być jednostką uczestniczącą tylko w jednej federacji. 7. Jednostka uczestnicząca i federacja nie mogą prowadzić działalności konkurencyjnej. Zakres danych postępowanie awansowe Definicja szkół doktorskich

Okres przejściowy – zapisy ustawy Czas na dostosowanie systemów Art. 219   Minister właściwy do spraw szkolnictwa wyższego i nauki dostosuje Zintegrowany System Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on do przepisów ustawy, o której mowa w art. 1, w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie tej ustawy. Do dnia upływu terminu, o którym mowa w ust. 3, do wprowadzania, aktualizowania, archiwizowania i usuwania danych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on stosuje się przepisy dotychczasowe. W terminie do dnia 15 stycznia 2019 r. rektorzy uczelni, dyrektorzy jednostek naukowych Polskiej Akademii Nauk, dyrektorzy instytutów badawczych, dyrektorzy międzynarodowych instytutów naukowych oraz kierownicy podmiotów, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy, o której mowa w art. 1, wprowadzą do Zintegrowanego Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on dane, o których mowa w art. 344 ust. 1 pkt 1, 2, 8, 10, 11 oraz 15–17 tej ustawy. W terminie 6 miesięcy od dnia upływu terminu, o którym mowa w ust. 3, podmioty obowiązane do wprowadzania, aktualizowania, archiwizowania i usuwania danych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on wprowadzą dane za okres od dnia wejścia w życie ustawy, o której mowa w art. 1, zgodnie z wymaganiami określonymi w tej ustawie. W terminie do dnia 31 marca 2020 r. (…..) za okres od dnia 1 stycznia 2017 r. do dnia jej wejścia w życie.

Okres przejściowy/harmonogram – najważniejsze terminy dostosowania systemu POL-on Termin zasilenia rejestrów studentów, doktorantów i pracowników według stanu na dzień 31.12.18 Termin złożenia formularzy na potrzeby statystyki publicznej (GUS) oraz podziału subwencji Nowe formularze sprawozdań finansowych oraz na potrzeby EUROSTAT Przyporządkowanie nowych uprawnień do nadawania stopni w systemie Wchodzą w życie podstawowe zapisy ustawy 01.10.18 15.01.19 15.02.19 30.04.19 30.06.19 Zmiany w module pracowników: nowy słownik dziedzin i dyscyplin, nowe oświadczenia Opublikowanie projektów zmian w interfejsach masowych (XML, API REST). Rozpoczęcie konsultacji. https://polon.nauka.gov.pl/help/doku.php/informacje/harmonogram

S-M-POLON Sprawozdanie o mobilności absolwentów 24% Nowe sprawozdanie będzie mieć nazwę: „S-M-POLON Sprawozdanie o mobilności absolwentów” Proces jego obsługi będzie analogiczny, jak w przypadku pozostałych sprawozdań. Na stronach pomocy systemowej zostaną wcześniej opublikowane specyfikacje danych oraz szablony plików importowych (xlsx) Brak danych wyliczanych przez system. Formularz w całości uzupełniany przez jednostki W roku 2018 sprawozdanie będzie się dzielić na dwie sekcje: Sekcja 1: dane za rok 2017 Sekcja 2: dane za rok 2018. Każda sekcja będzie mieć dwa działy Dział 1: Absolwenci, którzy w ramach studiów przebywali za granicą - według typu pobytu. Dział 2: Absolwenci, którzy w ramach studiów przebywali za granicą - według kraju pobytu. Dane o mobilności

Okres przejściowy/harmonogram – najważniejsze terminy dostosowania systemu POL-on Uruchomienie nowej wersji POL-on w środowisku produkcyjnym, zintegrowanej z obecnym systemem. Udostępnienie nowej usługi: Pracownicy naukowi 30.06.19 1.10.19 Gru 19 I kwartał 2020 Moduł postępowania awansowe oraz repozytorium prac doktorskich Przebudowa ORPPD Nowy moduł statystyki publicznej Integracja z PBN 2.0 Udostępnienie wersji beta POL-on 2.0, zawierającej: Nowy moduł uprawnień Nowy moduł jednostek Nowy moduł kierunków studiów (wspierający procedurę migracji danych) Zablokowanie części modułów wygaszanych w związku z wejściem w życie ustawy Obsługa szkół doktorskich. Nowy moduł studentów. Zmiany w obszarze modułów na potrzeby ewaluacji: patenty, projekty naukowe, osiągnięcia artystyczne

Główne cechy obecnej architektury Silosowa, monolityczna architektura Relacyjna baza wysoce ustrukturalizowanych danych Bardzo szeroki zakres informacyjny uwzględniający wiele zmian w czasie (nowelizacje) Brak hurtowni danych – system transakcyjny pełni funkcje systemu analitycznego Duże koszty regresji – nawet drobne zmiany mają duży wpływ na wiele powiązanych elementów aplikacji Czasochłonny proces wprowadzania zmian Brak możliwości skalowania obciążenia Problemy wydajnościowe (dużo ciężkich, analitycznych procesów oraz złożonych reguł walidacyjnych) Wygasające biblioteki (np. richfaces) Złożone analizy w czasie

POL-on i RAD-on : podział na warstwy architektoniczne Założenia: Współpraca z systemem RAD-on tworzonym w ramach Zintegrowanego Projektu Usług dla Nauki etap II Zakup i rozbudowa hurtowni danych oraz narzędzi analitycznych Zwiększenie interoperacyjności systemów OPI Stworzenie mechanizmu jednolitego logowania (MCL) Rozbudowa masowych interfejsów zasilania danymi (API REST do wszystkich rejestrów) Udostępnianie danych publicznie

Wizja architektury nowego systemu 2.0 Założenia: Podzielenie systemu na wiele niezależnych usług (Pracownicy, Studenci, Projekty, Sprawozdania, Patenty i dokonania) Utrzymanie modelu importu XML tylko dla wybranych obiektów (Studenci, Doktoranci, Pracownicy) tylko do momentu, gdy wszystkie podmioty nie przejdą na integrację web service Złożone raporty analityczne zamawiane w trybie asynchronicznym Zwiększenie interoperacyjności systemu poprzez integrację z pozostałymi repozytoriami (PBN, ORCID, OSF, Biblioteka Narodowa, Bazy Urzędów Patentowych) Przyspieszenie oraz poprawa ergonomii aplikacji

Przykładowe zmiany – moduł uprawnienia Instytucje - Nowy wykaz instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki - Podział na uczelnie ogólnoakademickie i zawodowe na podstawie kategorii naukowych przyznanych uczelni (po tym, jak zostanie przeprowadzona najbliższa ewaluacja naukowa) - Nowa ewidencja uczelni niepublicznych zamiast dotychczasowego RUN - Formalny brak struktury organizacyjnej uczelni. Struktura rejestrowana w systemie wyłącznie na potrzeby zarządzania danymi - Brak związków uczelni - Wprowadzenie federacji - Numer nadawany uczelniom na potrzeby weryfikacji legitymacji studenckich   Kierunki - Przyporządkowanie do nowych dyscyplin. Konieczność wprowadzenia udziału procentowego kształcenia w danej dyscyplinie na kierunku - Studia prowadzone na poziomie uczelni i filii (nie na poziomie wydziałów). Unikalność: uczelnia lub filia mogą prowadzić tylko jeden kierunek studiów o danej nazwie, na danym poziomie i na danym profilu - Wydawanie przez MNiSW pozwoleń do prowadzenia kierunków studiów na podstawie kategorii naukowej przyznanej uczelni w danej dyscyplinie naukowej (po tym, jak zostanie przeprowadzona najbliższa ewaluacja naukowa) - Uczelnie z odpowiednio wysoką kategorią w danej dyscyplinie naukowej mogą prowadzić studia bez konieczności ubiegania się o pozwolenie - Wyróżnienie w systemie studiów nauczycielskich - Studia międzydziedzinowe zamiast dotychczasowych międzyobszarowych - Studia wspólne zamiast dotychczasowych interdyscyplinarnych. Możliwość prowadzenia takich studiów z inną uczelnią, instytutem badawczym lub instytutem PAN - Studia dualne prowadzone z udziałem pracodawcy (wyłącznie profilu praktycznym) Przykładowe zmiany – moduł uprawnienia  Nowe uprawnienia z ograniczaniem dostępu do danych osobowych (nie jest to wymaganie wynikające z ustawy 2.0) Wprowadzenie nowych typów podmiotów (w tym Federacja) Rejestracja nowych podmiotów (np.: RDN) Szablony ról (profile) do łatwiejszego zarządzania kontami Pełna integracja logowania z MCL (Moduł Centralnego Logowania)

Przykładowe zmiany – Mój pulpit Instytucje - Nowy wykaz instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki - Podział na uczelnie ogólnoakademickie i zawodowe na podstawie kategorii naukowych przyznanych uczelni (po tym, jak zostanie przeprowadzona najbliższa ewaluacja naukowa) - Nowa ewidencja uczelni niepublicznych zamiast dotychczasowego RUN - Formalny brak struktury organizacyjnej uczelni. Struktura rejestrowana w systemie wyłącznie na potrzeby zarządzania danymi - Brak związków uczelni - Wprowadzenie federacji - Numer nadawany uczelniom na potrzeby weryfikacji legitymacji studenckich   Kierunki - Przyporządkowanie do nowych dyscyplin. Konieczność wprowadzenia udziału procentowego kształcenia w danej dyscyplinie na kierunku - Studia prowadzone na poziomie uczelni i filii (nie na poziomie wydziałów). Unikalność: uczelnia lub filia mogą prowadzić tylko jeden kierunek studiów o danej nazwie, na danym poziomie i na danym profilu - Wydawanie przez MNiSW pozwoleń do prowadzenia kierunków studiów na podstawie kategorii naukowej przyznanej uczelni w danej dyscyplinie naukowej (po tym, jak zostanie przeprowadzona najbliższa ewaluacja naukowa) - Uczelnie z odpowiednio wysoką kategorią w danej dyscyplinie naukowej mogą prowadzić studia bez konieczności ubiegania się o pozwolenie - Wyróżnienie w systemie studiów nauczycielskich - Studia międzydziedzinowe zamiast dotychczasowych międzyobszarowych - Studia wspólne zamiast dotychczasowych interdyscyplinarnych. Możliwość prowadzenia takich studiów z inną uczelnią, instytutem badawczym lub instytutem PAN - Studia dualne prowadzone z udziałem pracodawcy (wyłącznie profilu praktycznym) Przykładowe zmiany – Mój pulpit   Organizacja pracy i zadań w systemie Częstsze publikowanie komunikatów Komunikowanie zmian w aplikacji W okresie przejściowym szczególnie ważny interfejs sterujący migracją i wdrażaniem nowych modułów

Badania zapotrzebowania użytkowników Zgłoszenia chęci wzięcia udziału w badaniu potrzeb użytkowników można wysyłać na adres: badaniepolon@opi.org.pl Pierwsze badanie na wąskiej grupie użytkowników odbędzie się w kwietniu br. Uwagi i sugestie można zgłaszać również poprzez opcję „zgłoś uwagę” w systemie POL-on Grandioso!!! Magnificent!!! Grandios!!! Beautiful!!!

Dziękuję za uwagę! Marek Michajłowicz – mmichajlowicz@opi.org.pl https://orcid.org/0000-0003-2096-5005